Workflow da Vida Acadêmica do Aluno. - do Vestibular à Colação de Grau -

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1 Workflow da Vida Acadêmica do Aluno - do Vestibular à Colação de Grau - Bruna Brentano Orientador: Gilberto Fernandes Marchioro Universidade Luterana do Brasil (ULBRA) Curso de Ciência da Computação Resumo. O presente artigo descreve o trabalho desenvolvido referente à automação de processos acadêmicos utilizando a tecnologia workflow. A originalidade deste trabalho está em tratar processos relacionados ao contexto acadêmico, alavancando benefícios junto à sempre desafiante tarefa de ensino-aprendizagem. O trabalho se concentrou no estudo do contexto da aplicação e nas técnicas utilizadas durante a implementação. São apresentados os desafios relacionados e os benefícios advindos das decisões de implementação. Foram estudados os principais conceitos e técnicas relacionadas ao workflow e através de ferramentas da Oracle buscou-se explorar todos os benefícios que os sistemas de workflow podem agregar as instituições de ensino superior. 1 Introdução Processos existem desde a criação do ser humano. Os atos mais primitivos de sobrevivência, como o de caçar ou de obter alimento, foram talvez os primeiros processos pensados. Esta palavra tem estado muito na moda, tende-se a imaginar que tudo é um processo, sendo o seu significado amplo e muitas vezes mal utilizado. Processo é na verdade: O conjunto de atividades que tem por finalidade transformar, montar, manipular, e processar insumos para produzir bens e serviços que serão disponibilizados a clientes (CRUZ 2000, p.34). Nas organizações tudo gira em torno de processos, e os principais problemas no negócio geralmente ocorrem pela falta de organização. A tecnologia workflow surgiu para modelar e gerenciar esses processos. Para que exista workflow é necessário que existam processos detalhados e formalizados. Processos e workflow estão ligados a reengenharia, ou seja, tudo aquilo que pode ser redefinido, redesenhado e atualizado. O objetivo final com a utilização desta metodologia é a melhoria contínua dos processos e do fluxo de informação e de trabalho. Como conseqüência natural, surgem os programas de qualidade, como por exemplo, a ISO 9000 que especifica como cada atividade deve ser realizada (LAMPRECHT, 1994). No ambiente de uma universidade, os processos acadêmicos são numerosos e complexos. Há um grande esforço de organização e controle para que todas as atividades sejam bem sucedidas. Tudo precisa ser formalizado e estar bem 1

2 documentado. O público alvo desses processos, em âmbito acadêmico, são os professores, a coordenação, e principalmente os alunos, que precisam entender de forma clara e simples as atividades a serem realizadas para que sua estada na universidade transcorra da forma mais construtiva possível, sempre visando a qualidade do aprendizado. A tecnologia workflow visa contribuir significativamente para a automação desses processos. Uma ferramenta de workflow permite que os processos sejam detalhados, organizados, formalizados, comunicados, simplificados e gerenciados. O fluxo de trabalho fica mais claro e a universidade ganha em tempo, organização e qualidade. Cada um sabe do seu papel e suas responsabilidades. Através da implantação de um sistema workflow várias vantagens e benefícios podem ser obtidos. Os colaboradores não se concentram apenas no seu cargo ou função, mas sim em sua contribuição na execução de cada processo da instituição. Analisando os diversos processos e desafios de organização da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA), na área da graduação, desenvolveu-se através da utilização da tecnologia workflow um modelo para alguns dos principais processos da vida acadêmica do aluno - situados entre o vestibular e a colação de grau. Este artigo está organizado da seguinte forma: a seção 2 descreve a contextualização do trabalho; a fundamentação teórica e os principais conceitos a cerca de workflow são apresentados na seção 3; a seção 4 contém o detalhamento do trabalho desenvolvido; a utilização do sistema é explicada na seção 5; a seção 6 demonstra a avaliação e os resultados observados; a seção 7 contém a conclusão e por fim, são apresentadas as referências bibliográficas. 2 Contextualização do Trabalho A primeira atividade a ser desenvolvida pelo aluno, que consiste na sua inscrição para realizar a prova do vestibular, já exige organização e objetividade de ações por parte da universidade. Se este processo apresentar dificuldade de acesso às informações, dificuldade de entendimento das etapas ou complicações desnecessárias relativas a cadastro, por exemplo, pode acarretar redução no número de matrículas, levando o aluno a perder prazos e até mesmo optar por outra instituição. À medida que este ingressa na universidade, e durante toda a sua formação acadêmica, cada aluno passa por diversos processos, repetitivos e bem definidos, como por exemplo: atividade de matrícula; reopção de curso, solicitação de provas em período especial, realização de exames de proficiência, solicitação de certificados e documentos, etc. Todas as etapas dos processos direcionados à realização de cada uma dessas atividades precisam ser de fácil compreensão. Deve-se evitar que o aluno necessite constantemente buscar informações junto à secretaria do curso ou da universidade. Ou ainda, que o aluno precise dispensar esforço em realizar atividades não diretamente relacionadas com o aprendizado. O detalhamento dos processos e dos fluxos de informação deve ser claro para que os processos operem da forma mais organizada e planejada possível. 2

