3- O PROCESSO DE PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, LIDERANÇA E CONTROLE

Transcrição

1 3- O PROCESSO DE PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, LIDERANÇA E CONTROLE Quando fala-se em gestor, administrador ou gerente a primeira ideia que vem a mente é de um profissional que detém o poder dentro de uma organização, que é a base, o que sustenta e encaminha uma empresa ao topo, porém nada disso acontecerá se este profissional não estiver apto a exercer as funções organizacionais de Planejamento, Organização, Liderança e Controle. De acordo com Trigueiro & Marques (2009) as primeiras classificações das funções administrativas foram elaboradas por Henry Fayol, em 1916, em que as principais atividades que um administrador deveria prática seria a previsão, organização, comando e controle. Eles acreditam que essas quatro funções merecem ser desempenhadas por um gestor, e conceituaram cada uma delas de acordo com Megginson: O planejar significa escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos, e depois determinar diretrizes, projetos, programas, procedimentos, métodos, sistemas, orçamentos, padrões e estratégias necessárias para atingi-los; organizar é determinar os recursos e atividades necessárias para se atingir os objetivos da organização, combinar esses recursos e atividades em grupos práticos, designar a responsabilidade de atingir os objetivos a empregados responsáveis e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para realizar essas tarefas; liderar é conseguir dos empregados que eles façam as coisas que você deseja que eles façam. Portanto, abrange não só a qualidade, o estilo e o poder do líder, mas também suas atividades relacionadas à comunicação, motivação e disciplina e Controlar que é delinear os meios para se ter certeza de que o desempenho planejado seja realmente atingido. Definir as metas, considerando os indicadores atuais, para assim medir o desempenho alcançado com as decisões tomadas. (2009, p ) As funções organizacionais são práticas que com certeza os gestores devem conhecer e entender como se dá o processo de cada elemento, pois todos têm uma ligação, e conhecê-los um a um é necessário. Pode-se dizer que toda e qualquer organização deve definir quais as metas e objetivos que se pretende alcançar, por isso antes de tudo, é fundamental elaborar um Planejamento que é a função que dá alicerce para as demais - organização, liderança, controle- pois lida com o futuro da empresa. Para isso, há que se fazer o diagnóstico dos ambientes externos e internos e a definição correta do propósito da empresa no mercado. (Trigueiro & Marques, 2009, p.96).

2 Com base nos estudos de Alfred Chandler entre as décadas de 40 e 60 Trigueiro & Marques (2009) apresentam três tipos de planos, o estratégico que abrange a organização com um todo que irá definir a missão, os produtos, serviços a serem comercializados no mercado e o principal, quais os clientes e mercados serão atendidos; o plano tático que irá traduzir os planos estratégicos em ações especializadas, como marketing, operações, recursos humanos e finanças e é responsável pela implementação e, um período de médio prazo, e por fim o plano operacionais que fica com o compromisso de criar as atividades e recursos que possibilitarão a realização dos objetivos estratégicos e táticos. Entre todos os planos apresentados acima, o que ganhou maior relevância é o plano estratégico, por ser uma atividade que envolve a definição da missão, da organização, o estabelecimento de seus objetivos e o desenvolvimento de estratégias que possibilitem o sucesso das operações no seu ambiente. (Megginson et al apud Trigueiro & Marques 2009, p.92). Outra função importante na gestão é o processo de Organização, após ter-se realizado o planejamento é hora de ser organizar, pois é agora que entra o momento das decisões que irão envolver a opinião do profissional, que tem como um dos objetivos atribuir responsabilidades a funcionários, um ponto muito importante, já que é através de uma equipe que a instituição começará a ingressar rumo ao alcance dos objetivos que foram planejados. O processo de organizar tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas seguindo alguns critérios ou princípios de classificação. Significa alocar os recursospessoas, dinheiro, equipamentos, matéria-prima, informação tecnologia- para as áreas diversas, de modo que todos contribuam para a execução dos planos e, conseqüentemente, o alcance dos objetivos. Organizar é tomar decisões, sejam elas decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas ou estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação. (Trigueiro & Marques, 2009, p.97). Como já mencionado acima, no processo de organização é preciso atribuir autoridades a determinadas pessoas, e isso irá implicar em dois conceitos considerados importantíssimos na visão de Trigueiro e Marques (2009, p. 99)

3 Hierarquia: divide as autoridades de forma vertical, por nível. As pessoas que estão em qualquer nível têm responsabilidades e prestam contas para as que estão acima. Por exemplo, os ministros do governo federal devem prestar contas ao presidente da República. Amplitude de controle: refere-se ao número de colaboradores que estão sob o controle de um gerente. Por exemplo, um gerente de marketing pode ter em sua equipe vendedores, pesquisadores de mercado, publicitários, promotores de vendas e merchandisin. Um chefe de departamento de um curso em uma universidade pública tem como amplitude de controle os professores lotados no departamento, bem como os técnicos administrativos. Partindo dessa concepção é que se pode dizer que a presença de um gestor dentro de uma instituição é fundamental, pois este é quem estará no controle, qualquer decisão errada pode comprometer todo o processo de planejamento, por isso que a organização, da mesma forma que o planejamento é executada de maneira particular e pontual nas atividades de uma empresa (Neto, 2008, P 201). Neto (2008) acredita que a atividade da organização é uma peça fundamental em todo o processo administrativo, pois para ele pular do planejamento para o trabalho de execução, é um risco enorme que as organizações correm de não possuírem todos os elementos necessários para a operacionalização. Para a execução do processo de Organização é necessário uma Liderança, um processo complexo, que compreende diversas atividades e competências dos administradores, como coordenação, direção, motivação, comunicação e participação (Trigueiro & Marques, 2009, p.101) Trigueiro & Marquesapresentam de acordo Megginson et al., duas maneiras de classificar líderes ou estilos de liderança, a primeira é através de uma Abordagem Usada que é uma forma simples de estudar liderança que define três abordagens básicas utilizadas pelos lideres. São elas: (2009, p. 102) Autocrático: muitas vezes, chamados de autoritários, são aqueles líderes que tomam decisões sozinhos sem permitir que seus seguidores participem delas. Esses líderes são muitas vezes comparados com um instrutor militar ou sargento.

