Mozart de Melo Alves Júnior

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2 INTRODUÇÃO O Excel 7.0 é um aplicativo de planilha desenvolvido para ser usado dentro do ambiente Windows. As planilhas criadas a partir desta ferramenta poderão ser impressas, usadas para gerar gráficos, além de outros recursos. TELA PRINCIPAL DO EXCEL CONCEITOS INICIAIS Antes de iniciar o estudo da planilha Excel, é importante entender alguns conceitos básicos que serão descritos a seguir. Elemento Linha Colunas Células Descrição São representadas pelos números existentes no lado esquerdo da área de trabalho. No Excel existem linhas São representadas pelas letras existentes na parte superior da área de trabalho. Iniciam com letra A e vão até as letras IV totalizando 256 colunas Representam a intercessão de uma coluna com uma linha, ou seja, o encontro da coluna A com a linha 1 é chamado de célula A1. Existem Representado por um retângulo destacado por seus contornos mais vivos. Cursor Planilhas Um conjunto de linhas e colunas compõe uma planilha 255 Pasta Um conjunto de planilha compõe uma pasta 2

3 BARRA PADRÃO Mesclar e Centralizar 2 Formato Moeda 3 Porcentagem 4 Divisor de Milhar 5 Aumenta casas decimais 6 Diminui casas decimais 7 Funções 8 Gráfico 9 Somatório 10 Ordem Crescente 11 Ordem Decrescente 12 Bordas 13 Sombreamento 14 Cor da Letra CONTEÚDO DE UMA CÉLULA seguir: Uma célula pode conter dois tipos de informações que serão mostradas na tabela a Conteúdo Descrição Valor Constante É um dado que é digitado diretamente na célula. Pode ser um texto, numero, data, hora entre outros. Fórmulas É uma referência a outra célula, funções ou operadores que dependem de outras células ou outros dados para mostrarem o seu conteúdo. Sempre iniciam com o caractere = CAPÍTULO II - EDIÇÃO COMO EDITAR O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA Para editar siga os seguintes passos: Selecione a célula que deseja editar dando um clique em cima da mesma ou posicione o cursor com o teclado Aperte a tecla F2 usando o teclado, ou com o mouse dê dois cliques dentro da célula. Faça as alterações que deseja Aperte a tecla Enter para confirmar ou Esc para cancelar as alterações TÉCNICAS DE SELEÇÃO A seleção é um dos recursos mais utilizados dentro do Excel. É possível selecionar uma área para formatá-la, apagá-la e realizar diversas outras ações. VIA MOUSE O mouse várias técnicas de seleção que serão demonstradas a seguir: Para selecionar Célula Várias Células Ação Clique na Célula Clique no início da célula mantenha o botão do mouse pressionado arrastando-o até a célula final. 3

4 Linha Coluna Blocos Descontínuos Clique no botão que representa a linha Clique no botão que representa a coluna Selecione o primeiro bloco e para marcar os outros mantenha pressionada a tecla Control ( CTRL ) AJUSTANDO COLUNAS Pode acontecer que durante a digitação de uma planilha, o conteúdo digitado dentro de uma célula exceda o tamanho da mesma. Para resolver este problema o Excel permite o ajuste da largura das colunas. AJUSTANDO COLUNAS VIA MOUSE Selecione a(s) colunas que deseja ajustar Arraste com o mouse na linha que separa os botões da(s) coluna(s) selecionada(s) Como mostra a figura abaixo: Mova o mouse dando a nova largura Solte o botão do mouse para confirmar PARA DAR UM AJUSTE AUTOMÁTICO VIA MOUSE Selecione a(s) coluna(s) que deseja ajustar Dê dois cliques com o mouse na linha que separa os botões da(s) coluna(s) selecionada(s) AJUSTANDO COLUNAS VIA TECLADO Selecione a(s) coluna(s) que deseja ajustar Entre no menu Formatar, item Colunas, opção Largura Digite o valor da largura da coluna Clique OK para confirmar PARA DAR UM AJUSTE AUTOMÁTICO VIA TECLADO Selecione a(s) coluna(s) que deseja ajustar Entre no menu Formatar, item Coluna, Opção Auto Ajuste da seleção AJUSTANDO LINHAS O Excel permite ajusta a altura de uma ou várias linhas AJUSTANDO LINHAS VIA MOUSE Selecione a(s) linhas que deseja ajustar. Arraste com o mouse na linha que separa os botões da(s) coluna(s) selecionada(s) Como mostra a figura abaixo: 4

