Treinamento para o acesso a Informação Científica e Tecnológica em Saúde Excel

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1 Treinamento para o acesso a Informação Científica e Tecnológica em Saúde Excel O Excel é um software de planilha eletrônica que integra o pacote dos produtos Microsoft Office, que pode ser utilizado para calcular, armazenar e trabalhar com lista de dados, criar relatórios e gráficos, sendo recomendado para planejamentos, previsões, análises estatísticas e financeiras, simulações e manipulação numérica em geral. Por ser um programa escrito para Windows, tem acesso a todas as funções que o ambiente proporciona, como por exemplo, a troca de dados entre aplicativos (Word, PowerPoint, etc). O Excel pode ser utilizado em diversas áreas, citaremos algumas: Área Administrativa: Folha de Pagamento, Salários, Contabilidade, Controle de Compras, Tabelas de Preços, Saldos etc. Área Financeira: Análise de Investimentos, Custos, Projeção de Lucros, Fluxo de Caixa, Controle de Captação de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a Receber, Simulação de Custos etc. Produção: Controle de Produção, Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc. Área Comercial: Plano de Vendas, Controle de Visitas, Análise de Mercado, Controle de Notas Fiscais, Emissão de Listagem de Preços etc. Ao criar um arquivo no Excel, estamos criando uma pasta de trabalho, que recebe essa denominação por que em um único arquivo, é possível reunir várias planilhas (até 255), tabelas, gráficos etc. Cada planilha funciona de forma independente, e contêm no máximo 256 colunas, identificadas por letras e linhas identificadas por números. O cruzamento de uma linha e uma coluna é chamado de célula e é nela que as informações ficam armazenadas. Quando criamos uma nova pasta de trabalho, será exibida uma planilha com linhas e colunas, formando células. Cada célula possui um endereço que será exibido na caixa Nome.

2 Barra de Formatação Entrar com a informação - digitar Digitar o texto em uma célula e apertar a tecla enter, assim o cursor vai para a célula abaixo. Dicas: 1- Para modificar a direção das células: Selecionar menu FERRAMENTAS, OPÇÔES, EDITAR, ativar a caixa MOVER SELEÇÃO APÓS ENTER e escolher a direção desejada 2- Habilitar o Recurso Auto Completar o Excel completa a digitação da célula, podendo se aceitar ou não este recurso: Nessa mesma tela, podemos habilitar a opção Ativar Autoconclusão para valores de célula Alterar a informação digitada Selecionar a célula e pressionar a tecla F2 ou com o mouse na barra de fórmula A B C 3 Quantidade de registros recuperados na busca cirurgia plástica pelos campos:

3 4 Base de Dados palavras descritor 5 LILACS MEDLINE CÉLULAS A1 Quantidade de registros recuperados na busca cirurgia plástica pelos campos: A3 Base de Dados A5 LILACS A6 MEDLINE B4 palavras B B C4 descritor C5 939 C Navegação entre as células Dicas: 1- Selecionar células aleatórias: Clique sobre a primeira delas, tecle e mantenha pressionado a tecla CTRL, enquanto clica nas demais; 2- Selecionar toda planilha estando o cursor posicionado em qualquer uma das células da respectiva planilha pressione CTRL+ Shift Selecionar toda a coluna: basta posicionar o cursor na coluna desejada e teclar CTRL + Barra de Espaços. 4- Para selecionar toda linha: basta posicionar o cursor na linha desejada e teclar Shift + Barra de Espaços. 5- Para selecionar uma coluna da planilha: CTRL + Shift Seta para baixo 6- Para selecionar uma linha da planilha: CTRL + Shift Seta para direita

4 No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente, é necessário que você digite uma seqüência que pode ser números, meses etc, essa seqüência já é pré-definida Dicas: 1- Você pode criar uma seqüência personalizada para isso selecionar menu FERRAMENTAS, OPÇÕES, LISTAS, digite as informações e clique no botão adicionar Fórmulas Digitar o sinal de igual (=) antes da formula Operadores Matemáticos * Multiplicação / Divisão + Adição - Subtração Exemplo: =SOMA(A1:B3) esta função equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 =SOMA(C5:C6) esta função equivale a =B5+B6 Dicas: 1- As fórmulas seguem uma sintaxe, específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (referência de célula, intervalo etc), que são separados pelos operadores de matemáticos. Relacionais = Igualdade < Menor que > Maior que <= Menor ou igual >= Maior ou igual <> Diferente Aritméticos =SE(D6<5;"Reprovado";"Aprovado") Ampliar ou reduzir a apresentação Utilizando o menu Exibir -> zoom, altera-se o número de linhas e colunas exibidas. Mudar de planilha Para avançar de uma planilha para outra (exemplo: de Plan1 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl + PageDow;

