Práticas Empresariais em Excel. Professor: Pádua

Transcrição

1 Práticas Empresariais em Excel Professor: Pádua

2 SUMÁRIO 1 FÓRMULAS FUNÇÕES Data e hora Hoje Dia, Mês e Agora Hora, Minuto e Segundo Estatísticas Média Mínimo Máximo Menor Maior Cont.se Cont.Núm Cont.Valores Matemática e Trigonométrica Soma Somase Lógica Se Procura e Referência Procv Financeiras Pgto NPer VP Taxa FORMATAÇÃO CONDICIONAL FILTRO CLASSIFICAÇÃO DE DADOS SUBTOTAL ATINGIR META... 13

3 8 SOLVER BLOQUEAR CÉLULAS E PROTEGER PLANILHAS OCULTAR FÓRMULAS E FUNÇÕES EM CÉLULAS GRÁFICOS CONFIGURAR PÁGINAS Página Margens Cabeçalho/rodapé... 18

4 1 FÓRMULAS As fórmulas em Excel são compostas de operadores matemáticos e referências a células. Veja na tabela abaixo, os operadores matemáticos que poderão ser utilizados: Operador Descrição Exemplo + Adição =C5+D5 - Subtração =C5-D5 * Multiplicação =C5*D5 / Divisão =C5/D5 % Porcentagem =C5*20% ^ Exponenciação =C5^3 Também poderemos utilizar os operadores de comparação: Operador Descrição Exemplo = Igualdade =5=5 <> Diferente =5<>10 > Maior =5>10 < Menor =5<10 >= Maior ou igual =5>=10 <= Menor ou igual =5<=10 Esses operadores apresentam uma ordem de execução conforme descrita na tabela abaixo: tações: Ordem de Descrição preferência : Referência (de...até...) ; Referência (e) - Negação % Porcentagem ^ Exponenciação */ Multiplicação e divisão + - Adição e subtração & Concatenação < < = => > Comparação 4

5 2 FUNÇÕES 2.1 Data e hora Hoje A função hoje retorna a data atual de acordo com aquela fornecida pelo sistema operacional. Para inserir a função, clique na célula específica e digite: =HOJE() e pressione a tecla Enter Dia, Mês e As funções dia, mês e ano retornam o dia, o mês e o ano, respectivamente, de acordo com a data fornecida pelo sistema operacional. Para inserir qualquer das funções, clique na célula específica e digite: =DIA(célula) ou =MÊS(célula) ou =ANO(célula) e pressione a tecla Enter Agora A função agora retorna a data e a hora atuais de acordo com aquelas fornecidas pelo sistema operacional. Para inserir a função, clique na célula específica e digite: =AGORA() e pressione a tecla Enter Hora, Minuto e Segundo As funções hora, minuto e segundo retornam a hora, os minutos e os segundos, respectivamente, de acordo com hora fornecida pelo sistema operacional. Para inserir a função, clique na célula específica e digite: =HORA(célula) ou =MINUTO(célula) ou =SEGUNDO(célula) e pressione a tecla Enter. 2.2 Estatísticas Média A função média permite a você efetuar a média dos valores de uma lista de dados. Sintaxe: =MÉDIA(intervalo) Mínimo A função mínimo permite a você encontrar o menor valor de uma lista de dados. Sintaxe: =MÍNIMO(intervalo) Máximo A função máximo permite a você encontrar o maior valor de uma lista de dados. Sintaxe: =MÁXIMO(intervalo) 5

6 2.2.4 Menor A função menor permite a você encontrar o n-ésimo menor valor de uma lista de dados. Sintaxe: =MENOR(intervalo;n-ésimo) Maior A função maior permite a você encontrar o n-ésimo maior valor de uma lista de dados. Sintaxe: =MAIOR(intervalo;n-ésimo) Cont.se A função cont.se calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condição. Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critérios) Cont.Núm A função cont.núm calcula o número de células em um intervalo que contém números. Sintaxe: =CONT.NÚM(intervalo) Cont.Valores A função cont.valores calcula o número de células em um intervalo que não estão vazias. Sintaxe: =CONT.VALORES(intervalo) tações: 6

