Usando o Excel ESTATÍSTICA. A Janela do Excel Barra de título. Barra de menus. Barra de ferramentas padrão e de formatação.

Transcrição

1 Barra de deslocamento ESTATÍSTICA Barra de menus Barra de título Barra de ferramentas padrão e de formatação Barra de fórmulas Conjuntos e Células (Intervalos) Área de trabalho Separador de folhas Barra de deslocamento

2 Barra de título: Apresenta as identificações da aplicação e do documento. Botão de controlo: Permite aceder a operações básicas da janela do Excel (maximizar, restaurar, etc.). Barra de menus: Opções que permitem aceder a comandos para manipulação da folha de cálculo e/ou livro. Barra de ferramentas padrão e de formatação: Conjunto de botões que possibilitam aceder de forma mais rápida a opções existentes na barra de menus, mais a nível de ficheiros e a opções existentes na barra de menus para formatação..

3 Caixa de nome: Indica o endereço da célula activa. Barra de fórmulas: Permite visualizar o conteúdo da célula activa. Título de linha e coluna : Identifica as linhas e as colunas. Área de trabalho: Zona onde são visualizados todos os conteúdos da folha de cálculo. Separador de folhas: Permite aceder às diversas folhas de cálculo que constituem o livro.

4 Barra de deslocamento: Permite a deslocação da folha na vertical ou na horizontal, para que sejam visualizadas as diferentes partes. Barra de estado: Informa acerca da operação em curso. Conjuntos e Células (Intervalos): Um Intervalo é o conjunto de células, mas não um conjunto de células qualquer. As células que formam um intervalo têm de formar um quadrilátero. Um Intervalo é denominado pelas coordenadas dos sesu cantos: superior esquerdo e inferior direito, separado por dois pontos. Como exemplo, na figura a zona mais escura define um intervalo de células seleccionadas. A referência das células que constituem o intervalo, poderá ser definida de forma diferente. O intervalo B3:D8 poderá ser definido por D8:B3 ou por D3:B8 ou ainda por B8:D3. O que estas referências têm de comum é partirem de um extremo para o outro.

5 Tipos de dados: No Excel podemos inserir três tipos de dados: Texto - Dados alfanuméricos, qualquer conjunto de dados que contenham letras, números e quaisquer outros caracteres existentes no teclado. Com texto não se pode fazer cálculos. Número - O Excel considera números quer datas, horas, percentagens, moedas, fracções e claro os números propriamente ditos. Fórmulas e Funções - É com este tipo de dados que podemos fazer os cálculos. Com as fórmulas utilizamos apenas os operadores matemáticos, as funções são algumas operações já pré-definidas pela Microsoft. Aqui convém referir que o Excel conhece e respeita as regras matemáticas. Por exemplo: Se inserir: Microsoft Visualiza: Microsoft Está dentro da célula: Microsoft Se inserir: 25/5 Visualiza: 25-Mai Está dentro da célula: Se inserir: 0 2/5 Visualiza: 2/5 Está dentro da célula: 0,4 Se inserir: =1+2*3 Visualiza: 7 Está dentro da célula: =1+2*3 Algumas destas definições podem variar dependendo da configuração do computador. Não podemos esquecer que as fórmulas ou funções TÊM sempre de ser antecedidas pelo sinal de Igual (=), senão o Excel considera-as como texto.

6 Movimentação pelas Células: Para passarmos de uma célula para outra célula podemos usar o TECLADO: Seta de cursor para nos deslocarmos para baixo, cima, esquerda e direita, conforme as direcções delas; O ENTER desce para a linha abaixo daquela em que nos encontramos; O Tabulador (TAB, tecla que se encontra em cima do Caps Lock) vai para a célula à direita daquela em que nos encontramos; A tecla SHIFT + ENTER passa para a célula que está por cima daquela em que nos encontramos; A tecla SHIFT + TAB volta para a célula anterior àquela em que estamos. Também podemos usar o RATO clicando na célula pretendida, que ele irá activá-la.

7 Célula Activa : Pode-se seleccionar mais do que uma célula, porém apenas uma estará activa, assim sendo ela não ficará escurecida como as outras, mas continua com o contorno mais espesso. Como se pode visualizar na figura, a célula activa também é identificada nas coordenadas das células, ficando a letra correspondente à sua coluna e o número correspondente à sua linha de outra cor (mais azulados). No Excel cada célula é independente das outras, pelo que podemos formatar cada uma de forma diferente. Claro que se seleccionarmos mais do que uma célula e as formatarmos, a formatação é assumida em todas as células seleccionadas. Selecção de Células : Podemos seleccionar mais do que uma célula e essa selecção chama-se intervalo. Para se seleccionar um intervalo de células podemos fazer com o teclado, usando o SHIFT + as setas de direcção, ou então com o rato clicando e arrastando quando se vir uma cruz branca. Para seleccionar células alternadas usar o rato + CTRL. Pode-se seleccionar o primeiro intervalo de células, premir a tecla CTRL e seleccionar o grupo seguinte.