5 Para retornar a planilha anterior (exemplo de Plan3 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl + PgUp. Inserir nova planilha No Menu Inserir -> Planilha. Esta nova planilha é criada com um nome genérico PLAN# onde # é um número seqüencial. Renomeando Planilhas Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos: Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear. Digite o nome da planilha e pressione a tecla Enter. Alterar a ordem Clicar no nome da planilha e arrastar o mouse pela guia da planilha até a posição que se deseja trocar, neste caso, aparece uma seta indicando a posição do mouse. Excluindo Planilhas Caso não necessite de todas, você pode excluir as desnecessárias, selecionandoas e utilizando um dos seguintes comandos: Clique no menu Editar, Excluir planilha Selecionar Intervalos Os intervalos para cálculos devem ter uma linha e/ou coluna com títulos. Depois de criar um nome para este intervalo, este título deve ser suado para criar fórmulas. Selecionar células Intervalo: Clicar sobre a célula inicial e arrastar o mouse até a célula final, marcando assim uma região mais escura, que é a selecionada. Intervalo não adjacente: Selecionar a primeira região e com a tecla CTRL pressionada, selecione a região seguinte. Uma coluna: Clicar no título da coluna Uma linha: Clicar no título da linha Usar a autoformatação Com a autoformatação a apresentação da planilha é alterada conforme o estilo escolhido. No menu Formatar, escolher AutoFormatação, escolher AutoFormatação e clicar no estilo desejado. Copiar Formatação

6 Depois de selecionar a célula ou intervalo de célula clicar no ícone Copiar, selecionar a celular que vai receber a cópia e no menu Editar escolher Colar Especial Na caixa de opções escolher o item Formatos para copiar o formato das células. Nesta caixa encontra-se também copiar Fórmulas, Valores, etc. Ou clicar na ferramenta pincel Efetuar cálculos Trabalhar com AutoSoma Selecionar um intervalo e clicar no ícone AutoSoma, a somatória aparece na linha ou coluna vazia logo após o intervalo. Usar o AutoCalculo Ao selecionar um conjunto de células numéricas, na barra de status será exibida a soma dos valores selecionados. Para exibir a barra de status clicar em Exibir em seguida escolha Barra de Status. Também estão disponíveis outros cálculos: Média Máximo Mínimo Contagem Número Contagem Valores Criar funções: Funções são fórmulas pré-definidas. O assistente de função auxilia na montagem de cada uma delas, com texto de explicações em cada passo. Os argumentos das funções são montados entre parênteses ().

7 Fórmula do Contar.Vazio Contar as células que estão vazias. Exemplo: Você gostaria de saber quantos livros não foram devolvidos. A B 1 DEVOLUÇÃO DATA 2 João 3 Maria 15/10/ Márcio 28/09/ Débora 6 Marta 10/10/ Andrea =CONTAR.VAZIO(B2:B7) Onde: =CONTAR.VAZIO é o nome da fórmula (B2:B7) refere-se ao endereço das células 1. FÓRMULA DO SOMASE Soma um intervalo de células mediante a condição estabelecida Exemplo: Você gostaria de saber a quantidade de assinaturas que a sua biblioteca pagou para o ano de Então você tem uma planilha onde na coluna A você coloca o nome da revista, na coluna B o total de assinaturas e na coluna C, o nome das bibliotecas. Você gostaria de somar somente as assinaturas referentes a sua biblioteca. Logo a fórmula seria a seguinte: =SOMASE(D1:D9;"IFF";C1:C9) A C D 1 ACADEMY 5 ENSP 2 ACTES 4 IFF 3 ADMINISTRATIVE 6 MANG 4 ADVERSE 3 INCQS 5 AGE 4 COC 6 AGING 2 COC 7 AIDS 1 3 MANG 8 AIDS 2 1 CPQRR 9 AIDS 3 3 ENSP

8 Onde: =SOMASE- é o nome da fórmula (D1:D9 refere-se ao endereço inicial e final de células, onde você digita o nome da biblioteca, exemplo IFF. O nome da biblioteca, exemplo IFF é o critério para somar, ou seja, só somará se neste intervalo de células de D1 até D9, conter alguma palavra IFF. O critério deverá sempre ser colocado entre aspas. C1:C9 refere-se ao intervalo de células onde será somado, mediante a condição, ou seja, ele somará somente aqueles valores que na coluna D você digitou IFF. Referencias a outras planilhas Outra funcionalidade muito interessante é a possibilidade de escrever referencias em células que se encontrem em outras planilhas ou inclusive em outras pastas de trabalho. Referencia a outras planilhas. Para fazer referencia a células de outras planilhas, devemos indicar o nome da planilha seguido do sinal de exclamação e o nome da célula. Por exemplo: Planilha2!A2 esta referencia está dizendo para pegar o conteúdo de A2 da planilha2. Se a planilha tiver um nome personalizado com espaços, a referencia seria 'Nome da planilha externa'!a2, o nome da planilha ficaria entre aspas simples ' '.

