Fórmulas e Funções 7

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1 Fórmulas e Funções Visualização automática do resultado Para visualizar rapidamente o resultado das funções mais simples média, soma, contar, mínimo e máximo: 1. Menu de contexto sobre a barra de estado + activar as funções que se pretende ver figura seguinte. 2. Seleccionar as células que deseja calcular. 3. Verificar o resultado na barra de estado ou na janela do seu menu de contexto Funções do comando Soma Automática Vamos agora estudar várias funções com fórmulas que fazem parte das necessidades do dia-a-dia profissional. No friso Fórmulas + grupo Biblioteca de Funções + seta de lista pendente de Soma Automática ou seta de lista pendente do botão [ ] do grupo Edição do friso Base, temos as seguintes funções disponíveis:

2 2 Excel 2010 Estas funções fazem parte de uma necessidade muito frequente, pelo que para trabalhar com as mesmas basta clicar na célula onde queremos o resultado da função + clicar numa destas opções + definir o intervalo de células relevante + Enter Função Soma Para começar, iremos construir a seguinte tabela, onde os valores que aparecem a itálico são resultado de aplicações de funções e fórmulas, pelo que não devem ser escritos. Na célula D7, vamos colocar a soma dos valores existentes entre a célula D4 até à célula D6. Poderíamos fazer isso com a seguinte fórmula: =D4+D5+D6. No entanto, isto seria bastante trabalhoso se tivéssemos valores de muitas parcelas para obter o seu total. O Excel tem uma função automática que permite fazer isto. Temos de seleccionar as células que queremos adicionar de D4 a D7 que inclui a célula onde queremos o resultado e depois clicar no botão [ ] Soma Automática do friso Fórmulas ou Base. O Excel apresentará logo o resultado, colocando este na célula D7.

3 Fórmulas e Funções 3 A B C D E 1 DESPESAS DE COMPRA 3 Produtos Unidades por quilo Total % 4 Pão 20,0 2,0 40,0 0,32% 5 Chocolate 500,0 20, ,0 79,74% 6 Manteiga 50,0 50, ,0 19,94% 7 Total 570,0 72, ,0 100,00% Como se pode ver, o Excel calculou automaticamente o valor do total. Se clicar a célula D7, verá que a fórmula desta é: =Soma(D4:D6). Isto significa que o Excel vai somar os conteúdos do que estiver entre a célula D4 e D6. No Excel, o sinal dois pontos [:] significa até. A função Soma é uma das mais importantes no Excel possuindo, por isso, um botão só para ela. Claro que, se quiséssemos poderíamos ter escrito a função na célula e o efeito seria o mesmo, só que demoraria muito mais tempo. Outra forma de obter a função Soma passa por clicar na célula destino do resultado a D7 + clicar no botão da Soma Automática. Desta vez, o Excel pede para seleccionarmos as células pretendidas ou propõe o intervalo de células para a soma, fazendo aparecer uma linha a tracejado à volta das células de parcelas propostas. Neste caso, clicar na pica verde na barra de fórmulas para obter o OK da acção ou tecla Enter. Se não aceitarmos a proposta de intervalo de soma do Excel, seleccionamos as células pretendidas neste caso de D4 a D6 e fazemos Enter ou clicamos na pica verde na barra de fórmulas para obter o OK da acção.

4 4 Excel 2010 Outras formas de utilizar a função Soma: Função =Soma(C4;C8) =Soma(C4:C6;C33:C35) Equivalente Explicação =C4+C8 = C4+C5+C6+ C33+C34+C35 O ponto e vírgula no Excel, separa os argumentos das funções. Pode ser utilizado para identificar células alternadas Soma de dois intervalos não seguidos de células Para trabalhar com o rato somando intervalos alternados de células: 1. Manter premida a tecla Ctrl após posicionar o cursor do rato na célula da soma. 2. Clicar no botão de somatório [ ] + seleccionar a primeira célula ou intervalo de células + seleccionar o segundo intervalo de células + etc.. 3. No fim, confirmar a função com Enter e soltar a tecla Ctrl Soma simultânea de linhas e/ou colunas Veja-se o seguinte quadro de despesas semanais de km: Pretendemos saber o total de km que cada pessoa percorreu, mas também o total de km por dia da semana.

5 Fórmulas e Funções 5 O modo mais rápido de o fazer é: 1. Seleccionar o intervalo de dados (km), incluindo as células adjacentes onde precisamos do resultado, os totais na horizontal e na vertical. 2. Clicar no botão de somatório. As somas aparecem todas em simultâneo. Este método de trabalho aplica-se, igualmente, para outros tipos de funções do comando Soma Automática Soma simultânea em diferentes folhas Quando queremos somar ou fazer quaisquer outros tipos de cálculos as mesmas células ou intervalos de células em diferentes folhas, podemos fazê-lo de uma só vez, desde que o seu endereço seja idêntico em todas as folhas envolvidas, como segue: 1. Posicionar-se na célula destino da soma e escrever ou clicar no botão somatório: =Soma(). 2. Posicionar o cursor no meio dos parêntesis da fórmula acima + clicar no nome da primeira folha + seleccionar o bloco de células desta primeira folha. 3. Manter premida a tecla Shift + clicar na última folha para que todas fiquem seleccionadas no seu nome + Enter. Exemplo de uma fórmula que soma os intervalos das células de E9 a I13 das folhas Jan a Dez: Função Média =SOMA(Jan:Dez!E9:I13) Uma outra função muito usada no Excel é a função Média. A sua utilização é idêntica à da soma, pelo que tudo o que foi dito para os argumentos da função Soma também se aplica na função Média.

