Manual da AGENDA GRACES 2011

Transcrição

1 1 Agenda Graces Manual da AGENDA GRACES 2011 O Sistema Agenda Graces integrada ao Sistema Graces e Agenda Graces Grátis foi desenvolvido pela empresa Quorum Informática. Este Manual tem por objetivo atender as Versões da Agenda integrada ao Sistema Graces nas versões Standard, Prime e Plus e a versão Grátis. As características variam de acordo com a versão da Agenda Todos os dados pessoais, tais como nomes, apelidos, datas, etc., usados neste manual são fictícios. Diferenças entre as versões da agenda Agenda Graces Agenda Grátis Integração com o sistema Graces Barra para ocultar recurso (item 11) Navegação entre Graces e Agenda (item 10) Abrir Comanda Terminal de Profissionais Trabalhar com a Agenda em rede Com a Agenda Graces você pode: Permite alterar o tempo, a data ou trocar de profissional com apenas um clique! Você pode programar o modo de visualização da agenda, se diário (vertical) ou linha do tempo (horizontal); Você configura o horário de agendamento do seu dia-a-dia (qual o horário do primeiro e do último agendamento); Permite que você programe a visualização da linha do tempo, se de 15 em 15 minutos, de 1/2 em 1/2 hora, de 1 em 1 hora, entre outros; Cada cargo será mostrado com cor diferente; A janela da agenda é expansível, você pode alterar o tamanho; Ao pesquisar uma cliente para fazer um agendamento, são mostrados aqueles que ela já tem em destaque. Permite fazer agendamento de ausências (almoço, folga, férias, etc.) para os profissionais. Você pode fazer agendamento para um único dia, uma vez por semana, a cada 15 dias e várias outras opções. Pode-se fazer encaixe de agendamentos para um mesmo profissional; Você pode inserir avisos de alertas. Você pode imprimir todos os agendamentos. São vários os formatos de página, uma semana, um mês e assim por diante. Você configura a página de agendamento! Faltou energia? tem nobreak? Sem problemas! é só imprimir a agenda.

2 2 Agenda Graces Interface da Agenda 1. Caixa de Pesquisa de cliente 2. Botão de Pesquisa de cliente 3. Botão para Cadastrar as informações rápidas e básicas da Clientes 4. Caixa Pesquisa de Clientes: Será mostrado o nome e o telefone da cliente após a pesquisa. Este será o nome que o agendamento será realizado 5. Botão Horários mostra todos os agendamentos realizados para uma cliente 6. Botão Atualizar Agendamentos, recarrega os agendamentos (atualiza a janela), caso trabalhe em rede (somente se trabalha como Graces em rede) 7. Botão que mostra a visualização no formato Diário, nome do profissional na barra acima e o horário a esquerda 8. Botão que mostra a visualização no formato Linha de Tempo, nome do profissional a esquerda e horário na barra acima 9. Botão de Agrupamento agrupa os agendamentos por Data ou por Recurso 10. Atalho para Abrir o Graces, caso trabalhe com o Graces 11. Botão Ocultar/Mostrar, esconde e mostra a barra de Profissionais e o Calendário 12. Botão Imprimir faz a impressão dos agendamentos 13. Botão da Configuração da Agenda, você define a forma de trabalho 14. Painel de Recursos que mostra os nomes dos Cargos e Apelidos profissionais que poderão receber agendamentos. Para ocultar temporariamente um cargo ou profissional basta clicar na caixa ao lado do nome 15. Caixa de Dicas, ao passar o mouse em cima da caixa será mostrada uma dica 16. Configuração do Intervalo do Horário em que irá trabalhar 17. Área em que são mostrados os cargos dos profissionais, inclusive separados por cores, ou seja, cada cargo tem uma cor. 18. Calendário de agendamento. Para alterar de um dia para o outro, basta clicar numa das datas 19. Botões de Navegação entre os profissionais, nele você pode diminuir ou aumentar a quantidade dos nomes dos profissionais na área de visualização na janela.

