MICROSOFT EXCEL AVANÇADO

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1 MICROSOFT EXCEL AVANÇADO SE Retorna um valor se teste_lógico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas e para efetuar ramificações de acordo com o resultado deste teste. O resultado do teste determina o valor retornado pela função SE. Sintaxe SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO. Valor_se_verdadeiro é o valor fornecido se teste_lógico for VERDADEIRO. Se teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido, VERDADEIRO será fornecido. Valor_se_falso é o valor fornecido se teste_lógico for FALSO. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido, FALSO será fornecido. Comentários Até sete funções SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Exemplos 1

2 A célula A1e B1 contem valores numéricos. Em C1 teremos o produto dos dois valores se o valor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferença dos valores, então em C1 entraremos com a função: SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1) A Média de uma faixa localizada em G5, poderá variar de 0 a 100. Para obter conceitos de A a E dependendo da tabela a seguir: Maior do que 89 A De 80 a 89 B De 70 a 79 C De 50 a 69 D Menor do que 50 E Você poderia usar a seguinte função aninhada SE: SE(G5>89;"A";SE(G5>79;"B";SE(G5>69;"C";SE(G5>49;"D";"E")))) No exemplo anterior, a segunda instrução SE também é o argumento valor_se_falso para a primeira instrução SE. Da mesma maneira, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (G5>89) for VERDADEIRO, "A" será fornecido. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução SE é avaliada e assim por diante. CRIANDO SUBTOTAIS Em nossa Lista os registros então agrupados por Setor, isto é, para cada Setor temos uma certa quantidade de registros, através desta 2

3 organização poderemos acrescentar subtotais a cada Setor, e no final um total geral. Este recurso é de extrema utilidade para este tipo de Lista. Para criarmos subtotais, escolha a opção Subtotais do menu Dados. Lembre-se: a Lista precisa estar classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento. Na caixa de texto A cada alteração em: devemos selecionar o campo que será feito o agrupamento, em nosso caso será o campo Setor. A próxima caixa Usar função: deveremos escolher a função a ser empregada a cada mudança de Setor, vamos aceitar função padrão definida pelo Excel - Soma. A última caixa pede que seja selecionada um ou mais campos que iremos totalizar escolha SAL. LÍQUIDO. 3

4 Clique o botão de nível 2 para termos uma Lista resumida dos Subtotais. Para remover os subtotais, selecione a opção Subtotais do menu Dados e, em seguida, clique sobre o botão Remover todos. 4

5 Função: SOMASE SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma) Adiciona as células especificadas por um determinado critério. Intervalo é o intervalo de células que se deseja calcular. Critérios são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que define quais células serão adicionadas. Intervalo_soma são as células que serão realmente somadas. As células em intervalo_soma são somadas somente se suas células correspondentes em intervalo coincidirem com os critérios estipulados. Se intervalo_soma for omitido, as células em intervalo serão somadas. Função CONT.SE CONT.SE(intervalo;critérios) 5

6 Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. Intervalo: é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios: é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. FORMATAÇÃO CONDICIONAL Resultados de fórmulas ou outros valores de célula que você deseja monitorar podem ser realçados através de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saber rapidamente se o faturamento foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando à fórmula que contém o resultado, o formato condicional de mudança de cor. Os formatos condicionais continuam aplicados à célula até que você os remova, mesmo que nenhuma das condições seja atendida e os formatos das células especificadas não sejam exibidos. Para acrescentar um formato condicional a uma ou mais células, basta selecioná-la e clicar sobre a opção Formatação condicional do menu Formatar. No quadro exibido, entre com as condições e o formato desejado. TRABALHANDO COM DADOS DE OUTRAS PLANILHAS Em uma planilha do Excel podemos usar valores que estão em outras planilhas do mesmo arquivo. Para isso, precisamos indicar qual em qual planilha esta o valor e a célula que deseja utilizar. Por Exemplo: se estamos na plan2 e queremos pegar um valor que está na plan1 e na célula A5, iremos fazer da seguinte forma: =plan1!a5 6

7 Para usar em formulas, também é feito do mesmo modo. Exemplo: =b5+plan1!a5 Neste exemplo estamos somando o valor da planilha atual com o valor que está na planilha 1. AUTOFILTRO Antes de iniciar o autofiltro vamos montar a tabela abaixo: Este recurso é muito utilizado em Lista com um grande número de linhas. Serve para selecionar somente os registros que atendem a um ou mais critério. Posicione o cursor sobre qualquer parte da planilha com dados, em seguida, selecione a opção Filtrar... AutoFiltro pertencente ao menu Dados. Após este procedimento, ao lado dos campos são apresentadas setas indicadoras de listas de seleção. Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Pessoal. O Excel irá exibir somente os registros que atendam a este critério. 7

