PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO

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1 SE PES 00 Folha de 9 Revisão Data Conteúdo Elaborado por Aprovado por 0 5/03/06 Emissão Inicial RBO LVM 3/03/06 Revisão Geral FFM LVM 9/03/06 Revisão de Formatação FFM LVM 3 08/04/06 Revisão de Formatação / Incluído Detalhamento do Item 4 FFM GQO Sumário. GENERALIDADES.... DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO..... Declaração do Escopo..... EAP CONTROLE DE MUDANÇA DO ESCOPO (CME) Definição de Alteração de Escopo Fluxograma de Processo Solicitação de Alteração de Escopo Abertura de OAE (Ordem de Alteração de Escopo) Comitê de Controle de Mudança Avaliação da OAE (Ordem de Alteração de Escopo) Comunicação da OAE (Ordem de alteração de escopo) PROCESSO DE VERIFICAÇÂO DO ESCOPO ANEXOS Anexo 0 EAP do Contrato Anexo 0 Modelo OAE... 9

2 SE PES 00 Folha de 9 Prefácio Este plano tem como principal objetivo garantir que o empreendimento Recuperação Estrutural da Escola Sesc de Ensino Médio denominado SESC/ESEM compreenda todo o trabalho requerido, para terminá-lo com sucesso. Compreende também o processo de gerenciamento de mudanças. Introdução O Gerente de Contrato da Jacobs Guimar será o responsável pela implantação do Procedimento de Gerenciamento do Escopo, seu planejamento bem como o monitoramento do controle de mudanças, aprovação das ordens de alteração do escopo, garantindo que as partes interessadas tenham o pleno conhecimento dos impactos das mudanças em custo, prazo e qualidade do empreendimento.. GENERALIDADES Cada uma das áreas de conhecimento tem um plano de gerenciamento. Para o gerenciamento do escopo esse plano responde às seguintes perguntas: Como alcançarei o escopo; Quais ferramentas devem ser usadas para planejar como o projeto realizará o escopo; O plano de gerenciamento do escopo essencialmente contém três partes: como o projeto será planejado, executado e controlado. No processo controlar o escopo, as ações de gerenciamento de mudanças assumem capital importância. Este processo inclui pensar na origem das mudanças do escopo e no que pode ser feito para evitar ou remover a necessidade de mais mudanças dessa origem. O gerente de contrato não deve ser facilmente convencido ou influenciado nem deixar que outras pessoas adicionem ou mudem o escopo sem seguirem o processo de gerenciamento de mudanças e sem que as mudanças sugeridas estejam no escopo planejado do projeto.. DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO.. Declaração do Escopo Escopo do Produto Apresentamos a seguir as áreas do projeto e suas principais características que compõem o escopo do produto: Prédio do Centro de Liderança Reforço/Recuperação Estrutural e Arquitetônica; Prédio de Salas de Aulas Reforço/Recuperação Estrutural e Arquitetônica; Esplanada dos Professores Reforço/Recuperação Estrutura e Arquitetônica Via de Acesso a Esplanada dos Professores Reforço de Fundações, Terraplanagem e Pavimentação;

3 SE PES 00 Folha 3 de 9 ESEM Organização do Arquivo Técnico/Documentos de Projeto de Implantação da Escola; Escopo do Projeto Descrevemos a seguir as atividades que compõem o escopo do projeto: Garantir o fiel cumprimento da filosofia empresarial, normas e nossos procedimentos; Gerenciar as interfaces entre o SESC/ESEM e a Jacobs Guimar; Estabelecer as metodologias a serem aplicadas no gerenciamento em aderência ao escopo do contrato; Elaborar o manual de coordenação do empreendimento e as normas e procedimentos a serem adotados; Cumprir a política de SMS do SESC/ESEM; Elaborar a EAP e o planejamento gerencial do empreendimento; Apoiar as tratativas do SESC/ESEM na relação com órgãos institucionais; Realizar as reuniões mensais de acompanhamento com o SESC/ESEM; Realizar as reuniões semanais de acompanhamento com as Contratadas; Elaborar Relatório Gerencial Mensal; Coordenar o processo de gerenciamento de mudanças; Coordenar o gerenciamento de riscos, quando aplicável; Analisar programação de serviços das contratadas verificando adequação de recursos para cumprimento dos prazos; Implantar sistema de controle, arquivamento e distribuição dos documentos de projeto; Apoiar e gerenciar os processos logísticos para implantação do empreendimento; Acompanhar o desenvolvimento do projeto; Analisar relatórios específicos das contratadas; Realizar inspeções e auditorias técnicas; Implantar planos de ação específicos; Elaborar documentação técnica para licitações; Analisar as propostas e emitir os pareceres técnicos; Elaborar e controlar o fluxo de caixa para o empreendimento; Analisar e liberar as medições das contratadas; Garantir o fiel cumprimento da política de meio ambiente do SESC/ESEM em todas as frentes de trabalho;