5 Mova o mouse dando a nova altura Solte o botão do mouse para confirmar PARA DAR UM AJUSTE AUTOMÁTICO VIA MOUSE Selecione a(s) linhas(s) que deseja ajustar Dê dois cliques com o mouse na linha que separa os botões da(s) linhas(s) selecionada(s) AJUSTANDO LINHAS VIA TECLADO Selecione a(s) linhas(s) que deseja ajustar Entre no menu Formatar, item Linhas, opção Altura Digite o valor da altura da linha Clique OK para confirmar PARA DAR UM AJUSTE AUTOMÁTICO VIA TECLADO Selecione a(s) linha(s) que deseja ajustar Entre no menu Formatar, item Linha, Opção Auto Ajuste da seleção COMO COPIAR E MOVER CÉLULAS Digamos que se queira repetir determinada parte de uma planilha em um outro local. Para não se ter que digitar esta parte novamente é possível de uma maneira bem simples realizar uma cópia do trecho desejado COMO MOVER TEXTOS (COM ÁREA DE TRANSFERÊNCIA) Selecione a área desejada Clique no botão ou digite CTRL + X Determine o ponto de colagem Clique no botão ou digite CTRL + V COMO COPIAR TEXTOS (COM ÁREA DE TRANSFERÊNCIA) Selecione o texto Clique no botão ou digite CTRL + C Determine o ponto de colagem Clique no botão ou digite CTRL + V COMO MOVER TEXTOS (SEM ÁREA DE TRANSFERÊNCIA) Selecione o texto Coloque o cursor em cima do mesmo até que assuma a forma de uma seta. Arraste até a nova posição 5

6 COMO COPIAR TEXTOS (SEM ÁREA DE TRANSFERÊNCIA) Selecione o texto Coloque o cursor em cima do mesmo até que assuma a forma de uma seta. Arraste até a nova posição segurando a tecla CTRL CRIANDO PLANILHA MAIS SOFISTICADAS Vimos anteriormente um exemplo para criação de uma planilha simples. Vamos agora observar outros métodos que facilitam a criação de planilhas. Uma planilha consiste da criação de texto, números e fórmulas. Para criação de fórmulas: CARACTERES FUNÇÃO = Inicia uma fórmula + Soma elementos em uma fórmula - Subtrai elementos em uma fórmula / Divide elementos em uma fórmula * Multiplica elementos em uma fórmula ( ) Permite forçar a realização de determinada operação ^ Exponencial =RAIZ Raiz quadrada =SOMA Permite fazer a soma de vários intervalos =MÉDIA Permite fazer a média de vários intervalos =MÍNIMO Calcula o mínimo valor de vários intervalos =MÁXIMO Calcula o máximo valor de vários intervalos Digite a planilha a seguir e construa as fórmulas para a coluna Total e Total de Vendedor. Sendo que o Total é igual ao valor de cada produto menos o desconto multiplicado pela quantidade. O total do vendedor é igual ao total multiplicado pela comissão. É necessário a utilização de parênteses Vendedor Produto Desconto Unid Total Comissão Total Vendedor João Fórmula 0,2 Fórmula Márcia Fórmula 0,3 Fórmula Carlos Fórmula 0,15 Fórmula Sandra Fórmula 0,4 Fórmula Joaquim Fórmula 0,2 Fórmula Marcílio Fórmula 0,02 Fórmula Sônia Fórmula 0,3 Fórmula Fernando Fórmula 0,8 Fórmula USANDO PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO Para facilitar a digitação de todas as planilhas em geral o Excel possui um recurso de preenchimento automático. Para utilizar este recurso siga os passos a seguir Selecione a célula que será a fonte para o preenchimento Arraste pelo local indicado pela figura 6

7 Basta soltar o botão do mouse para terminar a operação TIPO DE ENDEREÇAMENTO Significa a maneira que as fórmulas se referenciam as células. Endereçamento RELATIVO quando se copia uma fórmula a mesma se ajusta automaticamente na posição colocada. Se a fórmula é jogada quatro células abaixo, ela se ajusta automaticamente a nova posição. Exemplo Ao copiar a fórmula =B1+D4 quatro células abaixo ela, na nova posição será =B5+D8. Outro endereçamento é o FIXO. Neste caso não haverá ajustes, se a fórmula for copiada para dez células abaixo ou para qualquer outro local ela permanecerá a mesma. Amaneira de se fixa o endereçamento a uma célula é usando o caractere $. O último endereçamento é o MISTO. Neste caso é possível variar a linha ou a coluna. Endereçamento Relativo Fixo Misto Exemplo =B5-F6 =$B$5-$F$6 =$B5-$F6, =B$5-F$6 Vamos agora criar as fórmulas para completar a planilha a seguir Jan Fev Mar R$ 1,00 R$ 0,90 R$ 0,80 Equipamentos Valor Dolar Jan Fev Mar Mouse 20,00 Impressora Laser 2.000,00 Monitor SVGA 400,00 Multi-mídia 500,00 Scanner 300,00 Fax-modem 100,00 Crie a fórmula que dará o valor do mouse em janeiro e depois copie para as outras células. Para criar esta fórmula será necessário usar o endereçamento MISTO. INSERINDO E REMOVENDO LINHAS E COLUNAS INSERINDO UMA OU MAIS LINHAS Coloque o cursor na linha onde deseja a inserção Se deseja mais de uma linha selecione a quantidade que quiser. Entre no menu Inserir, opção linhas REMOVENDO UMA OU MAIS LINHAS Coloque o cursor na linha onde deseja a remoção Se deseja mais de uma linha selecione a quantidade que quiser. Entre no menu Editar, opção Excluir. Escolha a opção linha inteira. Clique em OK para confirmar. INSERINDO UMA OU MAIS COLUNAS Coloque o cursor na coluna onde deseja a inserção Se deseja mais de uma coluna selecione a quantidade que quiser. Entre no menu Inserir, opção colunas REMOVENDO UMA OU MAIS COLUNAS 7

