MICROSOFT EXCEL - AULA NÚMERO 06

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1 MICROSOFT EXCEL - AULA NÚMERO 06 IMPRIMINDO PLANILHAS E GRÁFICOS Até este ponto, você viu como introduzir dados e criar formulas, formatar texto e criar gráficos. Agora você vai apresentar os dados ou gráficos para outras pessoas. Você quer que seu relatório ou apresentação sejam impressos de forma limpa, com quebras de páginas nos lugares certos. Você pode também querer um cabeçalho e um rodapé, etc... Você vai aprender a: - Visualizar suas planilhas. - Definir as páginas para impressão. - Imprimir uma planilha comum e de gráfico. Inicie sua lição 1. No local onde está gravado os seus arquivos,, abra 06LIÇÃO. 2. Salve a pasta de trabalho como LIÇÃO06. Visualizando sua planilha Você quer que suas páginas sejam impressas de maneira clara, mas provavelmente não vai querer gastar muito papel verificando a aparência geral da impressão. Com isto você poderá mudar alguma coisa antes de imprimir. 1: Visualize a planilha Orçamento de Caixa 1.1 Certifique-se que a planilha ativa seja Orçamento de Caixa. 1.2 Clique no Botão do Microsoft Office em seguida va para Imprimir e selecione Visualização de Impressão. A janela de Visualização abre-se e exibe A primeira página de seu orçamento de duas páginas. Para visualizar a segunda pagina clique no botão Próxima. Observe que a declaração de Propósito não cabe na planilha dentro da janela Visualizar. Você precisa corrigir isso antes de imprimir a planilha. Sua planilha Orçamento deve ficar Como mostrado na pagina à seguir. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 57

2 Modo de Visualizar Impressão 1.3 Mova o ponteiro sobre a planilha. Ele muda, ficando como uma pequena lente de aumento. 1.4 Dê um clique perto da metade da planilha Orçamento. A planilha aumenta para que você possa ver os dados do orçamento. Algumas das células do orçamento podem conter sinais ####, e não os números reais, indicando que você precisa aumentar as colunas antes de imprimir. 1.5 Dê um clique novamente para diminuir e, depois, no botão Fechar Visualização de Impressão. A janela de visualização fecha-se. Ajustando Seus Dados num Espaço de Impressão Limitado As vezes você precisa imprimir parte de uma planilha. Você pode precisar somente de uma seção de um banco de dados ou apenas parte das informações de seu orçamento. Você pode imprimir o quanto quiser de uma planilha. Você pode ainda ajustar a área a ser impressa, ajustando a escala. 2: Imprima parte de uma planilha 2.1 Na planilha Orçamento, selecione o intervalo A7:H16. Esse intervalo inclui os dados iniciais de seu orçamento, mais a tabela-resumo. 2.2 Clique no Botão do Microsoft Office em seguida de um clique em Imprimir. Abre-se a caixa de diálogo Imprimir. 2.3 Na área Imprimir, dê um clique na opção Seleção, e depois escolha o botão Visualizar. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 58

3 Sua planilha aparece na janela Visualização mostrando como sua seleção será impressa. 2.4 Clique em Fechar Visualização de Impressão, ou se existir impressora conectada, selecione o botão imprimir. Configurando Paginas Quando você trabalha com planilhas maiores, raramente pode imprimir todos os seus dados numa página. Você ainda pode querer acrescentar informações diversas. Caso seja necessário mais de uma página, terá que ajustar quebra de página. Você pode modificar e imprimir da forma desejada. 3: Ajuste a planilha do orçamento de caixa em uma página. 3.1 No Menu Layout da Página escolha Configurar Página. 3.2 Na caixa de diálogo Configurar Página, dê um clique na guia Página. As opções de Orientação da Página aparecem na caixa de diálogo. 3.3 Na área Orientação, selecione Paisagem. Isso muda sua página de uma orientação alta para uma orientação larga. Como os dados de seu orçamento abrangem diversas colunas, você pode colocar mais informações numa página mais larga do que numa página longa. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 59

