Processo de Organização AS ORGANIZAÇÕES E A ADMINISTRAÇÃO MUNDO ATUAL. Profª. Maíra Barroso Pereira. Março de 2011

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1 Universidade Federal do Ceará Faculdade de Farmácia, Odontologia e Enfermagem Departamento de Farmácia Disciplina de Gestão Farmacêutica Processo de Organização Oi Pessoal, tudo bem?! Quais são as expectativas que vocês têm em relação a esta aula? Profª. Maíra Barroso Pereira Março de 2011 Vamos fazer uma pequena REVISÃO para relembrarmos alguns conceitos? AS ORGANIZAÇÕES E A ADMINISTRAÇÃO MUNDO ATUAL SOCIEDADE INSTITUCIONALIZADA E COMPOSTA DE ORGANIZAÇÕES. Que tendências vocês observam em relação ao comportamento das PESSOAS e das ORGANIZAÇÕES? 1

2 O que é uma ORGANIZAÇÃO? É um sistema de trabalho que transforma recursos em produtos e serviços. (MAXIMIANO, 2004) RECURSOS Humanos Materiais Financeiros Informação Espaço Tempo ORGANIZAÇÃO OBJETIVOS Produtos Serviços O que ocorre dentro das ORGANIZAÇÕES? Atividades voltadas para a produção de bens (produtos) ou para a prestação de serviços (atividades especializadas), que são planejadas, coordenadas, dirigidas e controladas. (MAXIMIANO, 2004) As ORGANIZAÇÕES podem ser: Lucrativas (EMPRESAS) Farmácias, drogarias, laboratórios de análises clínicas, indústria farmacêutica e outras). Não lucrativas Exército, igreja, serviços públicos, entidades filantrópicas, ONGs e outras. O que é ADMINISTRAÇÃO? Condução racional das atividades de uma organização, seja ela lucrativa ou nãolucrativa. Fazer as coisas por meio das pessoas de maneira eficiente e eficaz. Não existem países desenvolvidos ou países subdesenvolvidos, e sim países que sabem administrar a tecnologia e os recursos disponíveis e potenciais e países que não o sabem. Peter Drucker (autor neoclássico) O conteúdo do estudo da ADMINISTRAÇÃO varia de acordo com a teoria ou escola considerada. 2

3 O que é ADMINISTRAÇÃO? A Administração trata do planejamento, da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades diferenciadas pela divisão de trabalho que ocorram dentro de uma organização. É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos. É a ADMINISTRAÇÃO que faz as organizações serem capazes de utilizar corretamente seus recursos e atingir seus objetivos. Quais são as funções do Administrador ou Gestor? Analisa problemas e toma decisões. Dimensiona recursos e planeja sua aplicação. Desenvolve estratégias. Efetua diagnóstico de situações e muitas outras funções. Gerencia PESSOAS!!! Competências gerenciais: Os atributos que formam as competências de um profissional baseiam-se em três categorias (CHA): CONHECIMENTOS o que as pessoas sabem. Exs.: Conhecimentos do produto, do mercado e técnico, idiomas e informática, formação acadêmica. Competências gerenciais: HABILIDADES o que as pessoas fazem. Exs.: Habilidades de comunicação e de negociação, liderança, empreendedorismo, dinamismo, flexibilidade. ATITUDES o que as pessoas são. Exs.: Perseverança, honestidade, ética, bomhumor, auto-motivação, proatividade. A ADMINISTRAÇÃO na sociedade moderna MEIO DE FAZER COM QUE AS COISAS SEJAM REALIZADAS DA MELHOR FORMA, COM O MENOR CUSTO E COM A MAIOR EFICIÊNCIA E EFICÁCIA. 3

4 O que são FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS? São tarefas especializadas que contribuem para a organização realizar seus objetivos. OPERAÇÕES MARKETING ADMINISTRAÇÃO GERAL FINANÇAS PESQUISA E DESENVOLVIMENTO RECURSOS HUMANOS PROCESSO ADMINISTRATIVO LIDERANÇA >>> está interligado a todos os outros processos PLANEJAMENTO é o processo de definir objetivos, atividades e recursos. ORGANIZAÇÃO é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades. É também o processo de distribuir os recursos disponíveis. DIREÇÃO é o processo de realizar atividades e utilizar recursos para atingir os objetivos. CONTROLE é o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL, O QUE É ISSO? Processos da Administração (planejamento, organização, direção e controle) processos de tomar decisões. 1. Definição de PLANEJAMENTO É o processo de tomar decisões sobre o futuro. As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de PLANEJAMENTO. É a formulação sistemática de um conjunto de decisões, devidamente integrados, que expressa os propósitos de uma empresa e condiciona o meio de alcançá-lo. 1. Definição de PLANEJAMENTO Características >>> 1. É processo contínuo que necessita de correções e ajustes; 2. Não pode haver precisão total mediante o futuro; 3. Pode ser elaborado para atingir um objetivo a longo, médio ou curto prazo. Por que não se planeja? Já se sabe de tudo; As coisas nunca saem como o planejado; Não se sabe como utilizar as ferramentas e técnicas. 4

