Noções Básicas de Excel página 1 de 19

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1 Noções Básicas de Excel página 1 de 19 Conhecendo a tela do Excel. A BARRA DE FÓRMULAS exibe o conteúdo de cada célula (local) da planilha. Nela podemos inserir e alterar nomes, datas, fórmulas, funções. Excel - barra de fórmulas A BARRA DE STATUS monitora o uso da planilha. Ela exibe informações sobre as ações que estão sendo executadas e calcula a soma de valores selecionados.

2 Noções Básicas de Excel página 2 de 19 Excel - barra de status Por último temos as PLANILHAS, ou seja, o local onde colocaremos os dados. Excel - planilhas As planilhas são compostas de linhas (1 até 65536), colunas (de A até IV -256 colunas)e CÉLULAS (encontro de uma linha com uma coluna) ex: coluna A + linha 11 forma célula A11. Cada célula armazena 1 dado e possui uma REFERÊNCIA, que é a sua localização a partir dos cabeçalhos de linha e coluna. Excel - célula e referência No Excel, os dados podem ser inseridos diretamente nas CÉLULAS ou pela BARRA DE FÓRMULAS. Inserindo dados no Excel

3 Noções Básicas de Excel página 3 de 19 Caso a barra de fórmulas não esteja visível, podemos ativá-la através do menu exibir opção Barra de Fórmulas. Toda fórmula no Excel começa com o sinal de igual. Neste caso, a barra de fórmulas exibirá a fórmula e a célula o resultado, como na ilustração abaixo. Excel - inserindo fórmulas Operadores do Excel. OPERADORES MATEMÁTICOS OPERADORES LÓGICOS * MULTIPLICAÇÃO > MAIOR < MENOR / DIVISÃO >= MAIOR OU IGUAL <= MENOR OU IGUAL + ADIÇÃO = IGUAL <> DIFERENTE - SUBTRAÇÃO Prioridade de operação: O Excel irá resolver as fórmulas respeitando a seguinte ordem: 1. Parênteses () 2. Divisão e Multiplicação 3. Adição e Subtração. Ex. =2+3*5 o resultado será 17 (primeiro ele multiplica depois soma) =(2+3)*5 o resultado será 25 (primeiro irá somar porque a soma está dentro dos parênteses depois irá multiplicar)

4 Noções Básicas de Excel página 4 de 19 ALÇA DE PREENCHIMENTO. No canto inferior direito da célula ativa, encontramos a ALÇA DE PREENCHIMENTO. Excel - alça de preenchimento Arrastando-a, podemos preencher rapidamente o conteúdo das células vizinhas com o mesmo valor. O procedimento pode ser realizado horizontal e verticalmente. Excel - arrastando a alça de preenchimento A ALÇA DE PREENCHIMENTO também pode criar seqüências. Quando pressionamos a tecla CONTROL, um pequeno sinal de mais (+) é exibido, indicando que haverá um incremento de valor a cada nova célula. Este procedimento funciona com valores numéricos. Excel - alça de preenchimento + CTRL Excel - alça de preenchimento + CTRL No lugar de utilizar a tecla Control, podemos preencher as duas primeiras células para indicar o valor do incremento ao Excel.

5 Noções Básicas de Excel página 5 de 19 Excel - alça de preenchimento com incremento = 10 O Excel também é capaz de reconhecer os meses do ano e valores de texto com números, como nos exemplos abaixo.

6 Noções Básicas de Excel página 6 de 19 Fazendo cálculos no Excel. No Excel, podemos realizar cálculos rápidos de duas formas: A primeira é através da BARRA DE STATUS, que exibe o valor das células que estão selecionadas. Em listas extensas de valores, este recurso pode ser muito útil, pois permite que possamos visualizar subtotais sem ter que alterar a planilha ou inserir linhas. Excel - somando valores com a Barra de Status A segunda forma é usando o botão AUTOSOMA, localizado na barra de ferramentas PADRÃO. Excel - ferramenta AutoSoma Este botão cria fórmulas de maneira bem simples. Basta selecionar os valores e em seguida o tipo de operação que deve ser realizada com eles (soma, média, contar, Max (maior valor) mín (menor valor). Excel - Somando valores com AutoSoma Depois que acionamos o botão. Uma fórmula é automaticamente criada na última célula da seleção ou na primeira célula em branco, caso não haja uma na seleção.

