Guia definitivo para uma gestão tributária eficaz

Transcrição

1 Guia definitivo para uma gestão tributária eficaz

2 03 Introdução 06 Gestão x Planejamento 09 Como se organizar 15 Auditoria: por que é tão importante? 19 Reduza os valores 23 Conclusão 26 Sobre o Eficiência Fiscal

3 Introdução

4 INTRODUÇÃO Se você já trabalhou em um emprego formal, provavelmente passou pela árdua tarefa de declarar seus tributos como pessoa física. São dezenas de documentos para reunir e prazos para acompanhar, tudo isso para cumprir a lei e evitar problemas com a Receita Federal. 4

5 INTRODUÇÃO Se você é pequeno ou médio empresário e não tem experiência na área de contabilidade, o problema dobra de tamanho. A quantidade de informação que precisa ser assimilada é bem grande e nem sempre há muito tempo disponível. Por isso, é essencial fazer uma gestão tributária de forma correta. Sem falar que a legislação tributária brasileira, uma das mais complexas do mundo, continua se expandindo e modificando com o tempo. Porém, à medida que você começa a entender como esse sistema funciona, poderá apurar seus tributos e prestar suas contas com mais facilidade. Com uma gestão tributária cuidadosa, sua empresa evita prejuízos e multas, o que protege seu negócio. E, assim como o imposto de renda pessoal, prestar contas corretamente também permite que você reduza um pouco sua carga tributária. Dessa forma, o tempo investido na declaração deixa de ser uma obrigação legal e passa a ser um investimento. Neste e-book, você vai entender melhor o que precisa para prestar as contas da sua empresa com tranquilidade. Continue a leitura! 5

6 Gestão x Planejamento

7 GESTÃO X PLANEJAMENTO Antes de qualquer coisa, é importante destacar que existe uma diferença considerável entre gestão tributária e planejamento tributário, apesar de os nomes serem parecidos. Vejamos uma de cada vez: PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO Quando falamos em planejamento, referimo-nos a uma agenda, com passos e datas programados. É quando uma empresa, ou qualquer pessoa jurídica, marca o dia adequado para fazer a declaração de seus tributos e revisar suas contas. O objetivo desse planejamento é manter a organização em dia com sua carga tributária, evitando multas e tentando reduzir o gasto da empresa com tributos. 7

8 GESTÃO X PLANEJAMENTO GESTÃO TRIBUTÁRIA Assim como o planejamento, a gestão visa à redução da quantidade de tributos a serem pagos e à manutenção das contas em dia. Porém, a diferença aqui está na forma como ela é feita: a primeira distinção é perceber que o trabalho de gestão não é realizado em uma data específica, mas sim a todo o momento. Com as mudanças frequentes na legislação, é quase impossível garantir que o procedimento atual de declaração tributária seja válido daqui a algum tempo. Por isso, é bem importante que seja feito um trabalho mais completo, com um gestor responsável acompanhando as mudanças na lei e incluindo todos os novos procedimentos no planejamento tributário e fiscal da sua companhia. Em outras palavras, a gestão tributária coloca a empresa um pouco à frente no que diz respeito às mudanças na lei. Considerando que mais da metade do faturamento de uma organização pode ser destinado apenas ao pagamento de tributos, encontrar qualquer forma de equilibrar a balança financeira é uma ação muito válida. 8

9 Como se organizar

10 COMO SE ORGANIZAR Como qualquer atividade dentro de uma empresa, a gestão tributária requer senso de organização e ações voltadas para adequar-se devidamente aos processos. Claro que falar é mais fácil do que fazer, em especial em relação a uma tarefa tão complexa. Para facilitar um pouco as coisas para você, separamos aqui 4 formas de se organizar melhor e agilizar os procedimentos voltados para a gestão tributária. Confira: 10

11 COMO SE ORGANIZAR AUTOMATIZE PARTES DO PROCESSO Como muitas outras tarefas dentro da empresa, a gestão tributária envolve certas ações mecânicas e repetitivas, como a separação de recibos, relatórios, a caça e organização de informações da legislação, entre outros. Todas essas atividades são necessárias para que o processo ocorra de forma correta, mas não é preciso ter uma pessoa para executar todo o fluxo de trabalho, podendo as companhias contarem com a tecnologia nesse aspecto. Já existem muitos softwares e ferramentas que podem cumprir tais pequenas tarefas com mais rapidez e eficiência que uma pessoa. Isso poupa muito tempo e esforço, além de permitir que a equipe foque em outros aspectos da gestão que não podem ser delegados para uma máquina, como tarefas estratégicas e de esfera decisória. 11

