4 F E R R A M E N TA S E S S E N C I A I S

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1 como organizar as finanças da sua empresa 4 F E R R A M E N TA S E S S E N C I A I S AUTHOR NAME ROBSON DIAS

2 Sobre o Autor Robson Dias é Bacharel em Administração de Empresas e Possui MBA em Gestão Estratégica de Negócios. Como Professor Universitário, lecionou Empreendedorismo e Gestão de Negócios em cursos de Graduação e Pós-graduação. Entusiasta da livre iniciativa se dedica a orientar pequenos empresários sobre como tornar seus negócios viáveis, através da aplicação dos conhecimentos de gestão de negócios. É autor do Curso Como Elaborar um Plano de Negócios, que já foi realizado por mais de pessoas nos últimos 3 anos. 2

3 O que você irá aprender neste livro: Os erros mais comuns na gestão financeira dos pequenos negócios. Como suas finanças pessoais afetam as da sua empresa. Como desenvolver uma rotina para manter tudo em ordem. Sugestões de ferramentas para utilizar no dia-a-dia da sua empresa. 3

4 Conteúdo Você Não é Sua Empresa (e vice-versa!) 5 Os erros comuns que você pode estar cometendo e prejudicando as finanças da sua empresa. Entendendo as Finanças Empresariais 9 Como funciona a dinâmica dos diversos ciclos dentro de uma empresa e a importância de suas inter-relações na gestão financeira. Ferramentas Básicas 12 4 Ferramentas financeiras essenciais para o dia-a-dia da administração financeira empresarial. Resumo 21 Recursos Adicionais 22 4

5 Capítulo 1 Você Não é Sua Empresa (e vice-versa!) Em primeiríssimo lugar, coloque de uma vez por todas isso na sua cabeça Em termos financeiros, VOCÊ NÃO É A SUA EMPRESA! É absolutamente necessário pra não dizer obrigatório que você aprenda a separar as suas finanças pessoais das finanças da empresa. Você saberá se está misturando as finanças pessoais com as da empresa se responder sim para uma das seguintes perguntas: Você utiliza a mesma conta bancária para você e a empresa? Você recorre ao caixa da empresa quando, no final do mês, fica apertado com o seu orçamento pessoal? Você coloca, do seu dinheiro pessoal, dinheiro no caixa da empresa quando ela está no aperto para pagar uma despesa? 5

6 Se você disse SIM para qualquer uma dessas perguntas, está cometendo o erro número um! MISTURAR AS CONTAS PESSOAIS COM AS CONTAS DA EMPRESA Então, o que você deve fazer para resolver isso? Separe imediatamente o movimento bancário, utilizando contas diferentes para você e a empresa. Estabeleça uma retirada mensal que seja suficiente para as suas despesas pessoais e pense como se fosse um salário, ou seja, adeque o seu orçamento para que seja possível viver com esse dinheiro sem ter que meter a mão no caixa da empresa. Claro que, nesse caso, você deve estabelecer um valor que seja realista e suportável pela sua empresa, principalmente se sua empresa está começando. Para isto você precisa conhecer os custos e despesas da sua empresa na ponta do lápis. 6

7 Sugiro utilizar uma ferramenta como esta Planilha em Excel que eu disponibilizo gratuitamente. Com ela você terá um bom mapa para saber quais são os custos e despesas que estão interferindo na lucratividade da sua empresa Mais adiante indicarei uma ferramenta que irá lhe ajudar muito nesse processo. Lembre-se também que o lucro da empresa é para ser reinvestido, senão não haverá crescimento. Esse é um segundo erro achar que o lucro é todo seu! Se você tiver feito um bom plano financeiro, ao obter lucro, significa que todos os custos e despesas foram pagos e sobrou dinheiro para: investir em divulgação, inovação, treinamento, ampliação, etc. É claro que uma parte do lucro pode ser seu, mas não todo! Outra ação imediata que você deve adotar é procurar cortar os custos os seus e os da empresa. Se você está socorrendo a empresa e vice-versa, é sinal de que as receitas não estão cobrindo as despesas e, no médio/longo prazo, isso vai levar a um colapso financeiro. 7

