1.4.4 Configurar serviços de armazenamento

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1 1.4.4 Configurar serviços de armazenamento Esta versão do Office permite guardar os documentos na nuvem do OneDrive, de modo que possa posteriormente aceder aos seus conteúdos a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet. Para que tal seja possível, é necessário proceder à configuração deste serviço de armazenamento: 1. Aceda ao separador Ficheiro {Arquivo}. 2. Clique na opção Conta. 3. Clique na opção Adicionar um serviço e, de seguida na opção Armazenamento. Nas opções apresentadas deverá escolher o serviço OneDrive. Para prosseguir a operação deverá proceder à introdução das suas credenciais de acesso ao serviço. Quando o processo de configuração terminar, o serviço de armazenamento fica associado à conta de início de sessão e representado na lista de serviços ligados no ambiente da conta (Figura 1.31). FIGURA 1.31 Serviços ligados Ligar outros serviços de armazenamento O Microsoft Office 2013 apenas tem disponíveis ligações a serviços de armazenamento proprietários da Microsoft. No entanto, é possível configurar outros serviços de armazenamento, por exemplo a MEO Cloud da Portugal Telecom, a Drive da Google ou a DropBox. O processo de configuração é semelhante para qualquer um deles e, a título de exemplo, iremos ilustrar a configuração do serviço de armazenamento da MEO Cloud. Para configurar este serviço, deverá, em primeiro lugar, aceder ao sítio da MEO Cloud e efetuar o download da aplicação para desktop. 18

2 Configurar o Excel Ao proceder à instalação da aplicação para desktop, uma cópia do conteúdo da sua conta na MEO Cloud é colocada no seu computador numa pasta com o nome do serviço. Essa pasta é mantida em sincronia com a nuvem da MEO Cloud. Se o utilizador adicionar, alterar ou excluir um ficheiro ou pasta na página da MEO Cloud, esse item será adicionado, alterado ou excluído na pasta da MEO Cloud e vice-versa. Após a instalação será apresentado na área de notificação da barra de tarefas um ícone com o símbolo do serviço (Figura 1.32). FIGURA 1.32 Área de notificação: ícone da MEO Cloud Agora, com o serviço ativo, sempre que desejar guardar os documentos na nuvem da MEO Cloud, basta indicar a pasta do serviço. Este processo de configuração ainda pode sofrer melhoramentos, nomeadamente, incluir na lista dos serviços ligados, o ícone do serviço de armazenamento. Para tal deverá efetuar as seguintes operações: 1. Aceda à área de notificação e, com o botão direito do rato, clique no ícone da aplicação. 2. Na lista de opções deverá clicar no item Preferências de forma a aceder à janela MEO Cloud (Figura 1.33). FCA Editora de Informática FIGURA 1.33 Integração com o Office

3 Edição e formatação FIGURA 3.52 Exemplo de aplicação de condições de cor Para definir a cor na seção do formato, deverá utilizar um dos seguintes códigos permitidos: [Branco] [Preto] [Vermelho] [Verde] [Azul] [Turquesa] [Magenta] [Amarelo] Datas os carateres d, m e a representam, respetivamente, o dia, mês e ano. Esses carateres podem ser conjugados de forma a formatar com a expressão de data desejada. Vejamos os seguintes exemplos para a data 9/04/2013: Formato d 9 dd 09 m 4 mm 04 mmm mmmm Resultado abr abril aa 13 aaaa 2013 d/m/aa 9/4/13 dd/mmmm/aaaa 09/abril/2013 FCA Editora de Informática 3.5 Validação de dados Esta funcionalidade do Excel é utilizada quando se pretende limitar a introdução de dados na folha de cálculo, permitindo parametrizar o tipo de dados a introduzir em determinadas células. É também muito útil na construção de ficheiros cujos dados vão ser preenchidos por outros utilizadores. 89

4 Para aceder a esta funcionalidade deverá clicar no botão Validação de Dados, disponível no grupo de opções Ferramentas de Dados do separador Dados (Figura 3.53). FIGURA 3.53 Grupo Ferramentas de Dados Ao clicar no referido botão é apresentada a caixa de diálogo Validação de dados conforme ilustrada na Figura 3.54, na qual podemos definir o critério de validação, de acordo com as opções disponíveis, podendo posteriormente definir mais critérios de validação. FIGURA 3.54 Caixa de diálogo Validação de dados Critérios de validação A escolha dos critérios Número Inteiro, Decimal, Data, Hora e Comprimento do Texto permitem definir na caixa Dados, intervalos de valores, valores mínimos, máximos, maiores que, menores que, maiores ou iguais que ou menores ou iguais que, conforme a Figura

