Pilares Fundamentais de uma Auditoria Interna em Ambiente de Grande Incerteza

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1 Pilares Fundamentais de uma Auditoria Interna em Ambiente de Grande Incerteza XVIII Conferência Anual do IPAI 17 de Novembro de 2011

2 Disclaimer A informação contida neste documento é de natureza geral e não se aplica a nenhuma entidade ou situação particular. Apesar de fazermos todos os possíveis para fornecer informação precisa e actual, não podemos garantir que tal informação seja precisa na data em que for recebida/conhecida ou que continuará a ser precisa no futuro. Ninguém deve actuar de acordo com essa informação sem aconselhamento profissional apropriado para cada situação específica. 1

3 AGENDA 1 Enquadramento 2 Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna 3 Pilar I - Posicionamento 4 Pilar II - Pessoas 5 Pilar III - Processos 2

4 1. Enquadramento Ambiente de Grande Incerteza Face ao ambiente de grande incerteza em que hoje vivemos, considerando A complexidade crescente e a forte instabilidade económica e social os receios das consequências financeiras e económicas das crises de dívida pública O desafio que se nos coloca enquanto Auditores Internos é colossal e a consequente revisão em baixa das perspectivas para o crescimento sendo o desafio colossal, é natural que nos questionemos: Se a nossa função de Auditoria Interna (AI) estará capacitada para apoiar a Organização a enfrentar este desafio? mas quais os Pilares Fundamentais que devem suportar a actividade de AI? e quais as questões que nós Auditores Internos temos de colocar para avaliar dessa maior ou menor capacitação da função de AI ao nível desses Pilares? 3

5 1. Enquadramento Objectivos da Sessão Os objectivos que estabelecemos para esta Sessão são os de sensibilização e partilha de conhecimento com a família de Auditores Internos no âmbito: Pilares Fundamentais de uma função de Auditoria Interna robusta Apresentação geral dos Pilares Fundamentais de uma função de AI para que cada um de nós tenha uma noção mais aproximada do que deverá ser uma AI robusta neste clima de maior incerteza. Experiências sobre debilidades identificadas, ao nível dos Pilares, com impacto relevante na actividade de Auditoria Interna Partilha de experiências e das questões que deveremos colocar, no sentido de reforçarmos a nossa sensibilidade e competência para aferir do grau de capacitação actual da nossa função AI. 4

7 2. Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna Uma função de Auditoria Interna robusta é aquela que apresenta um optimum balance entre os seus Pilares Fundamentais que são o Posicionamento, as Pessoas e os Processos. AUDITORIA INTERNA STAKEHOLDERS INTERNOS INFLUÊNCIA EXTERNA PERSPECTIVA DA AUDITORIA INTERNA 6

8 2. Pilares Fundamentais da função de Auditoria Interna Para aferirmos a capacitação da nossa função de Auditoria Interna deveremos analisar em detalhe, para cada Pilar Fundamental,5 aspectos principais que abaixo descrevemos. Posicionamento Pessoas 1) Competências 2) Estratégia de RH 3) Desenvolvimento de Carreira 4) Cultura 5) Retribuição 1) Missão e Drivers 2) Clientes e Serviços 3) Organização e Estrutura 4) Funding 5) Critérios de Sucesso Processos 1) Planeamento e Entrega 2) Tecnologia 3) Gestão Administrativa 4) Avaliação da Performance 5) Gestão da Relação 7

10 3. Pilar I Posicionamento # Posicionamento A função de Auditoria Interna encontra-se posicionada na organização de forma a poder contribuir para a boa performance do negócio? 1 Missão e Drivers Os drivers da função de Auditoria Interna encontram-se alinhados com os objectivos da organização e com as necessidades dos seus principais stakeholders. A missão e o papel da função de Auditoria Interna encontram-se formalmente definidos integrados numa framework de Corporate Governance mais vasta e têm sido comunicadas de forma eficaz. 2 Clientes e Serviços 3 Organização e Estrutura Os Stakeholders e serviços da função de Auditoria Interna foram formalmente identificados e definidos para endereçar as necessidades do negócio/ organização. A estrutura da função de Auditoria Interna promove a objectividade, consistência e conhecimento do negócio. 4 Funding A função de Auditoria Interna é financiada de forma a promover a objectividade e consistência na qualidade dos serviços que presta a toda a Organização. 5 Critérios de Sucesso Encontram-se definidos critérios de sucesso para a função de AI e é avaliada de acordo com os mesmos. 9

