Professor: Macêdo Firmino Informática para Administração Introdução ao Excel

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1 Professor: Macêdo Firmino Informática para Administração Introdução ao Excel Excel é um programa de planilhas do sistema Microsoft Office. Você pode usar o Excel para criar e formatar pastas de trabalho (um conjunto de planilhas) para analisar dados e tomar decisões de negócios mais bem informadas. Especificamente, você pode usar o Excel para acompanhar dados, criar modelos de análise de dados, criar fórmulas para fazer cálculos desses dados, organizar dinamicamente os dados de várias maneiras e apresentá-los em diversos tipos de gráficos. Cenários comuns de uso do Excel incluem: Contabilidade: você pode usar os recursos de cálculo do Excel em vários demonstrativos de contabilidade financeira; por exemplo, de fluxo de caixa, de rendimentos ou de lucros e perdas. Orçamento: independentemente de as suas necessidades serem pessoais ou relacionadas a negócios, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel; por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou de aposentadoria. Acompanhamento: você pode usar o Excel para acompanhamento de dados de uma folha de ponto ou de uma lista; por exemplo, uma folha de ponto para acompanhar o trabalho, ou uma lista de estoque que mantém o controle de equipamentos. Usando calendários: por causa de seu espaço de trabalho semelhante a grades, o Excel é ideal para criar qualquer tipo de calendário; por exemplo, um calendário acadêmico para controlar atividades durante o ano escolar, um calendário de ano fiscal para acompanhar eventos e etapas comerciais. Para iniciar o programa: 1. Clique em Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office e em Microsoft Excel Cobrançaevendas: oexceltambéméútil para gerenciar dados de cobrança e vendas, e você pode criar os formulários de que precisa; por exemplo, notas fiscais de vendas, guias de remessa ou pedidos de compra. Relatórios: você pode criar muitos tipos de relatórios no Excel que reflitam uma análiseouumresumodedados; porexemplo, relatórios que medem desempenho de projeto, mostram variação entre resultados reais e projetados, ou ainda relatórios que você pode usar para previsão de dados. Planejamento: o Excel é uma ótima ferramenta para criar planejadores úteis; por exemplo, um plano de aula semanal, de pesquisa de marketing, de imposto para o final do ano, ou ainda planejadores que ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias. Figura 1: Tela principal do Excel I. Criar uma Pasta de Trabalho UmapastadetrabalhodoMicrosoftExcelé um arquivo que contém uma ou mais planilhas que podem ser usadas para organizar diversos tipos de informações relacionadas. Para criar uma nova pasta de trabalho, você pode abrir uma pasta de trabalho em branco. Além disso, é possível basear uma nova pasta de trabalho em uma pasta de trabalho existente, no modelo de pasta de trabalho padrão ou em qualquer outro modelo.

2 Para criar uma nova pasta de trabalho em branco: 1. Clique na guia Arquivo e clique em Novo. 2. Em Modelos Disponíveis, clique em Pasta de Trabalho em Branco. 3. Clique em Criar. II. Salvar uma Pasta de Trabalho Para salvar a pasta de trabalho: 1. Clique na guia Arquivo. 2. Clique em Salvar como. 3. Na caixa de diálogo Salvar como, na lista Salvar como tipo, selecione Pasta de Trabalho do Excel. Agora iremos aprender a ajustar algumas configurações importantes: 1. Para quebra automática de linha em uma célula, selecione as células que você deseja formatar e, na guia Página Inicial, no grupo Alinhamento, clique em Quebra Automática de Linha. 2. Para ajustar a largura de coluna e a altura de linha para adaptar automaticamente o conteúdo de uma célula, selecione as colunas ou linhas desejadas e, na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formato. Em Tamanho da Célula, clique em Ajustar Largura da Coluna Automaticamente ou Ajustar Altura da Linha Automaticamente. 4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para a pasta de trabalho. 5. Clique em Salvar para concluir. III. Inserir Dados em uma Planilha Para trabalhar com dados em uma planilha, primeiramente insira esses dados nas células da planilha. Em seguida, convém ajustar os dados para torná-los visíveis e exibi-los exatamente da forma como você deseja. Para inserir dados: 1. Clique em uma célula e, em seguida, digite os dados nessa célula. 2. Pressione ENTER ou TAB para mover para a próxima célula. 3. Para inserir uma série de dados, como dias, meses ou números progressivos, digite o valor inicial em uma célula. Por exemplo, se quiserobter a série1, 2, 3, 4, 5..., digite 1 na primeira célula. 4. Selecione as células que contêm os valores iniciais e, em seguida, arraste a alça de preenchimento por todo o intervalo que você deseja preencher. Para preencher em ordem crescente, arraste para baixo ou para a direita. Para preencher em ordem decrescente, arraste para cima ou para a esquerda. IV. Formatar uma Planilha Você pode ajudar a melhorar a legibilidade de uma planilha aplicando diferentes tipos de formatação. Por exemplo, você pode aplicar bordas e sombreamento para ajudar a definir as células em uma planilha. Para aplicar bordas à célula: ao qual deseja adicionar uma borda. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, clique na seta ao lado de Bordas clique no estilo de borda desejado. e Aplicar sombreamento de célula: em que você deseja aplicar o sombreamento. Figura2: Alça de preechimentoda sériadias da semana 2. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, clique na seta ao lado de Cor de Preenchimento e em Cores do tema ou Cores Padrão, clique na cor desejada.

