Fluxo de trabalho do Capture Pro Software: Indexação de código de barras e separação de documentos

Transcrição

1 Este procedimento corresponde ao fluxo de trabalho de Indexação de código de barras e de separação de documentos no programa de treinamento do Capture Pro Software. As etapas do procedimento encontram-se na primeira coluna, com comentários na segunda coluna. Os comentários são idênticos à narração em áudio no treinamento. Procedimento Comentários 1. Criar um novo trabalho. Neste fluxo de trabalho, vamos configurar um trabalho para digitalizar documentos, cada um deles começando com uma folha de cabeçalho de código de barras. Os códigos de barras serão lidos, os dados de índice serão extraídos e um novo documento será criado em cada folha de código de barras. Cada documento será salvo como um arquivo TIFF de várias páginas, enquanto os nomes de arquivo e de pasta serão criados a partir dos dados do código de barras. Um arquivo de índice será criado também. A primeira parte deste fluxo de trabalho descreve detalhadamente o processo de configuração do trabalho e destina-se a administradores ou a qualquer pessoa responsável pela configuração do trabalho. Selecione Arquivo. Selecione Configuração do trabalho. O novo trabalho herdará todas as propriedades do trabalho selecionado. Clique em Adicionar trabalho. Insira o novo trabalho. Clique em Salvar. Admissões no hospital 2. Configuração do trabalho: Guia Capturar Definir a imagem digitalizada e os locais da imagem de saída. Insira um local. C:\DATA\USERS\tkm\Registros médicos\ Depois que o trabalho é configurado, o fluxo de trabalho mostra como selecionar e usar o trabalho para digitalizar, indexar e gerar a saída de um lote. Isso será útil para um operador ou qualquer outra pessoa que esteja executando essa ações. Vamos começar criando um novo trabalho. Selecione Arquivo. Selecione Configuração do trabalho. Se você selecionar um trabalho neste menu suspenso e clicar no botão Adicionar trabalho, o novo trabalho herdará todas as propriedades do trabalho selecionado. Escolheremos o trabalho-padrão Pronto para digitalizar neste exemplo de fluxo de trabalho. Clique no botão Adicionar trabalho para adicionar um novo trabalho. A próxima etapa é atribuir um nome ao novo trabalho. Clique em Salvar. É hora de configurar o trabalho. Na janela de configuração do trabalho, a guia de captura está ativa. Na guia de captura, em Geral, defina os locais onde as imagens digitalizadas e de saída serão armazenadas no computador. Para alterar esses locais, basta clicar nos botões de navegação de cada uma delas ou inserir um nome de pasta. Clique no campo de texto do local da imagem de saída e digite um local. Os arquivos de imagem de saída serão armazenados nesse local. 1

2 Insira a descrição do trabalho. Digitalize formulários administrativos com a folha de cabeçalho de código de barras. Salve o documento como TIFF usando dados de código de barras para o nome do arquivo e da pasta. Marque Manter o lote após a saída. Selecione Código de barras e OCR. Alimente as folhas de cabeçalho de código de barras no scanner e clique em Digitalizar. Insira o nome da imagem. Folha de cabeçalho do hospital Clique em Digitalizar. Clique em Zoom para ampliar a exibição. Clique em Demarcar região e desenhe uma zona em volta do código de barras. Desenhe a zona com largura suficiente para acomodar o tamanho máximo de código de barras. Insira o nome da zona. Selecione Zona se o código de barras estiver em uma posição fixa. Seção Clique em Criar novo documento (apenas para esta zona de código de barras). Observe que o campo de descrição do trabalho tem uma descrição do trabalho Pronto para digitalizar que usamos como ponto de partida. Selecione o campo de texto Descrição do trabalho e forneça uma nova descrição. A inserção de uma descrição de trabalho é útil ao criar instruções e orientações para o operador em um determinado trabalho. Marque esta caixa de seleção. É recomendável manter os arquivos de lote após a saída, até você ter a certeza de que o trabalho foi configurado com êxito. Para configurar as zonas de código de barras, selecione Código de barras e OCR. Alimente as folhas de cabeçalho de código de barras no scanner e clique no botão Digitalizar. Você precisa atribuir um nome à imagem. Clique no botão de digitalização. Precisamos definir uma zona para cada código de barras. Clique no botão de zoom para ampliar a exibição. Clique na ferramenta Demarcar região e desenhe uma zona em volta do primeiro código de barras. Clique o botão esquerdo do mouse e arraste o cursor para desenhar uma zona. Verifique se desenhou a zona com largura suficiente para acomodar o tamanho máximo de código de barras. O Capture Pro Software atribui automaticamente um tipo de código de barras. Ele também exibe o valor. Agora, vamos atribuir um nome à zona de código de barras criada. Clique no campo de texto e forneça um nome. Em Posição, há configurações que determinam onde você deve procurar o código de barras. Nosso código de barras está em uma posição fixa em uma folha de cabeçalho. A zona deve ser selecionada. Você poderá ativar a leitura do código de barras se a página for girada em 180 graus ou virada de frente para trás. Queremos criar um novo documento quando esse código de barras for lido. Em Separação, clique em Criar novo documento. Você pode optar por excluir ou manter a página de código de barras. Neste exemplo, a manteremos. 2