7 Noções Básicas de Excel página 7 de 19 Você também pode digitar a fórmula manualmente: Função SOMA (soma os valores do intervalo): =SOMA(CÉLULA INICIAL:CELULA FINAL) onde soma é a função o parêntese serve para indicar o intervalo, célula inicial onde vai começar o intervalo a ser calculado, célula final onde ira terminar o intervalo a ser calculado. Irá ficar assim: = SOMA(b1:b4) (analisando a figura acima). Função Média (calcula a média dos valores do intervalo) =MÉDIA(CÉLULA INICIAL:CELULA FINAL) onde média é a função o parêntese serve para indicar o intervalo, célula inicial onde vai começar o intervalo a ser calculado, célula final onde ira terminar o intervalo a ser calculado. Irá ficar assim: = MÉDIA(b1:b4) (analisando a figura acima). Função Máximo (encontra o maior valor do intervalo) =MÁXIMO(CÉLULA INICIAL:CELULA FINAL) onde máximo é a função o parêntese serve para indicar o intervalo, célula inicial onde vai começar o intervalo a ser calculado, célula final onde ira terminar o intervalo a ser calculado. Irá ficar assim: = =MÁXIMO(B1:B4) (analisando a figura acima). Função Mínimo (encontra o menor valor do intervalo) =MINIMO(CÉLULA INICIAL:CELULA FINAL) onde mínimo é a função o parêntese serve para indicar o intervalo, célula inicial onde vai começar o intervalo a ser calculado, célula final onde ira terminar o intervalo a ser calculado. Irá ficar assim: = =MÍNIMO(B1:B4) (analisando a figura acima). A B A B 1 DESPESA VALOR 1 DESPESA VALOR 2 ÁGUA 32,00 2 ÁGUA 32,00 3 LUZ 120,00 3 LUZ 120,00 4 TELFONE 115,OO 4 TELFONE 115,OO 5 267, ,00 =SOMA(B2:B4) =MÉDIA(B2:B4) A B A B 1 DESPESA VALOR 1 DESPESA VALOR 2 ÁGUA 32,00 2 ÁGUA 32,00 3 LUZ 120,00 3 LUZ 120,00 4 TELFONE 115,OO 4 TELFONE 115,OO 5 120, ,00 =MÁXIMO(B2:B4) =MÍNIMO(B2:B4)

8 Noções Básicas de Excel página 8 de 19 Ex. de cálculo com porcentagem: A B C D E 1 VALOR TAXA RESULTADO ACRÉSCIMO DESCONTO 2 120,00 10% 12,00 132,00 108,00 FÓRMULAS USADAS =A2*B2 =A2+C2 =A2-C2 NA LINHA 2 =valor*taxa =valor + resultado =valor - resultado Podemos calcular de forma direta, sem exibir o valor do resultado, onde irá aparecer apenas o valor inicial e o valor com acréscimo ou desconto. A B C D 1 VALOR TAXA ACRÉSCIMO DESCONTO 2 120,00 10% 132,00 108,00 FÓRMULAS USADAS = A2+A2*B2 = A2-A2*B2 NA LINHA 2 = valor + valor * taxa = valor - valor * taxa Ex. Orçamento. A B C D 1 QTDE PRODUTO VALOR UN. TOTAL 2 3 MOUSE 11,00 33,00 = A2*C2 3 4 TECLADO 25,00 100,00 =A3*C3 4 2 MONITOR 400,00 800,00 =A4*C4 5 SUBTOTAL 933,00 =SOMA(D2:D4) 6 DESCONTO 10% 93,30 =D5*C6 7 TOTAL LIQUIDO 839,70 =D5-D6

9 Noções Básicas de Excel página 9 de 19 Visual da Planilha Para que possamos facilmente alterar o visual da planilha, devemos ativar as barras de ferramentas FORMATAÇÃO e BORDAS, e depois ajustá-las no painel do programa. Acesso às barras de ferramentas Formatação e Bordas Excel - barras Formatação e Bordas As primeiras ferramentas da BARRA FORMATAÇÃO são as mesmas encontradas em outros programas que trabalham com textos. Podemos alterar o tamanho e tipo de fonte das letras, aplicar aspectos especiais aos textos e alinhá-los. Excel - ferramentas de formatação de texto O botão MESCLAR CÉLULAS elimina as divisões existentes entre as células selecionadas para que elas formem uma única célula. Assim, podemos fazer com que textos mais longos possam ser visualizados ou com que o mesmo campo de texto se refira a mais de uma linha ou coluna.

10 Noções Básicas de Excel página 10 de 19 Excel - mesclando células Nos botões seguintes podemos alterar o estilo e o número de casas decimais dos números. Excel - opções de formatação de números Os últimos botões da BARRA FORMATAR alteram o recuo, a cor da fonte e o sombreamento das células. Excel - cor e sombreamento das células A BARRA BORDAS aplica diferentes estilos e cores às bordas das células através de cliques e do arrasto do mouse.

