Excel - Ficha de Trabalho

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1 Excel - Ficha de Trabalho Facturação Avançada O trabalho que se segue consistirá numa folha de cálculo com alguma complexidade, em que existirão diferentes folhas no mesmo livro. Neste serão criadas Bases de Dados com dados dos clientes e produtos, onde será possível efectuar consultas, relatórios e outras tarefas inerentes às Bases de Dados. Noutra folha será elaborada uma factura cujo objectivo final será a sua impressão com actualização automática de stocks. Existirão outras folhas com outras funcionalidades 1 Inicie um novo ficheiro e guarde-o com o nome Facturação. Este ficheiro terá várias folhas cujos nomes se indicarão durante a evolução do trabalho, a primeira terá o nome Clientes e a segunda o nome Produtos. Todas as outras terão nomes adequados aos seus conteúdos. Sempre que necessário configure as páginas de acordo com o que aprendeu anteriormente e as suas necessidades. 2 Vamos considerar que todos os elementos deste curso são potenciais clientes, como tal abra o ficheiro Curso de Informática e copie os dados da folha Idades relativos aos alunos, incluído o cabeçalho. Vá para a folha cliente e na célula A1 cole (Não se preocupe com o aviso de erro). Ajuste a largura das colunas ao seu conteúdo. 3 Elimine a coluna que contém os dias de vida e reformule a fórmula nas células relativas à idade. 4 Formate as datas de nascimento de acordo com a seguinte tipologia: dd-mmmm-aaaa 5 Considerando que cada coluna é um campo e que cada linha é um registo, vamos agora adicionar mais alguns campos à nossa base. Assim, insira uma coluna antes do campo nome. Na A1 digite Código. Atribua um código para cada elemento iniciando a numeração em 1; utilize o preenchimento por arrastamento. 6 Pela ordem indicada adicione os seguintes campos: 7 Seleccione uma das células já formatadas e copie-a, de seguida seleccione as outras que contém os nomes nos campos e cole só os formatos (Editar/ Colar especial.../ Formatos). 8 Formate as colunas telefone, telemóvel e cartão de crédito para que os números apresentem separadores dos milhares e cujos conteúdos fiquem centrados. 9 Para as colunas do telefone e telemóvel crie as seguintes regras de validação (Menu Dados): (Obs.: Poderá utilizar outras regras de validação) 10 Para no caso de alguém digitar, nove letras em vez de nove números, determine, também, para as células das colunas anteriores, excepto para os nomes dos campos, a seguinte formatação Facturação Avançada.doc Página n.º 1/9 Prof. Helder Vicente

2 condicional apresentada na figura a seguir. Esta deverá ser efectuada para a primeira célula e posteriormente copiado e colado o respectivo formato para as restantes. 11 Formate a coluna do Código Postal com o formato ####-###. Centralize o conteúdo desta coluna. 12 Efectue de seguida os ajustamentos que entender, melhorando o aspecto gráfico a seu gosto. Poderá adicionar outras funcionalidades se assim o entender. 13 Vamos agora efectuar a gestão da base de dados preenchendo os dados em falta e recorrendo, mais uma vez aos elementos da turma, desta vez vamos utilizar um formulário. Para o efeito aceda a Dados/ Formulários... Complete alguns elementos através deste processo ou então directamente nas células. 14 Através do formulário efectue algumas consultas recorrendo ao botão critérios para especificar as condições. Por exemplo, visualizar só quem tiver mais de 17 anos. 15 Podemos, ainda, efectuar pesquisas recorrendo a filtros automáticos Dados/ Filtro/ Filtro automático. No campo pretendido especifique as condições de pesquisa. Por exemplo, visualizar só quem tiver menos de 18 anos. Podemos agora ocultar algumas das colunas e imprimir o resultado da pesquisa. 16 Seleccione as colunas que contêm os dados e atribua-lhes o nome Clientes. 17 Passe para a folha Produtos e crie a base de dados dos produtos de uma hipotética firma armazenista. Assim, comece por criar os campos e preencha os dados de acordo com a figura seguinte, no entanto poderá adicionar outros campos e/ou produtos de acordo com o seu interesse pessoal. O campo Stock da coluna I será para efectuar a gestão de stocks numa fase posterior. Facturação Avançada.doc Página n.º 2/9 Prof. Helder Vicente

