Aplicações de Escritório Electrónico

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1 Universidade de Aveiro Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda Curso de Especialização Tecnológica em Práticas Administrativas e Tradução Aplicações de Escritório Electrónico Folha de trabalho 8 Microsoft Excel Realização de cálculos A folha de cálculo do Microsoft Excel, através do recurso a formulas, permite a realização de um vasto leque de cálculos matemáticos, estatísticos, Lógicos, Financeiros, etc. Estes cálculos, que podem ser simples ou complexos, são inseridos numa célula, sendo depois visualizado o seu resultado. Uma fórmula é uma expressão que começa sempre com o sinal = e pode incluir: Valores constantes tais como números, texto, etc. Referências ou endereços de células; Operadores; Parêntesis curvos que servem para alterar a ordem de precedência dos operadores; Funções. Operadores Os operadores especificam o tipo de cálculo que deseja fazer com os elementos de uma fórmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparação, texto e referência. 1

2 Operadores aritméticos Para executar operações matemáticas básicas, do tipo adição, subtracção ou multiplicação, combinar números e produzir resultados numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos. Operadores de comparação + (sinal de adição) Adição (3+3) - (sinal de subtracção) Subtracção (3-1) Negação (-1) * (asterisco) Multiplicação (3*3) / (barra) Divisão (3/3) % (símbolo de percentagem) Percentagem (20%) ^ (acento circunflexo) Exponenciação (3^2) Pode comparar dois valores através dos seguintes operadores. Quando compara dois valores através destes operadores o resultado é um valor lógico, VERDADEIRO ou FALSO. = (sinal de igual) Igual a (A1=B1) > (sinal de maior) Maior que (A1>B1) < (sinal de menor) Menor que (A1<B1) >= (sinal de maior ou igual) Maior ou igual a (A1>=B1) <= (sinal de menor ou igual) Menor ou igual a (A1<=B1) <> (sinal de diferente) Diferente de (A1<>B1) Operadores de texto de concatenação Utilize o símbolo & para ligar ou concatenar uma ou mais cadeias de texto, de modo a formar um único texto. Operadores de referência Combinam intervalos de células para cálculos com os seguintes operadores. : (dois pontos) ; (ponto e vírgula) (espaço) Operador de intervalo que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências (B5:B15) Operador de união que combina várias referências numa só (SOMA(B5:B15;D5:D15)) Operador de intersecção que produz referências para as células comuns às duas referências (B7:D7 C6:C8) 2

3 Tipos de endereços A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a formula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado. Podemos endereçar células da mesma folha, células de folhas diferentes e até células de outro ficheiro. Endereços relativos Estas são assumidas pelo Excel quando se utilizam coordenadas das células nas fórmulas, como por exemplo, =B2+C4. Estas coordenadas são consideradas referências relativas, porque ao copiar esta fórmula para as linhas ou colunas seguintes, as suas referências alteram-se, adaptando-se às novas coordenadas. Referências Absolutas A referência absoluta difere da relativa pelo facto de manter o endereço da célula que especifica durante a cópia da fórmula para outras células. O símbolo $ deve ser inserido na referência de modo a indicar a célula a fixar, por exemplo, =B2+$C$4. A colocação destes símbolos pode ser feita através da sua simples digitação ou posicionando o cursor na referência pretendida e pressionando a tecla F4. Referências Mistas A referência mista permite conjugar e relacionar os dois tipos anteriores consoante as necessidades, como por exemplo =$B2+C$4. Neste caso serão actualizáveis, através duma acção de cópia, as linhas ou colunas não antecedidas pelo símbolo $. Atribuição de nomes Para além de ser possível referenciar uma célula, é também possível dar-lhe um nome. Isto facilita a referência a determinados dados da folha de cálculo. Para isso deve seleccionar a célula desejada e aceder ao menu Inserir Nome Definir. 3

4 Funções O Excel possui um conjunto vasto de fórmulas com aplicações específicas, as quais se designam de funções. As muitas funções do Excel agrupam-se em: Bases de dados Data e hora Engenharia Financeiras Informação Lógicas Consulta e referência Matemática e trigonometria Estatística Texto As funções têm sempre a seguinte sintaxe: = nomedafuncao(argumentos), podendo os argumentos serem valores constantes, texto, endereços, gamas, etc. Para inserir uma função deve aceder ao menu Inserir Função. Fig. 1 Janela de diálogo para inserção de funções. 4

