Microsoft Access: Criar relatórios para um novo banco de dados. Vitor Valerio de Souza Campos

Transcrição

1 Microsoft Access: Criar relatórios para um novo banco de dados Vitor Valerio de Souza Campos

2 Conteúdo do curso Visão geral: O produto final Lição: Inclui oito seções Tarefas práticas sugeridas Teste

3 Visão geral: O produto final Aprenda como criar relatórios. Os relatórios apresentam informações visualmente, ajudam na compreensão dos dados e respondem a questões essenciais de negócios. Este é o sexto e último curso de uma série que ensina aos iniciantes como usar o Access 2010.

4 Objetivos do curso Criar relatórios básicos. Agrupar e classificar os dados de um relatório. Adicionar subtotais e outras somas a um relatório. Criar relatórios manualmente e com um assistente. Usar os Modos Layout e Design para alterar um relatório.

5 O jeito fácil de fazer relatórios Sua chefe gosta do que você fez com o banco de dados de controle de ativos, mas ela precisa apresentar algumas informações em uma reunião e está com pressa. Está na hora de criar relatórios. Os relatórios são o produto final de um banco de dados. Eles combinam os fatos brutos do banco de dados com informações suficientes para que esses fatos tenham significado e apresentam os resultados visualmente. As partes de um relatório: Cabeçalho de Página, Cabeçalho de Grupo, Detalhes, e Rodapés.

6 O jeito fácil de fazer relatórios No Access, um relatório é composto de seções. As seções de cabeçalho podem aparecer no alto de um relatório ou, no caso das seções Cabeçalho de Página, no alto de cada página do relatório. Em geral, os cabeçalhos de relatório contêm títulos e imagens como, por exemplo, logotipos de empresas. Já os cabeçalhos de página costumam conter títulos de colunas. As partes de um relatório: Cabeçalho de Página, Cabeçalho de Grupo, Detalhes, e Rodapés.

7 O jeito fácil de fazer relatórios Se quiser agrupar os dados em um relatório, você verá um Cabeçalho de Grupo. A seção listará os campos em que os dados podem ser agrupados. Por exemplo, caso precise ver quem faz os reparos em um determinado computador, você pode agrupar seus dados pelo nome do técnico de manutenção. A seção Detalhes é o corpo do relatório, os dados que os usuários precisam ver. Todos os relatórios têm que ter uma seção Detalhes. As partes de um relatório: Cabeçalho de Página, Cabeçalho de Grupo, Detalhes, e Rodapés.

8 O jeito fácil de fazer relatórios As seções de rodapé podem aparecer em diversos lugares. Por exemplo, é possível criar rodapés de grupo que exibem somas, contagens ou médias para um grupo de dados. Também é possível criar rodapés de página que aparecem na parte inferior de cada página do relatório e exibem elementos como números de página As partes de um relatório: Cabeçalho de Página, Cabeçalho de Grupo, Detalhes, e Rodapés.

9 O jeito fácil de fazer relatórios As seções de cabeçalho e rodapé são opcionais. Por exemplo, caso não deseje agrupar seus dados, você não precisa de cabeçalhos ou rodapés de grupo. Contudo, assegure-se de que os relatórios contenham informações suficientes para tornálos significativos e fáceis de compreender. As partes de um relatório: Cabeçalho de Página, Cabeçalho de Grupo, Detalhes, e Rodapés.

10 Começar com um projeto Então, como tornar os relatórios significativos e fáceis de compreender? Com um design Comece decidindo que dados e que seções devem ser incluídos no relatório. Por exemplo, todos os relatórios precisam de uma seção Detalhes, mas será que um cabeçalho é necessário? E quanto aos agrupamentos? Com base nisso, você opta por um layout. Exemplos de projeto de relatórios básicos.

11 Começar com um projeto Access oferece dois layouts básicos, tabular e empilhado, mas você pode organizar seus dados praticamente de qualquer jeito que quiser Os layouts tabulares lembram planilhas. Useos quando precisar apresentar dados em um formato de lista simples. Os layouts empilhados lembram os formulários que são preenchidos em um banco ou quando se faz uma compra online. Use um layout empilhado quando seu relatório contiver campos demais para exibir em formato tabular. Exemplos de projeto de relatórios básicos.