3 Seção Nome do paciente Número do paciente Data de nascimento 3. Configuração do trabalho: Guia Índice Selecione a guia Índice. Clique em Adicionar. Insira Etiqueta. Seção Clique em Configurar. Vá para o final da lista. Selecione Código de barras::seção. Insira o formato de entrada. Formato: datatype<min,max> Tipo de dados: A = Apenas caracteres alfabéticos 9 = Apenas caracteres numéricos X = Apenas caracteres alfanuméricos? = Qualquer caractere X<1,40> Repita esse processo para cada código de barras. Desenhe uma região em torno de cada código de barras, atribua um nome à zona e ajuste quaisquer configurações conforme necessário. Já fizemos isso para você. Observe as zonas de código de barras definidas. O código de barras de seção é o único que queremos usar na separação de documentos. Nos outros códigos de barras, mantivemos a configuração-padrão Sem separação. Agora que configuramos nossos códigos de barras, a próxima etapa é definir um campo de índice para cada zona de código de barras. Selecione a guia Índice. Você precisará configurar um campo de índice no nível do documento. Neste exemplo, você configurará o trabalho para associar campos de índice aos dados do código de barras. Clique em Adicionar para adicionar um campo de índice. Etiqueta é o nome do campo de índice definido. Selecione o campo de texto de etiqueta e forneça um nome. O primeiro campo de índice chama-se Seção. Queremos que esse campo seja gerado automaticamente através dos dados do código de barras, e não por meio da entrada de dados manual. Portanto, precisamos definir um valor-padrão para o campo de índice. Clique em Configurar. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Selecione a seção do código de barras. O formato de entrada especifica o tipo de caracteres e os números mínimo e máximo de caracteres que podem ser usados em um campo. Clique no formato de entrada e forneceremos um para você. Neste exemplo, um X será usado como tipo de dados. Isso significa que os caracteres devem ser alfanuméricos. Os dados podem conter no mínimo 1 caractere e no máximo 40 caracteres. Observe que a definição de um número mínimo de caracteres marca automaticamente a caixa de seleção Obrigatório. 3