11 Noções Básicas de Excel página 11 de 19 Excel - barra de ferramentas Bordas Além desses recursos temos a opção FORMATAR > CÉLULAS, cujas opções serão estudadas mais adiante. Excel - formatar células

12 Noções Básicas de Excel página 12 de 19 INSERINDO E ALINHANDO TEXTOS Os valores de texto que digitamos nas planilhas são automaticamente alinhados à esquerda. Excel - alinhamento padrão de textos Esta regra pode ser alterada pela formatação de células. Cada célula da planilha pode ter uma formatação diferente. As opções de formatação são acessadas com o botão direito do mouse ou no menu FORMATAR > CÉLULAS, e podem ser aplicadas a uma célula isolada ou a várias células, de acordo com a área selecionada. Excel - Formatar células A guia ALINHAMENTO possui todas as opções de formatação de texto. No campo alinhamento de texto, podemos definir a posição do texto dentro da célula. Centralizando vertical e horizontalmente, por exemplo, o texto se mantém no centro da célula mesmo quando alteramos o tamanho das linhas e colunas.

13 Noções Básicas de Excel página 13 de 19 Excel - alinhamento de texto A opção orientação permite ajustar o grau de inclinação do texto. Excel - orientação de texto As opções de controle de texto são usadas para definir o comportamento de textos extensos, que não cabem dentro de uma célula padrão. Com a opção Retorno automático de texto marcada, a altura da linha é ajustada para que todo o texto possa ser visualizado.

14 Noções Básicas de Excel página 14 de 19 Excel - retorno automático de texto A opção Reduzir para ajustar reduz o tamanho do texto para que ele caiba dentro da célula. Excel - reduzir para ajustar

15 Noções Básicas de Excel página 15 de 19 Como último recurso para textos longos, podemos mesclar células para que elas formem uma célula maior. Este recurso também é usado quando o mesmo texto se refere a várias linhas ou colunas, como neste exemplo. Excel - mesclar células É importante lembrar que a formatação de uma célula é mantida mesmo quando alteramos o seu conteúdo.

16 Noções Básicas de Excel página 16 de 19 Filtros O filtro é um recurso muito útil em planilhas extensas. Com ele, podemos fazer com que somente dados que obedeçam a determinados critérios sejam exibidos. Observe a planilha abaixo. Imagine que tenhamos uma lista enorme de contas a receber. Na linha 11 estão localizados os nomes de cada campo da lista, chamados de RÓTULOS. Excel - Planilha de contas a receber Com a linha 11 selecionada, vamos acionar o comando AutoFiltro, no menu Dados. Excel - AutoFiltro

17 Noções Básicas de Excel página 17 de 19 Ao lado de cada rótulo, é criada uma caixa de combinação, onde podemos filtrar os dados de cada campo. Excel - Rótulos com filtros As setas em azul indicam que os campos estão sendo filtrados. Podemos usar dois ou mais filtros ao mesmo tempo, e assim, restringir ainda mais a visualização. Excel - setas em azul indicando os filtros ativos Além disso, podemos utilizar critérios ou valores que não estão na lista, através da opção Personalizar. Excel - personalizando um filtro Vamos personalizar o filtro do campo VALOR para exibir as contas acima de 500 reais.

18 Noções Básicas de Excel página 18 de 19 Excel - personalizando o filtro do campo VALOR Agora vamos personalizar o filtro do campo DIAS EM ATRASO para exibir somente os valores diferentes de ZERO, ou seja, as contas em atraso. Excel - personalizando o filtro do campo DIAS EM ATRASO Desta forma, visualizamos apenas as contas em atraso com valor superior a 500 reais. Excel - exibindo apenas as contas em atraso com valor superior a R$ 500,00

19 Noções Básicas de Excel página 19 de 19 Como classificar os dados de uma planilha: Clique em uma das células (com dados) da planilha. Menu Dados Classificar Você pode escolher até 3 níveis de ordenação cada nível pode ser crescente ou decrescente. Neste exemplo pedi para ordenar primeiro por vendedor em seguida por produto e depois por região. Resultado Então o Excel primeiro ordenou pela coluna vendedor depois ele ordenou as vendas de cada vendedor por tipo de produto e depois separou os produtos por região. Pela imagem acima, observamos que ficou todas as vendas do Antonio depois agrupou os produtos e depois ordenou a região.