12 COMO SE ORGANIZAR INFORME-SE SOBRE O SEU REGIME TRIBUTÁRIO Diferentes empresas e segmentos do mercado também estão sujeitos às mais diversas legislações quando se trata de tributos. O porte, setor, local de atuação, público prioritário, entre outros fatores, influenciam a forma como a carga tributária final é composta. Isso envolve não só mudanças nos valores finais, mas também nas datas e diferentes fiscalizações às quais sua companhia estará sujeita. Para que tudo ocorra sem acarretar quaisquer problemas para a sua organização, é preciso estar atento e sempre procurar as leis e normativas correspondentes ao setor que você declarou ao registrar o seu CNPJ. 12

13 COMO SE ORGANIZAR REÚNA OS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS COM ANTECEDÊNCIA Algo que a maioria das pessoas faz (ou deveria fazer) ao declarar o imposto de renda de pessoa física é reunir toda a papelada necessária de antemão. Isso poupa tempo e evita dores de cabeça, especialmente se o prazo estiver muito apertado. O mesmo princípio é válido para a declaração e apuração das informações tributárias de uma empresa junto à Receita Federal, já que o volume de informações é ainda maior. Grandes empresas costumam ter uma equipe dedicada exclusivamente à gestão tributária. Esta, por sua vez, encarrega-se de todas as tarefas pertinentes para organizar essa documentação de forma contínua. Caso sua companhia dependa apenas de você para assumir essa responsabilidade, tenha em mente que é possível manter tudo em ordem. Para facilitar a tarefa, organize os documentos à medida que eles chegarem. Assim, você não terá que interromper sua rotina de trabalho apenas para procurar informações que estejam espalhadas. Nesse ponto, vale ressaltar novamente a importância de se usar softwares que possam auxiliar com essa organização. 13

14 COMO SE ORGANIZAR ACOMPANHE AS DATAS E PRAZOS Esse é um ponto muito importante, mas que pode ser negligenciado por falta de cuidado. Os prazos para as declarações podem variar de acordo com o seu setor e com mudanças na própria lei. Acompanhar essas datas é muito importante, já que um atraso nas declarações pode gerar o pagamento de multas. 14

15 Auditoria: por que é tão importante?

16 AUDITORIA: POR QUE É TÃO IMPORTANTE? Um dos maiores medos de quem não entende o suficiente sobre a sua gestão tributária é a chegada de uma auditoria fiscal externa. É quando os órgãos responsáveis pela fiscalização enviam profissionais que vão determinar se a sua empresa está ou não dentro da lei. O processo costuma ser um pouco demorado. E, se houver alguma coisa fora dos parâmetros exigidos para sua companhia, é provável que você tenha problemas que podem se agravar bastante. Nesse sentido, dá bem menos trabalho tomar precauções para manter sua empresa organizada na hora de qualquer ação do Fisco. E qual seria a melhor maneira de atender às expectativas da auditoria externa e estar sempre fora de perigo? Simples: realizar uma auditoria contábil interna constantemente. Sempre separe um período alguns dias, de preferência para conferir as contas e o pagamento de tributos da empresa antes do prazo de vencimento. Assim, haverá tempo útil para remediar qualquer situação de emergência antes que você esteja tecnicamente violando alguma lei. 16

17 AUDITORIA: POR QUE É TÃO IMPORTANTE? Uma auditoria interna costuma ocorrer dentro dos seguintes moldes: PESQUISA Primeiro, são reunidos os dados contábeis e de processos da empresa. O responsável pela auditoria aprende como a companhia está funcionando na prática antes de começar a sua análise. PLANEJAMENTO Com as informações em mãos, deve-se determinar qual procedimento de análise será utilizado e quais são os seus objetivos. Nesse estágio, é importante que o caminho seja bem esclarecido para que não haja inconsistência nos dados finais. 17

18 AUDITORIA: POR QUE É TÃO IMPORTANTE? DOCUMENTAÇÃO Antes de iniciar o planejamento, todos os dados iniciais devem ser registrados e catalogados, para que possam ser comparados ao final do procedimento. Também pode ser feita uma análise prévia, que ajudará a guiar o resto da avaliação. TESTES Nesse ponto, as observações e intervenções começam a ser feitas. Primeiro, é realizada uma análise de controle para determinar se e quais processos estão de acordo com as normas, seguida de pequenas alterações nas variáveis para observar as consequências. Isso ajuda a determinar a precisão dos dados. CONCLUSÃO Depois de avaliar todos os pontos até agora, o gestor deve concluir se a sua gestão tributária está sendo feita de forma correta e, caso não esteja, quais seriam as ações para corrigir as inconsistências atuais e evitar problemas do mesmo tipo no futuro. 18

