O USO DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) NA DISSEMINAÇÃO

Transcrição

1 O USO DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) NA DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Cíntia V. Afonso de S. Lima 1, Daniele Masterson T. P. Ferreira 2, Camila Belo T. Ferreira 3, Ilse Stenzel de Oliveira 4 1 Bibliotecária, Especialista em Biblioteconomia (FIJ/RJ), UFRJ, Rio de Janeiro, RJ 2 Bibliotecária, Especialista em Biblioteconomia (FIJ/RJ), UFRJ, Rio de Janeiro, RJ 3 Bibliotecária, Mestranda em Ciência da Informação (PPGCI/IBICT), UFRJ, Rio de Janeiro, RJ 4 Bibliotecária, Especialista em Gestão da Informação e Inteligência Competitiva (UNESA), UFRJ, RJ Resumo Com a introdução das tecnologias de informação nas bibliotecas universitárias, muitos de seus serviços foram automatizados e seus produtos foram aperfeiçoados de acordo com as necessidades de seus usuários. Com o uso dessas tecnologias implantou-se novas formas de sociabilidade e percebemos que, na era da informação, é quase impossível não ter relações intermediadas pela informática. Dentro deste contexto, pretende-se mostrar com este trabalho a importância do uso da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para a otimização dos processos e serviços desenvolvidos pelas bibliotecas universitárias, analisando suas contribuições para a disseminação e democratização do acesso à informação, ao mesmo tempo em que proporcionam maior visibilidade da produção científica. Palavras-Chave: Tecnologia da informação; Gestão do conhecimento; Gestão eletrônica de documentos; Disseminação da informação; Bibliotecas universitárias. Abstract With the introduction of information technology in university libraries, many of its services are automated and its products have been enhanced in accordance with the needs of its users. With the use of these technologies implemented new forms of sociability and realize that in the information age, it is almost impossible not to have brokered by computer. Within this context, we shall show in this work the importance of using the technology of Electronic Document Management (EDM) for the optimization of processes and services developed by university libraries, analyzing their contributions to the dissemination and democratization of access to information, while providing greater visibility of scientific production. Keywords: Information technology; Knowledge management; Electronic document management; Information dissemination; University libraries.

2 1 Introdução Pretende-se mostrar com este trabalho a importância do uso da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para a otimização dos processos e serviços desenvolvidos pelas bibliotecas universitárias, analisando suas contribuições para a disseminação e democratização do acesso à informação, ao mesmo tempo em que proporcionam maior visibilidade da produção científica. Sendo utilizado como metodologia o levantamento bibliográfico em livros, revistas especializadas e em alguns sites na Internet, os quais, julgou-se conter informações confiáveis. Objetiva-se, por meio de revisão de literatura, analisar a importância do uso da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em bibliotecas universitárias e demonstrar que o uso da tecnologia de GED atua diretamente na otimização dos processos e serviços desenvolvidos nessas unidades de informação. Além disso, serão analisadas suas contribuições para a disseminação e democratização do acesso à informação. 2 Procedimentos metodológicos O procedimento metodológico consiste em uma revisão da literatura a fim de operacionalizar os conceitos envolvidos e demarcar as principais discussões associadas ao uso do GED em bibliotecas universitárias. As fontes de informação utilizadas para a realização do levantamento bibliográfico serão livros, revistas especializadas em Ciência da Informação, Administração e Tecnologia da Informação, além de alguns sites na Internet, os quais, julgou-se conter informações confiáveis.

