PRINCÍPIOS DE INFORMÁTICA PRÁTICA OBJETIVO 2. BASE TEÓRICA. 2.1 Criando Mapas no Excel. 2.2 Utilizando o Mapa

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1 PRINCÍPIOS DE INFORMÁTICA PRÁTICA OBJETIVO Aprender a utilizar mapas, colocar filtros em tabelas e a criar tabelas e gráficos dinâmicos no MS-Excel. Esse roteiro foi escrito inicialmente para o Excel 97, mas os procedimentos aqui descritos são os mesmos para a versão 2000, com pequenas variações na interface gráfica. 2. BASE TEÓRICA 2.1 Criando Mapas no Excel O Excel possui um utilitário que permite incluir mapas e associá-los a tabelas. No Excel 97, os mapas disponíveis não incluem todos os países individualmente, mas com o Mapa-Mundi pode-se contornar esse problema através do recurso de ampliação (zoom) sobre a região a ser visualizada. O Excel 2000 dispõe de um conjunto diferente de mapas. Estando o recurso disponível, pode-se também colocar legendas e mostrar as principais cidades e capitais dos países ou estados. 2.2 Utilizando o Mapa Construa a tabela abaixo no Excel conforme a sua versão. Digite as populações sem os pontos; depois formate as células com a população para que os pontos sejam incluídos. Digite exatamente os nomes da forma como estão nas tabelas. Excel 97 Excel 2000 País Capital População População Estado Capital da Capital da Capital Alemanha Bonn São Paulo São Paulo França Paris Paraná Curitiba Reino Unido Londres Santa Catarina Florianópolis Portugal Lisboa Minas Gerais Belo Horizonte Espanha Madri Rio Grande do Sul Porto Alegre Suécia Oslo Amazonas Manaus Nota. Os nomes dos países/estados colocados nas tabelas também constam de um arquivo do Excel previamente instalado em seu computador. É através desse nome que o Excel identifica o país ou estado e seus respectivos dados para montar os mapas. Se existir alguma dúvida quanto ao nome a ser usado, ou se aparecer uma mensagem de erro dizendo que o nome escolhido não existe, localize em seu computador o arquivo MAPSTATS.XLS. Esse arquivo contém todas as informações sobre os mapas disponíveis, países e estados, incluindo as populações dos mesmos. Exemplo: o nome Inglaterra não existe, mas sim o nome Reino Unido, no caso do mapa europeu. Após ter digitado a tabela, selecione-a com o mouse (incluindo o cabeçalho) e clique no ícone Mapa, ou use a opção Inserir/Mapa. Defina a área onde será colocado o mapa pressionando o botão esquerdo do mouse e o arrastando (com o botão pressionado). Após soltar o botão do mouse aparecerá uma caixa de diálogo que perguntará qual mapa, dentre os disponíveis, você desejará usar 1. Selecione a opção Europa(97)/Brasil(2000) e clique o botão OK. Na seqüência aparecerá em sua tela o mapa e uma caixa de diálogo como mostrado a seguir. 1 Pode ser que, dependendo da configuração do software em seu computador, o Excel já consiga identificar o mapa correto. PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 1 / 7

2 Dependendo da configuração da instalação do software (Excel), a lista de mapas pode se maior. Arraste esses botões para a caixa em branco para que esses dados apareçam na legenda. Ao arrastar esses botões para a caixa em branco a aparência da legenda no mapa será modificada. Excel 97 Excel 2000 Na caixa Controle do Mapa, mostrada acima (figura do meio), você pode escolher, entre os botões disponíveis, quais deles aparecerão no mapa como legenda. Para isso pressione o mouse sobre o botão e arraste-o para a caixa branca. Note que, quando no modo de edição de mapas, a Barra de Ferramentas é alterada. Alguns dos ícones disponíveis nessa barra são os seguintes (veja figura na seqüência): (a) ferramenta de seleção de objetos, clique neste botão e clique sobre a figura no mapa para selecioná-la; (b) desloca o mapa; (c) centralização do mapa; (d) rótulo do mapa (exemplo: quando o cursor está sobre o estado de São Paulo, o rótulo é "São Paulo"); PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 2 / 7