12 Começar com um projeto Os layouts mistos usam elementos dos layouts tabulares e empilhados. Por exemplo, você pode colocar alguns dos campos em um registro na mesma linha e empilhar outros campos do mesmo registro. No Access 2010, os layouts mistos são criados manualmente, no Modo de Exibição de Layout ou no Modo Design. Depois de terminar seu design, você tem várias opções para criar o relatório. Vamos começar com a ferramenta Relatório. Exemplos de projeto de relatórios básicos.

13 Criar um relatório básico A ferramenta Relatório é a maneira mais fácil de criar um relatório. Como a ferramenta Formulário abordada no curso anterior, a ferramenta Relatório cria automaticamente um relatório que está associado, ou conectado, a uma única fonte de dados, que pode ser uma tabela ou uma consulta. Os passos para criar um relatório básico.

14 Criar um relatório básico No Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta a ser usada como fonte de dados do relatório. Click the Create tab, and in the Reports group, click Report. Access creates a report that includes all the fields in your data source. The report automatically uses the tabular layout, and if your data source contains enough fields, Access creates the report in landscape format. Os passos para criar um relatório básico.

15 Criar um relatório básico O relatório é aberto no Modo de Exibição de Layout, onde você tem a oportunidade de alterálo. Por exemplo, você pode redimensionar um campo clicando e arrastando um único controle, ou pode alternar para um layout empilhado, algo que terá a chance de experimentar durante a sessão prática. Os passos para criar um relatório básico.

16 Agrupar e classificar dados Uma das operações mais eficientes que podem ser realizadas em um relatório é agrupar e classificar os dados. Por exemplo, se você quiser saber qual fornecedor entregou determinado conjunto de computadores, agrupar seus ativos por fornecedor pode mostrar essa informação de modo rápido e fácil. Agrupar e classificar dados em um relatório

17 Agrupar e classificar dados É possível agrupar relatórios tabulares ou empilhados. Abra o relatório no Modo de Exibição de Layout e, na guia Design, no grupo Agrupamento e Totais, clique em Agrupar e Classificar. O painel Agrupar, Classificar e Total é exibido abaixo do relatório. No painel, clique em Adicionar um grupo e selecione o campo pelo qual os dados deverão ser agrupados. O Access agrupa os dados de modo a refletir a sua escolha. Agrupar e classificar dados em um relatório

18 Agrupar e classificar dados Se quiser classificar os dados, clique em Adicionar uma classificação, selecione um campo e, novamente, o Modo de Exibição de Layout mostra as alterações feitas. É possível adicionar 10 níveis de agrupamento a um relatório e também classificar cada nível, se for necessário. Agrupar e classificar dados em um relatório

19 Adicionar somas ao relatório Além de agrupar e classificar, é possível adicionar subtotais, totais gerais e outros cálculos aos relatórios. Com o relatório ainda aberto no Modo de Exibição de Layout, inicie o painel Agrupar, Classificar e Total, clique em um nível de agrupamento e clique em Mais. Localize o campo totalizado e clique na seta ao lado dele. O processo para adicionar somas para um relatório.

20 Adicionar somas ao relatório Use a caixa de diálogo Totais para selecionar o campo a ser calculado, o tipo de cálculo a ser usado, como soma ou média, e para definir opções como subtotais e totais gerais. Quando você terminar, o relatório exibirá os cálculos. O processo para adicionar somas para um relatório.

21 Criar um relatório do zero Se não ficar satisfeito com os resultados obtidos com a ferramenta Relatório, você poderá usar o Modo de Exibição de Layout para criar um relatório manualmente, um processo que proporciona maior controle. Você arrasta os campos de uma lista, organizaos conforme desejado e os agrupa. Usando exibição de Layout para mudar um relatório.

22 Criar um relatório do zero Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Relatório em Branco. O Access cria um relatório em branco e exibe o painel de tarefas Lista de Campos. No painel de tarefas Lista de Campos, abra a tabela que você deseja usar como fonte de dados e arraste campos para o relatório. O Access usa automaticamente o layout tabular. Usando exibição de Layout para mudar um relatório.