3 Atualmente constata-se, com os anos de interação junto à atividade acadêmica, que os alunos desconhecem muitos dos processos acadêmicos que permeiam a atividade de ensino e aprendizagem. Dificilmente os alunos e professores lêem os manuais dos cursos disponibilizados junto à coordenação. Em muitos casos estes materiais de apoio nem mesmo existem, ficando o aluno totalmente alheio ao processo acadêmico. Muitas vezes estes processos não são apenas administrativos, podendo beneficiar diretamente o aluno, como por exemplo, a possibilidade de realização das provas de proficiência. Tanto o aluno quanto a coordenação e a direção da instituição não possuem acompanhamento dos processos e muitas vezes não sabem por que uma solicitação não foi aceita, em que mesa a solicitação está esperando, onde está o gargalo do processo ou o histórico de solicitações do aluno. O estudante necessita freqüentemente consultar o calendário acadêmico para tomar conhecimento de quais atividades podem ser realizadas a cada momento. Desta forma, a coordenação de curso tem grande responsabilidade em controlar todos esses processos e informar os alunos. A simples tarefa de comunicar aos alunos atividades pendentes ou broadcast de atividades disponíveis pode ser largamente beneficiada com um sistema de workflow. Atualmente essa comunicação consiste na fixação de avisos no mural junto à coordenação. Para que uma atividade seja organizada, executada e comunicada aos seus interessados, geralmente são necessárias reuniões o que exige tempo de seus executores e gera atrasos no resultado final. Junto aos alunos, os professores e coordenadores de curso muitas vezes se sentem confusos em meio ao gerenciamento das diversas atividades que precisam ser executadas, como por exemplo: organização das turmas, definição dos horários, elaboração do calendário acadêmico, envio de planos de ensino, lançamento das notas, controle de presenças, organização das formaturas, etc. Uma falha em qualquer uma dessas atividades implica na perda de qualidade dos serviços oferecidos pela universidade. Através das entrevistas realizadas com personagens chaves desta instituição, e do conhecimento a cerca do funcionamento de instituições co-irmãs, o gerenciamento dos processos tem funcionado de forma manual, com informações não integradas, utilizando diversas planilhas, manuais, sistemas, controles e papéis, necessitando muito esforço e trabalho dobrado na realização de atividades simples. Muitas vezes não se tem conhecimento sobre informações gerencias como, por exemplo, quantos formandos já solicitaram colação de grau. Atividades realizadas desta forma exigem um formulário em papel, várias interações, tramitação de documentos em diferentes setores, sobrecarregando o trabalho das secretarias de curso, que passam boa parte do dia circulando pelos diferentes setores da instituição. Nos moldes atuais todo este gerenciamento se passa na cabeça do coordenador de curso. Se por ventura ocorrer troca de coordenação, ou se esta pessoa necessitar ausentar-se por um determinado período, o controle e a execução de todos os processos ficam comprometidos. Neste contexto, o workflow contribui no rápido treinamento de um novo coordenador e na uniformidade da execução de atividades por parte de diferentes coordenadores. 3

4 O workflow garante a execução do fluxo de um processo conforme sua definição, não permitindo que nenhum integrante viole intencionalmente a ordem de execução das atividades de um processo. Tudo fica registrado no sistema, possibilitando a realização de futuras auditorias. Almeja-se a garantia da integridade dos processos, a eliminação do tempo gasto entre as atividades e a integração entre as atividades da instituição. Sem um controle confiável, geralmente as normas definidas pela instituição não são aplicadas na prática, o que pode ocorrer por esquecimentos, desconhecimentos, negligências, tentativas de fraude, etc. Com workflow as regras definidas são respeitadas, obrigando a realização das atividades na ordem estipulada de suas realizações. Atualmente, constatou-se a existência de um espaço de tempo considerável na transferência de atividades de um funcionário a outro na instituição. Isso ocorre muitas vezes devido à necessidade de transferência de objetos físicos (documentos). No workflow, conforme o que foi definido no processo, assim que um usuário termina sua tarefa, o usuário responsável pela execução da próxima tarefa é imediatamente comunicado, eliminando o tempo em que o processo ficaria pendente. 3 Fundamentação Teórica Workflow é, na sua tradução literal, o fluxo de trabalho. Entretanto existem diversas outras definições para workflow: São ferramentas que têm por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e, conseqüentemente, aumentando sua produtividade por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia (CRUZ, 2000, p.75). Entende-se que um workflow é uma seqüência de atividades que produz um resultado de valores observáveis (NICOLAO, 2004, p. 76). Muitos autores definem workflow como o olho da empresa, pois é através dele que enxerga-se com clareza os fluxos de trabalho. Em um sistema workflow é constatado o que está sendo realizado, por quem está sendo feito e em qual fatia de tempo. Há uma racionalização sobre os processos. As atividades que estão ativas cobram do seu responsável a sua realização. Os processos são simplificados, reduzindo a burocracia e a papelada e tornando os procedimentos mais rápidos e eficientes. Ocorre o gerenciamento de eventos e o controle do tempo necessário para executá-los. Resolvem-se os problemas de sincronismo entre os processos e atividades do negócio. É através do workflow que se obtém o controle de todos os processos da organização. Através da sua utilização ocorre uma considerável mudança organizacional trazendo maior produtividade e eficiência. A base de qualquer sistema workflow é a tecnologia e a organização da corporação. Não há como implantar workflow sem que os processos tenham sido previamente definidos. O workflow não vem para organizar o negócio, mas sim para suportar as atividades do negócio. A organização será prévia e apenas garantida pelo workflow. A primeira etapa é mapear e desenhar os processos, para essa tarefa o workflow tem que ter as definições das atividades, tudo deve estar organizado e formalizado. É preciso alinhar o negócio à tecnologia. 4