4 Democrático ou participativo: neste modelo de liderança ocorre a participação dos seguidores no processo de decisão. Usam o envolvimento grupal para estabelecer e determinar as funções dos cargos. Laissez-faire ou liberais: aqui temos os líderes frouxos e permissivos e deixam os seguidores fazerem o que querem A segunda é a Orientação para o trabalho que se dá através do comportamento dos lideres no ambiente do trabalho. Pois de acordo com o autor existem lideres que são orientados para tarefas ou produção que visam o trabalho que será realizado, dando ênfase ao conjunto de atividades em que exercerão controle cerrado e os lideres orientados para pessoas/colaboradores que visam o bem-estar e os sentimentos de seus seguidores. Uma característica interessante nos lideres orientados é a capacidade que possuem em trabalhar em equipe, pois confiam em si e por isso atribuem poder aos membros de uma organização. São vários os estudos apresentando os tipos de liderança, mas de fato quais seriam as características principais de um líder? Camargo (2009, p.94-95) apresenta uma pesquisa realizada pelo professor pesquisador Warren Schmidt para saber quais eram as expectativas que os seguidores esperam de um líder, a pergunta realizada foi à seguinte: Que valores (traços ou características pessoais) você procura e admira em seus superiores? Foram apresentados mais de 225 valores, traços ou características diferentes. Porém as respostas mais freqüentes foram: Integridade (é sincero, digno de confiança, tem caráter, tem convicções); Competência (é capaz, é produtivo, é eficiente); e Liderança (é inspirador, é decisivo, fornece direções) Assim acredita-se que para ser considerado um bom líder é essencial ser basicamente integro, competente e ter liderança. Falar de liderança é falar também de Controle, outro processo que deve está diaa-dia nas rotinas de um gestor, não adiante para uma instituição, um planejamento, uma organização, sem o líder ter a pratica de controlar. Pois de acordo com Neto (2008) esta função deve ser executada tendo em vista verificar se as metas foram alcançadas, analisar os resultados previstos, visando também mediações.

5 pensamento: Em relação a este assunto Trigueiro & Marques apresentam o seguinte Quando dissemos que o planejamento deve ter prazos definidos e que as metas sempre que possível devem ser quantificáveis, é para definirmos melhor os mecanismos de controle e desempenho das estratégias. O processo de controle está ligado à realização de objetivos e metas. (2009, p.105) Os autores (2009, p105) expõem ainda alguns elementos do processo de controle apresentados por Maximiano: Definição de padrões de controle: permite avaliar eficazmente o desempenho e tomar decisões corretas. Por exemplo, aprimorar a competitividade da empresa, conquistar novos clientes ou aumentar o nível de satisfação dos clientes é o objetivo. Aquisição de informações: referente às atividades que estão sendo executadas. Por exemplo, dispositivos mecânicos ou eletrônicos de contagem e medição, tais como: catraca, cartões de ponto e sistemas computadorizados de informações. Outra situação comumente utilizada pelas empresas refere-se ao sistema computadorizado de Recursos Humanos sobre o desempenho dos funcionários, onde nós como administradores públicos podemos saber, por exemplo, se aumentou a satisfação do usuário em relação aos serviços de atendimento após a capacitação dos funcionários responsáveis. Comparação e ação corretiva: a informação sobre o desempenho real é comparada com os objetivos ou padrões e, assim, inicia-se uma ação para corrigir ou reforçar uma atividade. Por exemplo, na área de logística, o que pode ser feito em relação a isso? Diminuiu as perdas de materiais durante o transporte e manuseio? Será que os equipamentos de uma escola chegaram dentro do prazo, ou seja, antes do início das aulas? Recomeço do ciclo de planejamento: a informação produzida pelo processo de controle permite tomar decisões sobre novos objetivos e novos padrões de controle. Na prática, quando daremos início a um novo ciclo? Por exemplo, suponhamos que o setor público, no qual trabalhamos, fez lançamento de um novo serviço que foi um sucesso e agora como administrador você terá como meta ampliar sua área geográfica para oferecer o tal serviço. Paulino (2010) apresenta argumentos em relação ao processo de Controle atribuindo esta função a outros membros, uma atividade que não deve ser exercida

6 somente pela gerencia para que se alcance os objetivos de longo prazo, mas por todos e cada uma das pessoas que fazem parte da organização, um controle que deve ser realizado permanentemente e não apenas após as outras funções. Diante de tudo que foi apresentado, conclui-se que o processo de planejamento, organização, liderança e controle são atributos essenciais, entre vários atributos apresentados por diferentes autores, e que com certeza devem ser praticados por um gestor.