O relatório de auto-avaliação no âmbito do SIADAP 1

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Amália Canela Galindo
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1 W O R K S H O P O relatório de auto-avaliação no âmbito do SIADAP 1 Jorge Caldeira Lisboa, 2 de Julho de 2008

2 Agenda Papel da DGPJ - intercalar Conceitos Vantagens - Arquitectura dos processos de monitorização Frequência Participantes Implementação Gestão Formato SI Manuais - Ferramentas de monitorização Simples complexas

3 Acompanhamento dos QUAR ( Artigo.13º) Papel da DGPJ Compete ao serviço com atribuições em matéria de planeamento, estratégia e avaliação, em cada ministério apoiar os Serviços, designadamente através de guiões de orientação e de instrumentos de divulgação de boas práticas.

4 intercalar N Plano estratégico N+1 a N+3 N+1 Plano estratégico N+2 a N+4 N+2 Plano estratégico N+3 a N+5 Acompanhamento de Actividades de N+1 Plano de Actividades N+1 Plano de Actividades N+2 Plano de Actividades N+3 Orçamento Orçamento Orçamento Acompanhamento de Actividades de N Acompanhamento de Actividades de N+1 Acompanhamento de Actividades de N+2 Copyright Jorge Caldeira Relatório de Actividades N Relatório de Actividades N+1

5 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 1. Acompanhar no curto prazo a performance estratégica e operacional do Serviço. Na maior parte dos casos o RA constituía-se o único momento formal de avaliação Compreender a performance da estratégia no curto prazo

6 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 2. Identificar os desvios nas metas. Confrontar Metas com Resultados Quantificar objectivamente o nível dos desvios

7 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 3. Reflectir acerca das causas dos desvios. Compreender as causas: Internas, externas. Responsabilizar

8 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 4. Identificar fragilidades do planeamento e dos recursos alocados. Reconhecer falta de recursos Melhorar o processo de planeamento

9 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 5. Suportar o reajustamento das metas. Argumento sólido

10 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 6. Antecipar futuros constrangimentos. Antecipar tendências Prevenir constrangimentos

11 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 7. Decidir sobre medidas correctivas. Oportunidade e eficácia na correcção

12 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 8. Seguir o impacto das decisões/acções operacionais e estratégicas. Compreender rapidamente a eficácia das decisões de gestão

13 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 9. Promover o alinhamento dos colaboradores Performance clarificada e colada as acções imediatas do Serviço

14 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 10. Diminuir a probabilidade do não cumprimentos das metas. Tempo útil para corrigir

15 Vantagens da implementação de processos de monitorização intercalares: 11. Aumentar a probabilidade de atingir o mérito.

16 Arquitectura dos processos de monitorização: Qual a frequência da monitorização? Quem participa na monitorização? Quem implementa e gere o modelo de monitorização? Qual o formato a utilizar na discussão dos resultados? Quais as características do sistema de informação? Importa construir um Manual de Procedimentos?

17 Arquitectura dos processos de monitorização: Qual a frequência da monitorização? Anual não faz sentido! Perde-se a oportunidade de corrigir. Semestral poderá ser insuficiente. Ideal: Mensal, Trimestral ou Quadrimestral.

18 Arquitectura dos processos de monitorização: Qual a frequência da monitorização? O que condiciona a frequência de monitorização? R: - A capacidade do organismo ler os resultados. - A dimensão do organismo. - A dispersão geográfica. - A sazonalidade da actividade. - O nível de eficácia do planeamento. - A ambição das metas. - O tempo que necessita para corrigir.

19 Arquitectura dos processos de monitorização: Quem participa na monitorização? R: - Toda a organização. - Apenas as U.O. com responsabilidades nos objectivos do QUAR.

20 Arquitectura dos processos de monitorização: Quem implementa e gere o modelo de monitorização? R: - Existem U.O. com competências de Planeamento e Acompanhamento. - A função está atribuída à Direcção Financeira, Unidade de RH, etc. - Foi criado uma equipa para a definição e gestão do processo de monitorização. - Etc.

21 Arquitectura dos processos de monitorização: Qual o formato a utilizar na discussão dos resultados? R: - Sessões presenciais. Promovem o alinhamento e a responsabilização. - Sessões presenciais e intranet. Facilitam a logística.

22 Arquitectura dos processos de monitorização: Quais as características do sistema de informação? Auto-suficiente. Auto-suficiente. Auto-suficiente. Recolhem, tratam e disponibilizam a informação automaticamente. As pessoas trabalham e o sistema mede!

23 Arquitectura dos processos de monitorização: Importa construir um Manual de Procedimentos? 1. Enquadramento. Porquê o Manual? 2. Objectivos. O que se pretende atingir com o Manual? 3. Destinatários. Quem são os utilizadores? 4. Calendário das responsabilidades. Quando? 5. Processos. Processo 1. Processo, timing, intervenientes, documentos,.... Processo 2.. Anexos. Modelos de documentos. Legislação

24 Ferramentas de monitorização: Simples Excel. Serve perfeitamente para o QUAR. Complexas Sistemas de Informação. Poderá ser útil no caso da monitorização ser feita de forma integrada (S1,2 e 3).

25 Ferramentas de monitorização: Simples (Exemplos, Fonte: Instituto Público do MEI)

26 Ferramentas de monitorização: Complexas (Exemplos)

27 O que se ambiciona

28 Muito Obrigado Jorge Caldeira

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