3 3 Agenda Graces Atalhos do teclado da agenda Graces Atualizar a janela de Agendamentos (F5) Pesquisa o nome de um cliente (F3) Ir para o Graces (F7) ADMINISTRAÇÃO Na Agenda Graces Grátis... Ao abrir a Agenda grátis pela primeira vez, se não tiver profissional cadastrado, você receberá um aviso para definir o horário do salão e cadastrar os profissionais. 1. Neste aviso, clique no botão OK e abrirá a janela de Configuração da Agenda. É ALTAMENTE RECOMENDÁVEL fazer todas as configurações. 2. Na aba Definição de Recursos, é que serão feitos os cadastros. 3. Para mais informações, veja os passos das Configurações da Agenda. Por onde começo? Comece fazendo a configuração da agenda para atender as suas necessidades 1. Clique no botão OPÇÕES (item 13) a. Janela Horário de funcionamento: Nesta janela você deverá definir o período para agendamento escolhendo o horário inicial de para cada dia da semana. i. Nos campos DIA, DE e ATÉ, defina o primeiro e o ultimo horário disponíveis para receber agendamentos; ii. No campo Mostrar período maior que a agenda, insira o horário inicial e o final que visualizará caso deseje agendar fora do período normal de trabalho; iii. Clique no botão OK, Alterar para fechar a janela e sair ou Fechar para desistir. Dica: Para continuar a configuração, basta clicar nas abas seguintes e clicar no botão OK, Alterar somente na ultima aba, assim, todas as alterações serão salvas.

4 4 Agenda Graces b. Janela Terminal de Profissionais: Aplica-se apenas para a Agenda integrada ao Graces. Nesta janela você deverá definir como a agenda será usada no Terminal dos profissionais. i. No campo Mostrar a agenda no terminal de profissionais, marque se quer ou não que a agenda seja visualizada no terminal. Se optar por mostrar no terminar, basta marcar ou não as opções seguintes: Observações: 1. Cada profissional pode ver apenas O profissional pode agendar O profissional pode fazer Permitir que o profissional... i. No terminal dos profissionais só será mostrada a agenda do profissional logado (ele acessa o sistema Graces com o login e a senha dele); ii. Serão mostrados todos os agendamentos feitos para o profissional que está logado inclusive com o histórico do serviço que será feito, exemplo se a cliente vai fazer Mão, Pé, Cabelo. Também mostrará o intervalo de tempo destes agendamentos. iii. Caso a cliente tenha outros agendamentos para o mesmo dia com outros profissionais, estes também serão mostrados para o profissional logado, estará visível na cor vermelha e não aparecerá o histórico dos serviços agendados para os outros profissionais.

5 5 Agenda Graces c. Janela Definição de Recursos: Nesta janela os recursos podem ser Profissionais, Salas ou Equipamentos para os quais se queira agendar horário com um cliente. (Agendamento para salas e equipamentos estará disponível no futuro para a agenda integrada ao Graces) Se você trabalha com a Agenda integrada ao Sistema Graces, os nomes dos profissionais e cargos já serão apresentados, neste caso recomendamos fazer todos os cadastros através do sistema Graces. Se você está usando a Agenda Grátis, será necessário cadastrar os Cargos e Profissionais. Um aviso para cadastrar os profissionais é apresentado assim que a agenda é aberta (caso não tenha nenhum profissional cadastrado). Para cadastrar os recursos (profissionais e cargos) rapidamente na Agenda Grátis e na Agenda Graces... Veja os itens: Cadastrar um Novo Profissional Alterar o cadastro de um Profissional Excluir o cadastro de um Profissional Após a realização dos cadastros continue os passos abaixo: i. No campo 1. Marque os profissionais que entram na agenda, basta clicar na caixa ao lado do nome. ii. O campo 2 será para desenvolvimento futuro. iii. O campo 3. Defina uma cor (clara) para cada cargo, esta cor será mostrada na janela de visualização dos horários da agenda. Para escolher a cor basta clicar no cargo e na caixa Cor, escolher uma das cores disponíveis. Faça um de cada vez, exemplo, clique no cargo cabeleireira e escolha uma cor, em seguida clique no cargo depiladora e escolha a cor, e assim por diante.

6 6 Agenda Graces d. Janela de Marcações: Nesta janela você estabelece as Regras gerais de utilização da agenda: i. No campo Usar apelido da cliente ao invés do nome inteiro, marque se desejar. e. Janela de Aparência: Nesta janela você pode configurar a aparência da altura da linha: i. No campo Altura da linha no modo diário, digite a largura da altura da linha. Quando terminar todas as configurações, clique no botão Ok, Alterar.