7 2.3 Matemática e Trigonométrica Soma A função soma permitirá a você calcular o somatório de todos os números em um intervalo de células. Sintaxe: =SOMA(intervalo) Somase Já, a função somase, permitirá a você calcular o somatório de um intervalo de células definido por um determinado critério ou condição. Sintaxe: =SOMASE(intervalo;critérios) 2.4 Lógica Se A função se verifica se uma condição foi satisfeita e retorna um valor se for VERDADEIRO e retorna outro valor se for FALSO. Sintaxe: =SE(condição;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) 2.5 Procura e Referência Procv A função procv é utilizada para buscar informações em alguma tabela na qual não se sabe em que linha irá obter o resultado desejado. Sintaxe: =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_índice_coluna) tações: 7

8 2.6 Financeiras Pgto A função pgto retorna o valor das prestações de uma anuidade onde pagamento e taxa de juros são constantes. Sintaxe: =PGTO(taxa;nper;vp) NPer A função nper retorna o número de prestações de um investimento tendo os pagamentos e a taxa de juros constantes. Sintaxe: =NPER(taxa;pgto;vp) VP A função vp retorna o valor presente/atual de um investimento onde as parcelas e a taxa de juros são constantes. Sintaxe: =VP(taxa;nper;pgto) Taxa Retorna a taxa de juros por período de uma anuidade. Sintaxe: =TAXA(nper;pgto;vp) tações: 8

9 3 FORMATAÇÃO CONDICIONAL O comando formatação condicional realça/destaca rapidamente informações mais relevantes de uma planilha. Como utilizar o comando formatação condicional? 1) Selecione o intervalo de células que receberá a formatação específica; 2) Clique na guia Início, escolha o comando formatação condicional e, em seguida, clique na opção nova regra; 3) Aparecerá a tela abaixo. Em seguida, clique em formatar células que contenham e edite a descrição da regra; 4) Logo após editar a descrição da regra, clique no botão e escolha as opções de formatação que desejar; 5) Clique no botão e depois novamente; 6) Se houver necessidade de criar uma nova regra, repita os passos acima. tações: 9

10 4 FILTRO O comando filtro é utilizado para localizar, pesquisar e trabalhar com um subconjunto de dados em uma lista de maneira rápida e fácil. Os dados filtrados só irão exibir as linhas que atendem aos critérios especificados e oculta as linhas que não se deseja exibir. Após filtrar os dados, você poderá utilizá-los para: copiar, formatar, editar, fazer gráficos e imprimi-los. Para filtrar uma lista de dados, siga os passos abaixo: 1) Selecione toda a lista de dados; 2) Clique na guia Dados e escolha o comando filtro. 3) Veja que, à direita de cada um dos rótulos/cabeçalhos/títulos da coluna, aparecerá uma seta. Clique naquela seta referente ao conteúdo que você irá filtrar e escolha o comando filtros de número, conforme exibido na tela abaixo: 4) Em seguida, clique em um dos comandos do operador de comparação e preencha a caixa de diálogo conforme a pesquisa a ser feita para a filtragem dos dados. tações: 10

11 5 CLASSIFICAÇÃO DE DADOS O recurso de classificação de dados permite a você ordenar dados em ordem crescente ou decrescente de valores ou de textos. Para utilizar o referido comando, selecione todos os dados da planilha, inclusive os rótulos/cabeçalhos/títulos de dados. Em seguida, clique na guia Dados e escolha o comando Classificar. Altere as propriedades da caixa de diálogo abaixo: tações: 11

12 6 SUBTOTAL Este recurso permite a você adicionar o subtotal em uma lista ou banco de dados conforme critérios pré-estabelecidos. Para utilizar o recurso, execute os passos abaixo: 1) Selecione toda a lista de dados; 2) Clique na guia Dados e escolha o comando classificar (classifique em ordem crescente ou decrescente). 3) Após classificados os dados, escolha o comando subtotal na mesma guia Dados. 4) Na caixa de diálogo subtotal, selecione a coluna na qual deseja basear os subtotais, escolha a função a ser usada e o local onde será adicionado o subtotal. tações: 12

13 7 ATINGIR META O comando atingir meta permite a você variar um valor de entrada para se chegar a um determinado resultado. Imagine que você precise realizar um empréstimo no banco. Neste caso, você sabe o quanto precisa, por quanto tempo deseja pagar e a taxa de juros que o banco cobra. Qual será o valor de cada parcela referente ao empréstimo? Para responder a esta pergunta e a outras várias, utilize o comando atingir meta: 1) Clique na célula que você quer encontrar o valor desejado; 2) Clique na guia Dados, escolha o comando teste de hipótese e, em seguida, clique na opção atingir meta; 3) Na tela que irá aparecer, defina a célula que irá receber o novo valor e a célula que será alterada. Obs.: O comando atingir meta permite a variação de apenas um valor de entrada. Caso queira variar mais de um valor de entrada, por exemplo, o valor do empréstimo e o valor do pagamento mensal de um empréstimo, use o suplemento solver. 13