19 Reduza os valores

20 REDUZA OS VALORES Uma gestão tributária cuidadosa, como já mencionamos, não serve apenas para atender às especificações da lei. Também serve para reduzir o custo que a empresa possui com tributos. Você deve estudar a forma de tributação à qual as empresas do seu segmento estão sujeitas e se planejar para arcar com esses custos de forma eficiente. Primeiro, existem dois sistemas de tributação principais: lucro presumido e real. Ambos são aplicáveis quando uma empresa ultrapassa o limite de receita bruta do Simples Nacional. Vejamos cada um: LUCRO REAL Conforme o Regulamento do IR, em seu artigo 247: Lucro real é o lucro líquido do período de apuração ajustado pelas adições, exclusões ou compensações prescritas ou autorizadas (...). A determinação do lucro real será precedida da apuração do lucro líquido de cada período de apuração com observância das disposições das leis comerciais. Os valores que, por competirem a outro período de apuração, forem, para efeito de determinação do lucro real, adicionados ao lucro líquido do período de apuração, ou dele excluídos, serão, na determinação do lucro real do período de apuração competente, excluídos do lucro líquido ou a ele adicionados (...). 20

21 REDUZA OS VALORES LUCRO PRESUMIDO Caso sua empresa ainda esteja com um valor de rendimento abaixo de certo limite e faça parte de alguns segmentos específicos, você pode optar pelo sistema de lucro presumido, que é um meio termo entre o Simples Nacional e o lucro real. 21

22 REDUZA OS VALORES Como o nome indica, este regime de apuração ocorre com base no lucro previsto da empresa, não no que é obtido na realidade. A sua declaração é menos complexa do que a do lucro real, mas pode ser um negócio arriscado para quem não compreende o sistema. Mesmo que sua empresa tenha um prejuízo gigantesco ou lucros muito maiores do que o esperado, o valor do imposto não se altera. Você poderá ficar com a renda extra ou sofrer o dobro da perda. Além disso, se a sua empresa possui mais de uma fonte de renda (vendas e serviços, por exemplo), o imposto incide separadamente sobre as duas. Avaliando as duas opções, você pode fazer uma simulação dos custos dos tributos ao longo do tempo e determinar qual das duas se encaixa melhor nas suas necessidades. Se você não possui estrutura para arcar com a declaração de lucro real, que é mais complexa, pode adotar a de lucro presumido até conseguir recursos e contratar uma equipe contábil profissional. Por fim, consulte sempre o seu contador, ele é e sempre será o seu porto seguro para apontar qual das três opções, é o regime tributário federal mais adequado para a sua empresa! 22

23 Conclusão

24 CONCLUSÃO Mesmo pequenos cortes de custo são bemvindos, para qualquer porte de negócios. Confira os seguintes pontos: acompanhamento preciso: você está observando todos os dados necessários? Eles são registrados corretamente? Bons empresários trabalham com dados, não com intuições sem fundamento; adaptabilidade: sua empresa está acompanhando as mudanças no mercado e na legislação? Suas metas são moldadas a partir dessas mudanças? Se você não for flexível o suficiente para acompanhar as mudanças na lei, dificilmente seus negócios continuarão de pé; 24

25 CONCLUSÃO estudo: você conhece bem os tributos que deve pagar? É verdade que há muito mais informações para gerir quando sua empresa ultrapassa o limite do Simples Nacional, mas é importante se atualizar de qualquer forma. Sem o conhecimento adequado, você poderá deixar passar certas obrigações que comprometeriam severamente sua empresa; isenções: você procura formas de eliminar parte dos tributos que precisa pagar? Contribuição cultural, por exemplo, permite que a empresa tenha redução no Imposto de Renda; entendimento sobre o orçamento: é verdade que o Brasil possui uma carga tributária muito alta, mas ela não é a causa de todos os seus problemas. Saber até que ponto a gestão tributária está influenciando sua rentabilidade é muito importante para não tomar a atitude incorreta mais tarde. Seguindo esses pontos e sempre acompanhando o próprio desempenho, será muito mais fácil fazer uma gestão tributária de qualidade e manter suas finanças em dia. 25

26 Para auxiliar em todo o processo, o empresário poderá contar com o Eficiência Fiscal. Esse software em nuvem traz uma proposta inovadora, com funcionalidades e recursos de inteligência artificial que auxiliam Empresas e Contadores a administrar todos os dados necessários a uma gestão tributária eficiente. Sua empresa contará com a concentração das informações de forma organizada, melhorando a produtividade de sua companhia ou serviços rotineiros da sua empresa de contabilidade, otimizando o tempo da gestão tributária de seu negócio e proporcionando produtividade em vários outros departamentos. Entre as ferramentas disponíveis, há cálculos em tempo real dos tributos e contribuições que incidem sobre as operações de entrada e saída de mercadorias, com auxílio rápido e preciso para administrar as operações tributárias, mantendo-se em dia com as diretrizes da legislação estadual e federal. Tenha sólidos demonstrativos sobre os cálculos de PIS, COFINS e ICMS, além de vários outros dados atualizados. Otimize todas as operações diárias de cálculos complexos e diminua os riscos de falhas que possam trazer autuações fiscais e penalidades onerosas para sua companhia. Quer conhecer mais sobre o Eficiência Fiscal? Entre em contato e saiba mais! 26