11 3. Pilar I Posicionamento Posicionamento 1) Missão e Drivers Principais Questões 1) A AI tem uma visão holística da organização, da sua estratégia e dos riscos? 2)Existe uma participação ou consulta dos Stakeholders (e.g. Comité de Auditoria, CA, Direcções) na definição e revisão do papel da função de AI? 3) A AI possui o devido empowerment na organização para cumprir adequadamente o seu papel? Issue #1 Existe uma reduzida articulação e comunicação da AI com o Senior Management (Comissão Executiva e Direcção) e com a área de planeamento, limitando o conhecimento sobre a estratégia, objectivos e riscos da organização e, consequentemente, a sua eficácia e eficiência. Issue #2 Não existe um processo estruturado de envolvimento dos Stakeholders na definição do papel da função de AI com base nas necessidades dos mesmos. Issue #3 Embora a AI reporte hierarquicamente a um elemento da CE, aquela não tem o empowerment necessário para que as recomendações mais críticas que emana, sejam implementadas na organização em tempo útil. 10

12 3. Pilar I Posicionamento Posicionamento 2) Clientes e Serviços Principais Questões 1) A AI serve uma base de clientes apropriada? Encontra-se formalizado o universo auditável? Não ficam de fora desse universo determinadas áreas ou processos relevantes? 2) A AI disponibiliza um conjunto de serviços apropriado? 3) Existe uma valorização por parte dos Stakeholders relativamente aos serviços prestados? Os Stakeholders solicitam trabalhos adicionais, para além daqueles que estão definidos no Plano de Auditoria? Issue #1 O universo auditável não se encontra formalizado e existe um conjunto de áreas, entidades e processos críticos da organização que nunca foram auditados ou foram auditados há mais de 3 anos. Issue #2 Sendo as principais actividades dos processos de negócio da organização suportados em diversas aplicações informáticas, não são realizadas quaisquer auditorias de sistemas. Issue #3 Para além do feedback informal, não existem canais de comunicação instituídos que permitam obter feedback sobre o add value dos serviços prestados pela AI, dificultando o próprio processo de melhoria contínua. 11

13 3. Pilar I Posicionamento Posicionamento 3) Organização e Estrutura Principais Questões 1) Até que ponto a AI é gerida independentemente das outras áreas? 2) Existe uma comunicação formal instituída entre a AI e o Comité de Auditoria / Comissão Executiva? Os Planos de Auditoria são aprovados por aqueles órgãos? Existem reportes regulares àqueles órgãos? 3) O modelo organizativo do Departamento encoraja a consistência e a qualidade dos serviços prestados? Issue #1 A AI não é gerida de forma totalmente independente considerando que embora reporte a um elemento da CE (hierarquica e funcionalmente) que não o Presidente, esse elemento possui, ao mesmo tempo, um conjunto de pelouros como a área financeira e comercial. Issue #2 Embora os planos de auditoria sejam aprovados pela CE, não se encontram formalizadas a forma e a frequência das comunicações com o Administrador do Pelouro e com a própria CE. Issue #3 Existe um conjunto de funções que não se encontra internamente definido (auditoria de sistemas, serviços de consultoria, avaliação da performance, auditoria a áreas de negócio e de suporte, auditoria contínua), dificultando o foco e a responsabilização das equipas. 12