3 (e) adição de texto; (f) coloca pino 2 ; (g) exibição do mapa inteiro; (h) redesenha o mapa; (i) atualiza o mapa com os dados; (j) mostra/oculta controle do Microsoft Map; (k) zoom; (l) função ajuda. (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) Excel 97 Excel Obtendo mais Ajuda sobre Mapas Para obter mais informações sobre o trabalho com mapas como, por exemplo, alterar as cores e formatos exibidos no mapa, adicionar rótulos personalizados, alterar as legendas do mapa ou mesmo obter mais mapas, consulte a Ajuda do Microsoft Map da seguinte forma: Clique duas vezes no mapa existente. No menu Ajuda, clique em Tópicos da Ajuda do Microsoft Map. 2.4 Aplicando e Utilizando Filtros Através do uso de filtros é possível selecionar linhas específicas da tabela para serem visualizadas. Para tal, vamos utilizar a tabela acima para mostrar apenas as capitais que possuem uma população maior ou igual a habitantes. Os passos são os seguintes: selecione as células que vão necessitar do Filtro. Nesse caso, são as células que contém as populações (toda a coluna, incluindo o cabeçalho); 2 Um mapa de pino contém pinos marcando os pontos relevantes naquele Mapa, como lojas de uma rede de lojas distribuídas por um estado. PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 3 / 7

4 selecione a opção Dados/Filtrar/Autofiltro; como resultado, uma pequena caixa com uma seta lateral aparecerá na célula do cabeçalho da coluna, à direita, indicando que o filtro está pronto; clique na seta e selecione personalizar; preenchendo a tela seguinte de forma a mostrar apenas as cidades com populações maiores ou iguais a O resultado desse procedimento pode ser visto na figura abaixo. Resultado final: 2.5 Tabela Dinâmica O Que é Uma tabela dinâmica é uma tabela interativa que resume uma grande quantidade de dados rapidamente ou os combina de tabelas diferentes. É possível girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados exibindo páginas diferentes ou exibir os detalhes das áreas de interesse. Vamos supor que você seja gerente de uma pequena rede de lojas de eletrodomésticos e vestuário, e que deseja analisar os dados referentes às vendas dessa rede em determinado mês. Para tal, você dispõe de uma tabela como a mostrada acima, onde todas as informações disponíveis estão agrupadas. A pergunta natural a se fazer é a seguinte: existe alguma forma de, a partir dessa tabela, extrair informações específicas e agrupadas em formas apropriadas para análise? Por exemplo, é possível, a partir dessa tabela, gerar outra contendo informações apenas sobre vendas de um determinado departamento? PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 4 / 7

5 Como sugerido pela segunda tabela acima, isso é possível através do uso do recurso de Tabelas Dinâmicas do Excel O Que Será Feito Digite a tabela "Vendas do Mês", mostrada anteriormente, numa outra planilha de sua pasta. A partir dessa tabela completa serão elaboradas as seguintes tabelas dinâmicas: Total vendido por loja, por departamento. Total vendido por vendedor, por loja e por departamento (recurso de paginação da tabela) Primeira Tabela Dinâmica Para montar a primeira tabela, primeiro ative a barra de ferramentas de tabela dinâmica (opção Exibir/Barra de ferramentas/tabela dinâmica). Vamos seguir os seguintes passos para criar a tabela dinâmica: 1) Passo 1 Ativar (selecionar) a célula onde ficará o canto superior esquerdo da tabela dinâmica e, em seguida, clicar no ícone do do Assistente de Tabela Dinâmica. Após isso, aparecerá a tela mostrada ao lado (etapa 1 de 3). Mantenha a opção mostrada e avance, pois a tabela dinâmica analisará dados de uma lista do Microsoft Excel. 2) Passo 2 Nesse passo a tabela onde estão os dados que você vai analisar deve ser selecionada (etapa 2 de 3). Note que os cabeçalhos das colunas também fazem parte da seleção. Após definir o intervalo, avance. Nota. Se o Excel perguntar ser deseja basear seu relatório numa tabela dinâmica existente, simplesmente responda não (apenas para simplificar o processo). PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 5 / 7

6 3) Passo 3 Mantenha as opções como indicado (colocar a tabela dinâmica na planilha existente) e conclua. Nota. Nessa janela está indicada a célula onde ficará o canto superior esquerdo da tabela. Antes de continuar, tenha certeza que este é o local correto. 4) Passo 4 Nesse passo a tabela dinâmica deve ser construída arrastando os campos indicados para as regiões mostradas na figura abaixo. PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 6 / 7

7 2.5.4 Segunda Tabela Dinâmica Para montar a segunda tabela, devem ser seguidos os mesmos passos utilizados para montar a primeira, com exceção do passo 4, que deverá ser feito conforme mostrado na figura abaixo. A característica adicional dessa tabela em relação à anterior é o fato de que os dados apresentados podem ser escolhidos por departamento, ou se referir a todos os departamentos simultaneante. Verifique! Gráfico Dinâmico Tendo construído a tabela dinâmica acima, faça um gráfico dinâmico a partir dela, semelhante ao mostrado abaixo (Dica: clique sobre qualquer região da tabela, e depois sobre o ícone do assistente gráfico). PRAT_PI_08.doc - 05/05/02 18:39 Prof. Dalton Vinicius Kozak 7 / 7