Folha de Cálculo Introdução à Folha de Cálculo

Transcrição

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2 Introdução à Folha de Cálculo O Excel é uma folha de cálculo capaz de guardar dados, executar cálculos e gerar gráficos.

3 Introdução à Folha de Cálculo Uma folha de cálculo, por exemplo o Excel, permite entre outras finalidades: criar, abrir, fechar e guardar ficheiros de cálculo em disco, disquete ou noutro suporte; copiar, cortar, localizar e substituir dados; configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vêlas na sua globalidade; proteger livros e folhas; ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;

4 Introdução à Folha de Cálculo Uma folha de cálculo, por exemplo o Excel, permite entre outras finalidades: efectuar cálculos financeiros; manipular informação sobre base de dados; criar gráficos que facilitam a análise de dados; Inserir automaticamente campos com datas e horas

5 Iniciação da folha de cálculo Excel Para iniciar o Excel, pressionar o botão INICIAR Todos os Programas Microsoft Excel

6 Estrutura Geral de uma Folha de Cálculo A folha de trabalho é constituída por células, que estão organizadas em colunas e linhas. As colunas são as secções verticais, cujo nome é representado por uma letra que varia na sequência A a Z, AA a AZ, etc. As linhas são as secções horizontais, cujo nome é representado por um número que varia de 1 a Da intersecção das colunas com as linhas resultam as células. Nota: Pressionar Ctrl + para se posicionar na primeira linha e Ctrl + para ir para a última linha.

7 Na figura seguinte, pode identificar-se a célula activa, isto é, a célula onde se podem editar dados a célula A1. Para identificar um intervalo de células, por exemplo o intervalo de D2 a D5, digita-se D2:D5. Se se pretender apenas indicar as células B2 e B5, digita-se B2;B5.

8 O Ambiente de Trabalho da Folha de Cálculo

9 Na barra de título (1) pode ver-se: Microsoft Excel Livro 1. Isto significa que, quando se abre o programa, o nome predefinido do documento é Livro1, e este mantém-se até que se guarde o trabalho. A caixa de nome (6) mostra a referência da célula activa ou o nome atribuído ao intervalo de dados. A barra de fórmulas (7) permite introduzir e editar dados ou fórmulas nas células e gráfico. É a barra que mostra o conteúdo (valor constante ou fórmula) da célula activa. Quando se abra um novo livro, os separadores de folhas (12) contêm três folhas em branco. À medida que se vai trabalhando, é possível inserir ou eliminar folhas. A barra de estado (14) mostra alguma informação: a palavra «Pronto» significa que se pode começar a trabalhar; a palavra «NUM» significa que a tecla NumLock está activada, o que quer dizer que se podem inserir números a partir do teclado numérico.

10 O cursor do rato pode apresentar várias formas, de acordo com a tarefa a executar: Forma Cruz branca Dupla seta Cruz preta Função Seleccionar células Mover células Preencher um intervalo de células por arrastamento Barra intermitente Editar dados na célula

11 Personalização da Folha de Cálculo Existem várias opções para personalizar uma folha de cálculo. A partir do menu FERRAMENTAS Personalizar, é possível escolher: as barras; os comandos; a animação dos menus; etc. A partir do menu FORMATAR Folha, pode escolher-se: o fundo das folhas; a cor dos separadores das folhas; etc.

12 Personalização da Folha de Cálculo A partir do menu FERRAMENTAS Opções, é possível seleccionar: cores de grelha (no separador «Ver»); a localização predefinida dos ficheiros e o nome do utilizador (no separador «Geral»); listas personalizadas, que permitem que, escrevendo apenas a primeira palavra de uma sequência, se consiga preencher um intervalo com as restantes palavras da sequência (preenchimento automático); critérios de segurança (no separador «Segurança»); ortografia e verificação de erros; opções de guarda, como, por exemplo, a localização para guardar recuperações; etc.

13 Personalização da Folha de Cálculo A partir do menu FERRAMENTAS Opções, é possível seleccionar: cores de grelha (no separador «Ver»); a localização predefinida dos ficheiros e o nome do utilizador (no separador «Geral»); listas personalizadas, que permitem que, escrevendo apenas a primeira palavra de uma sequência, se consiga preencher um intervalo com as restantes palavras da sequência (preenchimento automático); critérios de segurança (no separador «Segurança»); ortografia e verificação de erros; opções de guarda, como, por exemplo, a localização para guardar recuperações; etc.

14 Conceito de Livro e Folha de Trabalho Um livro é um documento do Excel que possui uma ou mais folhas de trabalho. Permite inserir, editar e executar cálculos com os dados das várias folhas. Permite também incluir folhas de gráficos. Para se trabalhar com vários livros ao mesmo tempo, seleccionar JANELA Dispor e escolher uma das formas de mostrar as janelas no ecrã; alternativamente, seleccionar, um a um, cada um dos livros na última secção do menu JANELA. As folhas de cálculo são as folhas do livro, isto é, são os documentos usados no Excel para armazenar e trabalhar os dados. Quando se abre o Excel, o livro contém três folhas em branco, denominadas Folha1, Folha2 e Folha3.

15 Criar um livro novo As opções para criar um novo livro são semelhantes às da aplicação Word. 1. Clicar no botão Novo da barra de ferramentas. 2. Seleccionar Botão do Office Novo e, de seguida, escolher uma das hiperligações do Painel de tarefas. Pode abrir-se um livro existente de várias formas: clicar no botão Abrir da barra de ferramentas, seleccionar Botão do Office Abrir, ou pressionar Ctrl + A. Qualquer que tenha sido o caminho seguido, procurar a pasta onde o livro se encontra e clicar duas vezes no nome do livro. Para guardar um documento, clicar no botão Guardar da barra de ferramentas ou escolher Botão do Office Guardar.

16 Para inserir novas folhas, seleccionar INSERIR Folha de cálculo. Em alternativa, activar o menu de atalho (botão direito do rato) relativo às folhas e escolher Inserir (com o botão esquerdo do rato). Para mudar o nome de uma folha, pode escolher-se a opção Mudar o nome ou fazer duplo clique no separador e digitar o novo nome. Para mover uma folha, pode seleccionar-se a opção Mover ou copiar ou clicar no separador e arrastá-lo para o sítio pretendido. Para eliminar uma folha, escolher EDITAR Eliminar folha ou Eliminar do menu de atalho do separador da folha.

17 Selecção de células e intervalos

18 Introdução e Manipulação de Informação Para digitar informação, activar a célula com um clique do rato. A célula activa apresenta uma caixa de limite e as letras da linha e da coluna correspondentes realçadas. Quando se inserem valores constantes ou texto, o conteúdo da célula e da barra de fórmulas é igual. Quando se inserem fórmulas, a barra de fórmulas mostra a fórmula, enquanto a célula mostra o resultado da fórmula. Para terminar a edição da informação, escolher uma das seguintes opções: Pressionar Enter. Pressionar o botão Inserir na barra de fórmulas. Se apenas se escreverem valores constantes, pode seleccionar-se uma das teclas de direcção ou clicar noutra célula.