14 8 SOLVER O Solver faz parte de um conjunto de programas chamado de ferramentas de análise hipotética. Com o Solver você pode localizar um valor ideal para uma fórmula em uma célula chamada de célula de destino em uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de células relacionadas direta ou indiretamente com a fórmula na célula de destino. O Solver ajusta os valores nas células variáveis que você especificar chamadas de células ajustáveis para produzir o resultado especificado por você na fórmula da célula de destino. Você pode aplicar restrições para restringir os valores que o Solver poderá usar no modelo e as restrições podem se referir a outras células que afetem a fórmula da célula de destino. ( Para utilizar o solver, você deverá, primeiramente, instalá-lo: 1) Clique no botão do Office e, em seguida, clique em Opções do Excel; 2) Clique em suplementos e, em seguida, na caixa gerenciar, selecione Suplementos do Excel; 3) Clique no botão Ir; 4) Na caixa de diálogo Suplementos Disponíveis, selecione a caixa de verificação Solver e clique em OK. Após instalar o suplemento solver, você poderá utilizá-lo da seguinte forma: 1) Clique na célula que você quer encontrar o valor desejado; 2) Clique na guia Dados, escolha o comando solver; 3) Na tela que irá aparecer, defina a célula de destino, o valor que se quer alcançar e as células que irão variar. 4) Se houver alguma restrição, clique no botão adicionar e preencha a tela abaixo: 14

15 9 BLOQUEAR CÉLULAS E PROTEGER PLANILHAS No Excel você tem a possibilidade de bloquear células para que não seja alterado o conteúdo delas. Geralmente você utilizará esse comando em células que contém fórmulas e/ou funções. Desta maneira, o usuário não conseguirá modificar o conteúdo delas. Para utilizar esse recurso, siga os passos abaixo: 1) Selecione as células que poderão ser alteradas; 2) Clique com o botão direito do mouse e escolha o comando formatar células; 3) Na guia proteção desmarque a opção bloqueadas; 4) Clique na guia revisão, escolha o comando proteger planilha e digite uma senha. 10 OCULTAR FÓRMULAS E FUNÇÕES EM CÉLULAS Além de bloquear as células para que outro usuário não altere os dados de sua planilha, você poderá ocultar fórmulas e funções para que ele não veja a sintaxe das fórmulas e funções construídas. Para utilizar esse recurso, siga os passos abaixo: 1) Selecione as células que estarão ocultas; 2) Clique com o botão direito do mouse e escolha o comando formatar células; 3) Na guia proteção marque a opção ocultas; 4) Clique na guia revisão, escolha o comando proteger planilha e digite uma senha. tações: 15

16 11 GRÁFICOS Para criar gráficos, você deverá, primeiramente, selecionar os dados da planilha que irão compor o gráfico. Em seguida, clique na guia inserir e escolha o gráfico adequado. Faça as alterações necessárias no gráfico e registre-as abaixo nas anotações. Veja alguns exemplos de gráficos: 1) Colunas Receitas X Despesas 75% 60% 55% 50% 25% 20% 30% 21% Despesa 25% 40% 45% 50% 75% 80% 70% 79% Receita ) Linhas Receitas X Despesas 75% 75% 80% 70% 79% 60% 40% 55% 45% 50% Receita 25% 25% 20% 30% 21% Despesa

17 3)Pizza Receitas 70% 80% 79% 25% 75% 40% 45% 50% Aprendendo um pouco mais... Gráficos: Alterar tipo de gráfico; Layout de gráfico; Estilo de gráfico; Título de gráfico; Título de eixos; Legenda; Rotação 3D; Contorno de gráfico. tações: 17

18 12 CONFIGURAR PÁGINAS Antes de imprimir sua planilha, certifique-se de que ela está configurada da maneira adequada. Para configurá-la, clique no botão do Office, passe pelo comando imprimir, clique no botão visualização impressão e, em seguida, clique no botão configurar página Página 12.2 Margens 12.3 Cabeçalho/rodapé 18

19 Ao clicar no botão Personalizar cabeçalho... aparecerá a tela abaixo: Ao clicar no botão Personalizar rodapé... aparecerá a tela abaixo: tações: 19