3 3 A biblioteca universitária frente as novas tecnologias No mundo contemporâneo, as bibliotecas passaram a utilizar técnicas e processos automatizados e, amparadas pelo conhecimento científico, começaram a dar um tratamento diferente em relação ao armazenamento, registro, disseminação e recuperação da informação. Conforme apontou Lancaster (1994 apud MORIGI; PAVAN, 2004), o uso dos computadores nas bibliotecas permitiu que várias operações internas fossem automatizadas, tornando o acesso às fontes da informação em formato eletrônico, mais acessível aos usuários. Segundo o autor, isso leva a um novo conceito de biblioteca. O sistema eletrônico trouxe consigo vantagens como acessibilidade, seletividade e rapidez na disseminação da informação. Em pesquisa realizada por Bertholino e Oliveira (2000) identificou-se que a Internet está presente nas bibliotecas das universidades públicas e particulares brasileiras com uso dos recursos em diversas rotinas, sendo que o levantamento bibliográfico é a principal atividade no uso da rede; e o , com uso diário, está incorporado às rotinas dos bibliotecários. Para o setor de referência a Internet é um recurso que amplia o universo de fontes bibliográficas, afinal o acesso cada vez mais rápido à informação é o que diferencia atualmente as pessoas e por sua vez as bibliotecas. Devlin e Burke (1997 apud BERTHOLINO; OLIVEIRA, 2000) analisam a Internet como ferramenta de referência baseado na habilidade de promover rápido acesso às fontes de informação, pois esta incorporou-se ao serviço de referência (SR) oferecendo documentos nos meios eletrônico ou impresso tais como: centros de informação, pesquisadores, listas de discussão, correio eletrônico entre outros. A Internet marca nitidamente a transformação entre SRs tradicionais (para o usuário presencial) e os SRs para usuários remotos. No SR tradicional o bibliotecário mantém controle e opera de forma independente. Com o usuário remoto a relação é

4 diferente, pois ele controla o processo de acordo com sua conveniência, preservando anonimato, selecionando fontes, descartando e buscando outros SRs. À medida que a informação digital se expande, as bibliotecas universitárias enfrentam os desafios de prover fácil acesso desses documentos a seus usuários. Agora, necessita-se utilizar arquivos de textos completos de periódicos, imagens digitais, dados numéricos e multimídia. Tais procedimentos, baseados em processos interativos virtuais, constituem o sustentáculo da trama que forma o tecido da cibercultura. As conjecturas sobre o futuro alertam que, cada vez mais, serão utilizadas as tecnologias de informação e comunicação em todas as áreas da vida social. Nas bibliotecas e centros de informação, não será diferente. 3.1 Disseminação de informações nas bibliotecas universitárias através da gestão eletrônica de documentos São notórias as vantagens do uso das tecnologias de informação e comunicação (TICs), tais como: acesso rápido a determinadas informações que antes demandavam um tempo longo; facilidade e agilidade para localizar e obter fontes de informação impressa, sem depender de terceiros; conforto e economia de tempo para pessoas e organizações; uso de informações sem se deslocar do local e independentemente de horários pré-fixados; e disponibilidade de informações de várias áreas sem custo. Em contrapartida há algumas desvantagens na Internet, como: retirada ou alteração de informações da Internet a qualquer momento; impossibilidade de identificar a versão ou edição do que está acessando; confiabilidade das informações; qualidade da fonte diversificada de site para site; excesso e variedade de informações na Internet sem uma padronização de estrutura definida; e dispêndio de tempo por causa do excesso das informações e congestionamento das linhas para transmissão de dados.

5 Para Lancaster (1994, p.8) é [...] a tecnologia disponível que determina como os serviços de biblioteca serão no futuro. Desta forma, fica explícito que o surgimento das inovações tecnológicas e a implantação das TICs na biblioteca, faz com que hajam alterações na realidade das mesmas, pois os serviços oferecidos por elas evoluem e maximizam tanto a qualidade, quanto a quantidade, nas práticas da biblioteca. Portanto, partimos do pressuposto de que ao satisfazer a necessidade do usuário, ele terá novas dúvidas, o que gerará um ciclo de uso da informação. Ao longo do tempo, objetivando maior eficiência, as bibliotecas experimentaram diferentes modos no armazenamento, registro, disseminação e recuperação da informação. Passaram por alguns estágios, nos quais muitos serviços foram automatizados e, a partir dessas experiências, seus produtos passaram a ser elaborados de acordo com as necessidades de cada setor, com essas transformações começaram a surgir cada vez mais produtos especializados para bibliotecas. As tecnologias de informação e comunicação, ao permitir a manipulação de diferentes mídias (texto, imagem e som), possibilitam o estabelecimento de [...] uma relação mais interativa entre o sujeito cognoscente e o conhecimento (FERREIRA, 2003, p. 38). O emprego de tais tecnologias, sem dúvida, trouxe maior rapidez no acesso e transferência da informação em escala mundial. Hoje, o ciberespaço constitui a nova fonte de construção das recentes formas de sociabilidade, possibilitando a comunicação e a disseminação da informação de maneira instantânea. 3.2 GED nas bibliotecas universitárias Antes da era digital as coleções desenvolviam-se de forma isolada. Na nova era, esse desenvolvimento é coordenado, tornando-se um dos requisitos de gerenciamento e sobrevivência de qualquer biblioteca.