4 Seção Nome do paciente Número do paciente Data de nascimento A ordem do campo pode ser reorganizada. 4. Configuração do trabalho: Guia Saída Selecione a guia Saída. Marque a caixa de seleção Arquivo 1. Clique em Opções. Selecione Várias páginas. Clique em Configurar. Se você deseja indexar os dados a serem salvos em um documento, mas não quer exibi-los para o operador, marque esta caixa. Queremos ver tudo neste exemplo. Portanto, deixaremos a caixa desmarcada. Repita esse processo para cada campo de índice. Adicione cada campo, insira uma etiqueta, defina o valor-padrão e ajuste quaisquer configurações quando necessário. Já fizemos isso para você. Observe os campos de índice definidos. Cada campo de índice é gerado automaticamente com os dados do código de barras. Os formatos de entrada correspondem ao tipo de dados que esperamos em cada código de barras. O nome do paciente pode conter de 1 a 40 caracteres de qualquer tipo. O número do paciente deve conter apenas caracteres numéricos e ter 7 dígitos. Portanto, temos um mínimo de 7 dígitos e um máximo de 7 dígitos. A data de nascimento é um campo de data. Portanto, o caractere T será utilizado. A data será formatada como mês, dia e ano. Você pode reorganizar a ordem dos campos selecionando um item na lista. Depois, clique em Mover para cima ou Mover para baixo. Manteremos essa ordem neste trabalho. Agora, selecione a guia Saída. Por padrão, a caixa de seleção Arquivo 1 é marcada. Queremos criar um arquivo TIFF, que já está selecionado. Clique em Opções. Selecione Várias páginas. Esse procedimento selecionará automaticamente o documento. Queremos um arquivo TIFF de várias páginas para cada documento. Agora, precisamos configurar o local do arquivo e o nome de arquivo para a saída. Clique em Configurar. Há um local-padrão de arquivo fornecido por uma fórmula. Queremos alterar a maior parte da fórmula. Clique em Excluir item para remover o último item da fórmula. Observe que a fórmula foi alterada. Clique em Excluir item novamente para remover o último item da fórmula. Clique em Excluir item novamente para remover o último item da fórmula. 4

5 Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX:Seção. Vá para a parte superior do menu. Selecione \. Selecione a guia Nome do arquivo. Clique em Excluir fórmula. Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX: Número do paciente. Vá para o início da lista. Selecione a extensão-padrão do arquivo. Selecione Índice: XML. Desmarque Arquivo de índice do lote. Marque Arquivo de índice do documento. Selecione XML. Clique em Configurar. Clique na guia de nome de arquivo. Vá para o final da lista. Selecione DOC_IDX:Seção. Selecione Data (MMDDAA) Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Queremos criar uma pasta para cada documento, usando o índice Seção como nome de pasta. Selecione o índice de documento Seção. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a barra invertida. Especificamos o local do nosso arquivo. Agora, precisamos especificar o nome do arquivo. Selecione a guia Nome do arquivo. Vamos criar uma nova fórmula para gerar um nome de arquivo. O nome do arquivo será composto pelo número do paciente seguido da extensão-padrão de arquivo. Clique em Excluir fórmula. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Selecione o índice de documento de número do paciente. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a extensão-padrão do arquivo. Isso anexará automaticamente a extensão correta do formato de arquivo que escolhemos. Observe as fórmulas de local e nome de arquivo. Haverá uma pasta para cada seção e um nome de arquivo para cada número de paciente. Agora, precisamos especificar o arquivo de índice. Selecione Índice XML. Ele será marcado. Precisamos de um arquivo de índice para cada documento. Desmarque Arquivo de índice do lote. Marque a caixa de seleção de arquivo de índice de documento. Precisamos de um arquivo XML. Ele está selecionado. Depois, precisaremos alterar o local e o nome do arquivo de índice. Neste exemplo, o arquivo de índice deve ficar na nossa pasta raiz. Clique em Configurar. Clique na guia de nome de arquivo. Queremos que o nome do arquivo seja o nome da seção seguido pela data, com uma extensão de arquivo XML. Clique na parte inferior da barra de rolagem para ir para o final da lista. Selecione a seção de índice do documento. Selecione a data. 5

