CAPÍTULO 1. Organização e o Processo Organizacional. 1. O Conceito de Organização

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2 CAPÍTULO 1 Organização e o Processo Organizacional A Administração Pública, a despeito de possuir uma série de especificidades se comparada com a inerente à iniciativa privada, é estruturada sobre construtos básicos comuns. Nesse contexto, o conceito de processo organizacional se destaca, justamente por moldar o exercício da gestão. Já que estamos nos referindo a processos organizacionais, a noção de organização deve ser bem compreendida. Em seguida, não podemos esquecer o próprio conceito de processo. Por fim, ao associarmos os conceitos de processo e organização, nos aproximamos da própria definição de administração (e das funções administrativas), essencial para prover o embasamento necessário ao nosso estudo. 1. O Conceito de Organização De forma geral, a existência de uma organização envolve quatro ingredientes: indivíduos que fazem uso de recursos e coordenam suas tarefas para que atinjam objetivos comuns. Este conceito é assim representado no esquema abaixo: O autor Edgar Schein, em sua definição de organização, explicita o modo como se dá a coordenação das tarefas: por meio da divisão do trabalho e através de sistemas de autoridade e responsabilidade: [Uma organização] é a coordenação planejada das atividades de uma série de pessoas para a consecução de algum propósito ou objetivo comum, explícito, através da divisão de trabalho e função e através de uma hierarquia de autoridade e responsabilidade (SCHEIN, 1982, p. 12).

3 2 Administração Geral e Pública para Concursos: abordagem completa Renato Fenili Uma definição mais elaborada, que leva em consideração, além dos elementos citados anteriormente, o próprio ambiente ou contexto no qual a organização está inserida, é assim apresentada por Nunes (2008): Organização é um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo pré-determinado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planejar, organizar, liderar e controlar. 2. O Conceito de Processo De forma objetiva, Chiavenato (2004, p. 15) define processo como a sequência de ações que se sucedem para chegar a um determinado ponto. Apesar da precisão dessa definição, há aspectos inerentes ao conceito de processo que carecem de maior aprofundamento. Processo pode ser entendido como o conjunto de atividades encadeadas que, a partir de uma entrada (input), gera uma saída (resultado ou output), havendo agregação de valor durante o seu curso (HARRINGTON, 1993). Diferentemente dos projetos, os processos não são limitados ao tempo, ou seja, ocorrem de maneira contínua, estável e repetitiva. Ao ser agregado valor durante um processo, o resultado (output) passa a ter uma utilidade e uma relevância maiores do que o input. Uma vez obtido o output, este passa a ser avaliado e comparado com aquilo que idealmente objetivou-se como resultado do processo, efetuando-se, a seguir, as ações corretivas julgadas convenientes, caso necessárias. A aferição do desempenho do processo e as medidas de ajuste decorrentes são comumente denominadas feedback (ou realimentação, ou, ainda, retroalimentação), que reúne as ações de avaliação e controle. Ante o exposto, a dinâmica de um processo pode ser ilustrada conforme o seguinte esquema:

4 Capítulo 1 Organização e o processo organizacional 3 3. O Conceito de Administração A palavra administração possui origem latina, sendo a fusão do radical ad (= direção, tendência) com o termo minister (= obediência, subordinação), designando, originalmente a coordenação dos esforços individuais rumo a uma direção predefinida. De acordo com Chiavenato (2011, p. 25), administração é a maneira de governar organizações ou parte delas. É o processo de planejar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz. 1 Dessa forma, administrar significa tomar decisões e conduzir ações relacionadas à definição de objetivos e a utilização de recursos. Em outras palavras, é o exercício da administração que define e molda os processos que serão executados no interior das organizações. Feita esta introdução, estamos prontos para estudar o cerne da administração: os processos organizacionais. É o que faremos a seguir. 4. O Processo Organizacional 4.1. Conceito de processo organizacional De acordo com Oliveira (1996), processo organizacional (ou administrativo) é um conjunto de atividades sequenciais interdependentes que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e expectativas dos clientes internos e externos de determinada organização. Tal conceito pode ser complementado com o apresentado pelo Manual de Gestão de Processos Organizacionais da ANEEL (2008): Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente inter-relacionadas, que envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados, repetidas vezes. 1 Eficiência é um conceito relacionado ao modo mais inteligente (com o melhor custo X benefício) de se fazer as coisas. Já eficácia diz respeito apenas à consecução do objetivo, independentemente do caminho que se trilhou para tanto. Em síntese: eficiência = custo X benefício; eficácia = cumprir a missão. Há também o conceito de efetividade, significando o impacto que um processo possui no ambiente.