5 FIGURA 3.57 Tabela de exercício exemplificativo de validação de dados De seguida será demostrado a definição de um critério de validação de dados para a coluna Idade, onde apenas são admissíveis idades entre os 10 e os 18 anos. Para tal efetue os seguintes procedimentos: 1. Selecione o intervalo de células B2:B8. 2. Clique no botão Validação de Dados (ver Figura 3.53). 3. Selecione a opção Número inteiro na lista pendente do item Por {Permitir}. 4. Escolha na lista pendente do item Dados a opção situa-se entre {está entre}. 5. Na caixa de texto referente ao item Mínimo digite o valor 10 e na caixa referente ao item Máximo digite o valor 18, conforme representado na Figura FIGURA 3.58 Caixa de diálogo Validação de dados: definição dos critérios de validação 92

6 4. Digite a expressão idade no campo Título. 5. No campo Mensagem de entrada digite Atenção, apenas são permitidos valores absolutos entre 10 e Clique no botão OK para terminar a operação. Agora, sempre que a célula estiver selecionada, aparecerá a mensagem de entrada conforme representado pela Figura FIGURA 3.61 Aspeto de uma mensagem de entrada de validação de dados Para definir a mensagem de erro: 1. Selecione o intervalo de células B2:B8. 2. Clique no botão Validação de Dados (ver Figura 3.53). 3. Selecione o separador Aviso de erro {Alerta de erro} da caixa de diálogo Validação de dados conforme a Figura FIGURA 3.62 Caixa de diálogo Validação de dados: Aviso de erro de validação de dados 94

7 4.5 Escalas de cores As Escalas de Cores {Escalas de Cor} são mais um recurso de formatação condicional que permite, através da cor de preenchimento da célula, ter uma rápida visualização das diferenças entre os valores mais baixos e os mais altos. A Figura 4.7 representa o antes e o depois da aplicação da formatação condicional com Escalas de Cores {Escalas de Cor}. Neste exemplo, foi aplicada uma escala a três cores onde os valores mais elevados (6300, 4580) têm uma cor verde, as células com valores médios (2100, 2500) têm uma cor amarela e as células com valores mais baixos (1200) têm uma cor vermelha. FIGURA 4.7 Resultado da aplicação da formatação condicional: Escalas de Cores Para executar a formatação ilustrada, considere os seguintes passos: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional. 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional. 4. Selecione a opção Escalas de Cores {Escalas de Cor} e, na lista de opções, clique sobre uma miniatura de Escalas de Cores Verde - Amarelo - Vermelho {Escalas de Cores Verde - Amarela - Vermelha}. 4.6 Conjuntos de ícones Além de formatar o preenchimento da célula, é possível aplicar ícones que ficarão localizados à esquerda do conteúdo da célula. Tal como as opções descritas anteriormente, esta forma de formatação condicional permite distinguir de imediato os valores mais altos, médios ou mais baixos. Deve utilizar este tipo de formatação quando pretender classificar os dados entre três a cinco categorias. Cada ícone representa um intervalo de valores. 106

8 Formatação condicional A Figura 4.8 representa o antes e depois da aplicação da formatação condicional com Conjuntos de Ícones. Neste exemplo, foi aplicada uma escala a quatro ícones onde os valores mais elevados têm um preenchimento da forma completa, as células com valores médios possuem um preenchimento da forma proporcional ao valor da célula e as células com valores mais baixos têm um preenchimento da forma vazia. FIGURA 4.8 Resultado da aplicação da formatação condicional: Conjuntos de Ícones Para executar a formatação ilustrada na Figura 4.8 deverá efetuar os seguintes procedimentos: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional (valores da coluna Vendas). 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional. 4. Selecione a opção Conjuntos de Ícones e, na lista de opções, clique sobre a miniatura 4 Classificações localizada na seção Classificações. 4.7 Criar regra de formatação Quando as regras de formatação condicional explicadas nos itens anteriores não se enquadram no tipo de informação que pretende evidenciar, o Excel disponibiliza uma opção de criação e definição da formatação condicional para que possa construir um estilo próprio. FCA Editora de Informática Para aceder a esta opção deverá efetuar o seguinte: 1. Selecione o intervalo de células ao qual pretende aplicar a formatação condicional. 2. Aceda ao grupo Estilos do separador Base {Página Inicial}. 3. Clique no botão Formatação Condicional. 107