6 Vá para o início da lista. Selecione.XML. Clique em Conteúdo. Selecione o item. Clique em Adicionar. 5. Digitalizar o documento. Clique em Novo lote. Selecione o nome do trabalho. Selecione o trabalho Admissões no hospital. Clique na parte superior da barra de rolagem para ir para o início da lista. Selecione a extensão de arquivo.xml. Agora, precisamos especificar o conteúdo do arquivo de índice. Clique em Conteúdo. A lista Índices atuais mostra o conteúdo do arquivo de índice. Para adicionar um item ao arquivo de índice, selecione um item na lista Índices disponíveis. Selecione a data e a hora da saída. Clique em Adicionar. Você pode alterar a ordem dos dados no arquivo de índice. Selecione um item na lista de índices atuais. Depois, clique em Mover para cima ou Mover para baixo. Para remover um item da lista de índices atuais, clique em Remover. Terminamos de configurar o trabalho. Agora que o trabalho já está configurado, é hora de digitalizar o documento. Clique no botão Novo lote na barra de ferramentas. Clique no menu suspenso Nome do trabalho. Selecione Admissões no hospital. Usaremos a configuração de página mostrada. Clique em Iniciar. Clique no botão Iniciar para digitalizar. 6. Verificar os dados do índice. Verificaremos nossos dados de índice para ter a certeza de que configuramos o trabalho corretamente. Para fazer uma verificação rápida, aplicaremos mais zoom à folha de cabeçalho de código de barras em nosso primeiro documento. Selecione o primeiro documento. Clique no botão Exibição do Visualizador de imagens. Selecione 1 imagem. Clique em Mais zoom. Clique em Pan. Selecione a guia Índice. Exiba os dados do índice. Verificação no modo de indexação. Selecione Índice. Selecione o primeiro documento no Explorador de lotes. Clique no botão Exibição do Visualizador de imagens na barra de ferramentas. Selecione 1 imagem. Para aplicar mais zoom, clique no botão Mais zoom na barra de ferramentas. Aplicaremos mais zoom para você. Para mover a imagem no visualizador de imagens, clique no botão de pan na barra de ferramentas. Com a ferramenta de pan, é possível clicar e arrastar a imagem para uma nova posição. Faremos isso para você. Selecione a guia Índice. Os dados de índice deste documento são exibidos e é possível executar uma verificação rápida nos códigos de barras. Outra alternativa é verificar os campos de índice no modo de indexação. Selecione Índice. 6

7 Selecione Editar campos de índice. Clique em Zonas de zoom. Selecione o campo de índice de seção e desenhe uma zona de zoom. Selecione o campo de índice Nome do paciente e desenhe uma zona de zoom. Selecione o campo de índice Número do paciente e desenhe uma zona de zoom. Selecione o campo de índice Data de nascimento e desenhe uma zona de zoom. Clique no documento seguinte. Clique em Salvar a indexação e sair. 7. Gerar a saída de documentos Clique em Saída. Verifique a digitalização. Selecione Editar campos de índice. No modo de indexação, atribuiremos zonas de zoom a cada campo de índice. Clique no botão Zonas de zoom na barra de ferramentas. Selecione o campo de índice de seção. Em seguida, desenhe uma zona de zoom clicando e arrastando o cursor sobre o código de barras de seção na imagem. Desenharemos a zona para você. Essa zona de zoom no código de barras de seção agora foi atribuída ao campo de índice de seção. Selecione o campo de índice de nome do paciente. Observe que voltamos à exibição inicial no visualizador de imagens. É necessário que o campo de índice Nome do paciente tenha uma zona de zoom atribuída a ele. Desenharemos a zona de zoom para você. Selecione o campo de índice de Número do paciente e desenharemos a zona de zoom para você. Por fim, selecione o campo de índice Data de nascimento e desenharemos a zona de zoom para você. Todos os campos de índice receberam zonas de zoom. Quando um campo de índice for selecionado, o visualizador de imagens exibirá a zona de zoom atribuída. Clique no botão Documento seguinte na barra de ferramentas. Observe que as zonas de zoom que atribuímos são preservadas. A atribuição de zonas de zona é um meio eficaz de fazer o controle de qualidade em todos os campos de dados de índice de cada documento deste lote. Clique no botão Salvar a indexação e sair. Agora, gere a saída do lote. Esse procedimento retornará os documentos como arquivos TIFF na pasta com os nomes fornecidos, juntamente com o arquivo de índice. Clique no botão Saída. A saída está concluída. Para verificar os arquivos, localize a pasta que criamos para este exemplo. Observe que os nomes de arquivo e locais que definimos para este trabalho foram aplicados com êxito. Você pode abrir o arquivo TIFF para verificar o conteúdo do documento e a digitalização. 7

8 Verifique o arquivo de índice. Você também pode abrir o arquivo XML para verificar o conteúdo do índice. Observe que os dados de índice de cada documento estão incluídos, na ordem em que especificamos. Este fluxo de trabalho termina aqui. 8