14 3. Pilar I Posicionamento Posicionamento 4) Funding Principais Questões 1) Em que medida o orçamento da função de AI permite uma adequada alocação de recursos e competências, face aos trabalhos de auditoria identificados como necessários decorrente de um risk assessment previamente realizado? 2) Em que medida é que o financiamento da função de AI promove que os principais issues identificados são levados ao mais alto nível da organização? Issue #1 Existe um conjunto de entidades, áreas critícas e processos que não são auditados por falta de recursos e por inexistência in house de competências específicas e da sua não sub-contratação. Adicionalmente, o investimento em formação específica por auditor interno é residual. Issue #2 O orçamento da AI é aprovado pela Direcção Financeira sendo o reporte da AI também efectuado àquela Direcção, limitando a capacidade da função de AI de colocar os issues identificados ao mais alto nível da organização. 13

15 3. Pilar I Posicionamento Posicionamento 5) Critérios de Sucesso Principais Questões 1) Como é que os Critérios de Sucesso da Auditoria Interna foram definidos? Estão formalizados e foram aprovados superiormente? Issue #1 Não existem quaisquer critérios de performance definidos para a AI, para além do grau de cumprimento das auditorias executadas vs planeadas e o grau de cumprimento do orçamento aprovado. 2) Como é que a performance da Auditoria Interna é avaliada considerando os critérios de sucesso definidos? Como é que o processo de monitorização é evidenciado? Qual a frequência das avaliações realizadas? Issue #2 A avaliação é apenas informal e é relizada ad-hoc, ou seja, aquando da realização dos inquéritos de satisfação sobre as diversas áreas da organização. 14

17 4. Pilar II Pessoas # Pessoas A função de Auditoria Interna tem uma estratégia de recursos humanos que permita responder de forma adequada aos objectivos que se encontram definidos? 1 Competências As competências core da função de Auditoria Interna são adequadas à sua missão, função e âmbito de trabalho. 2 Estratégia de Recursos Humanos 3 Desenvolvimento Carreira A estratégia de recrutamento da função de Auditoria Interna reflecte a sua missão, papel e competências core necessárias, sendo suficientemente flexível para fazer face a mudanças na Organização. A função de Auditoria Interna tem um programa de desenvolvimento de carreiras definido, o qual incorpora formação e desenvolvimento de competências. 4 Cultura A cultura em que opera a função de Auditoria Interna promove e protege o bemestar dos colaboradores, assim como a consecução dos seus objectivos. 5 Retribuição Os colaboradores da função de Auditoria Interna são recompensados de forma adequada e com base na sua performance. 16

18 4. Pilar II Pessoas Pessoas 1) Competências Principais Questões 1) De que forma as principais competências são determinadas? Issue #1 As principais competências que estão definidas para a AI não são regularmente revistas, de acordo com as exigências do plano de auditoria. 2) Encontram-se definidas as competências necessárias para desenvolver os trabalhos de auditoria integrados num plano de auditoria orientado ao risco? Issue #2 Necessidade de maior desenvolvimento de competências na função de AI ao nível de produtos e serviços, sistemas de informação, qualidade e segurança. 3) Em caso de necessidade de competências adicionais, de que forma as mesmas são supridas? Issue #3 Por falta de competências adequadas, determinados processos, áreas ou entidades não são auditados na sua plenitude, aumentando os factores de risco na organização em várias dimensões. 17

19 4. Pilar II Pessoas Pessoas 2) Estratégia de Recursos Humanos Principais Questões 1) A estratégia de recrutamento para a função de AI baseia-se nos perfis e competências definidos? 2) A AI é considerada uma área de formação para futuros cargos directivos? Existe um mix óptimo de auditores de carreira versus auditores com origem no negócio? 3) De que forma as actividades-chave são cobertas, em caso de ausência ou perda de colaboradores-chave? Issue #1 A estratégia de recrutamento para a função de Auditoria Interna não se baseia em perfis/competências definidos para o desenvolvimento correcto da actividade. Issue #2 As equipas de AI não se encontram complementadas com colaboradores provenientes das áreas de negócio ou em regime de co-sourcing, não dispondo de um mix equilibrado entre auditores de carreira e auditores oriundos do negócio. Issue #3 Não se encontra definido um plano de colaboradores que funcionem como backup para as funções chave da AI. 18