3 18 Formate esta folha a seu gosto pessoal e efectue os melhoramentos que achar convenientes. Configure a página e adicione o cabeçalho e rodapé habitual. 19 Seleccione as colunas que contêm os dados e atribua-lhes o nome Base_de_Dados. 20 Pretendemos agora efectuar um Filtro avançado para o controlo de stocks inferiores a 50 unidades. Assim, copie para a célula L1 os nomes dos campos. Na célula R2 digite <50. Sendo esta a nossa zona para definição dos critérios da consulta. 21 No intervalo de células AA1:AG3 desenhe e formate a seu gosto uma forma automática com o texto Gestão de Stocks. 22 Efectue o filtro avançado de acordo com as condições apresentadas na figura ao lado. 23 Para melhorar a operacionalidade deste filtro, bem como a sua impressão, construa uma macro de acordo com a tabela apresentada a seguir. De seguida atribua-a a um botão cujo nome será Gestão de Stocks ou crie uma nova barra de ferramentas com o mesmo nome. Nome da Macro GestaoStocks Funcionalidade Defina as colunas AA:AG como área de impressão. Execute o filtro avançado com as condições anteriores. Pré-visualize a impressão. Poderá ainda experimentar outras situações digitando outros critérios. 24 Pretende-se, agora, criar uma tabela dinâmica que nos mostre os stocks da nossa base de dados. O esquema será o apresentado ao lado. Mude a folha para último lugar e altere-lhe o nome para Tabela de Stocks. 25 Ordene os stocks por ordem ascendente. (Clique Bt. Dtº sobre o campo Stock escolha Definições dos campos... e proceda como na figura ao lado) 26 Para actualizar os dados pressione este botão que existe na barra de ferramentas tabela dinâmica. 27 Insira no início, uma nova folha cujo nome será Factura. 28 Configure a página em A4, modo de orientação vertical, sendo a margem esquerda de 2,5 cm e as restantes de 1,5 cm incluindo as margens do cabeçalho e rodapé. Facturação Avançada.doc Página n.º 3/9 Prof. Helder Vicente

4 29 Inicie a construção da factura começando por determinar que a largura das colunas A a AP é de 15 pixels e que o tipo de letra para toda a folha é Arial/ 8/ Normal. 30 Da linha um até à linha dez construa o cabeçalho da factura. Introduza os elementos da firma, n.º da factura e dados do cliente. Apresenta-se um exemplo, no entanto, mais uma vez poderá adequar os dados de acordo com o seu interesse pessoal. Como tal não foram considerados elementos como o número de contribuinte, matricula do veículo, hora de carga, local de descarga, etc..., no entanto não aconselho a introduzi-los agora, mas sim numa fase posterior, pois face à complexidade do relacionamento e condicionalismos de dados, poderá sentir algumas dificuldades, visto estes casos não se encontrarem descritos. 31 Construa os dados relativos à factura propriamente dita. Esta poderá ser construída de acordo com as necessidades, no entanto deverá estar de acordo com a tipologia utilizada na Base de Dados dos Produtos. Mais uma vez, na figura seguinte se apresenta um exemplo. Neste caso estão previstas trinta e cinco linhas para a inserção de produtos. 32 Falta construir o fecho da factura. Construa-o de acordo com o esquema apresentado na figura seguinte. As células da caixa de observações estão unidas linha a linha. Facturação Avançada.doc Página n.º 4/9 Prof. Helder Vicente