5 4 Administração Geral e Pública para Concursos: abordagem completa Renato Fenili Das definições apresentadas, devemos salientar as seguintes características do processo organizacional: há uma concatenação lógica entre as atividades de um processo organizacional; as atividades/ações de um processo organizacional são interdependentes (= dependentes entre si); o processo organizacional visa a satisfazer um cliente específico, seja ele interno ou externo à organização; o processo organizacional é estável e consistente, sendo desempenhado de modo contínuo (por repetidas vezes ). Vejamos como este conteúdo já foi cobrado em concursos: Q1. (FCC / DNOCS / 2010) No que concerne a definições de processos, considere: I. É um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. II. É aquele descrito suficientemente em detalhes, de forma que possa ser consistentemente usado. III. Conjunto de ações independentes para um fim produtivo específico, ao final do qual serão gerados produtos e/ou serviços e/ou informações. IV. Qualquer atividade ou conjuntos independentes de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. V. Uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, entradas e saídas, claramente identificadas, enfim, uma estrutura para ação. É correto o que consta apenas em: a) II, III, IV e V; b) I, II, III e IV; c) II, III e V; d) I, II e V; e) I, IV e V. Vejamos os comentários às assertivas: I. As características apontadas na assertiva (concatenação lógica das atividades do processo organizacional, objetivo de satisfazer um cliente específico) estão de acordo com o que vimos anteriormente. A afirmativa está correta. II. A afirmativa registra a caraterística de estabilidade do processo organizacional que, por apresentar-se suficientemente descrito em detalhes e por ser executado de maneira contínua, torna-se consistente. A assertiva está correta. III. Nos processos organizacionais, as ações envolvidas são interdependentes (e não independentes). Assim, a afirmativa está errada.

6 Capítulo 1 Organização e o processo organizacional 5 IV. Esta afirmativa apresenta o mesmo erro da assertiva III: nos processos organizacionais, as ações / atividades são interdependentes. A assertiva está errada. V. A assertiva está de acordo com a teoria que abordamos previamente. Está, assim, correta. Resposta: D. A despeito de não haver consenso na literatura, parcela considerável de autores considera o processo organizacional ou administrativo como sendo composto por 4 (quatro) funções administrativas, 2 a saber: Planejamento; Organização; Direção (ou comando); e Controle (avaliação). Assim, se tomadas separadamente, tais atividades são denominadas funções administrativas; se tomadas em conjunto, estaremos falando do processo organizacional (ou administrativo). É o que nos ensina Chiavenato (2000, p. 131): A estratégia é levada a cabo por meio da ação empresarial, que, para ser eficaz precisa ser planejada, organizada, dirigida e controlada. O planejamento, a organização, a direção e o controle constituem o chamado processo administrativo. Quando considerados separadamente, planejamento, organização, direção e controle constituem funções administrativas; quando tomados em conjunto na sua abordagem global, para o alcance de objetivos, formam o processo administrativo. (Destaque deste autor) No entanto, há autores que identificam 5 (cinco) funções administrativas, quais sejam: planejamento (previsão), organização, direção (comando), coordenação e controle. Como expoente de destaque dessa visão, cita-se Henri Fayol, um dos estudiosos clássicos em termos de teorias da Administração. Em obra originalmente publicada em 1916, Fayol faz o seguinte registro: Administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. [...] Prever é perscrutar o futuro e traçar o programa de ação. Organizar uma empresa é dotá-la de tudo que é útil a seu funcionamento: matériasprimas, utensílios, capitais e pessoal, constituindo um duplo organismo material e social. Comandar é dirigir o pessoal. Coordenar é ligar, unir, harmonizar todos os atos e esforços. 2 A concepção das funções administrativas, como planejamento organização direção e controle, é inerente à chamada Teoria Neoclássica da Administração, a ser estudada posteriormente nesta obra.