5 O workflow pode ser interpretado como um ciclo dentro de uma empresa. Esse ciclo possui quatro etapas básicas que são: mapeamento dos processos, implementação, implantação e atualização do workflow. Na etapa de mapear os processos são relatadas as atividades como funcionam atualmente, ou seja, a organização que se tem do processo. Após, são avaliadas as melhorias que os processos podem sofrer e há então o desenho do processo. Elaborar esse mapeamento não é fácil, pois os processos são complexos e grandes. Esta provavelmente é a parte mais difícil no workflow. Na etapa de implementação acontece o detalhamento das atividades, ou seja, como estas iniciam, qual o tempo de execução, quais as pessoas devem ser envolvidas, em qual seqüência, quem deve ser notificado, quando a atividade está finalizada, quais são as rotas, etc. O workflow é programado para atender ao mapeamento dos processos. Segue-se então para a etapa de implantação do workflow, ou seja, colocar em prática as regras criadas e os fluxos de trabalho. Nesse momento várias melhorias começam a ser percebidas e novos fluxos muitas vezes são criados. Os usuários são treinados e o sistema entra em operação. A partir desse momento passa-se para a última etapa a de atualização do workflow, essa deve ser uma preocupação constante. Muitos resultados positivos são obtidos nessa etapa, mas é a continuidade da atualização que contribui significativamente para o sucesso da implantação dessa tecnologia. Os resultados obtidos são avaliados e muitas mudanças podem ser implementadas. Os quesitos mais considerados geralmente são o tempo e a qualidade das tarefas realizadas. Sobre esses dois indicadores muitos pontos no workflow podem ser trabalhados. Cabe salientar que em todas as etapas os envolvidos devem ser atenciosamente treinados. Um exemplo de aplicação é a utilização de workflow em empresas multinacionais, ou em projetos internacionais, onde é possível que pessoas de diferentes países com diferentes fusos-horários mantenham uma sincronia das atividades em um projeto. Tudo é controlado e há um significativo ganho de tempo, redução de custos e garantia da qualidade na execução do trabalho. 3.1 Histórico A tecnologia workflow possui aproximadamente treze anos e surgiu junto com as tecnologias de trabalho em grupo. Desde então, vem sendo utilizada nos mais diferentes e complexos ambientes de trabalho. Alguns conceitos que deram origem aos sistemas de workflow: Workgroup: trata-se de um modelo baseado exclusivamente na informação que será processada. É na verdade o compartilhamento de informações. Já no modelo workflow a ênfase está no processo, ou seja, no meio pelo qual a informação será processada. Groupware: são as ferramentas para trabalho em grupo. É importante, pois possibilita construir graficamente os processos. A tecnologia groupware surge principalmente devido a novas estruturas organizacionais, como a estrutura cliente-servidor. São basicamente trabalhos eletronicamente cooperativos. 5

6 3.2 WfMC WfMC (Workflow Management Coalition), trata-se de um órgão internacional, criado pelos principais fabricantes da tecnologia workflow. Sua função é avaliar as novas idéias e definições que surgem sobre a tecnologia. Este discute e regulamenta todos os assuntos ligados a workflow. Foi criado em 1993 e dita os padrões que devem ser seguidos por todos os fabricantes. Na figura abaixo é apresentado o modelo workflow de referência proposto pela WfMC. Figura 1: WfMC Reference Model (WfMC, 1995) 3.3 O Ambiente O ambiente workflow é composto por um conjunto de programas, cada qual com suas finalidades. Atualmente, existe um número razoável de ferramentas. Alguns exemplos: Oracle Workflow, FlowMark IBM, InConcert Xerox, Ultimus Workflow Suite, Microsoft Workflow, Lotus (JAMHOUR,2001). Dependendo do fabricante e dos recursos de cada ferramenta, o workflow pode ser mais ou menos completo. Quanto mais completa é a ferramenta, maior será o nível de abrangência e eficiência do workflow. Uma boa ferramenta deve contemplar todos os níveis, ou seja, possuir todos os recursos da tecnologia. Essencialmente o workflow é dividido em dois módulos: O Workflow Servidor: é o módulo que gerencia todos os serviços e a utilização concorrente do workflow. Transporta as mensagens e é responsável por todas as comunicações. Deve resolver, controlar e implementar todos o processos de negócios da empresa. Muitos autores se referem ao módulo servidor como sendo o coração ou o motor do workflow. O Workflow Cliente: é o módulo com ferramentas para projeto, roteamento e verificações do workflow. Serve para desenhar os fluxos de trabalho, pode possuir ou não interface gráfica. 6

7 3.4 A Arquitetura A arquitetura necessária para a operacionalização do workflow baseia-se nos seguintes componentes: Hardware: neste nível dois pontos precisam ser levados em consideração: os computadores e a rede. Para que seja possível implantar um workflow complexo e sofisticado é fundamental uma boa estrutura de hardware. Os computadores que serão utilizados precisam atender as configurações mínimas exigidas pelos fabricantes da ferramenta escolhida. A rede precisa suportar o workflow, pois é o principal pré-requisito para a automação de processos. É através da rede que se permite o acompanhamento dos fluxos de trabalho da corporação. Com a possibilidade de utilização da rede mundial de computadores - a internet - a utilização da tecnologia workflow se torna ainda mais interessante, pois permite acompanhar e utilizar o workflow em qualquer lugar, atendendo a organizações espalhadas no mundo inteiro. Software: para implantar workflow é preciso que os recursos de software disponíveis sejam tão bons, modernos e avançados quanto à ferramenta de workflow que será utilizada. O software mais importante é o banco de dados. Este deve suportar e atender a todas as necessidades do workflow. É ele o responsável pela integridade das informações dos fluxos de trabalho. Uma falha de armazenamento ou de recuperação de dados pode colocar em risco toda a confiabilidade do workflow, gerando resultados que não são reais. Destaca-se o software utilizado neste trabalho: banco de dados Oracle, que possui atualmente quarenta e quatro por cento do mercado mundial de bancos de dados e conta com excelente ferramenta de workflow Oracle Workflow (IDC, 2007). 3.5 Componentes Um sistema de workflow é composto por diversos elementos que possuem diferentes características e responsabilidades definidas dentro do workflow. Os principais componentes são: roles, routes, rules, ou traduzindo, papéis, rotas, regras. Abaixo são detalhados estes componentes: Roles: Papel é o conjunto de características e habilidades necessárias para executar determinada tarefa ou tarefas pertencentes a uma atividade (CRUZ 2000, p.101). Os papéis definem quem faz o que, ou seja, o que é responsabilidade de quem. Introduzem-se os atores que são os usuários, as pessoas da organização. Os atores podem mudar, mas os papéis provavelmente irão permanecer. São definidos os nomes do papel, as responsabilidades atribuídas, detalhamento das atividades realizadas e os resultados esperados do papel. É através de papéis que os usuários sabem o que estão fazendo e o que se espera em relação ao seu trabalho dentro da organização. Os papéis podem ser de dois tipos: o Papel-usuário: define o responsável, é pessoal e intransferível. o Papel-função: define as funções, ou seja, o que é preciso fazer. Routes: as rotas são criadas para que a informação flua notificando os usuários sobre suas responsabilidades. Elas definem o fluxo das atividades e das tarefas e 7