5 33 Concluída a parte gráfica da factura, passamos à parte funcional. Vamos utilizar a zona lateral à factura para nela efectuarmos alguns cálculos auxiliares. Assim: Célula Fórmula/ Função Formato/ Outros AR2 =AK2+1 AK / Negrito Z6 =PROCV(Z5;Clientes;2;Falso) Alinhamento à esquerda / Negrito Z7 =PROCV(Z5;Clientes;5;Falso) Alinhamento à esquerda / Negrito Z8 =PROCV(Z5;Clientes;6;Falso) Alinhamento à direita / Negrito AE8 =PROCV(Z5;Clientes;7;Falso) Alinhamento à esquerda / Negrito E13 =Agora() dd-mmm-aaaa / Negrito P13 AC13 =PROCV(Z5;Clientes;8;Falso) AI13 =PROCV(Z5;Clientes;9;Falso) Negrito Número sem casas decimais e com separador dos milhares / Negrito Número sem casas decimais e com separador dos milhares / Negrito H16 =SE(B16="";"";PROCV(B16;Produtos;2;FALSO)) Alinhamento à esquerda U16 =SE(B16="";"";PROCV(B16;Produtos;3;FALSO)) Alinhamento à direita X16 =SE(B16="";"";PROCV(B16;Produtos;5;FALSO)) Euros AC16 =SE(E16="";"";SE(E16<=9;0;(SE(E(E16>9;E16<20);0,05;0,1)))) % AE16 =SE(E16="";"";X16*E16*(1-AC16)) AL16 =SE(E16="";"";PROCV(B16;Produtos;6;FALSO)) % AQ15 Stocks actuais AR15 IVA a 5% AS15 IVA a 21% AT15 Validade do Cód. AQ16 =SE(B16="";"";PROCV(B16;Produtos;7)) AR16 =SE(AL16=0,05;AE16*AL16;"") AS16 =SE(AL16=0,21;AE16*AL16;"") AT17 =PROCV(B17;B$16:B16;1;FALSO) Euros Euros Euros 34 Copie a fórmula existente na célula H16. Seleccione as restantes células abaixo com a mesma tipologia e cole só as fórmulas. Repita a operação para as restantes fórmulas existentes na mesma linha, e na célula AT17. Facturação Avançada.doc Página n.º 5/9 Prof. Helder Vicente

6 35 Na célula E16 coloque a regra de validação apresentada ao lado. Copie a célula. Seleccione as restantes células abaixo com a mesma tipologia e cole só as regras de validação Na célula B17 coloque a regra de validação apresentada ao lado. Copie a célula. Seleccione as restantes células abaixo com a mesma tipologia e cole só as regras de validação. 37 Na célula H16 efectue a formatação condicional apresentada ao lado. A letra é de cor vermelha a negrito e o sombreado da célula a amarelo. Efectue a mesma formatação condicional para as colunas: Emb., Preço Unit., Total e IVA. Copie e cole só os formatos nas células imediatamente abaixo. Mais uma vez terá de ajustar o aspecto gráfico. Efectue a mesma formatação para as células L52 e AE51, copie e cole o formato para as células imediatamente abaixo. 38 Passamos à colocação de fórmulas e formatações no fecho da factura. Assim: Célula Fórmula/ Função Formato/ Outros AE51 Soma dos valores acima Negrito L52 Soma do IVA a 5% L53 Soma do IVA a 21% AE52 =L52+L53 AE53 =AE51+AE52 Negrito AE54 =SE(L58="";"";L58-AE53) Se negativo Valor a vermelho com sinal menos 39 Na formatação da forma de pagamento começamos por formatar os botões de opção. Assim, seleccione o 1º botão (Bt. Dtº/ Formatar controlo.../ Controlo) e efectue a ligação do botão à célula $E$58 (célula que fica por baixo do botão Dinheiro e cujo conteúdo não deverá ficar visível). Vá para a célula E58 e verifique se a mesma apresenta valor um para cheque, dois para dinheiro e três para cartão. 40 Vamos, agora, optimizar a funcionalidade dos botões com a introdução de mais algumas fórmulas, funções e macros. Ou seja, quando pressionamos um dos botões limpamos os dados relativos ao outro. Assim: Facturação Avançada.doc Página n.º 6/9 Prof. Helder Vicente