6 Na implantação de coleções digitais, muitas bibliotecas procuram no ambiente externo aquelas fontes de informação que poderão ser úteis para seus usuários. Outras selecionam documentos isentos de direitos autorais, digitalizam seus conteúdos e os colocam à disposição de sua comunidade. Isto tem sido feito principalmente com obras raras e manuscritos, e, após a existência do documento digital, a preservação do original poderá ser feita a custos menores e com possibilidade de ampliar sua disponibilidade. Nesse contexto de constantes mudanças, as bibliotecas, em particular, as universitárias, assumem papel decisivo na sociedade, funcionando como um organismo aberto para captar, organizar, disponibilizar e proporcionar o acesso e o uso das informações. Enquanto agente mediador entre a informação e o usuário, a biblioteca desempenha o papel de oferecer a seus usuários oportunidades de explorar um universo informacional rico e diversificado, que atenda não apenas às suas necessidades reais, mas também às expectativas futuras, garantindo-lhes a informação precisa, de forma facilitada e no momento real, sem levar em consideração a distância geográfica onde os usuários e as informações se encontram. A biblioteca tem estabelecido significativas mudanças, não apenas na sua estrutura física e organizacional, como também na ampliação e gestão de seus serviços, para atender a essas necessidades impostas pelas tecnologias. Tendo em vista os avanços das TICs e sua aplicação nas bibliotecas, Carvalho e Lucas (2005) adaptaram as categorias propostas por Figueiredo (1996 apud CARVALHO; LUCAS, 2005) ao contexto atual. Segundo as autoras, as bibliotecas podem oferecer esses serviços das seguintes formas: a) Através da provisão de documentos: Esse serviço pode ser oferecido de forma física, como já acontece tradicionalmente e/ou por meio eletrônico.

7 Pesquisa on-line do acervo da biblioteca: Com os recursos provenientes das redes de computadores e das constantes inovações tecnológicas, a consulta online permite que o usuário remoto, conectado à internet, tenha acesso ao acervo da biblioteca. Comutação bibliográfica on-line: Pode ser feita de três maneiras - através de formulário on-line, próprio para a solicitação de comutação bibliográfica; - a biblioteca pode disponibilizar um tutorial que auxilia o usuário a fazer sua solicitação diretamente no site do IBICT, e/ou, ainda, fornecer um hiper link de acesso direto a sites que disponibilizam o serviço de comutação bibliográfica. Fornecimento de cópias on-line: Criação de links de anais, teses, dissertações e periódicos eletrônicos, que disponibilizam versões eletrônicas dos seus originais impressos, sempre respeitando os direitos autorais e a liberdade de disseminação do original. Empréstimo entre bibliotecas: A biblioteca pode disponibilizar formulário online para a solicitação de empréstimo entre bibliotecas e um tutorial para guiar melhor o usuário nessa solicitação, podendo, também, realizar esses empréstimos através de consórcios ou por meio de redes de cooperação entre bibliotecas. Entrega de material: Pode ser feita via , FTP e/ou utilizando-se programas específicos. Em muitos casos, a solicitação é feita de forma on-line, mas, por vezes, é atendida de forma tradicional, através da Agência Brasileira de Correios e Telégrafos ou de empresas que prestam serviços na área logística. Preparação de traduções: Criação de links com tradutores on-line. b) Através da provisão de auxílio bibliográfico: Pode ser atendida por: Questões de referência simples e questões de referência complexas: Os serviços de mensagens pela Internet e o de telefonia estão sendo mundialmente difundidos, principalmente nas ações que envolvem rapidez quanto à troca de informações emergenciais. Esses recursos podem ser muito bem aproveitados e utilizados para