7 6 Administração Geral e Pública para Concursos: abordagem completa Renato Fenili Controlar é velar para que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas (FAYOL, 1970, p ) (destaques deste autor). A comunicação não é, em si, uma função administrativa, mas serve de alicerce a todas as funções componentes do processo organizacional, tendo em vista que é ela que estabelece as relações de entendimento necessárias para que as pessoas possam interagir como grupos organizados para atingir objetivos predeterminados (WELS, 2005, p. 74). Mais especificamente, a comunicação é inerente à função de direção, tendo em vista que, em última instância, é o componente principal ao falarmos da gestão de pessoas. A seguir, estudaremos cada uma das funções administrativas, bem como o processo de comunicação As funções administrativas e a comunicação no processo organizacional Planejamento O planejamento é a primeira função administrativa, servindo de base para as demais. Nessa etapa são definidos os objetivos a serem alcançados, bem como especificados os meios necessários para a sua consecução. As principais características do planejamento podem ser assim listadas: orientação para a ação, focada no futuro da organização; estabelecimento do caminho entre a situação atual (caracterizada por um diagnóstico) e a situação futura almejada; possibilidade de visar ao longo, ao médio ou ao curto prazo, recebendo as denominações estratégico, tático ou operacional, respectivamente; são respondidas as questões o que, como, quando, onde e por quem; processo permanente e contínuo; o planejamento deve contemplar a totalidade da organização, ou seja, deve ser sistêmico. O produto do planejamento é o plano, representando um evento intermediário entre os processos de elaboração e de efetiva implementação daquilo que foi planejado. 3 FAYOL, H. Administração Industrial e Geral. São Paulo: Atlas, 1970.

8 Capítulo 1 Organização e o processo organizacional 7 Q2. (FUNCAB / ANS / 2016) Considerando as funções do administrador como um processo sequencial, assinale a alternativa que contém a função que dá início a esse processo: a) direção; b) organização; c) planejamento; d) coordenação; e) controle. Como vimos, a primeira função administrativa, sob a ótica processual, é o planejamento. Resposta: C Organização 4 (ou estruturação) A organização, como função administrativa, refere-se à disposição harmônica de recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos de modo que seja possível a consecução dos objetivos definidos da forma mais eficiente e eficaz possível. Nesse sentido, vejamos algumas definições acerca desta função administrativa: Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados esta estabelecidos (OLIVEIRA, 2002, p. 84). Organização é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realização; é também o processo de distribuir os recursos disponíveis segundo algum critério (MAXIMIANO, 2000, p. 27). Basicamente, a organização visa esclarecer quatro pontos: como serão alocados os recursos para a realização dos processos de trabalho; quais as atividades específicas que devem ser desenvolvidas para a consecução dos objetivos planejados especialização; em cada área específica, como se darão as relações de hierarquia, autoridade e competências descrição de cargos e definição de autoridade; como a estrutura organizacional deve ser disposta a fim de possibilitar o desempenho mais eficiente, eficaz e efetivo departamentalização. 4 Nesse caso, estamos falando da Organização como função administrativa, e não como entidade social.