8 Para retornar a exibição de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que se encontra em cor diferente das outras (indica que existe um critério), em nosso exemplo o campo Setor, e escolher a opção Tudo. Você poderá acrescentar mais de um critério a diferentes campos. Uma aplicação para campos numéricos é a opção 10 Primeiros, ela permite a exibição da quantidade desejada dos Primeiros ou Últimos itens. A figura a seguir exibe os cinco maiores salários de nossa Lista. Além destas opções, podemos Personalizar o critério a ser utilizado pelo Excel para a seleção dos registros. Esta opção está disponível na lista de seleção. Como exemplo, vamos exibir apenas os salários bruto compreendidos entre os valores 1.000,00 e 2.000,00, isto é, os salários maiores que e menores que

9 VALIDAÇÃO DE DADOS A validação é um mecanismo que permite controlar a digitação de dados. Podemos definir que alguns valores não serão aceitos numa célula. Vamos a um exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de Informática tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra há uma tabela com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preço unitário e preço total. Vamos criar uma validação de dados nas células da quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa e inteiros porque não dá para cortar os equipamentos e vender em pedacinhos. 9

10 Para criar uma validação de dados faça assim: 1. Selecione as células do item quantidade (A4:A7). 2. No menu Dados escolha Validação... Surgirá a caixa de diálogo Validação de dados. 3. No campo Permitir escolha Número inteiro. 4. No campo Dados escolha maior do que. 5. No campo mínimo digite Na guia Mensagem de entrada digite o título Quantidade e a mensagem Mínimo Na guia Alerta de erro digite o título Quantidade e a mensagem A quantidade mínima é Clique em OK. Pronto. O Excel não aceitará qualquer valor na coluna das quantidades. Quando o usuário selecionar uma célula receberá uma mensagem de entrada. Se o usuário tentar digitar um valor inválido será avisado por uma caixa de alerta. 10

11 Mensagem de Erro Para remover uma validação, primeiro selecione as células. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validação... Na caixa de diálogo clique no botão Limpar tudo. CONTAS COM DATA E HORA Primeiramente vamos montar a tabela abaixo: Nome Entrada Saída Total de Horas Valor Hora Valor a ser pago Aline 08:05 14:15 R$ 8,00 Marcos 09:15 11:50 R$ 12,00 Jonas 07:30 12:00 R$ 16,00 Para calcular o total de horas, basta pegar à hora de saída e diminuir com a hora da entrada. 11

12 Por exemplo, para calcular o total de horas da Aline teremos que pegar a hora de saída, que é 14h15min e diminuir da hora de entrada que é 08h05min. Ficaria assim: =C2-B2 Com esta fórmula teremos o total de horas trabalhas da Aline. Para calcular o valor a ser pago temos que pegar o total de horas multiplicar pelo valor da hora e depois multiplicar pelo total de horas que tem um dia, que é 24h. Por exemplo, para calcular o valor a ser pago para a Aline pegamos o total de horas dela, que esta na célula D2, multiplicamos pelo valor hora dela, que esta na célula E2 e por ultimo multiplicamos por 24h que é o total de horas do dia. Ficaria assim: =D2*E2*24 Com esta fórmula teremos o valor a ser pago para a Aline. Para trabalhar com dias é a praticamente a mesma coisa. Vamos ver um exemplo. Nome Data Início Data Final Total de dias Valor por dia Valor total Jair 15/08/ /09/2007 R$ 25,00 Marcos 21/11/ /10/2007 R$ 15,00 Luana 05/06/ /10/2007 R$ 10,00 Para calcular o total de dias temos que pegar a Data Final e diminuir com a Data Início. Por exemplo: =C2-B2 Realizado esse cálculo temos que transformar o resultado para número inteiro. Para isso, selecionamos o total de dias, vamos ate formatar e clicamos em células. Escolhemos a categoria números e depois colocamos para zero casas decimais e clicamos em OK. 12

13 Para calcular o Valor Total pegamos o total de dias e multiplicamos pelo Valor por dia. Por Exemplo: =D2*E2 Aqui estamos pegando o Total de Dias do Jair e multiplicando pelo Valor por Dia do Jair. DICAS DE CÉLULAS OU COMENTÁRIOS Para incluir informações explicativas às células separadas da planilha (as informações ficam escondidas), basta posicionar o cursor na célula que conterá a dica e escolher a opção Comentário do menu Inserir. Como exemplo, selecione a célula D1 (guia Folha Pgto de nossa planilha exemplo), e entre com o texto conforme a figura a seguir. Ao concluir, clique sobre qualquer outra célula. A célula que contém a dica apresentará um ponto vermelho no canto superior direito, para ver o comentário, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a célula. Se desejar realizar alguma alteração no comentário, deverá selecionar a célula e, em seguida, escolher a opção Editar comentário do menu Inserir. 13