sistemas de informação

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1 sistemas de informação organização 2

2 introdução as organizações são o contexto imediato dos sistemas de informação os SI contribuem para a eficiência e efectividade dos sistemas de actividades humanas o desenvolvimento de SI pode ser uma parte importante da redefinição dos sistemas de actividades humanas é essencial para o profissional de informática saber o que é uma organização para que compreenda completamente o papel dos sistemas e tecnologias de informação 3 acção e instituição não há uma teoria única que permita compreender completamente uma organização há várias formas complementares de olhar para uma organização máquina, organismo, cérebro, cultura, sistema político, etc. 4

3 acção e instituição as organizações são construções sociais há dois pontos de vista fundamentais quando se trata de estudar construções sociais: perspectiva da acção perspectiva da instituição 5 perspectiva da instituição ideias chave perspectiva "top-down" as organizações são vistas como estruturas que existem independentemente das pessoas que a elas pertencem as acções humanas são condicionadas ou dirigidas por essas estruturas as organizações são "objectos" que podem ser estudados em termos dos seus "atributos" e "comportamentos" 6

4 perspectiva da instituição organizações como estruturas (ou máquinas) constituidas por partes, p.e. unidades funcionais, departamentos o trabalho é organizado de uma forma hierárquica, mais ou menos formalizada a gestão do trabalho é "científica" gestão vs. execução, estudo das tarefas, métodos eficientes 7 perspectiva da instituição organizações como estruturas (ou máquinas): o papel da informática sistemas construidos para apoiar a estrutura existente análise dos sistemas orientada para a identificação de funções precisas mais recentemente: sistemas construidos para redefinir as estruturas organizacionais e suportar processos de negócio em vez de funções 8

5 cont. perspectiva da instituição tecnologias e sistemas de informação são conceptualizados como modelos de entidades discretas externas à organização o contexto social é reduzido a relações formais e o comportamento organizacional descrito como objectivos e procedimentos formais e arranjos administrativos das várias unidades os SI desenvolvidos de acordo com esta metáfora tendem a ser rígidos e inflexíveis e a ter consequências negativas nas aspirações e necessidades pessoais bem como na motivação e produtividade 9 perspectiva da instituição organizações como sistemas (ou organismos): "um sistema de sistemas de actividades humanas" sistemas abertos uma organização toma recursos do seu ambiente, processa-os produzindo produtos ou serviços para o ambiente uma organização é influenciada pelo ambiente: tecnológico, económico, político, social, cultural... uma organização tem "necessidades" que têm que ser satisfeitas para sobreviver: as necessidades dos indivíduos e grupos que a constituem 10

6 perspectiva da instituição organizações como sistemas (ou organismos): o papel da informática os SI são vistos como entidades que contribuem para a eficiência das funções vitais da organização os SI são desenvolvidos com preocupações de satisfação das várias necessidades da organização e dos seus membros os SI são desenvolvidos para reagir e antecipar as influências do ambiente: planeamento estratégico de SI, alinhamento entre os SI e a estratégia da organização, SI estratégicos, discurso: eficiência, contexto social, necessidades de crescimento individual, motivação, satisfação, etc. 11 perspectiva da instituição organizações como processadores de informação (ou cérebros) organizações como entidades "inteligentes" que tomam decisões e que aprendem a tomada de decisão pelos indivíduos e grupos dentro da organização nunca é completamente racional indivíduos e grupos dentro de uma organização aprendem continuamente 12

7 perspectiva da instituição organizações como processadores de informação (ou cérebros): o papel da informática os SI fazem parte da sistema nervoso organizacional e são essenciais para uma "inteligência organizacional" o processo de desenvolvimento de um SI é, ele próprio, um processo de aprendizagem a gestão da informação é a infraestrutura da gestão operacional, a gestão do conhecimento é a infraestrutura da gestão estratégica 13 perspectiva da acção ideias chave perspectiva "bottom-up" foca-se mais no "processo de organizar" do que no "objecto organização" as instituições são essencialmente construidas através das acções realizadas pelas pessoas as instituições não existem independentemente das pessoas que as constituem a realidade de uma organização é subjectiva a única forma válida de estudar as organizações é através da interpretação da acção humana 14

8 perspectiva da acção organizações como redes as organizações são redes informais de pessoas que actuam de acordo consigo próprias e com as relações que têm com outros os aspectos humanos e sociais das organizações são fundamentais para o seu bom funcionamento formas de organização que priveligiam o trabalho em equipa tendem a resultar em organizações mais eficientes, efectivas e eficazes. 15 perspectiva da acção organizações como redes: o papel da informática é dada ênfase a SI que apoiam a interacção social: colaboração, cooperação, coordenação os SI devem ter características que apoiem o crescimento individual e dos grupos o sistema técnico e o sistema social devem ser desenvolvidos em conjunto: sistemas sócio-técnicos a análise, especificação e implementação dos SI e do trabalho tem como participantes privilegiados os utilizadores e outras pessoas e grupos influenciados pelo sistema 16

9 perspectiva da acção organizações como produções imagem que se centra na forma como as pessoas no trabalho "produzem" a vida organizacional a importância do trabalho organizacional para a o próprio e para a sua identidade a importância das ideologias na organização do trabalho são importantes as formas como as pessoas em situações sociais percebem e dão a perceber o seu comportamento (em termos de trabalho) aos outros isto tem implicações importantes ao nível da coordenação de actividades 17 perspectiva da acção organizações como produções: o papel da informática os sistemas de informação têm o potencial de tornar o trabalho das pessoas mais visível questões de monitoração/controlo vs. informação a colaboração e cooperação suportadas por SI (p.e., groupware, workflow management) podem ter características distintas de acordo com a forma como o trabalho é descrito, visualizado, etc. 18