3 Paraalteraracor e o alinhamento do texto: que contém (ou conterá) o texto que você deseja formatar. 2. Para alterar a cor de texto nas células selecionadas, na guia Página Inicial, no grupo Fonte, clique na seta ao lado de Cor da Fonte e em Cores do tema ou CoresPadrão,cliquenacorquevocêdeseja usar. Para aplicar uma cor diferente das cores de tema e cores padrão disponíveis, clique em Mais Cores e defina a cor a ser usada na guia Padrão ou Personalizada da caixa de diálogo Cores. 3. Para alterar o alinhamento do texto nas células selecionadas, na guia Página Inicial, no grupo Alinhamento, clique na opção de alinhamento desejada. V. Formatar Números Aplicando diferentes formatos de número, é possível exibir números como porcentagens, datas, moedas e assim por diante. Para isso: 1. Selecione as células que você deseja formatar. 2. Clique com o botão direito do mouse sobrea área selecionada e clique em Formatar celulas... (ou apenas pressione CTRL+1). Se o Microsoft Excel exibir ##### em uma célula depois que você aplicar a ela a formatação de número, isso significará que talvez a célula não seja suficientemente larga para exibir os dados. Para expandir a largura da coluna, clique duas vezes no limite direito da coluna que contém as células com o erro #####. Esse procedimento redimensiona automaticamente a coluna para se ajustar ao número. Você também pode arrastar o limite direito até que as colunas fiquem com o tamanho desejado. VI. Criar uma Tabela do Excel Para tornar mais fácil o trabalho com dados, você pode organizar os dados em formato de tabela em uma planilha. As tabelas oferecem facilidade de filtragem, além de colunas calculadas e linhas de total, o que simplifica os cálculos. Para criar uma tabela: 1. Em uma planilha, selecione o intervalo de células que você deseja incluir na tabela. As células podem estar vazias ou podem conter dados. 2. Na guia Página Inicial do grupo Estilos, clique em Formatar como Tabela e depois clique no estilo de tabela desejado. 3. Se o intervalo selecionado contiver dados que você deseja exibir como cabeçalhos da tabela, marque a caixa de seleção Minha tabela tem cabeçalhos na caixa de diálogo Formatar como Tabela. VII. Criar uma Fórmula 3. Na guia Número, na lista Categoria, clique no formato que deseja usar e ajuste as configurações, se necessário. Por exemplo, ao usar o formato Moeda, você pode selecionar um símbolo de moeda diferente, mostrar mais ou menos casas decimais ou alteraramaneiracomosãoexibidososnúmeros negativos. As fórmulas são equações que podem executar cálculos, retornar informações, manipular o conteúdo de outras células, testar condições e mais. Uma fórmula sempre começa com um sinal de igual (=). São exemplos de fórmulas: Para criar uma fórmula: 1. Em uma célula, digite o sinal de igual (=) para iniciar a fórmula.

4 2. Preencha o restante da fórmula: Digite uma combinação de números e operadores; por exemplo, 3+7. Use o mouse para selecionar outras células (inserindo um operador entre elas). Por exemplo, selecione B1 e, em seguida, digite o sinal de mais (+), selecione C1. Digite uma letra para escolher entre uma lista de funções de planilha. Por exemplo, digitar a exibe todas as funções disponíveis que começam com a letra a. e preencha as informações requeridas da função. 3. Pressione ENTER ao acabar de digitar para concluir a fórmula. Você pode usar as funções do Excel para retornar informações, como: Função HOJE() e AGORA(): obter a data atual. O formato gráfico de um gráfico facilita a compreensão de grandes quantidades de dados e do relacionamento entre séries de dados diferentes. Um gráfico também mostra a visão geral, para que seja possível analisar seus dados e procurar tendências importantes. Para criar um gráfico: 1. Selecione os dados que deseja incluir no gráfico. Os dados devem ser organizados em linhas e colunas, com rótulos de linhas à esquerda e rótulos de coluna acima dos dados. 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique no tipo de gráfico que deseja usar e clique em um subtipo de gráfico. Função JUROSACUM(): retorna a taxa de juros acumulados de um título que paga uma taxa periódica de juros. Função ABS(): retorna o valor absoluto de um número. Função MINÚSCULA(): converte texto em minúsculas. Função MÉDIA(): retorna a média dos argumentos. 3. Use Ferramentas de Gráfico para adicionar elementos como títulos e rótulos de dados e para alterar o design, layout ou formato do gráfico. Função SOMA(): soma seus argumentos. É possível conhecer as funções existentes clicando com símbolo função. Desta forma, irá surgir uma janela com as funções e um resumo do seu funcionamento. Exercício 01. Agora iremos criar uma planilha de controle de estoque. Esta planilha deverá ser entregue até sexta-feira (23/12) por (macedofirmino@gmail.com). Digite a planilha: VIII. Criar Gráficos Um gráfico é uma representação visual de seus dados. Usando elementos como colunas (em um gráfico de colunas) ou linhas (em um gráfico de linhas), um gráfico exibe uma série de dados numéricos em um formato gráfico. Faça as fórmulas da Quantidade final, Resultado das vendas e Pedido. As fórmulas, são:

5 Quantidade final: nessa coluna queremos saber quantas unidades de cada produto sobrou no estoque, e para isso utilizaremos a seguinte fórmula: = quantidade inicial - quantidade vendida Resultado das vendas: nessa coluna queremos saber qual foi o resultado das nossas vendas, se o produto foi bem vendido ou sua venda foi ruim, e para isso utilizaremos a seguinte fórmula: =se(quantidade vendida< meta de venda; péssima venda ; boa venda ). Com essa fórmula iremos saber se as vendas foram superiores ou iguais às nossas metas. Pedido: nessa coluna iremos saber se deveremos repor o nosso estoque ou não, para isso iremos usar novamente a fórmula SE : =se(quantidade final>=limite mínimo; não repor ; repor ). Por último faça um gráfico apresentando as quantidades iniciais dos produtos e a quantidade vendida.