MQ Corporativo. Procedimentos Sistêmicos (Gerenciais para a Qualidade PG Corporativa/Setoriais) MQ Setoriais PGQ Empreendimentos Panos da Qualidade

Transcrição

1 Sistema de Documentação Política da REGISTROS Registros da MQ Corporativo Estratégico Procedimentos Sistêmicos (Gerenciais para a PG Corporativa/Setoriais) MQ Setoriais PGQ Empreendimentos Panos da Procedimentos Específicos (Setoriais) Documentos Externos incluindo Normas de Segurança IT - Instruções (Corporativas e Setoriais) Táticos Depende da Norma de definida para o licenciamento de um Empreendimento e ou definida para um Setor Operacionais Registros da Registros DOCUMENTAÇÃO Programa de Gestão da e Produtividade treinamento Iniciativa: Consultoria: CQUAL Coordenação da, Meio Ambiente e Licenciamentos A Z Treinamento Empresarial Ltda Engenheiro Guilherme Carneiro Longo

2

3 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO 1. QUAIS AS VANTAGENS DE SE TER POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS DOCUMENTADOS? Documentar os processos, requisitos, disposições e procedimentos adotados pelo ipen para seu Sistema da, traz as seguintes vantagens: Na descrição de um processo o redator, obrigatoriamente, analisa cada passo detalhadamente: qual a meta? como deve ser iniciado? como deve ser conduzido? como deve levar ao passo seguinte? quem deve fazer o que? Na análise detalhada, frequentemente emergem fatos não conhecidos antes: atividades que não agregam valor lacunas no fluxo de informações atividades faltantes duplicação de esforços retrabalho gargalos A descrição de uma política ou procedimento, registrado no papel, permite: conseguir que todos, na Empresa, tenham um entendimento comum; conseguir que o trabalho seja feito da mesma maneira, dia após dia, atendendo aos mesmos critérios estabelecidos, mesmo que as pessoas que o realizam mudem; evitar o desenvolvimento de atalhos, podendo trazer à tona quaisquer destas práticas que estivessem ocorrendo, sem o conhecimento da chefia, antes da política ou procedimento estarem formalizados; comunicar a todos ao mesmo tempo, qualquer alteração que se tornar necessária na política ou procedimento, simplesmente emitindo uma revisão para o documento, com a data exata em que a alteração entrou em vigor; conhecer como e quando um procedimento foi alterado, permitindo relacionar a "causa e o efeito" e ajustar parâmetros do processo para o seu valor ideal e assim desenvolver o processo ideal. guiar discussões para identificar problemas e buscar a causa raiz; manter os ganhos sem precisar observar o processo fisicamente. 1

4 1. ESTRUTURA DE UM PROCEDIMENTO DE QUALIDADE A DOCUMENTAÇÃO NA QUALIDADE 1.1. Clareza das Informações Uma vez que se verificou as vantagens de um procedimento escrito para um Sistema da, é importante que ele seja "projetado" para servir as pessoas que devem implementá-lo. Um PROCEDIMENTO pode ser definido como: Uma série de etapas organizadas, no tempo e no espaço, numa ordem regular e definida, com o objetivo de executar um conjunto de elementos (ex.: coisas, atividades) que conduzem a realização de um produto ou serviço. Mais especificamente, um bom procedimento deve objetivar responder as seguintes questões: O QUE: Qual a atividade que precisa ser realizada, e qual o seu objetivo? ONDE: Onde a atividade ocorre e onde deve ser aplicada? QUANDO: Quando a atividade deve ser feita? Qual a sequência das etapas, frequência, momento? QUEM: Quem participará das ações necessárias para desenvolver a atividade? COMO: Como a atividade deve ser executada? Como a atividade será documentada ou verificada para evidenciar que foi ou está sendo executada corretamente? Como a atividade deve ser realizada em termos de utilização de Instrução de Trabalho ou outro documento? É importante, consequentemente, "projetar" o Procedimento de maneira que: As informações sejam fáceis de ser encontradas Todas as informações sobre um mesmo assunto estejam em um lugar As informações sejam claras e completas estabelecendo, para cada etapa do processo as diretrizes, comandos e as ações que, para melhor visualização, mostra-se esquematicamente na figura abaixo. 2