9 Fórmulas e Funções Capítulo 6 h O Excel é essencialmente uma folha de cálculo, utilizada normalmente para a sistematização de cálculos simples ou complexos, sendo usada transversalmente em todas as áreas de uma organização. Neste capítulo serão apresentadas fórmulas e funções, que irão certamente facilitar todas as atividades de cálculo e análise de dados, permitindo ao utilizador uma gestão mais eficiente e eficaz a todos os níveis, desde logo na redução do tempo consumido em determinados cálculos, libertando o utilizador para tarefas mais produtivas como a análise de dados. O Excel 2013 apresenta um conjunto de novas funções matemáticas, estatísticas, de engenharia, etc., oferecendo ao utilizador uma verdadeira biblioteca global de funções, que cobrem quase todas as necessidades de cálculo. 6.1 Fórmulas As fórmulas são expressões que envolvem operadores (soma, divisão, multiplicação, etc.) com operandos. Por sua vez, os operandos são valores fixos, células e também funções. Ou seja, além de se poder utilizar cálculos com operandos fixos, é possível utilizar fórmulas que interagem com funções do Excel, pelo que podemos dizer que as funções são cálculos pré-programados que estão disponíveis no Excel. A principal caraterística para o início de construção de qualquer fórmula no Excel é: todas as fórmulas começam com o operador = (igual). FCA Editora de Informática O utilizador começa por inserir na célula o operador igual (=), seguido do cálculo pretendido. As fórmulas inseridas podem trabalhar com os seguintes tipos de operandos: Operandos constantes. Exemplo: = 1250*22000; Operandos com endereços de células. Exemplo: = B1* B3; 137

10 Operandos mistos. Exemplo: = B1*12. Face ao exposto, vejamos o seguinte esquema descritivo dos vários elementos constituintes de uma fórmula em Excel: = A1 * B1 Início da fórmula Operando Operador Operando Operadores Os operadores especificam o tipo de cálculo que deseja efetuar nos elementos da fórmula. Existe uma ordem predefinida, pela qual ocorrem os cálculos, mas pode alterar essa ordem utilizando parênteses. Após a apresentação e explicação dos operadores serão descritas as regras a ter em conta para uma correta elaboração de uma fórmula. Os operadores utilizados em Excel podem dividir-se em aritméticos, comparação, concatenação e referência Operadores aritméticos Este tipo de operador é normalmente utilizado para a realização de operações de adição, subtração, divisão e multiplicação. Vejamos a sua representação e descrição na seguinte tabela: Operador Significado Exemplo + (sinal de adição) Adição (sinal de subtração) Subtração 6-4 * (asterisco) Multiplicação 6*4 / (barra) Divisão 6/4 % (percentagem) Percentagem 6% ^ (acento circunflexo) Exponenciação 6^4 TABELA 6.1 Operadores aritméticos: significado e exemplos 138

11 Operadores de comparação Fórmulas e Funções Este tipo de operador permite comparar dois valores. Quando dois valores são comparados utilizando estes operadores, o resultado é um valor lógico: VERDADEIRO ou FALSO. Na Tabela 6.2 encontram-se descritos os diversos tipos de operadores de comparação que pode utilizar no Excel. Operador Significado Exemplo = (sinal igual) Igual a C12=C13 > (sinal maior) Maior que D12>D13 < (sinal menor) Menor que C12<C13 >= (sinal maior ou igual) Maior ou igual a D12>=D13 <= (sinal menor ou igual) Menor ou igual a C12<=C13 <> Diferente de A1<>A2 TABELA 6.2 Operadores de comparação: significado e exemplos Operadores de concatenação Este tipo de operador permite juntar, numa célula, o conteúdo de duas células. Para tal é utilizado o símbolo & (E comercial) para juntar ou concatenar uma ou mais cadeias de carateres, de modo a produzir uma única peça de texto (Tabela 6.3). Operador Significado Exemplo &(E comercial) Liga ou concatena dois conjuntos de carateres ou valores e produz um valor de texto seguido Portu & gal TABELA 6.3 Operadores de concatenação: significado e exemplos FCA Editora de Informática Operadores de referência Estes operadores permitem definir os intervalos de células para a elaboração de cálculos (Tabela 6.4). 139