9 8 Administração Geral e Pública para Concursos: abordagem completa Renato Fenili Q3. (CESPE / MPE PI / 2012) Uma das funções básicas da administração é a organização ou estruturação, que consiste na reunião e coordenação de atividades e de recursos necessários para o alcance dos objetivos organizacionais. Organizar, como vimos, cuida da ordenação e do agrupamento de atividades e recursos, ou seja, da coordenação em si, em prol da consecução dos objetivos organizacionais. Assim, a questão está correta. Q4. (COMPERVE / UFRN / 2016) Alocar recursos financeiros e contratar pessoas para os projetos criados por um departamento de uma universidade pública são exemplos de: a) controle; b) liderança; c) organização; d) projeção. A organização é a função administrativa que se volta, entre outros aspectos, à alocação de recursos financeiros e de pessoal para a realização de determinado projeto ou atividade organizacional. Além disso, visa a dividir o trabalho, e a bem definir as relações de autoridade. Resposta: C Direção (ou comando) Uma vez definidos os objetivos organizacionais e previstos os modos de divisão do trabalho e alocação dos recursos, resta lidar com o elemento humano, de forma a colocar em curso a dinâmica organizacional. Recorrendo-se uma vez mais a Chiavenato (2000, p. 279), para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação a ser dada às pessoas por meio da comunicação e habilidade de liderança e motivação. Importante! As funções administrativas organização e direção possuem estreita relação. Ao passo que a primeira estabelece a divisão de trabalho, a última visa à gestão das pessoas que irão executar o trabalho dividido. Q5. (CESPE / ABIN / 2010) Planejamento refere-se diretamente a competência interpessoal e gestão de pessoas.

10 Capítulo 1 Organização e o processo organizacional 9 Planejamento refere-se à capacidade técnica de traçar cenários futuros e definir planos de ação para atingir os objetivos almejados. A função administrativa que se volta à competência interpessoal e à gestão de pessoas é a direção, o que torna a afirmativa incorreta. Resposta: errada. Ao falarmos de direção, estamos necessariamente falando da gestão de pessoas, mais especificamente de três aspectos principais: comunicação, liderança e motivação, sobre os quais nos aprofundaremos a seguir. Q6. (CESPE / FUNPRESP EXE / 2016) Um dos objetivos da função administrativa de direção é promover o envolvimento das equipes e estimular a motivação das pessoas para o alcance de resultados satisfatórios. A promoção do envolvimento das equipes com a execução do trabalho, motivando-as, é um dos focos principais do exercício da liderança, conceito central à função administrativa de direção. A assertiva está correta Comunicação A comunicação é um processo que permeia todas as atividades organizacionais, podendo ser assim definida: Comunicação = processo de troca de informações, realizado com suporte em sistemas simbólicos. Entre os sistemas simbólicos mencionados acima, podemos citar a linguagem, a escrita, os sinais de informação, pinturas etc. Em meados do século passado (década de 1940), desenvolveu-se a chamada Teoria da Informação, uma perspectiva inserida no ramo da probabilidade e da estatística que via a comunicação como um processo linear, baseado na simples transmissão de informações na direção de um emissor a um receptor. Quanto menos interferências na transmissão da informação ( ruídos ), maior a probabilidade dos dados iniciais chegarem ao seu destino com precisão. O esquema da comunicação, segundo essa visão clássica, é representado a seguir:

11 10 Administração Geral e Pública para Concursos: abordagem completa Renato Fenili Modelo clássico de comunicação De acordo com esse esquema, um emissor (ou fonte), emite uma intenção de comunicação (mensagem) que deve ser codificada (transformada em um código conhecido, por exemplo, uma frase escrita), antes de ser efetivamente transmitida. A transmissão da mensagem dá-se por um canal (meio físico: carta, telefone etc.) e deverá ser decodificada por um receptor, visando à compreensão final do seu conteúdo. No entanto, a chamada Escola de Palo Alto, contemporânea do desenvolvimento da Teoria Clássica da Informação, possui uma visão crítica do modelo linear clássico, sendo sua visão entendida como mais completa nos dias de hoje. Para essa Escola, deve-se atribuir destaque à percepção do receptor, defendendo-se, pois, um modelo circular ou retroativo. Surge, então, o feedback do receptor em direção ao emissor, a fim de prover uma medida do quão precisa foi a transmissão da mensagem. Nessa hipótese, tanto o emissor quanto o receptor são considerados fontes da comunicação. Assim, o novo esquema é retratado da seguinte forma: Modelo de comunicação, com feedback IMPORTANTE! Ilustrados no esquema acima estão os chamados componentes essenciais da comunicação humana: emissor, mensagem, código, canal, receptor e feedback.