4 3.4 Na área Dimensionar, selecione a opção Ajustar para: 1 página(s) de largura pôr 1 de altura. Isso escala sua planilha para ocupar somente uma página. Você pode mudar o número de páginas sempre que precisar. 3.5 Dê um clique no botão Visualizar impressão. A janela Visualização abre-se e exibe todo o seu orçamento numa só página. Ele deve ficar assim. 4: Ajuste a planilha do orçamento de caixa em duas páginas 4.1 Na janela Visualização, dê um clique no botão Configurar. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página. 4.2 Na caixa de diálogo, dê um clique na guia Página. As opções de Página aparecem na caixa de diálogo. 4.3 Na área Orientação, selecione Retrato. Isso muda sua página de uma orientação larga para orientação alta. 4.4 Na área Dimensionar, selecione a opção Ajustar para 1 página(s) de largura por 1 de altura, e mude-a para Ajustar para 2 página(s) de largura por 1 de altura. Isso escala sua planilha para ajustar em duas páginas. Você pode mudar o número de páginas sempre que precisar. 4.5 Escolha OK A janela de Visualização abre-se e exibe a primeira página de seu orçamento de duas páginas. Seu orçamento deve ficar conforme à seguir. Para visualizar a segunda pagina clique no botão Próxima Página Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 60

5 4.6 Dê um clique no botão Imprimir. A janela Visualização fecha-se e abre-se a caixa de diálogo Imprimir. 4.7 Se houver impressora conectada. Escolha OK. Abre-se uma caixa de diálogo, dizendo que seu documento está sendo impresso. Senão clique em Cancelar. Acrescentando Títulos de Impressão Uma planilha formatada adequadamente tem cabeçalhos de linhas e colunas do lado esquerdo ou no alto de toda página. Você pode acrescentar títulos de impressão para repetir os cabeçalhos e identificar claramente os dados das páginas. 5: Acrescente títulos de impressão a suas páginas 5.1 No menu Layout da Pagina, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página; Dê um clique na guia Planilha 5.2 Na área Imprimir títulos, dê um, clique na caixa Colunas a repetir à esquerda:. 5.3 Na planilha Orçamento..., dê um clique no botão de cabeçalho da coluna C. Talvez seja preciso tirar primeiro a caixa de diálogo (janela configurar pagina) do caminho. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 61

6 5.4 Dê um clique no botão Visualizar impressão na caixa de diálogo (janela Configurar pagina). A janela Visualização abre-se e exibe sua planilha. 5.5 Dê um clique no botão Próxima. Observe que os títulos das linhas do orçamento da coluna C são repetidas do lado esquerdo da página. Sua planilha deve ficar assim: 5.6 Dê um clique no botão Fechar Visualização. Fecha-se a janela Visualização. Ajustando as Margens Quando você imprime uma planilha, suas margens são automaticamente definidas em 2,5 centímetros para margem superior e inferior, e 1,9 centímetro para as margens esquerda e direita. Você pode ajustar do tamanho que desejar. 6: Mude suas margens 6.1 No menu Layout da Pagina escolha Configurar Página. Abre-se uma caixa de diálogo Configurar Página (acima). Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 62