8 Coloque o cursor na colunas onde deseja a remoção Se deseja mais de uma colunas selecione a quantidade que quiser. Entre no menu Editar, opção Excluir. Escolha a opção coluna inteira. Clique em OK para confirmar. INSERINDO PLANILHAS DENTRO DA PASTA O Excel trabalha com pastas que são compostas de planilhas. Para adicionar uma planilha em branco dentro de uma pasta basta clicar no menu Inserir, opção Planilha. EXCLUINDO UMA PLANILHA DE UMA PASTA Para excluir uma planilha de uma pasta, basta deixá-la como planilha corrente, ou seja, a planilha que está sendo utilizada e depois basta clicar no Editar, opção Excluir planilha. FORMATAÇÃO COLOCANDO NOME EM UMA PLANILHA Uma pasta é composta de várias planilhas(plan1, Plan2,...). Para colocar o nome em uma das planilhas basta dar dois cliques no nome da planilha ou entrar no menu Formatar, item Planilha, opção Renomear que aparecerá a seguinte tela: Basta então colocar o nome e clicar no botão de OK FORMATAÇÃO DE CÉLULAS A formatação permite que sejam alterados as características das células, sem trocar o seu conteúdo. Ela é dividida em diversos tópicos como será mostrado a seguir NÚMERO Em número será possível mudar a forma de apresentar o conteúdo das células sem alterá-los. Selecione a cada uma das colunas. Entre no menu Formatar, opção Célula, item Número. Escolha a categoria de acordo com a coluna. Aplique os códigos de formatação Clique em OK para confirmar. 8

9 ALINHAMENTO Permite trocar o alinhamento das células e também a forma como o conteúdo da mesma será exposto ou seja na vertical ou horizontal. Selecione a área que deseja formatar. Entre no menu Formatar, opção Célula, item Alinhamento. Escolha o alinhamento desejado. Clique OK para confirmar. FONTE Selecione a área que deseja formatar Entre no menu Formatar, Opção Célula, item Fonte Escolha a Fonte desejada. Clique OK para confirmar. BORDA Selecione a área que deseja formatar Entre no menu Formatar, Opção Célula, item Borda Monte com as opções as bordas desejada. Use a opção Cor para trocar as cores das bordas 9

10 Clique OK para confirmar. PADRÕES Os padrões permitem alterar o preenchimento interno das células. Selecione a área que deseja formatar Entre no menu Formatar, Opção Célula, item Padrões Escolha uma das cores no item cor. Em Padrões escolha o padrão desejado Clique OK para confirmar. RECURSOS ESPECIAIS CLASSIFICANDO PLANILHAS Digamos que após ter digitado uma planilha com mais de cem funcionários de uma empresa, se quisesse colocá-los em ordem alfabética. O Excel com apenas um simples comando pode realizar esta tarefa. Selecione a área que deseja classificar, incluindo os títulos das colunas. Entre no menu Dados, opção Classificar No item Classificar por escolha por qual coluna deseja a classificação. Escolha a ordem por ascendente ou descendente. Clique OK para confirmar. COLOCANDO CABEÇALHO E RODAPÉ Entre no menu Arquivo, opção Configurar Página e entre no item Cabeçalho e Rodapé. Use o botão Personalizar Cabeçalho para criar seu cabeçalho. Use o botão Personalizar Rodapé para criar o seu rodapé 10

11 Os cabeçalhos ou rodapés dentro do Excel são divididos em três seções (esquerda, Central, Direita). Para facilitar a criação dos cabeçalhos/rodapés existem botões que permite formatar os dados. GRÁFICO CRIANDO GRÁFICOS A melhor forma de se visualizar dados é usando a representação gráfica. Após criar planilhas, o Excel permite que se crie gráficos a partir delas. Siga os seguintes passos para criar um gráfico a partir da planilha acima Selecione a área que vai compor os dados do gráfico. Entre no menu inserir, item Gráfico, opção Como nova planilha. Aparecerá a seguinte tela : 11

12 Escolha na tela o tipo do gráfico a ser utilizado. Para o nosso exemplo escolha colunas 3-D Escolha do seu lado direito qual variação do tipo de gráfico selecionado você deseja. Clique no botão Próxima Na tela seguinte já é mostrado o gráfico Escolha se a seqüência de dados vai ser em linhas ou colunas. Escolha quantas colunas serão usadas com títulos. Escolha quantas linhas serão usadas como títulos. Clique no botão Próxima. Aparecerá a seguinte tela: Escolha se quer legenda ou não Coloque como título do gráfico Resumo de Vendas Coloque como título do eixo categoria Vendedores Coloque como título do eixo valor Reais Clique em avançar. 12

13 tela. Nesta tela você poderá escolher se que o seu gráfico em outra planilha ou na mesma Clique em finalizar que o gráfico estará pronto. 13

14 TELAS DO EXCEL

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