8 detalham principalmente como ocorre a movimentação dos documentos. É, na verdade, o caminho lógico dos fluxos de trabalho. Existem cinco tipos de rotas: o Serial: é a mais simples, linear e direta. Nesse tipo de rota cada atividade tem somente uma atividade anterior e somente uma atividade posterior. o Paralela: ocorre quando duas ou mais atividades acontecem ao mesmo tempo seguindo caminhos diferentes e se encontrando em um ponto. Esse tipo de rota permite maior agilidade dos fluxos de trabalho. o Concorrente: esse tipo de rota acontece quando duas ou mais atividades começam juntas, ou seja, possuem a mesma atividade anterior e seguem no workflow disputando os recursos de forma concorrente. o Condicional: acontece quando há uma escolha, através de uma condição ou regra, entre um caminho ou outro. o Dependente: essa rota caracteriza-se pela necessidade de seguir um determinado caminho após concluir uma atividade. Rules: as regras definem como os papéis devem ser desempenhados, quais informações devem trafegar no workflow e sobre quais condições. É a definição prévia de como todas as informações devem ser roteadas e processadas no sistema. As regras orientam a execução de cada atividade, atingindo um nível de detalhamento e precisão difícil de encontrar em outras tecnologias. É preciso que todos os usuários entendam as regras de forma clara. Quanto maior for o detalhamento das regras, maior será o poder de controle do workflow. Através da fundamentação teórica foi possível constatar que existe um número considerável de estudos e trabalhos sobre a tecnologia workflow. O assunto já foi tema de alguns trabalhos de conclusão de curso, inclusive na Universidade Luterana do Brasil, porém, não se tem conhecimento de um projeto para controle de processos acadêmicos, foco principal deste trabalho. 4 Descrição da Solução O trabalho realizado consiste na aplicação da tecnologia workflow para automatizar e controlar os processos acadêmicos na área da graduação da Universidade Luterana do Brasil, solucionando desta forma os desafios citados anteriormente e objetivando comprovar os benefícios dos sistemas de workflow nesse contexto. Foram estudados, formalizados e modelados alguns dos mais significativos processos acadêmicos, abordando os diferentes desafios que a modelagem pode apresentar. Desta forma, este trabalho se concentrou em montar um núcleo sólido e operacional, não objetivando modelar completamente todos os processos, por restrições de tempo. Acredita-se que uma vez definido o padrão de projeto, facilmente novos processos podem ser anexados ao modelo. Para um maior entendimento da integração e 8

9 aplicação dos recursos de um sistema de workflow, também foi desenvolvida uma simples aplicação em Oracle Forms e ainda, alguns relatórios no Oracle Report. 4.1 Instalação Para o desenvolvimento dessa solução foram escolhidas algumas das ferramentas da Oracle que contemplam esse contexto e se destacam pela sua portabilidade, completude, recursos associados e qualidade do seu banco de dados o qual é utilizado amplamente junto à Universidade. Um grande desafio durante o desenvolvimento deste trabalho foi a instalação e a correta configuração dos componentes necessários para o funcionamento do Oracle Workflow, visto que existe pouca informação sobre sua instalação e configuração na literatura especializada. Segue abaixo as etapas realizadas para criação do ambiente de desenvolvimento: Instalação e configuração do banco de dados - Oracle 10g; Instalação e configuração do Oracle Workflow Server junto ao banco de dados; Instalação do servidor web (Oracle Apache Web Server) instalado e configurado para acessar o banco de dados onde está a instalação do Oracle Workflow e o ambiente de administração web do workflow; Instalação do Oracle Workflow Client que contém o Oracle Workflow Builder necessário para o desenvolvimento dos modelos de processos; Instalação do Oracle Forms 6i; Instalação do Oracle Reports 6i; Todos os softwares podem ser adquiridos através do site da Oracle (www.oracle.com). 4.2 Obtenção da Informação O passo inicial para implantação de um sistema workflow é o conhecimento do problema a ser resolvido e a obtenção das informações relacionadas. Esta tarefa envolve conhecer os principais desafios da corporação, os fluxos de informação, as pessoas envolvidas, o entendimento do fluxo existente, a complexidade das tarefas executadas repetitivamente, atividades que envolvem diferentes pessoas (ou papéis), etc. Conhecer como as atividades acadêmicas são realizadas atualmente é de suma importância. Para a obtenção das informações foram realizadas diversas entrevistas com os principais personagens envolvidos na instituição, como: o DOEP (Diretoria de Orientação e Encaminhamento Profissional), a secretaria geral, a secretaria do curso, coordenação de curso, alunos e professores. Foram consultados documentos, manuais e regulamentos internos da universidade a fim de formar um grupo coeso de informações. 4.3 Tratamento das Informações Conhecendo os principais desafios organizacionais, foram definidos os processos a serem abordados neste trabalho. Estes processos fazem parte do cerne da vida 9