8 Referências de Células : Para identificarmos uma célula usamos as suas coordenadas. Igualmente nas fórmulas e funções usam-se as coordenadas das células. Isto tem vantagens, pois desta forma não é necessária a introdução de todas as fórmulas, uma a uma, mas copiar a primeira para as seguintes células. Por exemplo, se tivermos uma tabela: Queremos que na célula E4 apareça a soma das células B4, C4 e D4. Podíamos escrever: = mas desta forma teríamos de escrever manualmente todas as outras fórmulas. Se escrevêssemos ou selecionássemos com o rato: =B4+C4+D4 o Excel calcularia o total através do conteúdo das referidas células e não do valor absoluto contido nelas. Isto quer dizer que, se alterarmos o conteúdo das células, o resultado final seria automaticamente alterado.

9 Como o Excel calcula o total através do conteúdo das referidas células e não do valor absoluto contido nelas, Isto quer dizer que, se alterarmos o conteúdo das células, o resultado final seria automaticamente alterado.

10 COPIAR A FÓRMULA PARA OUTRAS CÉLULAS Para copiar a fórmula para as outras células podemos utilizar os seguintes processos: 1º processo: Copiar a célula da fórmula com o botão Copiar, indo ao Menu Editar -> Copiar ou através do CTRL + C. Fica ao redor da célula um tracejado a piscar. Depois é só necessário seleccionar as células de destino e clicar no botão Colar ou indo ao Menu Editar -> Colar ou através do CTRL + V. Nota: Quando copiamos ou cortamos células no Excel e quando elas têm o contorno com o tracejado, se premirmos ENTER, o Excel fará automaticamente o Colar.

11 COPIAR A FÓRMULA PARA OUTRAS CÉLULAS 2º Processo: Se olharmos para a célula activa, vemos que o contorno é mais espesso. No canto inferior direito dessa célula, vemos que existe um quadrado. Colocando o cursor do rato sobre esse quadrado, o cursor torna-se numa cruz (+). Se arrastarmos essa cruz, ela copiará a fórmula para as células que formos seleccionando.

12 Referências Relativas : No exemplo anterior foram utilizadas referências relativas. Estas identificam as células, mas quando copiadas passam a identificar as células correspondentes nas linhas ou colunas para onde foram copiadas. Esta referência é bastante útil pois permite-nos utilizar uma mesma fórmula indefinidamente. Copiando, preenchendo ou mesmo movendo o conteúdo da célula activa, o Excel irá adaptar as fórmulas nas células de destino. Referências Absolutas : No caso das referências absolutas, as coordenadas são dadas de uma forma que o Excel não irá adaptar para as células de destino essas coordenadas. No exemplo anterior vamos acrescentar as fórmulas da linha de total (linha 9), escrevendo na célula B9: =B4+B5+B6+B7+B8

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14 Acrescentamos uma nova coluna com o nome % do Total. Para obtermos esta percentagem vamos dividir o total de cada país pela soma dos Totais dos Países. Na célula F4 escrevemos o seguinte: =E4/E9 Para a primeira fórmula não há problemas, mas se começarmos a preencher irão surgir alguns problemas (identificados pelo código de erro #DIV/0!). Aparece no canto superior esquerdo da célula um marcador verde para indicar que a célula tem um erro.

15 Este erro surge porque o Excel adaptou as fórmulas para as células de destino, ficando: =E5/E10 =E6/E11 etc... Como as células estão vazias resultou este erro. Aqui a solução passaria por fazer fórmula a fórmula. Ou então usar as referências absolutas.

16 Para usarmos as referências absolutas temos de acrescentar um cifrão ($) antes da letra da coluna e outro antes do número da linha. Isto irá fixar a célula, não sendo essa coordenada adaptada pelo Excel quando preenchemos a fórmula. Assim se escrevermos na célula F4: =E4/$E$9 Apenas estamos a fixar a célula E9, a célula E4 continua uma referência relativa. Após fazermos o preenchimento da fórmula, vemos que o erro desapareceu, isto porque o Excel apenas adaptou a célula E4 para as correspondentes para as outras células, mantendo sempre a célula E9 em todas as fórmulas. Este tipo de referência é usado quando se quer utilizar uma célula comum a todas as fórmulas, colocam-se os cifrões antes dos elementos das coordenadas (letra e número) e essa célula fica fixa.

17 Referências Mistas: As referências mistas são utilizadas quando só queremos fixar a coluna ou a linha. Nestes casos coloca-se apenas o cifrão antes da letra (para fixar apenas a coluna) ou o número (para fixar apenas a linha). Devemos fixar apenas o elemento que queremos utilizar nas fórmulas todas. Para exemplificar, podemos fazer a seguinte tabela:

18 Para vermos a relação entre os vário valores com as várias taxas, vamos multiplicar os valores pelas taxas. Inserindo na célula C3 a fórmula: =$B3*C$2 e depois de preenchermos as células primeiro para baixo e depois para a direita surgirá uma tabela semelhante à seguinte: Se visualizarmos as fórmulas existentes nas células podemos ver que o Excel utilizou sempre as células dos valores (B3:B5) e as taxas (C2:E2), mesmo após as mudanças de células efectuadas através dos preenchimentos das células. Simplesmente ajustou as referências conforme as necessidades, ou só as linhas, ou só as colunas. Estas últimas referências são bastante raras de utilizar, mas devemos sempre ponderar a sua utilização, pois podem simplificar bastante a construção das fórmulas.