8 Nesse caso também é importante que você adote o uso de ferramentas de gestão das finanças pessoais como manter e seguir um orçamento, por exemplo. Depois que você começar a se organizar, deve imediatamente começar a criar uma poupança para 4 a 6 meses de despesas fixas, para você e a empresa (SEPARADAS!). Isso vai ajudar a equilibrar as contas nos momentos de aperto e imprevistos. Uma velha e boa sugestão aqui é você separar 10% dos seus ganhos para esta poupança. Se conseguir isso, a cada 10 meses terá o equivalente a um mês de despesas fixas na poupança. Aqui vão outras dicas rápidas para organizar suas finanças pessoais: Organize suas contas registre tudo as receitas e despesas TODAS. Renegocie suas dívidas tente trocar dívidas mais caras por outras mais baratas como, por exemplo, fazer a portabilidade de um banco para outro. Venda alguns bens para quitar dívidas. Não tenha pressa mesmo que leva dois ou três anos para você se livrar das dívidas, o importante é começar. Cancele cartões de crédito. Pare de usar cheque pré-datado. 8

9 Capítulo 2 Entendendo as Finanças Empresariais As Finanças Empresariais são uma área da Administração de Empresas que trata do planejamento necessário para a tomada de decisões que maximize os resultados da empresa. Para isto, são necessários diversos controles que não são comuns nas finanças pessoais. Esse talvez seja o motivo pelo qual muitos empreendedores não conseguem gerir as finanças empresarias de maneira adequada, pois por não conhecerem a diferença entre finanças empresariais e pessoais, não utilizam os métodos, técnicas e ferramentas adequadas. É um grande erro pensar que apenas controlar o caixa de uma empresa seja o suficiente para manter as contas em ordem. A dinâmica financeira de uma empresa envolve aspectos que não estão presentes nas finanças pessoais. 9

10 Dentre algumas diferenças vale destacar o fluxo econômico, operacional e financeiro que devem estar muito bem sincronizados para que haja um funcionamento adequado da empresa. Observe que pelo exemplo da figura acima são diversos elementos envolvidos no funcionamento de uma empresa e diversos prazos e ciclos que precisam estar equilibrados. Desconhecer essa dinâmica e suas inter-relações tem sido causa de muitos fracassos de pequenos negócios. E foi justamente com esse intuito de esclarecer a importância desses conhecimentos que surgiu a motivação para escrever esse e-book. 10

11 Uma empresa funciona como uma máquina cujas engrenagens precisam estar ajustadas, sincronizadas e lubrificadas. Negligenciar isso é viver ao sabor dos acontecimentos. É navegar sem bússola e sem saber nada sobre a direção do vento ou posição das estrelas! FINANCEIRO ECONÔMICO OPERACIONAL Representação Lúdica dos Ciclos Econômico, Operacional e Financeiro. Então, agora de posse desses conhecimentos e esclarecimentos, vamos conhecer 4 ferramentas indispensáveis no dia-a-dia da vida financeira de qualquer empresa. 11

12 Capítulo 3 4 Ferramentas Financeiras Essenciais Antes de qualquer coisa, é altamente recomendável que você tenha um Plano de Negócio. Muitos empreendedores negligenciam essa importante ferramenta de planejamento empresarial, seja porque não sabe fazer, seja porque começou o negócio e foi tocando as coisas e não parou para dar atenção a isto, ou até mesmo porque alguém (!) lhe disse que isto é uma besteira. *** Verifique no capítulo de Recursos Adicionais se neste momento há turma aberta do meu curso de Plano de Negócios. FERRAMENTA #1 Caso você não tenha um Plano de Negócio e, portanto, um plano financeiro completo dentro dele, uma alternativa é utilizar uma PLANILHA DE PONTO DE EQUILÍBRIO. Com ela você já terá uma visão clara dos números da sua empresa. Veja a seguir algumas tabelas da Planilha de Ponto de Equilíbrio que eu disponibilizo gratuitamente: 12

13 Com esta ferramenta você conseguirá apurar: Faturamento Mensal Custo dos Materiais/Mercadorias Despesas Fixas Operacionais Custo de Comercialização Custo da Mão de obra Custo com Depreciação Demonstrativo de Resultado (Lucro ou Prejuízo) Ponto de Equilíbrio (vendas mínimas para não ter prejuízo) 13

14 FERRAMENTA #2 Você precisará também manter um REGISTRO DIÁRIO DE CAIXA, constando as entradas e saídas de recursos no caixa. Para isto é necessário um livro caixa físico ou automatizado, através de softwares e planilhas. Saber lançar corretamente os recebimentos e pagamentos no livro caixa é fundamental para acompanhar o fluxo de entradas e saídas ao longo dos dias e meses. Uma Planilha de Fluxo de Caixa poderá lhe ajudar, caso você não possua outra ferramenta adequada. Eu desenvolvi uma planilha própria para isto (abaixo) que você poderá utilizar veja no capítulo de Recursos Adicionais como obter. O principal conselho aqui é: manter um registro na ponta do lápis de tudo que entra e sai no caixa da empresa. 14

