Centro Federal de Educação Tecnológica da Bahia Curso Excel Avançado Índice

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1 Índice Apresentação...2 Barra de Título...2 Barra de Menus...2 Barra de Ferramentas Padrão...2 Barra de Ferramentas de Formatação...3 Barra de Fórmulas e Caixa de Nomes...3 Criando um atalho de teclado para o carregar o Excel...3 Digitando Números...4 Digitando Data e Hora...4 Função Comentário...4 Vincular células entre planilhas...5 Funções...5 Função Concatenar...6 Função Texto...6 Função Romano...6 Fórmulas Aritméticas...6 Operadores Relacionais...7 Fórmula do Máximo...7 Fórmula do Mínimo...7 Fórmula da Média...7 Fórmula Raiz...8 Fórmula da Condição Se...8 Fórmula da Condição Se e E...8 Fórmula da Condição Se e Ou...9 Fórmula do Cont.Se...9 Fórmula do SomaSe...9 Formatação Condicional...10 Como Funciona a Formatação Condicional...10 Uso do Comando Filtrar...12 Classificação...14 Subtotais...14 Validação...15 Formulário...15 Tabelas Dinâmicas...16 Criando Tabelas Dinâmicas...17 Criação de Gráficos...18 Gráficos Dinâmicos...20 Macros...21

2 Apresentação A apostila de EXCEL Avançado traz uma série de atividades e novas funções para aprimorar os conhecimentos sobre a planilha eletrônica. Barra de Título Fornece o nome do software e também o nome do arquivo que está sendo editado (ou que se encontra aberto). Clicando 2 vezes sobre a barra você pode Maximizar ou Minimizar a Janela do Excel. Barra de Menus Fornece os menus de comandos do Excel. Uma grande parte dos comandos pode ser encontrada nesses menus. Barra de Ferramentas Padrão Fornece botões que representam alguns comandos padrão para trabalho: Arquivo Novo,

3 Abrir, Salvar, Imprimir, Visualizar Impressão, Recortar, Colar, Desfazer, Refazer, Classificação, Zoom, Ajuda entre outros. Barra de Ferramentas de Formatação Permite ao usuário formatar rapidamente a célula que está atualmente em foco ou a faixa de células selecionadas, modificando estilo, cor de texto, alinhamento, alinhamentos, cores, valores entre outros. Barra de Fórmulas e Caixa de Nomes A primeira parte da Barra exibe a referência atual da célula (em que posição o cursor está selecionado). É a caixa de nomes. Permite também a inserção de nomes que identifiquem uma faixa de células ou matriz de dados. A segunda parte da barra é utilizada para entrada de dados como fórmulas, valores, funções, entre outros. Todas as barras de ferramentas são personalizáveis. Você pode criar sua própria barra de ferramentas. Além das barras aqui apresentadas, existem outras que podem ser exibidas utilizando a opção do Menu Exibir / Barra de Ferramentas. Para personalizar uma barra de ferramentas 1. Clique com o botão direito sobre qualquer botão de uma das barras de ferramentas; 2. Escolha Personalizar 3. Para criar uma barra com o nome que você quiser clique no Botão Nova e defina o novo nome 4. Uma nova Barra de Ferramentas será exibida. 5. Agora clique na Guia Comandos e arraste os botões que você gostaria de utilizar para a sua Barra de Ferramentas. 6. Clique em Fechar para concluir as alterações. 7. Para excluir os botões da sua barra de ferramentas, segure a tecla Alt e arraste os botões da sua Barra para a Área de Trabalho do Excel, ou execute os procedimentos acima retirando os botões da sua Barra e devolvendo-os para as opções da janela que se abriu. Criando um atalho de teclado para o carregar o Excel Além do modo tradicional explicado acima, você pode também carregar o Excel atribuindo uma tecla de atalho para sua execução. Quando a seqüência de teclas atribuída é pressionada, automaticamente o Excel é carregado. Veja os passos abaixo. 1.Clique no botão iniciar 2. Posicione o cursor do mouse na opção todos os Programas 3. Posicione o cursor na opção Microsoft Office 4. Visualize e clique com o BOTÃO DIREITO do mouse em