7 6.2 Dê um clique na guia Margens na caixa de diálogo Configurar Página. Aparecem as opções de Margens. 6.3 Na caixa Superior, dê um clique na seta acima. A margem muda para 3 centímetros. 6.4 Na caixa Inferior, dê um clique na seta acima. A margem muda para 3 centímetros. 6.5 Na caixa Esquerda, dê um clique na seta acima. A margem muda para 2,4 centímetros. 6.6 Na caixa Direita, dê um clique na seta acima. A margem muda para 2,4 centímetros. 6.7 Dê um clique no botão Visualizar impressão. A janela Visualização abre-se, exibindo o orçamento de caixa com suas modificações. 6.8 Dê um clique no botão Fechar. A janela Visualização fecha-se. Quebrando Sua Planilha em Páginas Quando você imprime um documento grande, a quebra de páginas são automaticamente inseridas na célula mais próxima da margem. Nem sempre, porem, você pode gostar do lugar onde as páginas se quebram. Você pode inserir a sua própria quebra de página. Você pode também achar que suas páginas não estão sendo impressas na ordem que você queria. Você pode modificar isto. 7: Insira uma quebra de página e mude a ordem de impressão 7.1 Dê um clique no cabeçalho da linha 18 na planilha Orçamento de Caixa. Essa linha contém o título Área de Modelo do Orçamento, sendo um bom lugar para uma quebra de página se você quiser manter intacta a impressão das duas tabelas menores. 7.2 No menu Layout da Pagina, escolha Quebra de Página. Aparece uma linha pontilhada acima da linha 18, mostrando a quebra de página que você inseriu. (Se isto não ocorrer, entre em Arquivo, Configurar Página, guia Página, área Escala e selecione o botão de rádio Ajustar para 100% do tamanho normal). 7.3 No meu Layout da Pagina, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página. 7.4 Na caixa de diálogo, dê um clique na guia Planilha. Aparece a guia Planilha 7.5 Na área Ordem da página, selecione Àcima e abaixo. Isso muda a ordem de impressão de sua página no sentido da largura das páginas e depois abaixo. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 63

8 7.6 Dê um clique no botão Visualizar impressão na caixa de diálogo. A janela Visualização abre-se. Sua planilha deve ser visualizada na ordem Dê um clique no botão Fechar. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 64

9 Acrescentando Cabeçalhos e Rodapés O Microsoft Excel acrescenta automaticamente o nome de seu arquivo à área de cabeçalho e o número da página à área de rodapé em tudo que você imprimir. Você pode formatar de maneira diferente, colocando títulos e paginando a seu gosto. Usando Cabeçalhos e Rodapés Padrões O Microsoft Excel fornece opções de cabeçalhos e rodapés, os quais você pode selecionar na caixa de diálogo Configurar Página. Com estes formatos embutidos, você pode acrescentar o nome da companhia, nome do arquivo com ou sem extensão, a data, o número da página ou seu próprio nome. 8: Modifique um cabeçalho e um rodapé 8.1 No menu Layout da Página, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página. 8.2 Dê um clique na guia Cabeçalho/Rodapé na caixa de diálogo. 8.3 Dê um clique na seta abaixo à direita da caixa de lista Cabeçalho. 8.4 Na lista Cabeçalho, role acima e selecione (nenhum). Isso remove o cabeçalho. 8.5 Dê um clique na seta abaixo perto da caixa de lista Rodapé. 8.6 Na lista Rodapé, role e selecione Lição06; Página1. Essa opção coloca o nome de arquivo e o número na parte inferior da página. Suas opções de cabeçalho e rodapé devem ficar assim: Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 65

10 8.7 Dê um clique no botão Visualizar impressão na caixa de diálogo. A janela Visualização abre-se e exibe seu documento com o novo rodapé. Seu documento deve ficar assim:, 8.8 Dê um clique no botão Fechar Visualização de Impressão. Fecha-se a janela Visualização. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 66

11 Criando Cabeçalhos e Rodapés Personalizados Você pode criar seus próprios cabeçalhos e rodapés, usando botões Personalizar cabeçalho e Personalizar rodapé na caixa de diálogo Configurar Página. 9: Acrescente um cabeçalho personalizado 9.1 No menu Lauout da Página, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página 9.2 Dê um clique na guia Cabeçalho/Rodapé na caixa de diálogo. Aparecem as opções Cabeçalho/Rodapé. 9.3 Dê um clique no botão Personalizar cabeçalho. Abre-se a caixa de diálogo Cabeçalho. 9.4 Dê um clique na caixa Seção esquerda, e depois digite seu nome. Tudo que você colocar nessa caixa aparecerá na margem esquerda do cabeçalho. 9.5 Dê um clique na caixa Seção central, e depois digite Orçamento Caixa Tudo o que você colocar nessa caixa aparecerá no centro do cabeçalho. 9.6 Dê um clique na caixa Seção direita, e depois dê um clique no botão Data. Tudo que você colocar nessa caixa aparece na margem direita do cabeçalho. Sua caixa de diálogo deve ficar assim: Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 67