10 acadêmica do aluno e permitem comprovar os diversos benefícios advindos com a utilização de um sistema de workflow. Os processos em questão são: o vestibular, a matrícula, o pedido de estudo de currículo, a prova de proficiência, o pedido de colação de grau, e a colação em gabinete. Para um maior enquadramento no contexto da vida acadêmica do aluno, e a fim de permitir o teste destes sub-processos, foi criado um processo macro o qual foi chamado de Graduação. Desta forma, atinge-se a modelagem desta gama de processos da vida acadêmica do aluno do vestibular a colação de grau. 4.4 Análise e Projeto Durante a análise e projeto foram realizadas as definições e formalização dos processos. Novamente foram realizadas entrevistas com os principais envolvidos, buscando definir as regras de negócio, os papéis, as responsabilidades, a seqüência das atividades dentro dos processos e a análise de todas as possibilidades. Essa etapa caracterizou-se por ser trabalhosa e complicada, pois atualmente não existe uma definição formal dos processos junto à Universidade. Durante esta etapa estabeleceu-se a definição do fluxo de trabalho, da seqüência das atividades e dos responsáveis pela execução. Todos os processos foram modelados e refinados repetidas vezes através de revisões junto aos seus especialistas. Este refinamento permitiu que muitos detalhes fossem descobertos à medida que os processos eram modelados e necessitando de uma operação de reorganização. Esta atividade é que garante o sucesso da implantação de um sistema de workflow a correta modelagem dos processos e sua constante atualização. Os processos precisam ser previamente formalizados e o workflow se restringe a implementar e controlar a seqüência das atividades que foram definidas. Após o mapeamento dos processos, foram realizadas outras revisões a fim de alterar os processos na forma em que funcionam hoje e otimizar as atividades buscando o máximo de exploração dos recursos que o workflow pode oferecer. Foi constatado que muitos dos processos em funcionamento junto à Universidade possuem vícios e não são otimizados. Ao realizar a ligação entre os processos, visando a representação da vida acadêmica do aluno, foram necessários novos estudos e novas entrevistas de como essa métrica é realizada atualmente pelos sistemas de controle que a Universidade já possui. 4.5 Preparação do Banco de Dados Juntamente com a definição dos processos foram estruturados todos os objetos de banco de dados necessários para o desenvolvimento do modelo. Foram criados os usuários no banco de dados, atribuídas as permissões, criadas as tabelas para armazenamento das informações e criado código para a geração dos relatórios. Junto ao workflow, as funções/procedimentos devem ser implementadas, necessitando conhecimento mais aprofundado a cerca do sistema. A instalação padrão do Oracle Workflow cria um usuário (denominado owf_mgr) que irá conter todos esses objetos. A solução disponibilizada pela empresa Oracle permite que se obtenha o máximo de proveito de todos os recursos já existentes no SGBD Oracle, como por 10

11 exemplo, o controle de acessos e a persistência das informações armazenadas. Todas as informações sobre o workflow são armazenadas no banco de dados em um esquema próprio do workflow criado durante sua instalação. Através da modelagem UML (Unified Modeling Language) obteve-se a correta identificação dos usuários e as definições de relacionamento para a modelagem definitiva dos processos, realizada no Oracle Workflow Builder. 4.6 Programação do Workflow Após a definição dos processos realizou-se a programação do workflow. A Oracle possui a ferramenta Oracle Workflow Builder para a modelagem dos processos. Trata-se de uma ferramenta gráfica que permite a especificação dos processos graficamente. Nesta os vários componentes de um processo podem ser criados, modificados ou visualizados. Os processos criados podem ser salvos como um arquivo ou no próprio banco de dados nesse caso sempre devem estar associados ao usuário administrador do workflow. Sendo uma ferramenta gráfica, o Builder traz facilidades como a criação de ícones para uma melhor representação dos processos. O workflow da Oracle está alinhado aos conceitos e padrões estipulados pela WfMC, porém possui algumas nomenclaturas específicas as quais serão explicadas a seguir. Um projeto é denominado de Item Type, englobando todo o conjunto que foi desenvolvido, como: processos, atividades, regras e papéis. Abaixo é possível visualizar uma cópia da tela inicial do ambiente de desenvolvimento, onde foi criado o Item Type denominado ULBRA. Figura 2: Ambiente de desenvolvimento Oracle Workflow Builder Os atributos (attributes) são utilizados para disparar os processos. Servem também para o controle e o armazenamento de informações definidas pelo usuário que disparou o fluxo. No projeto desenvolvido, a vida acadêmica do aluno inicia pelo vestibular que consiste em uma das formas de ingresso na graduação. Portanto, os 11