7 7 Agenda Graces 2. Definir a escala de Tempo de Visualização que irá trabalhar na Agenda: a. Clique com o botão direito na Coluna dos Horários a esquerda da janela e escolha o intervalo; b. Você ainda pode alterar a visualização da janela, se Diário ou Linha do Tempo. 3. Incluir o Cadastro de um novo Profissional a. Clique no botão OPÇÕES (item 13 da interface) b. Clique na aba Definição de Recursos. Se você usa a Agenda Integrada ao Graces Nesta janela, serão mostrados os profissionais já cadastrados no sistema Graces. Neste caso, recomendamos cadastrar os profissionais diretamente no sistema Graces. Se você está usando a Agenda Grátis Assim que a Agenda é aberta pela primeira vez e se não tiver nenhum profissional cadastrado, é apresentado um aviso para a realização dos cadastros. Para cadastrar os recursos (profissionais e cargos) na Agenda Grátis ou na Agenda Graces (cadastro rápido), faça: 1. Clique no botão Novo Profissional; 2. Será mostrada uma pequena janela de cadastro; 3. Preencha todos os dados, inclusive apelido do profissional (evite nomes compostos no apelido, exemplo Ana Maria, e palavras com acentos). O DDD da sua cidade é importante, pois se você não informar o sistema colocará como padrão o DDD 11; 4. Clique no botão Ok, Salvar. 5. Para cadastrar outros profissionais repita os passos acima. 4. Alterar o Cadastro de um Profissional a. Clique no botão OPÇÕES (item 13 da interface) b. Clique na aba Definição de Recursos. Se você usa a Agenda Integrada ao Graces Nesta janela, serão mostrados os profissionais já cadastrados no sistema Graces. Recomendamos alterar o cadastro do profissional diretamente no sistema Graces. Se você está usando a Agenda Grátis Para alterar o cadastro, selecione o nome do profissional na lista 2. Clique no botão Alterar e salve. 3. Faça as alterações desejadas e salve.

8 8 Agenda Graces 5. Excluir o Cadastro de um Profissional a. Clique no botão OPÇÕES (item 13 da interface); b. Clique na aba Definição de Recursos. Se você usa a Agenda Integrada ao Graces Nesta janela, serão mostrados os profissionais já cadastrados no sistema Graces. Neste caso, recomendamos "Excluir" diretamente no sistema Graces (é necessário verificar as condições deste cadastro). Se você está usando a Agenda Grátis... Na Agenda Grátis você pode Excluir o cadastro de um profissional somente se ele não tiver nenhum agendamento cadastrado. Neste caso será necessário apagar os agendamentos primeiro para depois excluí-lo da base de dados. 1. Para excluir o cadastro, selecione o nome do profissional na lista 2. Clique no botão Excluir e confirme. OPERACIONAL: Como trabalhar com a Agenda? 6. Fazer agendamento para cliente JÁ cadastrado a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1 da interface) ou tecle F3; b. Você pode localizar um cliente pelo nome, sobrenome, telefone, etc., digite uma destas informações e tecle Enter no teclado; c. Será apresentada a janela Pesquisa de Clientes; d. Selecione um dos nomes na lista, use o mouse ou as setas do teclado para navegar nesta janela até localizar o nome desejado; e. Tecle Enter ou clique no botão Selecionar; f. O nome da cliente será mostrado na caixa Cliente selecionado. É para este nome que o agendamento será realizado; g. Escolha, clicando na data do calendário, o dia que quer agendar; h. Selecione o nome do profissional na barra esquerda de recursos, basta clicar no nome; i. Com o botão esquerdo do mouse, clique e segure o botão no horário inicial (para selecionar) e arraste até o horário final desejado do agendamento; j. O intervalo do período selecionado ficará em destaque na cor azul (img1); k. Agora basta digitar o nome do serviço desejado, o texto é livre, exemplo, mão, pé, cabelo etc.; l. E tecle Enter em seguida para confirmar;

9 9 Agenda Graces IMPORTANTE: Após o agendamento, passe o mouse por cima e será mostrado: - O nome da cliente; - Intervalo do agendamento; - Os serviços serem executado; - O usuário que agendou e o que alterou (img2) BREVEMENTE DISPONIBILIZAREMOS AS FUNÇÕES PARA ALTERAR E EXCLUIR O CADASTRO DE CLIENTES 7. Fazer agendamento para cliente NÃO cadastrado a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1 da inreface) ou tecle F3; b. Digite uma das informações da cliente, nome, sobrenome, telefone, etc., e tecle Enter no teclado; c. Será apresentada a janela Pesquisa de Clientes ou não, dependerá da informação a ser pesquisada; d. Se não quiser selecionar nenhum nome da lista, clique no botão Fechar, automaticamente abrirá a janela de cadastro de Cliente; e. Preencha todos os dados do cadastro e clique no botão OK, Cadastrar ou Cancelar para desistir f. Para realizar o agendamento, basta seguir os passos acima a partir do item f BREVEMENTE DISPONIBILIZAREMOS AS FUNÇÕES PARA ALTERAR E EXCLUIR O CADASTRO DE CLIENTES 8. Fazer agendamento de encaixe: a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1 da interface) ou tecle F3; b. Digite uma das informações da cliente, nome, sobrenome, telefone, etc., e tecle Enter no teclado; c. Escolha a cliente e tecle Enter no teclado; d. Escolha o dia e o profissional; e. Com o botão esquerdo do mouse, selecione um período (clique, segure e arraste) na lateral esquerda do(s) agendamento(s) já feito(s) (img1); img 1 img 2 f. Ficará em destaque na cor azul; g. Basta digitar o tipo de serviços que será feito e tecle Enter no teclado (img2). É possível fazer Encaixe somente para clientes diferentes porem com um mesmo profissional! Você também pode colocar Observações e Alertas num Encaixe. 9. Fazer agendamento para vários profissionais ao mesmo tempo: Só é possível agendar um cliente com vários profissionais ao mesmo tempo, fazendo um agendamento de cada vez. 10. Fazer agendamento no passado: a. Não é possível agendar no passado.