5 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO Etapa sequencial ONDE é feito QUANDO fazer QUEM FAZ O QUE COMO fazer e demonstrar que fez Figura: Modelo esquemático para estabelecer as diretrizes necessárias para executar uma etapa de um processo. Como exemplo, mostra-se abaixo como dizer a mesma diretriz de uma maneira clara e objetiva (boa) ou de maneira que possa levar a interpretação ou ações subjetivas (má). O que a diretriz pretende? Que se deve fazer uma análise completa e detalhada das especificações enviadas pelo cliente para, por exemplo, assegurar-se de que: os requisitos estão adequadamente definidos e documentados; não existem quaisquer requisitos divergentes daqueles acordados no contrato / proposta de vendas; se tem capacidade para atender os requisitos especificados. Como poderia ser "passada" a diretriz: Diretriz mal elaborada: As especificações do cliente devem ser analisadas criticamente antes de serem passadas para a produção. 3

6 A DOCUMENTAÇÃO NA QUALIDADE Diretriz bem elaborada: O Gerente de Vendas (QUEM) (ONDE) deve fazer uma análise crítica de todas as especificações do cliente, como estabelecido na INSTRUÇÃO DE TRABALHO nº XX (O QUE) (COMO), no prazo de dois dias da data de recebimento (QUANDO), devendo rubricar e datar a folha de rosto da especificação e apor o carimbo "VERIFICADO" (com ou sem alterações) (COMO) antes de passá-las para a Gerência de Produção (etapa seguinte) Planejamento das Informações Antes de começar a descrever um procedimento, é conveniente se fazer um esboço: Relacionar todos os pontos que se quer cobrir em um processo Analisar o esboço cuidadosamente, certificando-se: cada etapa leva naturalmente à seguinte? existem passos ou etapas redundantes? existem lacunas no fluxo de atividades? Uma ferramenta usualmente utilizada para se esboçar um procedimento é um FLUXOGRAMA. Fluxograma é a representação esquemática - com indicação passo a passo - das etapas de um processo. A representação de um processo em um fluxograma auxilia nos seguintes questionamentos para cada etapa: Pode ser simplificada? Pode ser reorganizada? Pode ser composta? Pode ser eliminada? e auxilia na verificação de como o processo "flui" e termina, numa sequência lógica, permitindo que todos os aspectos do processo sejam considerados, eliminando eventuais lapsos, que são uma potencial fonte de problemas Como Documentar o Procedimento? Após esboçado o processo, passa-se a escrever o procedimento. 4

7 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO 2. ALGUNS CONSELHOS PARA SE ESCREVER UM BOM PROCEDIMENTO I. Tão importante quanto o conteúdo do procedimento é a clareza e precisão da escrita. II. III. IV. Certificar-se de que as palavras digam exatamente o que se querem dizer, para não serem mal interpretadas. Evite palavras que exijam uma interpretação subjetiva. Por exemplo: A. nunca dizer tão somente que "os produtos serão liberados se o desempenho for satisfatório", seria melhor definir os critérios a serem utilizados para fazer esta determinação V. Utilize siglas e acronônimos com parcimônia: A. só utilize-as para evitar a repetição de longos títulos que tendem a tornar as sentenças difíceis de serem seguidas, não utilize siglas caso elas possam ter significados múltiplos. VI. O passo final ao se escrever um procedimento, é a revisão e comentário da minuta: A. deve ser sempre revisto por dois grupos de pessoas: B. aquelas que devem implementá-lo; C. aquelas que tem interfaces com o assunto do procedimento. D. se quem for implementar o procedimento puder comentar a minuta, tem-se as seguintes vantagens: 1. identificação de passos que podem ser difíceis de implementar, ou que afetam outras atividades realizadas pelo mesmo pessoal; 2. utilização da experiência de quem realiza ou vem realizando o trabalho. Essas pessoas podem conhecer melhor maneira de fazê-lo e geralmente sabem o que foi tentado, sem êxito, no passado; 3. aumenta a probabilidade de apoio para o procedimento quando ele é colocado em vigor. 5