12 FIGURA 6.15 Tabela de exercício prático de funções Função SOMA Conforme descrito anteriormente, a função SOMA é uma função matemática e a mais utilizada nas folhas de cálculo. Esta função permite apresentar o resultado da soma de valores introduzidos e/ou colocados em células. A tabela de exemplo representada pela Figura 6.16 representa as vendas de um determinado produto de uma empresa. Pretende-se que nas várias linhas da coluna Total 1.º trimestre sejam apresentados os valores resultantes das somas das colunas anteriores (janeiro, fevereiro e março). Sendo uma das funções mais utilizadas, serão demonstrados dois métodos de aceder e trabalhar com esta função, vejamos: Primeiro método: 1. Selecione a célula F2. 2. Aceda ao grupo Biblioteca de Funções (ver figura 6.12). 3. Clique no botão Soma Automática {AutoSoma} e, na lista pendente apresentada, clique no item SOMA. 4. Selecione o intervalo de células C2:E2, conforme representado pela Figura Pressione a tecla ENTER para terminar a operação e visualizar o resultado da operação. 154

13 Fórmulas e Funções FIGURA 6.16 Aplicação da função Soma 6. De seguida copie a função para as restantes células da coluna Total 1.º trimestre, obtendo dessa forma os resultados (Figura 6.17). FIGURA 6.17 Resultado da aplicação da função SOMA para a coluna Total 1.º trimestre Nota Em alternativa aos pontos 1 e 2, a função SOMA pode ser acedida através do grupo de opções Edição do separador Base {Página Inicial}. FCA Editora de Informática Segundo método: 1. Selecione a célula F2. 2. Aceda ao grupo Biblioteca de Funções (ver Figura 6.12). 3. Clique no botão Matemática e Trigonometria e, na lista pendente apresentada, clique no item SOMA (Figura 6.18). 155

14 7.4 Alterar a representação de dados Na criação de gráficos é ainda permitido escolher o modo de visualização de dados em linha ou em coluna. Para procedermos à alteração do gráfico retornamos ao exercício de exemplo representado pelo gráfico da Figura Siga os seguintes passos: 1. Selecione o gráfico. 2. Clique no botão Mudar Linha/Coluna {Alternar Linha/Coluna}, no grupo de opções Dados, do separador Estrutura {Design} das Ferramentas de Gráfico (Figura 7.14). Desta forma, o Excel reconstruirá o gráfico alternando os dados de origem para linha ou coluna caso o gráfico original tenha sido feito por colunas ou por linhas, respetivamente. FIGURA 7.14 Botão de comando Mudar Linha/Coluna Ao observar o gráfico criado na Figura 7.15, verifica-se que este agrupou os dados referentes a cada uma das disciplinas. Recorrendo ao botão de comando Selecionar Dados, localizado no grupo representado pela Figura 7.14, podemos verificar as alterações efetuadas na disposição dos dados no gráfico. FIGURA 7.15 Alteração do modo de visualização para coluna 182

15 Gráficos Na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados {Selecionar Fonte de Dados}, podemos verificar que os dados das Entradas de Legenda (Série) e Rótulos do Eixo (Categoria) Horizontal {Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias)} foram alterados. Pode recorrer ao botão Alternar Linha/Coluna {Alternar entre Linha/coluna} para repor a disposição original (Figura 7.16). FIGURA 7.16 Alternar dados na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados De acordo com a Figura 7.16, com a mudança de linha para coluna, são criadas três séries (disciplinas) na caixa de Entradas de Legenda (Série), passando o conteúdo dos Rótulos do Eixo (Categoria) Horizontal {Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias)} para Média da Turma. 7.5 Esquema do gráfico Além de podermos escolher o tipo de gráfico, o Excel permite ainda parametrizarmos uma série de elementos de estrutura e formatação, tais como estilos, cores, legendas, formas, títulos, etc. Para ter acesso a estes recursos deverá aceder ao grupo Estilos de Gráficos {Estilos de Gráfico} do separador Estrutura {Design} das Ferramentas de Gráfico (Figura 7.17). FCA Editora de Informática FIGURA 7.17 Grupo Estilos de Gráficos 183

16 7.5.1 Estilos, cor e efeitos do gráfico Conforme referido anteriormente, é possível alterar o estilo de um gráfico criado utilizando para tal um conjunto de estilos predefinidos. Efetue os seguintes procedimentos para alterar o estilo de um gráfico para Estilo 9: 1. Selecione o gráfico. 2. Clique no botão Mais, localizado no canto inferior direito da galeria de estilos (botão representado por um traço e seta ver Figura 7.17). 3. Clique na miniatura representativa do Estilo 9 na galeria de estilos (Figura 7.18). 3Dica FIGURA 7.18 Miniatura do Estilo 9 Para saber qual o nome de cada estilo deverá posicionar o ponteiro do rato sobre a miniatura e, sem mexer o rato, esperar até aparecer a legenda. O resultado final da operação será igual ao ilustrado pela Figura FIGURA 7.19 Gráfico de Colunas Agrupadas com o Estilo 9 184