15 No vídeo que acompanha esta planilha eu também explico os 4 erros cometidos pelos empresários no tratamento dos dados do caixa: 1. Não Classificar as Contas 2. Confundir Vendas com Recebimentos 3. Não Fazer Acompanhamento Diário 4. Baixa Acuracidade 15

16 FERRAMENTA #3 Outra Ferramenta importantíssima e que decorre também dos lançamentos de caixa é uma DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA ao longo do tempo. Com esta ferramenta você tem uma visão clara de necessidades futuras de caixa, permitindo a adoção de estratégias para cobrir saldos negativos futuros, tais como: Estratégias promocionais Incentivo à equipe de vendas Negociação com fornecedores Cobrança de inadimplentes 16

17 Como você pode perceber na figura acima, há um gráfico que mostra claramente 3 dias seguidos de caixa negativo, correspondentes aos 3 dias de saldo em vermelho (SALDO ACUMULADO). De posse dessa informação, é possível então atuar de maneira proativa para não ser pego de surpresa com a falta de recursos para saldar os compromissos. Entretanto, para a DEMONSTRAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA, juntamente com o CAIXA DIÁRIO refletirem o saldo correto do caixa da empresa, também é necessário manter o registro de outros três elementos importantíssimos e que completam as 4 ferramentas essenciais para um controle financeiro. São eles: Registro de Contas a Pagar e Receber Vamos examiná-los agora! 17

18 FERRAMENTA #4 O controle de contas a pagar e receber talvez seja um dos mais importantes no dia-a-dia de uma empresa. Com ele é possível termos uma visão das entradas e desembolsos de caixa e, com isso, tomar decisão e adotar ações para evitar surpresas no que diz respeito ao cumprimento dos compromissos. O controle de contas a pagar e receber são complementados com um controle de caixa diário e fluxo de caixa, já descritos anteriormente. Mas de nada adianta ter a ferramenta se não houver disciplina na utilização da mesma. O empresário ou alguém designado por ele deverá manter uma rotina diária de lançamentos para que seja possível o acompanhamento mais de perto do andamento das informações e também evitar o esquecimento dos fatos por demorado de lançar as informações. Um controle de contras a pagar e receber pode ser feito como nas planilhas mostradas abaixo. 18

19 PLANILHA DE CONTAS A RECEBER Veja como obter essa planilha no capítulo sobre Recursos Adicionais. 19

20 PLANILHA DE CONTAS A RECEBER Veja como obter essa planilha no capítulo sobre Recursos Adicionais. 20

21 Resumo Neste livro procurei abordar a importância de 4 ferramentas básicas para manter em ordem as finanças da sua empresa. Obviamente, essas 4 ferramentas não são suficientes para um controle mais global. Entretanto, por não fazer o básico, muitos pequenos empresários se perdem nas finanças da sua empresa e, muitas vezes, o caos é de tamanha ordem que acabam tendo prejuízos, mesmo tendo um faturamento satisfatório. Além de explorar os conceitos teóricos também apresentei as soluções em forma de planilhas em Excel que você pode adotar como modelo para seus controles, ou pode obter as planilhas já prontas Veja no capítulo sobre Recursos Adicionais. Deixo aqui os meus votos de ter conseguido, de alguma forma, contribuir para o sucesso do seu negócio Clique Nos Botões Abaixo, Recomende Esse Ebook e Ajude Outras Pessoas a Obterem os Mesmos Conhecimentos Que Você. 21

22 Recursos Adicionais VÍDEOS DE DEMONSTRAÇAO DAS PLANILHAS PLANILHA DE PONTO DE EQUILÍBRIO PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO / FLUXO DE CAIXA PLANILHA DE CONTAS A PAGAR E RECEBER LINKS PARA OBTER AS PLANILHAS PLANILHA DE PONTO DE EQUILÍBRIO PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO / FLUXO DE CAIXA PLANILHA DE CONTAS A PAGAR E RECEBER LINK PARA INSCRIÇÃO NO CURSO CURSO COMO ELABORAR UM PLANO DE NEGÓCIO Clique Nos Botões Abaixo, Recomende Esse Ebook e Ajude Outras Pessoas a Obterem os Mesmos Conhecimentos Que Você. 22