12 atributos deste projeto são os dados de identificação do aluno. Quando o aluno realiza sua inscrição para o vestibular, este informa os atributos que acompanham o workflow e são armazenados na tabela de alunos. À medida que o fluxo de trabalho vai seguindo pelo workflow, esses dados são controlados, manipulados em tabelas e funções, e consultados pelo workflow e pelos relatórios desenvolvidos. Um atributo pode ser de um processo, de uma atividade ou de uma mensagem. Cada atributo possui a definição do seu tipo (number, text, date, lookup, etc.). As mensagens (messages) são textos elaborados para que os participantes do workflow sejam informados sobre as tarefas que devem executar. Todas as mensagens são formadas por um título que as identificam na lista de trabalho e pelo corpo da mensagem. Seguindo um padrão já utilizado pela Universidade, as mensagens foram desenvolvidas em HTML e são visualizadas pela Home Page do Oracle Workflow. O Oracle Workflow Builder permite que atributos sejam utilizados nas mensagens. Um dos importantes recursos do workflow é a possibilidade de definir prioridades de trabalho, como exemplo, podem-se definir as prioridades das mensagens, alterando a ordem de exibição na lista de tarefas. Abaixo é apresentada uma cópia de tela relativa a um exemplo de mensagem (Correção da Prova). Figura 3: Exemplo de Mensagem Para transportar as mensagens são utilizadas as notificações (notifications). Trata-se de um tipo especial de atividade responsável pela interação do usuário com o workflow. É obrigatório que cada notificação possua uma mensagem associada. As notificações podem ser apenas informativas, como um aviso ou alerta, como também podem esperar uma resposta de seu executor. Nesse último caso trata-se do response required, um recurso conhecido no workflow que se refere à tomada de decisão. Sempre que o workflow engine executar uma atividade desse tipo, o processo fica parado até que se realize a tomada de decisão ou o seu tempo limite de execução seja atingido. É através das notificações que os participantes do workflow são informados de suas tarefas e interagem com o workflow. Dependendo das respostas informadas, o fluxo pode seguir diferentes rotas. Performer é a nomenclatura dada ao usuário responsável pela execução da atividade. O módulo responsável por essa tarefa é o notification system, que atribui as atividades aos seus responsáveis e processa as respostas 12

13 retornadas. Na figura 4 podemos visualizar um exemplo de notificação que contém a mensagem Correção da Prova com os atributos: campus, nome do candidato, número, CPF e RG. Neste trabalho, até o estágio atual, foram desenvolvidas mais de setenta mensagens e suas respectivas notificações. Os Lookup Type são as opções das atividades que designam as possíveis rotas do fluxo de trabalho. Trata-se, portanto de todas as possíveis soluções ou respostas para uma tarefa. Na figura 4 é possível visualizar o lookup type prova que possui as opções (que são os lookup codes): aprovado, reprovado ou suplente. Desta forma, o papel comissão do vestibular precisa informar ao workflow sobre o resultado do prova referente ao aluno Francisco Lima. Dependo da resposta, o fluxo seguirá por uma rota ou por outra dentro do workflow. Foram desenvolvidos mais de vinte lookup types durante este trabalho de conclusão. Figura 4: Exemplo de Notificação Eventos (events) são atividades que realizam a comunicação do workflow com outros sistemas externos. Os eventos podem ser de dois tipos: envio de mensagens e espera de mensagens. No processo de matrícula simulamos a utilização desse componente, visto que não possuímos nenhum sistema externo integrado. O processo de matrícula fica parado, aguardando que o aluno faça sua matrícula no site do auto-atendimento. Através da passagem de parâmetros é informado ao workflow que a matrícula foi realizada, fazendo assim com que o fluxo siga adiante. O módulo responsável por essa atividade é o business event system, realizando a comunicação do workflow com outros sistemas através de filas de mensagens, geralmente implementadas em XML. Funções (functions) são atividades automatizadas e executadas pelo workflow engine. Trata-se geralmente de uma rotina (function ou procedure) em PL/SQL implementada pelo desenvolvedor. A figura 5 descreve a implementação de uma das funções do processo vestibular. 13

14 Foram desenvolvidas nesse projeto mais de cinqüenta funções que servem principalmente para armazenamento de informações de status utilizadas posteriormente nos relatórios gerenciais desenvolvidos. Algumas funções são pré-definidas pelo workflow como and que para continuar o fluxo necessita que todas as transações de entrada sejam satisfeitas. Figura 5: Exemplo de Function Para a organização do fluxo são definidas as transações entre as atividades. Caso uma atividade possua valores de saída, ao interagir para realizar a ligação com a tarefa seguinte, é obrigatório informar a qual resultado essa rota se refere. A opção default será utilizada caso nenhuma transição definida atender ao resultado da tarefa. Já a opção any define que o fluxo irá seguir por essa rota independente do resultado da atividade. Abaixo um exemplo referente ao processo de Prova de Proficiência. Figura 6: Transações e Definições de Rotas 14

15 Processo (processes) é o conjunto de atividades interligadas que possuem um objetivo em comum. Também foram utilizados nesse trabalho sub-processos, que são processos inseridos dentro de outro processo. Essa idéia é bastante interessante, pois possibilita encapsular uma determinada parte do modelo melhorando a elegibilidade do processo principal. Cada processo possui uma função que indica o início e também uma função que finaliza o processo. Essas funções são padrões do workflow. Abaixo a figura mostra um dos processos desenvolvidos, trata-se do processo de Pedido de Estudo de Currículo. Figura 7: Processo Estudo de Currículo Algumas atividades podem ser definidas com a opção adicional de Timeout. O workflow engine segue o fluxo de execução pela rota timeout sempre que uma atividade atingiu seu tempo limite de execução, ou seja, a atividade não foi realizada no prazo estipulado. Para que esse recurso seja utilizado é preciso a criação de uma rotina que fica constantemente verificando no banco de dados, em modo background, quais processos possuem timeout. É necessário também que no caso de atingir timeout, o fluxo que estava parado seja direcionado a rota timeout. Esse recurso está implementado neste projeto (através de um job) junto às atividades do tipo notificação e é bastante interessante para controle de atrasos (envio de alertas ou avisos). Pode-se visualizar a utilização desse recurso no processo vestibular onde o setor financeiro recebe uma atividade para informar se o candidato pagou a taxa de inscrição. O performer tem quarenta e oito horas para informar que o pagamento foi realizado, caso contrário o fluxo segue a rota timeout e a tarefa é removida da lista de trabalho do financeiro. 15