5 PLANO GUIA Objetivo qual situação deverá ser alcançada. Curso da ação o caminho para atingir o objetivo. Previsão dos recursos necessários para realizar o objetivo. Meios de controle formas de controlar as atividades e o consumo dos recursos, para assegurar a realização dos objetivos. ESTRATÉGIA Fazer estratégia significa definir ONDE se quer ir e COMO chegar até lá. 3. Planejamento Estratégico PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é um processo gerencial que permite estabelecer um direcionamento a ser seguido pela empresa, com o objetivo de se obter uma otimização na relação entre a empresa e seu ambiente. Método pelo qual a empresa define a mobilização de seus recursos para alcançar os objetivos propostos. É um planejamento global a curto, médio e longo prazo. É o processo de definir os objetivos de longo prazo da organização. - Pode dizer-me que caminho devo tomar? - Isto depende do lugar para onde você quer ir. (Respondeu com muito propósito o gato) - Não tenho destino certo. - Neste caso qualquer caminho serve. ( Alice no País da Maravilhas - Lewis Carrol) Planejamento Estratégico O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é uma sequência de análises e decisões que compreende os seguintes componentes principais: Entendimento da missão em que ponto estamos? Análise do ambiente externo quais as ameaças e oportunidades do ambiente? Análise do ambiente interno quais os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização? Definição do plano estratégico para onde devemos ir? O que devemos fazer para chegar lá? 5

6 FAÇA O QUE VOCÊ PODE, COM O QUE VOCÊ TEM, ONDE VOCÊ ESTÁ Theodore Roosevelt Objetivos da aula de hoje > Explicar os princípios e as etapas do processo de organizar; Definir responsabilidade e autoridade; Descrever um organograma e seus componentes. Processos da Administração (planejamento, ORGANIZAÇÃO, direção (execução) e controle) processos de tomar decisões. PROCESSO ADMINISTRATIVO LIDERANÇA >>> está interligado a todos os outros processos PLANEJAMENTO é o processo de definir objetivos, atividades e recursos. ORGANIZAÇÃO é o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades. É também o processo de distribuir os recursos disponíveis. DIREÇÃO é o processo de realizar atividades e utilizar recursos para atingir os objetivos. CONTROLE é o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los. 1. Processo de ORGANIZAÇÃO É o processo de dispor qualquer coleção de recursos (ou conjunto de partes) em uma estrutura, classificação ou ordem. Um conjunto de partes ordenadas ou classificadas é um conjunto organizado. Organização é um tributo de qualquer conjunto estruturado ou ordenado segundo algum critério. Etapas do processo de ORGANIZAR > Analisar os objetivos e o trabalho a ser realizado. Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos objetivos. Definir as responsabilidades pela realização do trabalho. Definir os níveis de autoridade. Desenhar a estrutura organizacional. 6

7 ANÁLISE DOS OBJETIVOS DIVISÃO DO TRABALHO 2. Divisão do Trabalho É o processo de atribuir tarefas especializadas a diferentes pessoas, que possibilitam a realização de algum objetivo. DIVISÃO DO TRABALHO >>> OBJETIVOS COMPLEXOS DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES DEFINIÇÃO DOS NÍVEIS DE AUTORIDADE DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Exemplos: Montar equipamentos de grande porte. Fabricar produtos em grande quantidade. Atender diferentes tipos de clientes. 2. Divisão do Trabalho Exemplo >>> Farmácia comercial de pequeno porte: Sócio-diretor gerenciar os processos administrativos gerais; Gerente liderar a equipe/fazer as compras/fechar o caixa; Farmacêuticos - atender o cliente/dispensar/vender; Balconistas atender o cliente/vender; Caixas abrir e fechar o caixa; Serviços gerais limpar a área externa e interna da empresa/fazer e servir café. 2.1 Identificação das unidades de trabalho Definido os objetivos >>> o trabalho a ser realizado é dividido em unidades/blocos, de acordo com certos critérios. Exemplo: Objetivo >>> Preparar o seminário da disciplina GESFAR Bloco de trabalho 1 > entrevistar os professores Bloco de trabalho 2 > pesquisar o conteúdo Bloco de trabalho 3 > montar os slides 2.2 Denominação das unidades de trabalho Blocos de trabalhos >>> departamentos >>> unidades, setores, gerências, núcleos, coordenadorias, diretorias, seções, áreas, etc. Exemplo: Farmácia de pequeno porte Departamento Administração Geral compras, pagamentos, contratações de funcionários, etc. 2. Farmácia de grande porte Departamento de Recursos Humanos contratações. 3. Definição de Responsabilidades Responsabilidades são as obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou atividades. CARGO >>> Conjunto de tarefas ou atividades pelas quais uma pessoa é responsável. É a menor unidade de trabalho da estrutura organizacional. Cargos com um ocupante presidente de uma empresa. Cargos com um pequeno grupo de ocupantes secretárias, analistas. Cargos com um grande grupo de ocupantes auxiliares, professores, montadores. 7