20 4. Pilar II Pessoas Pessoas 3) Desenvolvimento de Carreira Principais Questões 1) Existe um plano de formação e desenvolvimento profissional aprovado e alinhado com as competências exigidas para cada perfil? 2) A tipologia e abrangência da formação disponível são adequadas ao correcto desenvolvimento da actividade? 3) Existe um plano de progressão e desenvolvimento de carreiras definido e formalizado para os colaboradores da função de Auditoria Interna? Issue #1 Embora os colaboradores frequentem cursos de formação, não se encontra estabelecido um plano de formação base, global ou individualizado, orientado aos perfis e competências necessárias. Issue #2 A participação em cursos de formação tem, por vezes, um carácter ad hoc e limitado aos recursos disponíveis, inviabilizando o desenvolvimento correcto e contínuo de competências. Em paralelo, a partilha de conhecimento interna não é efectiva nem potenciada. Issue #3 Não existe um plano de progressão e desenvolvimento de carreiras onde seja dada uma perspectiva de evolução sustentada e contínua, respeitando os níveis de desempenho alcançados face aos objectivos definidos. 19

21 4. Pilar II Pessoas Pessoas 4) Cultura Principais Questões 1) Qual o impacto que a cultura de AI tem sobre a motivação dos seus colaboradores? 2) A cultura implementada fomenta o trabalho de equipa? Issue #1 Foi identificado um elevado turnover e absentismo que poderá indiciar uma fraca identificação dos colaboradores com a cultura existente na função de AI, contrastando com o resto da organização. Issue #2 O reduzido número de iniciativas de partilha de conhecimentos e experiências por parte dos colaboradores, não fomenta uma cultura de pertença e de entreajuda entre os Auditores Internos. 20

22 4. Pilar II Pessoas Pessoas 5) Retribuição Principais Questões 1) A política de remuneração dos colaboradores de Auditoria Interna está correlacionada com o seu desempenho individual? 2) A política de remuneração estabelecida permite reter os profissionais de Auditoria Interna? 3) Os critérios de base à avaliação do desempenho individual encontramse definidos e formalizados? Issue #1 A política de remuneração não reflecte adequadamente o diferencial de performance individual dos colaboradores. Issue #2 A política de remuneração não permite atrair ou reter os melhores profissionais para a função de Auditoria Interna. Issue #3 Não se encontram definidos critérios objectivos de avaliação de performance individual dos colaboradores da função de Auditoria Interna. 21

24 5. Pilar III Processos # Processos Os processos implementados permitem à função de Auditoria Interna atingir os seus objectivos e responder de forma adequada às constantes alterações das necessidades do negócio/ organização? 1 Planeamento e Entrega A função de Auditoria Interna presta um serviço de qualidade e tem implementado uma metodologia de planeamento adequada. 2 Tecnologia A função de Auditoria Interna utiliza a tecnologia de forma adequada, com o objectivo suportar e melhorar a qualidade do serviço prestado. 3 Gestão Administrativa 4 Avaliação Performance 5 Gestão da Relação A função da Auditoria Interna tem implementados processos de suporte que permitem que as suas actividades core sejam efectuadas de forma adequada. A função de Auditoria Interna possui um framework adequado para a avaliação do seu desempenho. A função de Auditoria Interna mantém um relacionamento adequado e efectivo com todos os principais stakeholders. 23