4 SE PES 00 Folha 4 de 9 Liberar as frentes de serviços e fiscalizar os serviços de campo; Coordenar as tratativas de não conformidades das contratadas; Apoiar as revisões as Built e elaboração do Databook das contratadas;.. EAP A estrutura analítica do projeto foi desenvolvida pelo Gerente de Contrato e pelo profissional de planejamento do projeto conforme descrito no item 3.3 do fluxo de processo do procedimento GEN PES 00 e os respectivos itens que o descreve. A EAP também foi elaborada abrangendo o escopo do projeto e respeitando-se uma estrutura adequada para apropriação de custos. As atividades de acompanhamento de planejamento, controle, supervisão e administração de contratos e demais áreas do projeto devem ter como referência esta estrutura que descrevemos no Anexo. A revisão da EAP será efetuada nos seguintes casos: OAE (Ordem de Alteração de Escopo) aprovada, recomendar replanejamento quando o seu conteúdo demande alteração de entrega de produto e ou alteração de níveis adjacentes da EAP. Quando houver necessidade de melhoria em função de oportunidades devido ao amadurecimento de escopo (detalhamento em ondas sucessivas) solicitado pelo gerente do contrato. 3. CONTROLE DE MUDANÇA DO ESCOPO (CME) 3.. Definição de Alteração de Escopo O escopo do projeto compreende todo o trabalho necessário para o sucesso do empreendimento. O escopo pode ser dividido em escopo do produto e escopo do trabalho. O escopo do produto define as características e funcionalidade do produto ou serviço a ser obtido com a execução do projeto, enquanto o escopo do trabalho define o trabalho necessário para obtenção do produto ou serviço. Sendo assim, as alterações de escopo compreendem tanto as alterações de escopo do produto (característica ou funcionalidades) quanto às alterações do escopo do trabalho (serviço ou metodologia de execução). Todas as alterações de metodologia, funcionalidade ou características do produto e/ou projeto deverão ser previamente autorizadas pelo gestor responsável. Será definido um Comitê de Controle Geral de Mudanças com o objetivo de integrar todas as mudanças ocorridas no empreendimento, garantindo assim que todas as áreas envolvidas sejam participadas das alterações. O Comitê de Controle Geral de Mudanças aprovará as Ordens de Alteração de Escopo (OAE) através de reunião especifica ou quando conveniente pela aprovação individual de cada um de seus integrantes.

5 SE PES 00 Folha 5 de Fluxograma de Processo Início Solicitação Formal de Alteração de Escopo Reapresentar? A B Avaliação Prévia pelo Gestor do Contrato Reavaliar a solicitação Comunicar ao solicitante e as partes interessadas. Solicitação têm mérito? Comunicar a decisão ao solicitante Avaliar a necessidade nova contratação ou aditivo contratual Emissão da OAE pela Coordenação de Planejamento Disparar para Suprimentos iniciar nova contratação Necessário Novo Contrato? Avaliação dos impactos da OAE pelo Comitê Necessário Aditivo? Disparar para Suprimentos iniciar aditamento contratual Submeter a OAE à aprovação final Disparar os processos de replanejamento Aprovação Comunicar ao solicitante e outras partes interessadas Arquivar a OAE B FIM A