6 6 Excel 2010 Claro que o objectivo é totalmente diferente. Enquanto a soma permite obter a soma dos conteúdos das células, a média calcula a média aritmética dos conteúdos das mesmas. Podemos utilizar o exercício mais atrás para testarmos esta função ver figura seguinte. Escrevemos na célula A8: Média, e na célula B8 criamos a função: =Média(B4:B6), seguindo os mesmos passos que usámos para criar a função soma atrás. A B C D E 1 DESPESAS DE COMPRA 3 Produtos Unidades por quilo Total % 4 Pão 20,0 2,0 40,0 0,32% 5 Chocolate 500,0 20, ,0 79,74% 6 Manteiga 50,0 50, ,0 19,94% 7 Total 570,0 72, ,0 100,00% 8 Média 190,0 24,0 Como se pode ver, o Excel calculou a média dos valores das células B4 até B Funções Máximo, Mínimo e Contar A função Máximo vai permitir obter o valor mais elevado do intervalo de células que definimos. A função Mínimo vai permitir obter o valor mais baixo desse intervalo e a função Contar calcula quantos elementos tem o intervalo de células. Assim, e voltando ao exemplo anterior, vamos escrever nas células A9, A10 e A11, Máximo, Mínimo e Contador, respectivamente. Na célula B9 criamos a função: =Máximo(B4:B6), na célula B10 criamos a função =Mínimo(B4:B6) e, na célula B11, criamos a função =Contar(B4:B6).

7 Fórmulas e Funções 7 Ficaremos com uma tabela semelhante à da figura seguinte. Como se verificou, os argumentos destas funções são os mesmos dos da Soma e da Média. A B C D E 1 DESPESAS DE COMPRA 3 Produtos Unidades por quilo Total % 4 Pão 20,0 2,0 40,0 0,32% 5 Chocolate 500,0 20, ,0 79,74% 6 Manteiga 50,0 50, ,0 19,94% 7 Total 570,0 72, ,0 100,00% 8 Média 190,0 24,0 9 Máximo 500,0 50,0 10 Mínimo 20,0 2,0 11 Contador Função Contar.se Conta o número de células com conteúdo, no intervalo indicado, segundo um critério ou condição. A 1 Nome Idade 2 João Silva 25 3 Ana Moura 35 4 Elisa Correia 25 5 Paulo Freire 20 6 Pedro Coelho 40 7 Joana Patrício 32 B

8 8 Excel 2010 Sintaxe da função: Contar.se(intervalo de células; critérios) Intervalo área onde estão os dados que se pretendem analisar; Critérios condição que condiciona a contagem. Exemplo 1: Tendo em conta o seguinte quadro de idades, suponha que pretende saber quantos funcionários têm mais de 30 anos: 1. Posicionar o cursor na célula onde quer o resultado + duplo clique na função Contar.se na galeria Estatística do botão Mais Funções do friso Fórmula ver figura seguinte. 2. Introduzir os argumentos da função na caixa de diálogo. Dado que o critério não é só um número mas tem, também, um símbolo, precisa de o pôr entre aspas se escrever a fórmula na respectiva barra.

9 Fórmulas e Funções 9 3. Verifica-se que existem três pessoas com mais de 30 anos. Exemplo 2: Suponha que no seguinte quadro pretende saber o número de dias e de horas trabalhadas por cada elemento de uma equipa num determinado mês em várias cidades. Cada dia de trabalho é de 7 horas. Com o uso da função em questão ver a função na barra de fórmulas para o caso do João, sabemos rapidamente no quadro da direita o número de dias e de horas de cada membro da equipa. Notas sobre o mapa: O mapa apresenta os dias de 1 a 31. Por falta de espaço a figura só apresenta até ao dia 20, mas os cálculos foram feitos para o mês inteiro; Só se cria a função para o João no quadro à direita usando o [$] para fixar o intervalo de células de $B$4 a $F$34 que corresponde ao intervalo do mês. Depois, copia-se por arrastamento para as restantes células abaixo; Definiu-se o intervalo de células nas fórmulas para o mês inteiro. Assim, à medida que vamos inserindo os nomes no quadro neste caso depois do dia 20, a recontagem é feita automaticamente no quadro à direita;

10 10 Excel 2010 O critério da fórmula o segundo argumento I5 corresponde ao João vai beber no quadro à esquerda da célula onde queremos o resultado, para poder mudar quando fazemos cópia por arrastamento; Onde aparece o título Junho 10, escreveu-se e alterou-se o formato da data de modo a dar aquele resultado; O título Dia mês está em duas células mas sem o limite interior definido; A sequência de números do dia do mês cria-se inserindo os dias 1 e 2 + seleccionar estes números + cópia por arrastamento para os restantes dias do mês; Os nomes do quadro devem ser copiados e colados a partir do quadro de resultados à direita para anular o risco de um erro de escrita dos mesmos, o que daria um erro na contagem;