8 3. Definição de responsabilidades Descrição do CARGO >>> relação das responsabilidades, atividades, funções. Exemplo: EXEMPLO MODELO DE DESCRIÇÃO DE CARGO_arquivos\exemplo_descricao_cargo.doc MODELO DE DESCRIÇÃO DE CARGO II_arquivos\modelo_descricao_cargo.doc Classificação de responsabilidades >>> Atividade- menor parte de uma divisão do trabalho, por exemplo: pegar cartão. Tarefa- conjunto de atividades que criam parte de um produto ou serviço, por exemplo, escrever mensagens nos cartões de natal engloba as atividades: pegar cartão, definir a mensagem, escrever a mensagem, pegar o envelope, acessar o endereço, escrever o endereço no envelope, colocar o cartão no envelope e selar o envelope. Processo- conjunto de tarefas, com uma ou mais entradas, que criam um produto ou serviço, por exemplo processo de envio de cartões de natal engloba as tarefas: comprar cartões, escrever mensagens nos cartões e postar os cartões. 4. Autoridade A Autoridade é atribuída a pessoas, a unidades de trabalho ou a organizações. Significa também o poder de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A autoridade é contrapartida da responsabilidade. AUTORIDADES (GERENTES, CHEFES) >>> SUBORDINADO? GERENTE >>> RESPONSABILIDADE PELO DESEMPENHO DE OUTRAS PESSOAS >>> RECEBE AUTORIDADE SOBRE ESSAS MESMAS PESSOAS 4. Autoridade 4.1 Hierarquia ou cadeia de comando divisão vertical em níveis. A quantidade de níveis chama-se número de escalões hierárquicos. 4.2 Amplitude de controle o número de pessoas subordinadas a um gerente. 5. Estrutura Organizacional e Organograma ESTRUTURA ORGANIZACIONAL >>> decisões sobre divisão do trabalho, responsabilidades e autoridade. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL mostra >>> A autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. A comunicação entre as pessoas e grupos. É um conceito, representado pelo gráfico chamado organograma. 5.1 Desenho do Organograma O organograma se encontram as seguintes informações >>> 1. Divisão do trabalho e definição de responsabilidades retângulos divisão horizontal. 2. Autoridade e hierarquia cadeia de comando vertical. 3. Comunicação linhas que interligam as unidades de trabalho. 8

9 5.1 Desenho do Organograma ORGANOGRAMA DE LINHA 5.1 Desenho do Organograma ORGANOGRAMA DE LINHA 5.1 Desenho do Organograma ORGANOGRAMA DE LINHA 5.1 Linha e Assessoria ORGANOGRAMA DE LINHA e ASSESSORIA >>> unidades de trabalho situadas ao lado da linha, chamadas UNIDADES DE ASSESSORIA. 5.1 Linha e Assessoria ORGANOGRAMA DE LINHA e ASSESSORIA >>> 6. Critérios de Departamentalização PROCESSO DE ORGANIZAR >>> Criar blocos trabalho chamados de DEPARTAMENTO. A escolha das tarefas que serão atribuídas aos departamentos baseia-se nos CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>> forma de atribuir tarefas e de especializar os blocos de trabalho da organização. Os critérios básicos de departamentalização são: Funcional Territorial e geográfico Produto Cliente Áreas de conhecimento 9

10 6.1 Organização Funcional OPERAÇÕES MARKETING ADMINISTRAÇÃO GERAL FINANÇAS PESQUISA E DESENVOLVIMENTO RECURSOS HUMANOS 6.2 Organização Geográfica CRITÉRIO GEOGRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>> Cada unidade de trabalho corresponde a um território ou pedaço do mapa. A organização opera em uma grande área. ADMINISTRAÇÃO GERAL SERVIÇOS CENTRAIS EUROPA ÁSIA AMÉRICA LATINA 6.3 Organização por Produto CRITÉRIO POR PRODUTO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>> Estrutura organizacional em que a responsabilidade é dividida usando o produto ou serviço como critério. 6.4 Organização por Cliente CRITÉRIO POR CLIENTE DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>> A organização atende a diferentes clientes com necessidades distintas. GERENTE GERAL GERENTE GERAL DE VENDAS VEÍCULOS NOVOS VEÍCULOS USADOS PEÇAS E SERVIÇOS ADMINISTRÇÃO E FINANÇAS ATENDIMENTO CRIAÇÃO E PRODUÇÃO BANCOS GOVERNO EMPRESAS 6.5 Organização por Áreas do Conhecimento ESTRUTURA DO MINISTÉRIO DA SAÚDE CRITÉRIO POR ÁREAS DO CONHECIMENTO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO >>> Departamentos realizam atividades especializadas. REITORIA DIREITO NEGÓCIOS ENGENHARIA ECONOMIA ADMINISTRAÇÃO CONTABILIDADE 10

11 ORGANOGRAMA DA ANVISA Organograma da FH da MEAC PRÓ-REITORIA DE ASSUNTOS ESTUDANTIS DA UFC Não basta saber, é preciso também aplicar; não basta querer, é preciso também agir. Goethe 11