16 5 Utilização do Sistema Cada vez que um processo é disparado, uma nova instância do processo é criada pelo workflow. O módulo responsável por essa tarefa é o workflow engine, que executa e gerencia todas as atividades dos processos. Cada instância possui um número associado e todos os atributos com seus respectivos valores informados. O workflow da Oracle armazena diferentes versões do projeto e permite que se mantenha a instância do processo na versão em que o mesmo foi disparado. Na ocorrência de uma atualização da modelagem, esta somente entrará em funcionamento quando uma nova instância do processo for iniciada. Os processos em andamento seguem a modelagem existente durante as suas ativações. Para acompanhar as tarefas, cada participante do workflow possui um login para acesso a sua lista de trabalho (worklist). A worklist trata-se de uma lista de atividades de responsabilidade de um usuário. As atividades de maior prioridade aparecem ao topo da lista. O workflow também permite consultas às instâncias dos processos, acompanhamento das atividades e controle do tempo de execução de cada atividade. O responsável por esse recurso é o Oracle Monitor, que possui uma interface web. Trata-se de um Applet Java que mostra de forma visual o andamento do processo. Abaixo um exemplo do processo Graduação. Figura 8: Oracle Monitor 16

17 Essa ferramenta possui recursos de administração do workflow associados ao respectivo usuário administrador onde é possível suspender ou abortar um processo e até mesmo executar uma determinada atividade. Como todas as execuções são controladas pelo workflow, torna-se possível e aconselhável a produção de informações gerenciais. A observação destas informações pode identificar gargalos e ineficiências no processo. Desta forma, é possível medir e avaliar o impacto da implantação de sistemas de workflow em uma instituição. 5.1 Oracle Forms Uma confusão que ocorre frequentemente é imaginar que a tecnologia workflow serve, por exemplo, para desenvolver um sistema de controle de matrículas. Sua finalidade, porém é para dar suporte a aplicações já prontas, rodando em background, e garantindo que o fluxo de trabalho seja executado da maneira em que o processo foi definido. Desta forma o modelo proposto neste trabalho seria integrado aos sistemas já existentes da Universidade como, por exemplo, o site do auto-atendimento para controle do processo matrícula e, no caso do processo do vestibular, o próprio site da Universidade, onde são realizadas as inscrições para o vestibular. Como não é viável a integração deste trabalho de conclusão ao site da Universidade no prazo de sua realização e, para que fosse possível simular o workflow sendo disparado por outras aplicações, foi desenvolvida uma aplicação em Oracle Forms. Trata-se de uma tela onde é simulada a inscrição para o vestibular. A tela possui todos os atributos do workflow, ou seja, os dados de identificação do aluno. Estes atributos são utilizados nas mensagens das notificações do workflow. Ao clicar no botão Enviar do Form, o número do processo e o número do candidato são inseridos automaticamente através de sequences criadas para essa finalidade. A data de inscrição também é inserida automaticamente utilizando sysdate. O Form foi programado também para armazenar os dados na tabela de alunos no banco de dados e disparar o processo de Graduação do workflow. 5.2 Oracle Reports O workflow controla a execução de todas as atividades, o que permite a geração de relatórios contendo informações de gerenciamento e estatísticas. Cabe salientar que o Oracle Workflow possui internamente suas próprias tabelas para controle dos processos. Todas as informações sobre a execução do workflow ficam armazenadas nas tabelas do esquema do usuário administrador. No desenvolvimento deste trabalho optou-se por não utilizar estas estruturas de dados internas devido à complexidade na obtenção das informações. Foram criadas estruturas e tabelas próprias no banco de dados para registrar as informações pertinentes. A geração de relatórios torna-se viável em situações e controles onde atualmente não se tem informação devido à falta de registro. Atualmente, por exemplo, não se tem conhecimento de quantos formandos já solicitaram colação de grau ou ainda, quantos optaram pela cerimônia de formatura ou pela colação de grau em gabinete. 17

18 Para solucionar estes problemas, foram acrescentados a todos os processos funções de status que armazenam nas tabelas criadas as informações desejadas. Sobre essas informações foram desenvolvidos relatórios em Oracle Report. No pacote Report Developer 6i a Oracle disponibiliza um conjunto de ferramentas usadas para a construção de relatórios que dinamicamente recuperam, formatam, e distribuem informações armazenadas no banco de dados (FERNANDES, 2002, p.948). Através dessa ferramenta foi desenvolvido um relatório para cada processo do workflow. Na figura 9 pode-se visualizar um exemplo de relatório gerado pelo sistema de workflow. Trata-se de um relatório sobre o processo Colação de Grau, onde agora é possível identificar quantos formandos optaram, por exemplo, pela colação de grau em gabinete. Figura 9: Report Colação de Grau 6 Avaliação e Resultados Observados Como não é viável a implantação do protótipo deste sistema em um ambiente operacional no curto espaço de tempo de um trabalho de conclusão, as simulações de seu funcionamento foram realizadas algumas em um ambiente de testes. Foram testadas todas as rotas dos processos modelados, monitorando o fluxo de trabalho, o armazenamento dos dados nas tabelas e a geração dos relatórios. O processo macro Graduação é disparado no workflow através do Form onde é realizada a inscrição para o vestibular. Dessa forma, inicia-se o fluxo de trabalho e os participantes do workflow começam a ser notificados de suas tarefas pendentes. Comprova-se a fácil tarefa de redefinir processos, controlar os prazos de execução de cada atividade, e a fidelidade às regras de negócio. Passa-se a acompanhar o que foi estabelecido na modelagem, automatizando processos anteriormente complexos e os quais os alunos não tinham conhecimento. Através do processo de Prova de Proficiência foi possível constatar a facilidade e clareza de execução das tarefas. 18