4 Microsoft Office Excel 2003, aparecerá o menu então clique em Propriedades (exibido ao lado). 5. Na janela Propriedades, clique em Tecla de Atalho. 6. Pressione as teclas Ctrl + Shift + E (simultaneamente). 7. Após esse passo clique no botão OK e depois experimente pressionar a seqüência acima para carregar o Excel. Digitando Números Ao digitar um número no Excel ele assume o formato geral e os números são alinhados à direita. Para digitar números negativos, digite o sinal de menos antes do número e os números no formato moeda clicem no ícone situado na barra de ferramentas ou com o botão direito do mouse sobre o número selecione a opção Formatar células. Os Números com fração deve-se digitar o zero, barra de espaço, e depois a fração. Para casas decimais use a vírgula e o ponto para milhar, como por exemplo, 2000,30. Digitando Data e Hora Digitar a data separada por barra (/) ou hífen (-); Digitar a hora usando o sinal de (:); Digitar CTRL + ; a entrada é a data do micro; Digitar CTRL + SHIFT + : a entrada é a hora do micro; Digitar =HOJE() insere a data automática; Digitar =AGORA() insere a data e a hora. Função Comentário A função comentário serve para que possamos colocar observações sobre o conteúdo de uma célula, descrevendo sua utilização ou que tipo de dados elas descrever. Muito útil para planilhas que devem ser enviadas para outros usuários. Para inserir um comentário selecione a célula na qual será inserido o comentário, execute o Menu Inserir e escolha a opção comentário. Ao ser inserido um comentário em uma célula, no canto superior direito aparecerá uma setinha vermelha, indicando o comentário inserido.

5 Para exibir o comentário basta posicionar o mouse sobre a célula, ou o cursor sobre a mesma. Vincular células entre planilhas Este processo é utilizado para vincular (criar um vinculo) entre células de várias planilhas. O processo é simples: na célula de destino (onde você quer ter os dados vinculados) digite = (igual). Agora com o mouse clique na planilha onde se localiza os dados (em nosso exemplo na Plan2) Observe o resultado na barra de fórmulas: é criado um link (=Plan2!E2). Quando a célula E2 em Plan2 for alterada, automaticamente a planilha vinculada é alterada. Isso é muito útil para planilhas que utilizam muitos índices. Funções O Excel é uma ferramenta muito poderosa para execução de funções e cálculos. Utilizando funções já existentes, vamos demonstrar toda a potencialidade desta ferramenta. Um detalhe muito importante é que uma função no Excel deve ser precedida, obrigatoriamente pelo sinal de = (igual), independentemente da função, pois o programa reconhece uma fórmula ou função a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A função é um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, datas, texto, entre outros. Por exemplo, na função =SOMA(A1:C10), significa que a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até C10, sem você precisar informar célula por célula os valores individuais.

6 Função Concatenar A função CONCATENAR é muito utilizada para agrupar duas ou mais células para formar um resultado único. Podemos juntar resultados de fórmulas, trechos de textos, datas e qualquer informação que esteja contida em células alternadas. Sintaxe: =concatenar(...) (...) insira várias células separadas pelo ; (ponto e vírgula). Função Texto A função TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando é necessário converter valores para texto e ainda aplicar formatação específica sobre esta conversão. Sintaxe: = texto(valor;formato_texto) Valor: célula que contem o valor a ser convertido para texto. Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto. Função Romano É utilizada para fazer conversões de números. Veja abaixo a sintaxe do comando. Sintaxe: = romano (num, forma) Núm _ célula em que o número se encontra. Forma _ há várias formas de exibição, a clássica é o número 0 (zero). Essa forma varia até o número 4. Fórmulas Aritméticas Fórmulas nada mais são do que as operações matemáticas conhecidas e utilizadas em nosso dia a dia. Ex: a soma de suas compras ou suas despesas de supermercado. O programa aceita três tipos de fórmulas, sendo: fórmulas numéricas, funções lógicas e funções de texto. As fórmulas numéricas são utilizadas para efetuar cálculos com valores numéricos usando os operadores aritméticos. O Excel sempre realiza as fórmulas nesta seqüência:

7 1. Potência; 2. Multiplicação e Divisão; 3. Soma e Subtração; Pode-se usar parênteses ( ) para a organização das fórmulas, entretanto, diferentemente da matemática não se deve usar colchetes [ ] ou chaves { }, pois no Excel eles não funcionam para essa finalidade. Operadores Relacionais Fórmula do Máximo Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que se desejasse saber qual a maior informação nas células abaixo. Veja a fórmula no exemplo abaixo: Fórmula do Mínimo Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a menor informação nas células abaixo. Veja a fórmula no exemplo abaixo: Fórmula da Média Calcula a média de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a média de idade numa tabela de dados abaixo:

8 Fórmula Raiz A função da raiz quadrada de um número assume esta forma: Exemplo: Fórmula da Condição Se Esta função consegue comparar valores e, a partir desta comparação, tornar uma decisão a respeito de qual caminho seguir. Verifique a sintaxe descrita: =SE(CONDIÇÃO; VERDADEIRO; FALSO). Se a condição for satisfeito, então, ela executará o que está no argumento Verdadeiro ; caso contrário o que está em Falso. Fórmula da Condição Se e E Agora você tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haverá uma competição e somente aqueles que têm Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competição.

9 Fórmula da Condição Se e Ou Neste exemplo basta que uma condição seja verdadeira para que o aluno participe da condição. Veja o exemplo: Fórmula do Cont.Se A função Cont.Se calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios.agora você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas médias. E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual a 7. Veja o exemplo: Fórmula do SomaSe Soma um intervalo de células mediante uma condição estabelecida. Exemplo: você gostaria de somar somente as faturas que foram pagas. OBS: É possível adicionar funções e fórmulas também pelo menu INSERIR, opção FUNÇÃO, como pode ser visto na figura abaixo.

10 Formatação Condicional A formatação condicional realça dados que atendam a condições especificadas. De acordo com condições estabelecidas por você, o Excel pode formatar as células, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento. Como Funciona a Formatação Condicional Selecione o intervalo de células onde será aplicada a formatação condicional. Nesse caso, selecione da célula F3 até F8 na planilha Escola de Informática. Com essas células selecionadas, clique no menu Formatar / Formatação condicional. Veja na figura a seguir a janela que surge: A janela permite que você inclua até três (3) condições diferentes para a mesma célula ou intervalo de células. Leia para cada condição as caixas de texto formando uma frase. Para fazer a primeira condição, proceda da seguinte maneira:

11 Na primeira caixa de texto, nada deve ser alterado. Mantenha O valor da célula é. Na segunda caixa de texto, clique na setinha e escolha a condição "maior ou igual a". Observe que agora só tem mais uma caixa de texto. Na terceira caixa de texto digite o valor "62". Clique no botão Formatar para escolher a formatação desejada e veja a seguir a janela que surge: Na janela Formatar células escolha a formatação que a célula deverá ter caso atenda às condições especificadas (por exemplo, escolha a cor azul) e clique no botão OK. Agora para fazer a formatação da Condição 2, clique no botão Adicionar e veja que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados referentes à próxima condição. Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critérios da segunda condição. Nesse caso, deixe selecionado "O valor da célula é" na primeira caixa e "entre" na segunda caixa. Na terceira caixa você digita "58" e na quarta caixa você digita "62". Clique no botão Formatar que está abaixo da condição que você acabou de especificar para escolher a fonte para a célula caso ela atenda ás condições especificadas. Escolha a cor verde e clique em OK.

12 Agora para fazer a formatação da Condição 3, clique no botão Adicionar e veja que surge, na mesma janela uma nova parte para acrescentar os dados referentes à próxima condição. Proceda da mesma maneira anterior, escolhendo os critérios da terceira condição. Nesse caso, deixe selecionado "O valor da célula é" na primeira caixa e "menor ou igual a" na segunda caixa. Na terceira caixa você digita "58". Clique no botão Formatar que está abaixo da condição que você acabou de especificar para escolher a fonte para a célula caso ela atenda ás condições especificadas. Escolha a cor vermelha e clique em OK. Antes de terminar a operação leia as frases que ficaram escritas em cada condição para melhor entendê-las: Observe que abaixo das três condições tem uma visualização prévia da formatação que você escolheu para cada uma. Clique no botão OK da janela Formatação condicional e veja o resultado na planilha. Uso do Comando Filtrar Abaixo temos informações que iremos utilizar para nosso exemplo.

13 Nessa tabela podemos filtrar todos os campos, como o Código do cliente, Nome, Endereço ou ValorPrestação. Esse comando está disponível em DADOS/ FILTRAR/AUTO FILTRO. Ao escolher o campo desejado, serão mostradas na tabela apenas as linhas que contém a informação desejada.