8 A DOCUMENTAÇÃO NA QUALIDADE E. Se quem tiver interface com o processo descrito puder comentar a minuta, tem-se as seguintes vantagens: 1. identificação de atividades que afetam outro setor de forma adversa; 2. identificação de lacunas de comunicação; 3. desenvolvimento do apoio para o procedimento quando ele entrar em vigor; 4. atenção para as atividades que devem ser mais eficientemente realizadas pelo seu setor F. Se a minuta do procedimento for revisada por outras pessoas, que não as que a elaboraram, tem-se ainda, a seguinte vantagem: 1. a identificação de pontos que são ambíguos ou que não são tão claros como pareciam ser a quem escreveu. 6

9 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO 3. EXEMPLO DE UM PROCEDIMENTO PARA TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADES O QUE QUANDO ONDE/QUEM FAZ COMO Passo nº Atividade Frequência da Responsabilidade Método de Registros Operação Verificação 1 Verificar a necessidade de Ação Corretiva 2 Enviar Relatório de s para o Gerente do Setor envolvido 3 Analisar Relatório de s e assinar para aceitação 4 Determinar extensão e causas da Conformudade 5 Determinar plano para Ação Corretiva e enviar para GQ 6 Analisar o plano proposto 7 Iniciar e registrar a conclusão da Ação Corretiva 8 Analisar o Relatório de s em aberto e/ou verificar conclusão de Ação Corretiva 9 Revisar toda a docuentação afetada pela Ação Corretiva Conforme requerida Para todas as Ações Corretivas Cada Relatório de s Cada Relatório de Cada Relatório de Somente se requerido pela Cada Relatório de Mensalmente e/ou cada Relatório de Cada Relatório de Gerente de Gerente de Gerente do Setor Gerente do Setor Gerente do Setor Gerente de Gerente do Setor Gerente de Gerente de Comparação com os requisitos ISO Visual sobre o escrito Visual sobre o escrito Investigação e análise das causas Visual sobre o escrito Visual sobre o escrito Contato direto ou escrito Investigação visual Procedimentos específicos vide passo 2 Fomulário Relatório de s Assinatura e data de recepção e aceitação da no Relatório de s vide passo 5 Registrar no Relatório de s Assinatura de aprovação Registrar e datar a conclusão da Ação Corretiva Registrar efetividade da Ação Corretiva Registros na documentação afetada 7

10 A DOCUMENTAÇÃO NA QUALIDADE O QUE QUANDO ONDE/QUEM FAZ COMO Passo nº Atividade Frequência da Responsabilidade Método de Registros Operação Verificação 10 Arquivar o Relatório de ARQUIVAR O RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE POR 5 ANOS Cada Relatório de Gerente de Escrita Relatório de Um procedimento pode-se também vir na forma de um fluxograma anotabdo-se ao lado da ação do fluxograma, a resposta às perguntas. 8

11 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO 2. EXEMPLO PROCEDIMENTO NA FORMA DE UM FLUXOGRAMA INÍCIO Pedido do Produto pelo Cliente AAC/Cliente PG-IPN-0301 PO-IPN- 1 4 Entrada de dados de pedidos no ACPCR AAC IT-CR-P01.01 PEDIDOS Estimativa de Vendas AAC PO-IPN VENDAS Planejamento de Matéria Prima CRP PG-IPN-0601 PLANO Verificar ACPCR CRP IT-CR-P Tem no estoque? É produto radioativo? 3 Sim Bloqueio pelo Sistema Informatizado AAC/CR ACPCR Tem no estoque? Comunicar Cliente AAC/SAC PO-IPN Solicitação da Matéria Prima CR/CRP PG-IPN

12 A DOCUMENTAÇÃO NA QUALIDADE 1 PEDIDOS Inclusão de Pedidos Extras Cliente/AAC/CR PG-IPN-0301 Verificar Sistema ACPCR Sistema Informatizado AAC/CR/CRP ACPCR 3 Comunicar Cliente SAC PO-IPN Bloqueio pelo Sistema Informatizado AAC/CR ACPCR Pode Atender? Sim 2 10

13 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO - TREINAMENTO 2 Planejamento de Mão de Obra CRP/CRQ PG-CR-0901 Plano Produção CRP PG-CR-0901 Emissão dos Dados e Registros de Planejamento CRP ACPCR PG-CR-0501 Técnicas Estatísticas (Quando aplicável) CRP ACPCR Arquivo Histórico Documentação CRP/CRQ PO-CR-P01 4 FIM 11