5 De seguida apresentam-se alguns exemplos de funções do Excel: Soma Soma de n números. Media Média aritmética simples de um conjunto de números. Contar Conta o número de células preenchidas com um valor. Máximo Devolve o valor máximo de um conjunto de valores. Mínimo Devolve o valor mínimo de um conjunto de valores. Arred Arredonda um número até uma quantidade específica de dígitos. Se Devolve um valor se uma condição especificada for avaliada com VERDADEIRO e outro valor se for avaliada como FALSO. Utilize a função SE para efectuar testes condicionais sobre valores e fórmulas. Repetição de formulas Por vezes é necessário repetir formulas ou expressões em várias células mas garantindo que os endereços relativos que possam existir sejam actualizados de acordo. Para copiar expressões para células adjacentes, a forma mais simples é utilizando o rato. Pode também seleccionar a célula que contém a formula que pretende copiar e aceder ao menu Editar Preencher e escolher a opção pretendida. Formatação condicional Por vezes é interessante formatar o aspecto de uma ou mais células dependendo do seu conteúdo. Para isso basta seleccionar as células pretendidas e aceder ao menu Formatar Formatação condicional. Neste menu escolhemos quais as condições que queremos validar e qual o formato pretendido. Fig. 2 Janela de diálogo para formatação condicional. 5

6 Exercício 1 A conversão de temperatura de graus Farenheit (F) para graus Celsius (C) é dada pela seguinte equação: F 32 C = 5 9 Utilizando o Excel, implemente um conversor de graus Farenheit para graus Celsius e vice-versa. Formate a folha de cálculo de acordo com o aspecto apresentado. Insira na célula C4 a formula de conversão de graus Farenheit para graus Celsius. Insira na célula C8 a formula de conversão de graus Celsius para graus Farenheit. Exercício 2 Considere uma pauta de avaliação idêntica à da figura que apresentamos neste exercício. 6

7 Introduza os dados da pauta associados ao conteúdo Nº MEC, Nome, AC, AT e AP. Formate a pauta de acordo com o aspecto da figura apresentada. Preencha as células G3 a G12 com a média ponderada, considerando que AC tem um peso de 20%, AT 40% e AP 40%. Aproveite para explorar as funcionalidades de repetição de fórmulas). Utilize células auxiliares para colocar os pesos das diversas avaliações. Formate as células G3 a G12 de modo a que todos os números tenham uma casa decimal. Preencha as células H3 a H12 com a nota final que é a média ponderada (MP) arredondada às unidades. Preencha a gama de células D15 a H17 com as fórmulas que lhe permitam obter os valores médios, máximos e mínimos das diferentes classificações. Introduza na célula D19 uma fórmula que lhe permita obter o numero total de alunos. Preencha as células I3 a 12 com uma fórmula que produza como resultado o texto Aprovado se a classificação final for superior ou igual a 10 e Reprovado se a classificação final for inferior a 10. Formate, utilizando a formatação condicional, a gama de células H3 a H12 por forma a que as classificações inferiores a 10 fiquem a cor vermelha e, por outro lado, as células com valores superiores ou iguais a 16 fiquem a cor verde e negrito. Formate a gama de células I3 a I12 por forma a que fiquem com a cor vermelha se o seu conteúdo for igual a Reprovado. Insira mais algumas linhas com informação. Verifique como se comportaram as formula que introduziu nas alíneas anteriores. Modifique os pesos das diversas avaliações e comente os resultados. Atribua o nome Pauta á sua folha de cálculo. 7

8 Exercício 3 Considere a factura apresentada na figura seguinte. Construa a factura de acordo com a imagem, respeitando as diversas formações. Insira na célula G3 uma função para obter a data actual. Preencha as células G12 a G16 de forma a calcular o total parcial, tendo em conta a quantidade, o preço unitário e o desconto. Utilize as funcionalidades de copiar fórmulas. Coloque na célula G18 uma fórmula que lhe permita calcular o total da factura sem IVA. Coloque na célula G18 uma fórmula que lhe permita calcular o valor do IVA. Coloque na célula G18 uma fórmula que lhe permita calcular o valor total da factura. Preencha algumas facturas a seu gosto e, sempre que necessário, insira mais linhas de informação. Guarde a factura como página Web e visualize o resultado com o Internet Explorer. Suponha que vai imprimir a factura. Configure a página com as seguintes características: papel A4, orientação vertical, margem superior e inferior de 3 cm, margens esquerda e direita de 2 cm, centrada horizontalmente e um cabeçalho e rodapé a seu gosto. 8