14 Classificação A classificação é um recurso que o Excel me fornece para ordenar uma ou mais colunas na ordem crescente e decrescente. Para ordenar uma coluna basta selecioná-la e, após isso clicar no menu Dados / Classificar, aparecerá uma pequena janela com duas opções: Expandir Seleção (quando todas as demais colunas serão ordenadas de acordo com a coluna que estamos ordenando) e Manter a seleção atual (quando somente a coluna que estamos ordenando é alterada). Por padrão a opção Expandir Seleção estará marcada, clique em Classificar e sua planilha estará ordenada. Pode-se classificar um banco de dados em até três níveis. Subtotais Como o nome já diz, os subtotais fazem cálculos com partes de uma planilha. Ao subtotalizar uma lista, o Excel lê um campo e, quando houver mudança de valor nesse campo, será inserida uma lista com o subtotal desse item. É importante ressaltar que a lista (coluna), que será a base para subtotalizar uma outra coluna deverá estar classificada (crescente ou decrescente). Não vamos confundir esta opção com a função SUBTOTAL no modo filtrar. No menu Dados/Subtotais é possível subtotalizar um banco de. Por exemplo, se vamos subtotalizar por cliente, o banco de dados deve estar primeiro classificado por cliente, caso contrário não irá funcionar. Se fizer um Subtotal, quando o Excel encontrar um cliente diferente ele subtotaliza o anterior, e assim por diante.

15 Validação Podemos definir para um campo uma definição de digitação, ou seja, uma validação para o campo. Usamos a opção VALIDAÇÃO no menu Dados/Validação. Vamos analisar o exemplo abaixo, temos as células, determinamos que só pode ser digitado número inteiro maiores ou iguais a zero e menor ou igual a Podemos acrescentar uma mensagem de entrada para sempre alertar o usuário das regras e também podemos adicionar um alerta de erro quando o usuário fugir da regra. Formulário Quando possuímos um banco de dados com muitas informações podemos utilizar o formulário para digitar as informações e facilitar a vida do usuário.

16 Tabelas Dinâmicas As tabelas dinâmicas nada mais são do que tabulações cruzadas de dados. Uma tubulação pode ter diversos formatos e o Excel possui um assistente que lhe ajudará no processo de criação destas tabulações. O maior dilema das tabelas dinâmicas é certamente o formato final, isto é, quais os dados que desejamos sumarizar e como desejamos apresentar este sumário. Nas versões anteriores do Excel, este dilema era ainda maior devido à grande dificuldade de criar a própria Tabela Dinâmica. Para o nosso exemplo iremos utilizar os dados listados abaixo.

17 Criando Tabelas Dinâmicas Após digitar os dados da tabela escolha no menu Dados e opção Relatório de Tabela e Gráficos Dinâmicos. Na caixa de diálogo escolha a opção de Banco de dados e Microsoft Office Excel para selecionar a fonte dos dados e a opção de Tabela Dinâmica para selecionar o tipo de relatório desejado. Clique em Avançar. Defina a área de origem das informações na tabela. Esse passo é muito importante e geralmente o Excel já seleciona todas as células do intervalo dos dados. Defina agora onde você quer que a Tabela Dinâmica seja inserida (se em uma nova planilha ou em uma planilha existente). Em nosso exemplo vamos utilizar uma Nova Planilha.

18 Finalize a formatação dinâmica da tabela, arrastando os campos para a posição desejada. Criação de Gráficos O gráfico permite visualizar dados da planilha de forma mais clara, afinal, sabemos que a mente humana consegue fixar muito melhor as imagens do que os textos. O gráfico gera uma imagem permitindo comparação entre valores através de visualização gráfica, como o próprio nome diz. Gráficos podem ser criados rapidamente ou, dependendo das circunstâncias e finalidades, minuciosamente formatadas; é o caso, por exemplo, de gráficos destinados à exibição por slides eletrônicos ou com o objetivo de se tornarem um documento impresso. Em outros casos, porém, é suficiente implementar um gráfico simples rapidamente gerado, como veremos nos procedimentos a seguir. Abaixo temos o exemplo de nossa tabela que iremos utilizar para nosso exemplo.