23 Criar um relatório do zero Se quiser usar outro layout, realce os campos no relatório clicando no Seletor de Layout, a cruz no canto superior esquerdo do layout. Em seguida... Na guia Organizar, no grupo Tabela, clique em Empilhado. O Access reorganiza os campos. Usando exibição de Layout para mudar um relatório.

24 Criar um relatório com o Assistente de Relatório O Assistente de Relatório é um método rápido de criar um relatório com um grande número de campos e um layout complexo. Clique na guia Criar e, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Relatório. Complete o assistente. Como parte dessa operação, você seleciona uma fonte de dados. Em seguida... Selecione os campos a serem usados, as opções de agrupamento, um estilo e outros detalhes. Os passos para usar o Assistente de Relatório

25 Maneiras de alterar um relatório É possível alterar um relatório no Modo de Exibição de Layout ou no Modo Design. O Modo de Layout funciona melhor quando é preciso alterar a aparência do relatório. Por exemplo, você pode reorganizar campos, mudar o tamanho deles ou aplicar um estilo predefinido. Em contraste, no Modo Design, você tem controle sobre cada faceta do relatório. Por exemplo, você pode adicionar caixas de texto que exibem a data e a hora em que um relatório foi executado. Mudando um relatório no modo de Layout e Design

26 Maneiras de alterar um relatório Para abrir um relatório no Modo de Exibição de Layout, vá até o Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em Modo de Exibição de Layout. Use os comandos das guias Design, Organizar, Formato ou Configuração de Página. Por exemplo, na guia Design, no grupo Temas, clique em um tema visual para aplicálo ao relatório. Mudando um relatório no modo de Layout e Design

27 Maneiras de alterar um relatório Siga as mesmas etapas para abrir um relatório no Modo Design. Uma vez lá, você poderá inserir diversos controles, como caixas de seleção ou controles de data e hora. Mudando um relatório no modo de Layout e Design

28 Sugestões para a prática 1. Criar um relatório com a ferramenta de Relatório. 2. Agrupar e classificar um Relatório. 3. Adicionar subtotais e totais para um relatório. 4. Usar exibição de Design para rotular seus subtotais. 5. Adicionar rotulos em exibição de Layout. 6. Criar um relatório do zero. 7. Usar o Assistente de Relatório. Online practice (requires Access 2010)

29 Teste questão 1 Você pode adicionar até níveis de agrupamento a um relatório. (Escolha uma resposta.) 1. Sete. 2. Cinco. 3. Dez.

30 Teste questão 1 Você pode adicionar até níveis de agrupamento a um relatório. Resposta: 3. Dez. Você também pode especificar somas, contagens, e ordem de classificação para cada grupo.

31 Teste questão 2 Todos os relatórios têm que conter: (Escolha uma resposta.) 1. Uma seção de título. 2. Uma seção de data/hora. 3. Uma seção Detalhes. 4. Uma seção de nota de rodapé.

32 Teste questão 2 Todos os relatórios têm que conter: Resposta: 3. Uma seção Detalhes. Todos os relatórios devem ter uma seção Detalhes. Não faria sentido de outra forma.

33 Teste questão 3 Você pode adicionar controles a um relatório quando trabalha no Modo Design. (Escolha uma resposta.) 1. Verdadeiro. 2. Falso.

34 Teste questão 3 Você pode adicionar controles a um relatório quando trabalha no Modo Design. Resposta: 1. Verdadeiro. Você pode adicionar datas e horas, logos, check boxes, e mais.

35 Teste questão 4 O importante a lembrar na criação de relatórios é o seguinte: (Escolha uma resposta.) 1. Eles devem ser claros e fáceis de compreender. 2. Eles devem conter uma data e hora. 3. Eles devem agrupar os dados de alguma maneira. 4. Eles devem usar todas as seções de relatório disponíveis.

36 Teste questão 4 O importante a lembrar na criação de relatórios é o seguinte: Resposta: 1. Eles devem ser claros e fáceis de compreender. Você pode incluir poucos ou muitos elementos, o que você precisar para tornar a informação clara.