12 9.7 Selecione o texto na caixa Seção central, e depois dê um clique no botão Fonte. Aparece a caixa diálogo Fonte. 9.8 Na lista Estilo da fonte, selecione Negrito. Na lista Tamanho, selecione 12, e depois dê um clique em OK. Fecha-se a caixa de diálogo Fonte. 9.9 Na caixa de diálogo Cabeçalho, dê um clique em OK. A caixa de diálogo Cabeçalho fecha-se e a caixa de diálogo Configurar Página muda para refletir o novo cabeçalho. Sua caixa de diálogo Configurar Página deve ficar assim: 9.10 Dê um clique em OK. A caixa de diálogo Configurar Página fecha-se. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 68

13 Imprimindo uma Planilha Agora que você definiu suas páginas pode imprimi-las. Para imprimir você pode usar o botão imprimir na barra de ferramentas Padrão, ou o comando Imprimir no menu Arquivo. 10: Imprima sua planilha 10.1 Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Imprimir. Abre-se a caixa de diálogo Imprimir Na área Imprimir, certifique-se que a opção Planilha(s) selecionada(s) esteja selecionada Na caixa Cópias, dê um clique na seta acima para mudar o número para Dê um clique em OK (se existir impressora conectada) a caixa de diálogo fecha-se e abre-se outra, informando que duas cópias de sua planilha estão sendo impressas em sua impressora, senão clique em Cancelar. Imprimindo uma Folha de Gráfico Quando você cria um gráfico numa folha separada, pode imprimir aquela folha separadamente e tomar decisões de configuração de página somente para aquela folha. Definir enfim a forma de impressão. 11: Imprima uma planilha de gráfico 11.1 Selecione a planilha Gráfico No menu Layout da Página, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página Na caixa de diálogo, dê um clique na guia gráfico. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 69

14 11.4 Na área Qualidade de impressão, selecione Imprimir em preto e branco, se ainda não estiver selecionado, e depois dê um clique no botão Imprimir. Abre-se a caixa de diálogo Imprimir Clique no botão Visualizar impressão e depois no botão Imprimir Dê um clique em OK ou Cancelar. Se for OK : Abre-se uma caixa de diálogo dizendo que seu gráfico está sendo impresso. Um passo Adiante As linhas de grade de uma planilha podem, eventualmente, depreciar seus dados. Se você cria um relatório ou uma apresentação, talvez não queira linhas de grade de colunas e de linhas em suas planilhas na hora de imprimir. Você pode desligar as linhas de grade na caixa de diálogo Configurar Página para que elas não apareçam quando você imprimir. Tente desligar as linhas de grade de sua planilha Resumo, para que os dados e o gráfico apareçam num fundo branco liso. 12: Desligue as linhas de grade 12.1 Alterne para a planilha 2o. Trimestre No menu Layout de Página, escolha Configurar Página. Abre-se a caixa de diálogo Configurar Página conforme mostrado na pagina à seguir Dê um clique na guia Planilha. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 70

15 12.4 Na área Imprimir, desative a caixa de verificação Linhas de grade Dê um clique no botão Visualizar impressão. Abre-se a janela Visualização com a planilha 2o. Trimestre 1994 aberta. Observe que seus dados e o gráfico aparecem agora sobre um fundo branco liso, sem linhas de grade Dê um clique no botão Imprimir. Aparece a caixa de diálogo Imprimir Na caixa de dialogo Imprimir, escolha OK se existir impressora conectada, senão clique em Cancelar. Fim da Aula número No menu Arquivo, escolha Salvar. 2. No menu Arquivo, escolha Fechar. 3. No menu Arquivo escolha Sair. Se aparecer a caixa de diálogo Salvar, de um clique em Sim. Microsoft Excel - Aula Número 06 Página: 71