10 10 Agenda Graces 11. Agendar folgas, ausências, almoço, etc., dos profissionais para o dia inteiro: a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1 da inteface) ou tecle F3; b. O campo do cliente selecionado ficará em branco; c. No cabeçalho da coluna que mostra o nome do profissional dê um clique para selecionar. Toda a coluna ficará selecionada; d. Digite o motivo da ausência e tecle Enter no teclado; Pronto! O status ficará na cor roxa. 12. Agendar folgas, ausências e almoço dos profissionais para um período do dia: a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1 da interface) ou tecle F3; b. O campo do cliente selecionado ficará em branco; c. Selecione com o botão esquerdo do mouse o período que o profissional estará ausente; d. Digite o motivo da ausência e tecle Enter no teclado; e. Pronto!, neste caso o status ficará na cor roxa; 13. Fazer agendamentos periódicos (recorrentes): a. Faça um agendamento normal; b. Neste agendamento, clique com o botão direito do mouse em Editar, ou dê duplo clique com o mouse na caixa do agendamento; c. Na janela que mostra o conteúdo do agendamento clique no botão Periodicidade; d. Uma nova janela com o titulo Compromisso periódico será mostrada; e. Escolhas as opções que desejar dentro desta janela: - Diariamente; - Semanal - Freqüenta o salão toda a semana; - A Cada: uma ou 2 semanas...; - Mensal - A Cada: um mês ou 2 meses... - Por Ano, e assim por diante. f. Clique em OK para confirmar; g. E OK novamente na janela do conteúdo do agendamento. h. Note que será mostrado um símbolo de periodicidade na caixa do agendamento. 14. Como apagar um agendamento Periódico: a. Selecione a caixa do agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); b. No teclado tecle Delete; c. Será mostrada a janela Confirmar a eliminação; d. Você pode apagar uma única ocorrência (agendamento) ou Apagar a serie (Todos os agendamentos). e. Clique no botão OK para confirmar a opção escolhida ou Cancelar para desistir. f. Você também pode apagar o agendamento dando duplo clique na caixa do agendamento e clicar no botão Eliminar. CUIDADO! Esta ação não tem volta. 15. Como apagar um agendamento simples: a. Selecione a caixa do agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); b. No teclado tecle Delete.

11 11 Agenda Graces c. Você também pode apagar o agendamento dando duplo clique na caixa do agendamento e clicar no botão Eliminar. CUIDADO! Esta ação não tem volta. 16. Pesquisar e visualizar o(s) agendamento(s) de uma cliente: a. Clique na caixa de Pesquisa de Cliente (item 1) ou tecle F3; b. Digite uma das informações da cliente, nome, sobrenome, telefone, etc., e tecle Enter no teclado; c. Escolha a cliente e tecle Enter no teclado; d. Clique no botão Horários; e. No calendário à esquerda, será mostrado em negrito todas as datas que a cliente tem agendamento marcado; f. Para ver o conteúdo, basta clicar no dia no calendário, inclusive se tiver agendamento com profissionais diferentes. Quando clicado calendário, na caixa Recursos, os nomes dos profissionais serão mostrados em destaque. g. Para voltar para o agendamento normal, clique novamente no botão Horários. Dica: Para visualizar intervalos de agendamentos para selecionar no calendário a quantidade de dias desejada. Exemplo, para uma semana, clique no primeiro dia, segure e arraste até o ultimo dia que deseja e solte. 17. Alterar um agendamento: a. Na quantidade de tempo escolhido no agendamento: i. Basta aproximar o cursor do mouse na parte inferior do quadro do agendamento, o curso se transformará numa seta bidirecional; ii. Clique com o botão esquerdo do mouse, segure e arraste para cima ou para baixo, com isto você diminuirá ou aumentará a quantidade do tempo do agendamento. b. Alterar o horário do agendamento do mesmo profissional: i. Selecione o agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); ii. Segure e arraste para qualquer um dos horários da coluna que esta o nome do profissional. Pronto! c. Alterar apenas o dia do agendamento de um mesmo profissional: i. Selecione o agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); ii. Segure e arraste para qualquer um dos dias diretamente no calendário. Pronto! Simples assim! d. Para alterar o agendamento de um profissional para outro dentro do mesmo dia: i. Selecione o agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); ii. Segure e arraste para qualquer uma das colunas onde esta o nome do outro profissional. Basta soltar o clique do mouse no local em que deseja que fique o agendamento. Mais fácil? Impossível! e. Para alterar o agendamento de um profissional para outro e para outro dia: i. Com o botão esquerdo do mouse, segure a tecla Control no teclado e selecione dois (ou mais) dias no calendário e solte; ii. Selecione o agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto); iii. Segure e arraste para qualquer uma das colunas, basta soltar o clique do mouse no horário que deseja que fique o agendamento.