6 SE PES 00 Folha 6 de Solicitação de Alteração de Escopo Todas as partes interessadas na implantação do empreendimento estão habilitadas a solicitar uma alteração de escopo, entretanto as contratadas deverão concentrar as solicitações nos respectivos prepostos. A comunicação da solicitação de alteração de escopo deverá estar de acordo com o SE PCI 00 Procedimento para Comunicação. Toda a solicitação de alteração de escopo deverá ser justificada, apresentar orçamento, estimativas de prazo para execução, recursos necessários, requisitos de qualidade e quando aplicável a lista de novos riscos identificados relacionados à alteração proposta Abertura de OAE (Ordem de Alteração de Escopo) As solicitações para alteração de escopo que forem aceitas pelo Gestor do Contrato e devidamente justificativas serão encaminhadas a área de Planejamento que será responsável pelo controle, rastreabilidade e encaminhamento da OAE, bem como pela avaliação preliminar dos impactos decorrentes. Todas as ordens de alteração de escopo serão codificadas em numeração sequencial e quando de sua abertura a parte solicitante será comunicada. Caso necessário, a parte solicitante poderá ser acionada para esclarecimentos Comitê de Controle de Mudança O Comitê de Controle de Mudança será composto pelos seguintes profissionais: Representante da Gerencia de da Sede Nacional do SESC; Gerente Administrativo financeiro da ESEM; Gerente do Contrato Jacobs Guimar 3.6. Avaliação da OAE (Ordem de Alteração de Escopo) A aprovação da Ordem de Alteração de Escopo dar-se-á quanto à análise dos impactos na qualidade, custos e tempo da alteração proposta. A avaliação da OAE será de responsabilidade do Comitê de Controle de Mudança, onde deverão ser avaliadas as justificativas apresentadas, cabendo a área de avaliar os impactos de qualidade (requisitos ou funcionalidades), a área de Planejamento e Administração de Contratos avaliar os custos incorridos e os impactos de prazo na alteração de escopo Comunicação da OAE (Ordem de alteração de escopo) O Comitê de Controle de Mudanças será responsável por determinar quais partes deverão ser comunicadas sobre as decisões tomadas. Quando aprovada a OAE, o Comitê de Controle de Mudanças deverá avaliar se é necessária abertura de um novo processo de contratação ou de aditivo contratual. Caso seja identificada a necessidade de iniciar um novo processo de contratação ou de aditamento contratual, o Comitê de Controle de Mudanças enviará a OAE e os respectivos anexos à área de Suprimentos, que será responsável pelas tratativas subsequentes.

7 SE PES 00 Folha 7 de 9 A aprovação da OAE dispara o processo de replanejamento do projeto, considerando, os impactos de custo, prazo, qualidade e os novos riscos da alteração. É importante que seja considerado, quando houver, o prazo necessário para suprimentos executar os novos aditivos e contratos. 4. PROCESSO DE VERIFICAÇÂO DO ESCOPO O processo de verificação do escopo deve seguir as seguintes etapas: Desenvolver a lista para a verificação do escopo do empreendimento; Com base no cronograma do empreendimento será estabelecido uma agenda estimada para que ocorram as verificações de escopo. Executar a inspeção no local com base na lista de verificação apropriada. Os registros produzidos durante a inspeção deverão compor o relatório de inspeção o qual deverá ter análise conclusiva entre o que foi encontrado e os critérios de aceitação; Caso na inspeção seja detectado alteração de escopo informal uma NC deve ser registrada no Sistema de Controle de Documentos. Emitir o Termo de Comprovação do Evento. Após a análise do relatório o Termo de Comprovação do Evento deverá ser emitido aprovando total ou parcialmente o escopo verificado. Nesta operação o processo de verificação do escopo torna-se facilitado pelo papel da área de administração de contratos responsável pela aprovação do Boletim de Medição com apoio da equipe de supervisão de campo conforme estabelecido no procedimento SE PCU ANEXOS

8 SE PES 00 Folha 8 de Anexo 0 EAP do Contrato ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO SE Emitida por em EAP 00 DM S 05/04/06 Partição Estrutura de níveis Nome da parte Projeto Etapa Área física Disciplina Níveis Nível estragégico Nível gerencial Nível gerencial Nível operacional Centros de Apuração Nome do CAP Reforço Estrutural SESC Geral Serviços Técnicos Gerenciamento Sondagens 3 Topografia 4 Consultoria 5 Organização Documentação Técnica Aquisições Reforço Estrutural dos Prédios Reforço Estrutural Vias e Alamedas 3 Recuperação de Urbanização Obra Alojameto dos Professores Centro de Liderança Salas de Aula Vias de Acesso / Calçadas Lago Esplanada dos Professores

9 SE PES 00 Folha 9 de Anexo 0 Modelo OAE