19 Pela automação das atividades e tarefas obtiveram-se diversas facilidades de gerenciamento e acompanhamento do fluxo de trabalho. A documentação das atividades ocorreu de forma rápida e automática. Através das validações realizadas pode-se dizer que é possível alavancar uma significativa redução de custos, através da eliminação de papéis e na otimização da troca de informações. Podemos destacar a velocidade com que os participantes são avisados de suas tarefas levando as informações a quem precisa rapidamente, desde simples avisos até alertas importantes sobre prazos e resultado de processos, resolvendo assim inclusive os problemas de interação entre seus utilizadores. Observou-se que o aluno agora possui fácil acesso a informações. Demonstrou-se que mesmo em uma organização com o porte da Universidade Luterana do Brasil, com seus diversos campus e cursos, o workflow contribui significativamente na resolução dos problemas de organização e no cumprimento da execução dos processos. O workflow demonstrou claramente o que precisava ser feito e quem era o responsável por cada atividade. A comunicação rápida e eficiente gera maior produtividade no trabalho. O workflow permitiu o fácil gerenciamento dos processos. Os responsáveis passam a direcionar suas atenções nos diferentes fluxos de projeto da Universidade dos quais fazem parte, não ocorrendo desvio de função ou atenção. É de grande valia que se tenha, por exemplo, confiáveis controles na execução das atividades acadêmicas. Com este trabalho podemos entender facilmente onde o fluxo falhou e porque falhou, demonstrando que só é possível gerenciar de forma eficiente aquilo que se conhece. 7 Conclusão O objetivo maior do desenvolvimento deste trabalho foi facilitar a vida de alunos e demais pessoas ligadas a uma instituição de ensino superior. Essa nova visão permite que alunos e professores concentrem seus esforços no essencial de suas funções, ou seja, no ensino e na aprendizagem. Através da modelagem dos processos e da utilização da tecnologia workflow facilitou-se e automatizou-se a realização das atividades acadêmicas na Universidade Luterana do Brasil contribuindo na execução, coordenação e monitoramento dos processos acadêmicos. O acompanhamento do processo torna o modelo muito interessante à medida que os participantes vão interagindo com o workflow. O fluxo segue sempre possibilitando acompanhamento do processo. Essa visão do processo permite maior entendimento na inclusão de novos colaboradores à instituição e auxilia estes a realizar suas tarefas diárias. A gestão do conhecimento torna-se viável, pois tudo fica organizado e documentado e a facilidade de sua utilização evita esquecimentos, reduzindo até mesmo possíveis falhas. Destaca-se a importância da definição dos processos e a correta forma de modelá-los. Com a implantação de um sistema workflow tem-se a visão clara e 19

20 detalhada de todas as atividades da instituição, o que permite corretas melhorias e investimentos onde realmente o fluxo de trabalho possui problemas. Nesse contexto, este trabalho justificou a implantação de sistemas de workflow e demonstrou os diversos benefícios obtidos pela sua utilização. Num mundo cada vez mais competitivo onde as pessoas estão sempre correndo e precisam ganhar tempo, ter acesso as informações a qualquer momento é muito importante, eliminando-se o tempo gasto entre a realização de uma e outra atividade, controlando o tempo de realização de cada tarefa e possibilitando auditorias a qualquer momento. Elimina-se o tempo necessário nas reuniões de professores para tratar assuntos administrativos, por exemplo. Não basta aplicar as melhores tecnologias sem evoluir na qualidade do trabalho interno e na prestação dos serviços aos clientes, consumidores ou pontos focais. Os processos precisam ser conectados e mais do que isso, automatizados para processos inteligentes e eficientes. Os maiores desafios continuam na organização do fluxo de trabalho fundamental e vital as empresas e organizações que pretendem sobreviver ao mundo cada vez mais competitivo. Infelizmente a implantação de sistemas de workflow em ambientes de trabalho algumas vezes não é bem vista pelos usuários, gerando boicotes e críticas. O motivo principal não está direcionado à dificuldade de sua utilização, mas sim ao controle e as definições de regras. Quem anteriormente beneficiava-se com a falta de controle e liberdade de execução de suas tarefas, demonstra-se contra com a implementação de um sistema workflow. A não aceitação, ou boicote que possa ocorrer com a implantação do sistema, dá-se pelos profissionais que, agindo de má fé, querem impor sua forma ad-hoc de gestão, possivelmente trazendo benefícios próprios. Por outro lado, o workflow melhora as condições de trabalho, aumentando a eficiência operacional e a troca de informações, distribuindo automaticamente as atividades e disparando avisos e alertas. A integração a um curso de graduação de todos estes benefícios advindos com o workflow certamente acarreta ganho na qualidade do ensino. Conclui-se que é fundamental que se tenha um constante aprimoramento na realização do trabalho em grupo para o sucesso e qualidade dos serviços prestados por uma corporação. A adoção da tecnologia workflow é importante, pois reflete em práticas modernas de trabalho e administração, possibilitando uma visão clara do negócio e investimentos focados em melhores práticas de gestão e aplicação da tecnologia. Por fim, o resultado deste trabalho poderá servir de referência e ser aplicado também a outras instituições de ensino. Como trabalhos futuros imagina-se integrar este sistema à tecnologia móvel de celulares e PDA s, trazendo todos os benefícios da mobilidade ao sistema. 8 Referências Bibliográficas BRITTO, Marcondes P. (2002) Modelagem e Implementação de Processos Utilizando Sistema de Workflow. ULBRA. Técnico em Processamento de Dados, Canoas. Trabalho de Conclusão de Curso. 20

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