19 Antes de qualquer coisa, você precisa selecionar a área de planilha que será necessária para a confecção do gráfico. Para isso é sempre bom idealizar antes como você deseja que o gráfico fique. Nas primeiras vezes, faça até mesmo um esboço do gráfico e verifique exatamente quais dados da planilha você precisou consultar para fazer seu esboço. Esses serão os dados selecionados. Faça então essa seleção e em seguida clique no ícone Assistente de gráfico, INSERIR/GRÁFICO. O assistente de gráfico abre a janela Assistente de gráfico etapa 1 de 4 tipo de gráfico, o que significa que você está na primeira etapa de uma série de 4 etapas e que essa primeira etapa recebe o nome tipo de gráfico. Nessa etapa você deve selecionar o tipo do gráfico que deseja construir, veja a figura a seguir: Na janela que aparecer você visualiza como o gráfico está ficando, você pode alterar o campo de dados e na guia série você também poderá alterar alguns dados do gráfico dependendo do modelo. Clique em avançar.

20 Na janela que aparecer, você pode configurar vários dados como: Título do Gráfico, Título do eixo X (horizontal) e Y (vertical), etc. Clique em avançar. Gráficos Dinâmicos A criação de um Gráfico Dinâmico é muito simples. Após a conclusão da construção de uma Tabela Dinâmica, clique no botão de Gráfico Dinâmico conforme indicado na figura abaixo.

21 Macros Você costuma efetuar tarefas comuns repetidamente no Microsoft Excel 2003? Por exemplo, você aplica a mesma combinação de formatos com freqüência? Ou toda semana, ou todos os meses, você recebe dados que são organizados e analisados sempre

22 da mesma forma? Use uma macro para reunir todas as etapas de uma tarefa em um único comando. Uma macro grava os cliques do mouse e os pressionamentos de teclas enquanto você trabalha e permite que você os reproduza mais tarde. Você pode usar uma macro para gravar a seqüência de comandos utilizada para efetuar determinada tarefa. Quando você executa a macro, ela reproduz exatamente aqueles comandos na mesma ordem, fazendo com que o Excel se comporte como se você tivesse digitado os comandos. As macros são fáceis de criar: inicie a gravação no Excel, execute os comandos normalmente e termine a gravação. O Excel usa uma linguagem de programação chamada Visual Basic for Applicattions (VBA) para gravar suas instruções. Você não precisa ter noções de programação ou conhecer VBA para criar e usar macros que economizarão o seu tempo e facilitarão o seu trabalho. Para que você entenda a utilização das macros, abra o arquivo macros. Siga os seguintes passos: Clique no menu FERRAMENTAS. Clique na opção MACRO. Clique na sub-opção GRAVAR NOVA MACRO. Será exibida a seguinte janela.

23 Nome da Macro: Deve-se colocar um nome qualquer para a macro. Tecla de atalho: Pode-se colocar (sendo do tipo <ctrl> + <alguma tecla>, embora neste exemplo a macro será executada a partir de botão e não de um atalho). Armazenar macro em: Será indicado aonde será salva a macro, sendo aconselhável deixar em Esta pasta de trabalho, pois se for necessário mudar algo na macro, apenas a planilha onde está a macro será utilizada. Descrição: Deve-se digitar um comentário sobre a macro, podemos colocar, por exemplo, a data e o nome da pessoa que criou a macro. No campo Nome da macro, digite Classificar. Na opção Armazenar macro em, escolha Esta pasta de trabalho. No campo Descrição, digite a data atual e seu nome. Clique o botão OK. Aparecerá a seguinte barra de ferramentas Parar Gravação. Esta tela está indicando que a macro já poderá ser gravada, sendo que a gravação conterá apenas comando do Excel. Agora gravaremos os comandos para a macro possa ser executada. Selecione o intervalo da tabela da seguinte maneira: selecione o intervalo A1:B1, depois pressione as teclas CTRL+SHIFT+END.

24 Clique no menu DADOS Clique na opção CLASSIFICAR. Surgirá então a caixa de diálogo classificar. Clique em Classificar. Em classificar por, escolha a opção Salário em ordem crescente. Na opção abaixo Em seguida por, escolha a opção Funcionário em ordem crescente. Clique em OK. Sua Tabela deverá ser exibida da seguinte maneira.

25 Na barra de ferramentas Parar Gravação, clique no botão azul (Parar Gravação). Pronto, com esse procedimento sua macro já está criada. Se desejar executar a sua macro, proceda da seguinte maneira: Clique o menu Ferramentas; Clique a opção Macro; Clique a Sub-opção Macros. Surgira com isso, a caixa de diálogo Macro. Selecione o nome de sua macro, no nosso caso, Classificar. Clique o botão Executar. Após esses passos, é possível criar macros através do assistente de gravação de macros.