10 perspectiva da acção organizações como construções as organizações são "construidas" essencialmente pelo conhecimento tácito que grupos de pessoas detêm e que usam nas suas relações e na realização do seu trabalho é importante estudar a interacção entre as pessoas a um nível "baixo" i.e, a interacção reflectida nos "métodos" e formas que os individuos usam para darem sentido ao que fazem 19 perspectiva da acção organizações como construções: o papel da informática se o conhecimento tácito é um pilar do trabalho organizacional, então as formas tradicionais de analisar e especificar os SI não são adequadas métodos ditos "etnográficos" baseados na observação e participação nas práticas de trabalho, são uma forma de conseguir resultados mais ricos na análise de um SI 20

11 teoria da estruturação dualidade da estrutura por um lado, a estrutura das intituições é criada pela acção humana e só é visível através da acção humana através da interacção humana as estruturas são reproduzidas, mas também podem mudar por outro lado, a acção humana é condicionada pela forma como as pessoas usam a estrutura institucional como um recurso para interpretarem as suas acções e as dos outros 21 teoria da estruturação estrutura social perspectiva da acção produz, reproduz estruturação perspectiva da instituição informa, condiciona acção humana 22

12 teoria da estruturação 23 estrutura organizacional 24

13 estrutura organizacional estrutura estrutura organizacional: aspectos formais do funcionamento da organização divisão do trabalho cadeia de comando e controlo especificação de regras e procedimentos 25 estrutura organizacional estrutura questões relacionadas com a estrutura organizacional burocracia centralização/descentralização restruturação 26

14 estrutura organizacional estrutura e SI a estrutura organizacional tem sido o principal enquadramento para o desenho e implementação de SI áreas funcionais: marketing, contabilidade e finanças, produção, investigação e desenvolvimento, problema apenas permite ganhos de eficiência, muitas vezes marginais por exemplo, um ERP reflecte uma estrutura organizacional típica, fomenta uma centralização ou descentralização das tomadas de decisão? 27 estrutura organizacional estrutura e SI os SI podem ser usados como instrumento para apoiar uma restruturação da organização que leve a ganhos de efectividade importantes por exemplo, passar de uma estrutura orientada para as áreas funcionais para uma estrutura orientada para os processos 28

15 estrutura organizacional estrutura e SI formas de impacto dos SI na estrutura organizacional controlo: redução dos níveis hierárquicos, aumento do "span" de controlo "empowerment": poder de decisão nos níveis hierárquicos mais baixos novas formas de organização: redes de empresas, empresas virtuais, 29 cultura organizacional 30

16 cultura organizacional cultura cultura num grupo social refere-se ao conjunto de expectativas de comportamento associadas a esse grupo a cultura organizacional influencia a forma como os SI são desenvolvidos e usados nas organizações um SI pode contribuir para mudanças na cultura organizacional 31 cultura organizacional cultura normas comportamento esperado situações papéis 32

17 cultura organizacional características a cultura organizacional está aberta à manipulação e pode ser "desenhada" pelos líderes da organização é uma força unificadora está ligada à efectividade/desempenho organizacional através da motivação dos empregados 33 cultura organizacional subculturas a cultura organizacional não é um conceito monolítico numa organização podem coexistir várias "subculturas" 34

18 cultura organizacional dimensões da cultura organizacional individualismo/colectivismo corre riscos/evita riscos masculinidade/feminilidade equitativismo/não equitativismo 35 cultura organizacional impacto nos SI valorização da tecnologia aceitação de diferentes tipos de SI enquadramentos distintos relativamente ao papel dos SI (subculturas) subcultura do serviço informático culturas nacionais e SI globais 36

19 cultura organizacional impacto dos SI na cultura os SI como agentes de mudança cultural os SI como sistemas ideológicos os SI como sistemas de compromissos 37 processos organizacionais 38

20 processos organizacionais conceitos básicos: processo processo de negócio conjunto de actividades que atravessa várias unidades funcionais da organização e pelo qual esta cumpre a sua missão, em particular a de criar valor para o cliente exemplo: a satisfação de encomendas é um processo que tem como entrada a encomenda do cliente e como saída a entrega ao cliente dos produtos encomendados a entrega dos produtos nas mãos do cliente é o valor criado por este processo 39 processos organizacionais conceitos básicos: processo características gerais dos processos de negócio deve-se poder indentificar entradas, saídas e a transformação levada a cabo pelo processo suportam as competências fundamentais na organização atravessam frequentemente as fronteiras estruturais e funcionais da organização têm clientes externos, o seu valor é determinado em função do valor proporcionam aos clientes da organização têm definidas medidas de desempenho podem ser projectados as tecnologias de informação podem ser usadas para implementar um processo de negócio 40

21 processos organizacionais processos: resumo tem entradas tem objectivos tem saídas usa recursos processo de negócio tem actividades que são executadas segundo alguma ordem, dependendo de condições ou eventos que ocorrem durante a execução do processo afecta uma ou mais unidades organizacionais cria valor para um cliente (interno ou externo) 41 processos organizacionais processos: cadeia de valor gestão de recursos humanos infraestrutura corporativa desenvolvimento tecnológico aprovisionamentos produto cadeia de valor de Porter (1985) cliente logística de entrada operações logística de saída marketing e vendas serviço pós-venda serviço 42

22 processos organizacionais processos: passos um processo é composto por passos ou actividades que são realizadas como parte do processo cada uma destas actividades pode ser considerada ela própria um processo (sub-processo) categorias de actividades: directas - "monta a porta", "transporta a matériaprima", etc. indirectas - "manutenção da máquina", "elaborar o plano de produção", etc. garantia da qualidade - inpecções, revisões, etc. 43