8 esclarecimento de questões de referência simples. Lembrando, ainda, os canais: pergunte à biblioteca, ou formulário previamente elaborados e disponibilizados no site da Biblioteca, que permitem aos usuários elaborar e sanar dúvidas em questões de referência mais complexas. Localização de material: O bibliotecário de referência geralmente localiza informações de todas as fontes e suportes. No caso da publicação eletrônica, o bibliotecário pode localizar e indicar ou referenciar ao usuário, através de , o material solicitado. Fazer levantamento bibliográfico em assuntos especializados: A oferta de formulários on-line para solicitação de levantamento bibliográfico de assuntos especializados dinamiza o mais antigo dos serviços bibliotecários. c) Através de serviços de alerta eletrônico Informais: Divulgação de novos serviços e produtos oferecidos pela biblioteca, de cursos oferecidos e promoções, através de boletins informativos on-line ou alerta eletrônico no site da biblioteca; Formais: Lista de novas aquisições on-line, lista de duplicatas, formulário on-line para solicitação de novas aquisições, formulário on-line para solicitação de duplicatas. d) Orientação ao usuário: Corresponde a esse segmento as seguintes atividades: Orientação e normalização técnica por meio da Web: O serviço de referência e informação on-line pode disponibilizar tutorias e manuais explicativos sobre interpretação de normas e exemplos de como elaborar trabalhos científicos, através do site da biblioteca. Elaboração de vocabulário controlado: Disponível na forma virtual, através de documento de texto ou a partir do próprio software.

9 Elaboração índice de assuntos: Com finalidade de padronizar a terminologia técnica utilizada na unidade de informação, visando agilizar a recuperação da informação por parte do usuário. É notório que todo o processo de evolução das bibliotecas, ao longo dos anos, tem como base o uso das tecnologias da informação e seus aplicativos. A utilização desses recursos, além de otimizar significativamente os serviços presenciais, cria uma concepção de serviço de informação on-line nunca visto antes, que permite o acesso a acervos documentais em vários formatos, com a disponibilização de textos completos para download, possibilitando o uso simultâneo da mesma informação por múltiplos usuários, ao mesmo tempo, e de ferramentas avançadas de recuperação da informação, que auxiliam o usuário a encontrar a informação de que necessita no menor espaço de tempo. Entretanto, os serviços de referência que dinamizam o uso das informações, servindo de elo entre os usuários e os documentos numa biblioteca, são concebidos como uma projeção da união e da harmonia de todos os setores, serviços e recursos humanos existentes na biblioteca, para atender às necessidades informacionais dos usuários. 4 Considerações Finais Com o surgimento da sociedade da informação, onde a produção de informação é enorme e o crescimento das tecnologias de informação e comunicação é acelerado, o grande âmago da questão é como transmitir as informações necessárias aos pesquisadores e como essas tecnologias podem auxiliá-los. As novas tecnologias da informação e da comunicação trouxerem mudanças significativas, por interferir na construção, na apreensão e na articulação do conhecimento na sociedade contemporânea, surgiram novas alternativas de