25 5. Pilar III Processos Processos 1) Planeamento e Entrega Principais Questões 1)Existe um plano de auditoria estratégico (3 anos) baseado numa avaliação de riscos formal e sistematizada e que considere os inputs dos diversos stakeholders? 2)Os programas de auditoria são orientados ao risco, especificando o nível de risco ou grau de exposição associado? 3)Encontra-se implementado um processo efectivo de follow-up das recomendações efectuadas pela função de Auditoria Interna? Issue #1 Não existe uma matriz de riscos que abranja a globalidade da organização e/ou os diversos stakeholders não são consultados na identificação e avaliação dos principais riscos das suas áreas de negócio/suporte. Este facto condiciona a eficaz e eficiente elaboração do plano de auditoria. Issue #2 Os programas de auditoria são orientados à simples verificação do cumprimento de procedimentos, não existindo uma abordagem sistematizada orientada ao risco. Issue #3 O processo de follow-up das recomendações é efectuado apenas quando da realização do trabalho de auditoria seguinte, não existindo desta forma um acompanhamento efectivo da implementação, por parte dos auditados, dos plano de acção acordados. 24

26 5. Pilar III Processos Processos 2) Tecnologia Principais Questões 1) Encontra-se implementada uma aplicação de suporte que abranja as diversas fases do ciclo de AI (Planeamento, alocação recursos, reporte, follow-up, )? 2)Existe alguma ferramenta específica que permita efectuar auditarias de forma automática e à distância? Issue #1 Não existe uma aplicação que suporte as diversas fases do trabalho de AI ou, quando existe, esta cobre apenas te algumas daquelas fases, o que resulta numa carga administrativa forte e consequentemente num menos eficaz e eficiente desenvolvimento do trabalho da função de AI. Issue #2 Não se encontra implementada nenhuma ferramenta / mecanismo de auditoria à distância não permitindo desta forma a monitorização continua de alguns indicadores e, simultaneamente, o apoio de forma mais eficiente ao trabalho de auditoria realizado de forma presencial. 25

27 5. Pilar III Processos Processos 3) Gestão Administrativa Principais Questões 1) Encontram-se formalizadas políticas e procedimentos orientadores da actividade da função de Auditoria Interna? Issue #1 Não existem documentos formais relativos a politicas e procedimentos aplicáveis à função de AI, o que constitui um entrave ao cumprimento correcto e consistente, por parte dos colaboradores da função de AI, das actividades inerentes à função. Nestas políticas e procedimentos devem ser considerados também o Audit Charter e o Código de Ética específico para a função de AI. 26

28 5. Pilar III Processos Processos 4) Avaliação da Performance Principais Questões 1)Encontra-se implementado um procedimento formal de avaliação da performance da AI, baseado em factores críticos de sucesso aprovados superiormente? 2)Encontram-se definidos um conjunto de indicadores quantitativos que permitam demonstrar de forma clara o valor aportado pela função de AI? Issue #1 A avaliação da performance da função de AI limita-se à monitorização do orçamento e número de auditorias executadas versus as planeadas, não se encontrando definidos factores críticos de sucesso que permitam uma avaliação efectiva da função e que, simultaneamente, promovam a melhoria contínua da função. Issue #2 Os indicadores quantitativos existentes não permitem que a função de Auditoria Interna e todos os stakeholders possam ter um conhecimento do valor que é efectivamente aportado por aquela função. 27

29 5. Pilar III Processos Processos 5) Gestão da Relação Principais Questões 1)A função de AI estabelece contactos regulares com os seus stakeholders (sem ser no decorrer de trabalhos programados de AI)? Issue #1 Não se encontra definido um procedimento formal de relacionamento com os principais stakeholders no sentido de perceber quais as suas principais preocupações e, simultanemente, evangelizar sobre o papel da função de Auditoria Interna e sobre o valor que pode aportar. 28

30 Rui Branco Senior Manager, Advisory Services KPMG Advisory Av. Praia da Vitória, 71-11º Lisboa KPMG Advisory Consultores de Gestão, S.A. is a Portuguese limited liability company 29

31 2011 KPMG & Associados - Sociedade de Revisores Oficiais de Contas, S.A., a firma portuguesa membro da rede KPMG, composta por firmas independentes afiliadas da KPMG International Cooperative ( KPMG International ), uma entidade suíça. Todos os direitos reservados. Impresso em Portugal. O nome KPMG, o logótipo e cutting through complexity são marcas registadas da KPMG International Cooperative ( KPMG International ).