12 12 Agenda Graces f. Alterar o serviço de um agendamento: i. Selecione o agendamento com apenas um clique do mouse (a caixa ficará com o contorno preto) e solte; ii. Clique novamente em cima da caixa e digite o conteúdo que quiser. iii. Você também pode editar o campo com um rápido duplo clique, neste caso será mostrado a janela de edição e alterar o que desejar 18. Opções: Status e Marcar como de um agendamento: a. Na caixa do agendamento, clique com o botão direito do mouse; b. Na lista de opções clique em Status ou em Marcar como... c. Escolha a opção desejada d. Veja na barra lateral da caixa do agendamento a marca colocada. As cores do Marcar como... e do Status são fixas e não podem ser alteradas. 19. Opções: Observação e Lembrete num agendamento: a. Na caixa do agendamento, clique com o botão direito do mouse; b. Na lista de opções clique em Observação e/ou Lembrete; c. Escolha a opção desejada, é muito fácil; d. A opção Lembrete avisa o horário de um agendamento importante ou com prioridade. 20. Abrir Comanda diretamente da Agenda integrada ao Graces: a. Se você trabalha com o sistema Graces, é possível abrir uma comanda diretamente da agenda; É simples! b. Localize o agendamento, clique com o botão direito do mouse na caixa do agendamento; c. E escolha a opção Abrir Comanda; d. O Sistema Graces busca e informa automaticamente o número da ultima comanda; e. Digite o número da comanda e clique no botão Abrir Comanda ou tecle Enter; Note que ao abrir a comanda o Status do agendamento foi alterado para a cor amarela. Ao ir para o Graces verá a comanda aberta. Se a opção de Abrir comanda estiver desabilitada, deve ter impedimentos, tais como: O caixa do dia ainda não foi aberto, agendamento feito no passado entre outros motivos.

13 13 Agenda Graces 21. Trabalho com o sistema Graces e em rede. Como acontece a atualização dos agendamentos feitos na rede para que todos visualizem a mesma informação (Agenda integrada Graces)? a. Todos os agendamentos são atualizados (recarregados) quando acontece uma destas ações: i. Quando clica no botão Atualizar (F5) e ii. Quando pesquisa um cliente (F3) e iii. Quando cadastra uma folga para o profissional e iv. Quando clica para ir p/ o Graces (F7) 22. Imprimir a agenda: Você pode imprimir todos os agendamentos. São vários os formatos de página, uma semana, um mês e assim por diante. Você configura a página de agendamento! Para isto faça: a. Clique no botão Imprimir; b. Abrirá a janela Configurar página; c. Nas abas Formato, Papel e Recursos, basta fazer a sua escolha e clicar no botão Imprimir. d. É importante que antes você clique no botão Pré-visualizar para verificar se está de acordo com a sua escolha. Observações: i. O sistema mostra no máximo de 10 recursos, (coluna com os nomes de profissionais) por página. ii. O tamanho da impressão é folha A Backup externo dos dados SOMENTE da Agenda GRÁTIS: Veja as instruções no endereço na internet: item Backup 24. Atualização de versões da Agenda Integrada ao Graces e na Agenda Grátis Quando houver atualizações livres, estas serão disponibilizadas automaticamente na internet. Na versão da Agenda Integrada ao Graces, as atualizações serão disponibilizadas juntamente com as do sistema Graces. Na versão da Agenda Grátis... a. Ao abrir a Agenda Grátis, receberá um aviso de atualização disponível. b. Leia as instruções e siga os passos indicados.