9 Como fazer um gráfico Entrar com os dados que se deseja representar graficamente. Selecionar exatamente os dados que se deseja fazer o gráfico (não pode selecionar uma linha e/ou coluna em branco, ou parte do título). Observação: Se os dados apresentarem, por exemplo: município, matrículas e percentual, para fazer este gráfico deve-se selecionar somente município e matrículas ou município e percentual. A escolha de um deste tipo deve ser por conveniência. Clique no assistente gráfico. Neste momento, aparecerá a seguinte janela:

10 Esta etapa é para definir o TIPO DE GRÁFICO. Observe que existem vários modelos (tipo padrão e tipo personalizado) Escolha o tipo de gráfico e clique em Avançar Neste momento, aparecerá a seguinte janela:

11 Esta etapa é para definir o DADOS DE ORIGEM DO GRÁFICO. Verificar se o gráfico que apareceu é o desejado. Se não for o desejado, mudar o Intervalo de dados. Se for o desejado clicar em Avançar. Se desejar remover ou adicionar dados clicar em Seqüência. Neste momento, aparecerá a seguinte janela:

12 Esta etapa fornece OPÇÕES DE GRÁFICO Deve-se entrar com o título, nome dos eixos X e Y. Esta etapa, também, fornece opção de Eixos, Linhas de grade, Legenda, Rótulos de dados e Tabela de dados. Entre nestas opções e verifique o que acontece com o gráfico mostrado. Depois de passar por estas opções, clicar em Avançar

13 Neste momento, aparecerá a seguinte janela: Esta etapa consiste em definir o LOCAL DO GRÁFICO Se clicar Concluir, o Excel posicionará o gráfico na planilha onde foram digitados os dados. Se clicar como nova planilha e clicar em Concluir, o Excel posicionará o gráfico com tamanho de uma folha de papel definida a priori em uma nova planilha.

14 Neste momento, aparecerá a seguinte janela: Esta etapa demonstra o GRÁFICO CONCLUÍDO Se clicar duas vezes nesta área, o gráfico poderá ser melhor apresentado. Trabalhando as telas: padrões, fonte e propriedades, que formatam a área do gráfico, o mesmo poderá ficar mais limpo, para apresentação. A mesma coisa poderá ser feita se clicar duas vezes dentro do gráfico, pois poderá ser trabalhada a área de plotagem do gráfico. Depois de tudo arrumado o gráfico poderá ter esta aparência. Imprimindo o Documento Antes de imprimir um documento, clique no menu Arquivo, Visualizar Impressão.

15 Existem mais opções de alteração do padrão impresso da planilha para torná-la cada ver mais apresentável. A mudança da orientação, a expansão ou redução global da planilha, a colocação de cabeçalhos e/ou rodapés e outros recursos sempre criam um melhor aspecto visual. A definição ou alteração desses elementos pode ser feita com o comando de configurar página : Clique no botão Configurar da janela Visualizar impressão. Verifique a seção Orientação, Dimensionar na guia Página (alterar, se for necessário). Seção Orientação - Especifica a orientação da página impressa. Seção Dimensionar - Reduz ou aumenta a planilha ou a ajusta a um número de páginas específico quando você imprime. Verifique a seção Centralizar na página na guia Margens (alterar, se for necessário).

16 Seção Centralizar na página - Centraliza os dados na página entre as margens, marcando a caixa de seleção Vertical, a caixa de seleção Horizontal ou ambas. Cabeçalhos e rodapés Os cabeçalhos podem ser usados para informar um título ou texto que identifique o que está sendo impresso e, às vezes, pode vir acompanhado da data/hora de emissão. Os rodapés são úteis na colocação do número da página ou outras informações gerais. O padrão do Microsoft Office Excel 2003 é colocar o nome da planilha no topo e o número da página atual na base, ambos centralizados horizontalmente em relação às margens da planilha. Clique na guia Cabeçalho/Rodapé.

17 Para inserir um cabeçalho ou rodapé, basta selecionar um modelo na lista do Cabeçalho ou na lista do Rodapé. No final clique em OK. Imprimindo o documento. O primeiro passo é ajustar a impressora e configurá-la da forma mais adequada para o trabalho de impressão. Depois, basta selecionar a área a ser impressa e comandar o envio para a impressora através da seqüência abaixo: Clique no menu Arquivo, Imprimir. Responda à caixa de diálogo apresentada. Quando se usa o mouse, no entanto, clicando no ícone correspondente, a impressão é feita direta-mente, sem a utilização da caixa de diálogo característica do comando.

18 Verifique a seção Impressora, Intervalo de impressão, Imprimir, Copias (alterar, se for necessário). Seção Impressora - Selecione uma impressora. As informações que aparecem abaixo da caixa Impressora aplicam- se à impressora selecionada. Seção Intervalo de impressão - Indica as páginas do documento a serem impressas. Se você clicar em Páginas, também deverá inserir os números de página desejados. Seção Imprimir - Indica a parte do documento a ser impressa. Seção Cópias - Especifica o número de cópias a ser impresso. Clique em OK para imprimir.