7 Célula H56 Q56 H58 H60 J60 Q60 Fórmula/ Função =SE(E58=1;"N.º";"") =SE(E58=1;"Banco";"") =SE(E58=1+OU(E58=2);"Montante";"") =SE(E58=3;"N.º";"") =SE(E58=3;PROCV(Z5;Clientes;10;FALSO);"") =SE(E58=3;"Validade";"") Agora, efectue as seguintes formatações condicionais: Célula Fórmula Tipo de letra Limite Padrões J56 =$E$58=1 T56 =$E$58=1 L58 T60 J60 =$E$58=1 e =$E$58=2 =$E$58=3 =$E$58=3 Negrito Traço simples no contorno Segundo traço na base das células Efectue as seguintes macros e atribua-as aos respectivos botões: Sombreado da célula: Azul claro Sem cor Nome da Macro Funcionalidade Atribuir ao botão: PagamentoCheque PagamentoDinheiro PagamentoCartao Limpa as células J56, T56, L58 e T60 Selecciona as células pela ordem J56, T56 e L58 Limpa as células J56, T56, L58 e T60 Selecciona a célula L58 Limpa as células J56, T56, L58 e T60 Selecciona a célula T60 41 Altere a forma de deslocamento da selecção para a direita após premir a tecla de Enter (Menu Ferramentas/ Opções.../ Editar/ Mover a selecção após premir Enter Direcção: Para a direita). Verifique a funcionalidade das macros, principalmente a PagamentoCheque, ou seja, pressionando a tecla Enter, a selecção salta para Banco e depois para Montante. 42 Coloque a seguinte regra de validação para a célula da Validade do Cartão de crédito: Facturação Avançada.doc Página n.º 7/9 Prof. Helder Vicente

8 43 Muitas outras formatações e condicionantes poderíamos colocar nesta factura, no entanto, esta, já se encontra bastante funcional, contudo caso tenha tempo e interesse poderá fazê-lo. Vamos então concluir a funcionalidade da factura com a gestão da base de dados. Na célula H2 da folha produtos, digite a seguinte Função: =PROCV(A:A;Factura!$B$16:$G$50;4;FALSO). Na célula I2 digite a função: =SE(É.NÃO.DISP(H2)=VERDADEIRO;G2;G2-H2). 44 Passe para a folha da factura e defina uma vista com o nome Formas de pagamento para a zona com o mesmo nome. 45 Na folha factura efectue as seguintes macros. Nome da Macro ActualizarStocks FormasPagamento LimparFactura ImprimirFactura Vá à folha Produtos Seleccione e copie a coluna I Cole só os valores na coluna G Seleccione uma célula vazia Guarde o ficheiro Volte à folha factura Funcionalidade Que me desloque para a vista Formas de pagamento Copiar a célula AR2 e colá-la na célula AK2. Seleccionar e apagar o conteúdo das células referentes a: Código do cliente; Vendedor; Código e quantidades dos produtos; Número do cheque; Banco; Montante; Validade e Observações. Seleccionar as células referentes a: Código do cliente; Vendedor; Código e quantidades dos produtos; ficando como célula activa a do Código do cliente. Executar a macro ActualizarStocks. Definir a área de impressão da factura. Pré-visualizar a impressão. 46 Crie uma nova barra de ferramentas com o nome Factura. Adicione-lhe três botões e atribua-lhes as respectivas macros de acordo com a figura apresentada ao lado. 47 Verifique que tudo funciona correctamente e poderá aperfeiçoar, se necessário, situações tais como o número de cópias, Impressão a preto, etc Chegou a altura de proteger a factura, para tal efectue os seguintes passos: Seleccione as linhas 68:65536 e oculte-as: Seleccione e desproteja as células onde terá de introduzir dados, assim como as células AK2, AR2 e E58; Facturação Avançada.doc Página n.º 8/9 Prof. Helder Vicente

9 Seleccione as colunas AR:IV e oculte-as; Proteja a folha activando simplesmente Seleccionar células desprotegidas; Remova todos os elementos que não necessita na área de trabalho. Tais como: Barras de deslocamento, Barras de ferramentas (excepto Factura), Separadores de folhas, linhas de grelha, etc Concluiu-se assim esta parte trabalho. Verifique a sua funcionalidade e mas mais uma vez poderá optimiza-lo e completá-lo de acordo com as suas necessidades e/ou interesses. Situações ainda a desenvolver: Menu Folha de caixa BD vendedores Resultados dos vendedores Facturação Avançada.doc Página n.º 9/9 Prof. Helder Vicente