10 comunicação científica provocando alterações nos seus protótipos e deram origem ao Acesso Livre ou Open Archives, cujo objetivo se concentra em democratizar o acesso à informação científica. Além disso, reforçaram a idéia de que a informação, bem utilizada, é um valioso instrumento de poder. Os profissionais devem ser cautelosos diante das alterações na estrutura da sociedade, preparando-se para desenvolver suas competências de modo a acompanhar as tendências de mudanças. Para resistir a esse contexto, é fundamental que esses indivíduos saibam absorver as transformações e estejam aptos em ocasionar inovações no ambiente que atuam. Os repositórios institucionais contribuem de forma significativa para a gestão do conhecimento científico produzido nas universidades, uma vez, que é possível armazenar documentos, projetos, artigos e trabalhos produzidos na instituição, proporcionando também a preservação e divulgação dos mesmos. Com uma eficaz Gestão Eletrônica de Documentos, a biblioteca universitária torna acessível, de forma gratuita, a produção científica da Universiade e posteriormente algumas coleções do seu acervo, como: obras raras, mapas, coleções especiais, dentre outros. Isto significa otimizar e agilizar a divulgação da pesquisa por ela desenvolvida com acesso em tempo real, extrapolando as barreiras inerentes ao formato em papel, com o acesso multiusuário, simultâneo, não limitado pelo espaço físico, esteja o pesquisador onde estiver, desde que conectado à Internet. Este acesso facilita e agiliza o uso da produção científica da Universidade, contribuindo para o desenvolvimento das pesquisas em andamento o que traz, sem dúvida alguma, uma maior projeção da Universidade na comunidade científica nacional e internacional. O profissional bibliotecário deve estar preparado para lidar com todos os suportes informacionais e dominar as tecnologias de informação, que trouxeram transformações nos processos interacionais entre os próprios bibliotecários em seus ambientes de trabalho, envolvendo novas práticas profissionais em relação às formas de gerenciamento da informação e dos serviços prestados e na interação

11 com os usuários. Com a utilização mais intensiva das tecnologias de informação e comunicação, o conseqüente aumento dos suportes eletrônicos da informação, a criação das bibliotecas digitais e as novas formas de sociabilidade, a imagem desses profissionais, aos poucos, apresenta os primeiros sinais de rompimento de identificação com o bibliotecário tradicional. 6 Referências AVENDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: CENADEM, BERTHOLINO, M. L. F.; OLIVEIRA, N. M. Usuários remotos e serviços de referência (sr(s)) disponíveis nas home pages das bibliotecas universitárias. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., Anais... Florianópolis, SC: Universidade Federal de Santa Catarina, CARVALHO, I. C. L. A socialização do conhecimento no espaço das bibliotecas universitárias. Rio de Janeiro: Interciência, CARVALHO, L. S., LUCAS, E. O. Serviço de referência e informação: do tradicional ao on-line. In: ENCONTRO NACIONAL DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 6., 2005, Salvador, BA. Anais... Salvador, BA: UFBA, Disponível em: < Acesso em: 5 set CUNHA, M. B. Construindo o futuro: a biblioteca universitária brasileira em Ciência da Informação, Brasília, v. 29, n.1, p.71-89, Das bibliotecas convencionais às digitais: diferenças e convergências. Perspect. Ciênc. Inf., Belo Horizonte, v. 13, n. 1, Apr Disponível em: < &lng=en&nrm=iso>. Acesso em: 23 jun Desafios na construção da biblioteca digital. Ciência da Informação, Brasília, v. 28, n. 3, p , set./dez FERREIRA, R. da S. A sociedade da informação no Brasil: um ensaio sobre os desafios do Estado. Ciência da Informação, Brasília, v. 32, n. 1, p , jan/abr

12 LANCASTER, F. W. Ameaça ou oportunidade? Rev. da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v. 23, n. 1, p. 7-27, jan./jun LÉVY, P. A inteligência coletiva: por uma antropologia do ciberespaço. São Paulo: Loyola, As tecnologias da inteligência: o futuro do pensamento na era da informática. Rio de Janeiro: Ed. 34, MORIGI, V. J.; PAVAN, C. Tecnologias de informação e comunicação: novas sociabilidades nas bibliotecas universitárias. Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n.1, p , O BRIEN, J. A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. São Paulo: Saraiva, RAPOSO, M. de F. P.; SANTO, C. do E. Biblioteca Universitária Proativa. Rev. Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v. 4, n. 1, p , jul ROSTIROLLA, G. Gestão do conhecimento no serviço de referência em bibliotecas universitárias: uma análise com foco no processo de referência. UFSC, 2006.