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1 1 I NSTRUTO RA: Z E NAI DE CARVALHO CONTADORA E ADMINISTRADORA, E S P E CIAL I S TA E M AU DITO RIA E CONTROLADORIA. W W W. Z E NAI DECARVALHO.COM.BR

2 Administradora e Contadora Zenaide Carvalho Pós-graduada em Auditoria e Controladoria Pós-graduanda em Direito do Trabalho 1º lugar no VI Exame de Suficiência - CRC-RJ (2003) Instrutora convidada do CRC-SC desde 2007 Instrutora convidada do Ministério da Fazenda (ESAF-PR e ESAF-BA) para os cursos de Retenções de Tributos e GFIP Ministra treinamentos abertos e in company em todo o país (STF, TST, MPT, Institutos Federais RJ, CE, PELOTAS-RS, BA e outros) Autora dos livros Os Erros mais comuns na GFIP como evitar e corrigir e Como abrir uma empresa da idéia aos lucros. Contatos: Blog: Site: 2

3 Um pensamento para abrir o treinamento! 3 Quem semeia mais, colhe mais abundantemente. (Taniguchi)

4 METODOLOGIA 4 1. Apresentação de SLIDES 2. Dúvidas por 3. Curta agora no FB: Zenaide Carvalho Treinamentos

5 Programa EFD-SOCIAL DCTF-PREV 5 1. O QUE É 2. Entidades envolvidas 3. Vigência e legislação 4. Partes da efd-social 5. Envio das informações 6. Arquivos do esocial 7. Cruzamento de dados 8. Cadastro inicial do contribuinte 9. Cadastro inicial dos vínculos 10. Tabelas 11. Eventos 12. E-social mensal arquivos 13. Prestação de serviços 14. DCTF-Prev

6 Objetivo do treinamento 6 Levar as informações trabalhistas e previdenciárias básicas para as empresas e escritórios contábeis, objetivando orientar a tomada de providências imediatas e saneamento dos arquivos.

7 1. O que é a esocial e DCTF-Prev? O esocial é um projeto do governo federal que tem por objetivo formalizar via digital as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a toda a relação onerosa de trabalho. EFD-Social quer dizer Escrituração Fiscal Digital Social, ou escrituração digital das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Também chamado de SPED-Folha (Sistema Público de Escrituração Digital). 7 A DCTF-Prev é uma nova obrigação acessória e significa Declaração de Contribuições e Tributos Federais Previdenciários.

8 2. Legislação e vigência 8 LEIAUTES JÁ PUBLICADOS! ADE SUFIS 05/2013.

9 2 - Legislação e Vigência PUBLICADO O ATO DECLARATÓRIO SUFIS 05/2013 em 18/07/2013, APROVANDO O MANUAL e o LEIAUTE OFICIAL VERSÃO 1.0, DISPONIBILIZADO NO SITE art. 2º -... nos prazos a serem estipulados em ato específico Agenda (não oficial): fonte 9 Lucro Real: cadastros até 30/04/2014 folha: maio/2014 Mei e Pequeno Produtor Rural: final do 1º semestre de 2014 Lucro Presumido e Simples: cadastros até 30/09/2014 Setembro/2013: consulta CPF x NIS e leiaute atualizado (???) Demais empregadores: 2015 (órgãos públicos, domésticos, etc) Aguardando publicar: Guia de Orientações ao Contribuinte e agenda oficial

10 3 Quais as entidades envolvidas? Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho, INSS e Caixa Econômica Federal, além do TST e dos Tribunais Regionais do Trabalho. 10

11 4 Declarações substituídas Gradualmente irá substituir a GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, Ficha de Registro e Manad, PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), TRCT e Formulário do Seguro Desemprego. 11 Previsão de manutenção dos programas para retificações de antes em período anterior ao esocial

12 5 - Identificadores A partir da data de entrada em vigor do esocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. CEI de empregador PF = substituído pelo CAEPF (número sequencial acoplado ao CPF), com normas a serem publicadas CEI de Obra = a ser substituído pelo CNO (não há mudança para os CEI já abertos). 12 Trabalhadores = CPF x NIS (PIS, PASEP ou NIT), consistente com o cadastro do CNIS. Regularizar antes da implantação!

13 6 Produtos do esocial Registro eletrônico de Eventos trabalhistas (RET); Banco de Dados com VISÃO EMPREGADO, base de dados com a visão da vida laboral do empregado e visão contra-cheque; Portal do trabalhador Sistema de consulta das informações de empregados e autônomos; Folha de Pagamento digital 13 Folha de Pagamento Digital SIMPLIFICADA via web, para pequenos empregadores (MEI, Segurado Especial, Empregador Doméstico, Pessoa física equiparada à empresa e Simples Nacional). DCTF-Prev: unificação dos procedimentos no âmbito da RFB de cobrança, parcelamento, compensação, restituição e certidão negativa. Portal do empregador: sistema de consulta da escrituração/declaração; Módulo reclamatória trabalhista; Plano de capacitação e divulgação na sociedade civil;

14 7 Transmissão de Arquivos Sequência e Prazos 14 Primeiro Cadastro Inicial: aguardando data oficial para envio - Empresa/contribuinte/empregador - Tabelas (rubricas, estabelecimentos, processos, etc) - Todos os vínculos de trabalho ativos, suspensos e ESTAGIÁRIOS DCTF-Prev RET Registro de Eventos Trabalhistas: -a medida em que ocorrerem, após o cadastro inicial: -Admissões, desligamentos, licenças, alterações contratuais, cadastais, ASO etc esocialmensal: abertura e encerramento, até o dia 07 do mês seguinte à ocorrência do fato gerador. - Remunerações para folha de pagamento -Serviços tomados, prestados, compras de produtor rural pessoa física, etc. Declaração dos Débitos e Créditos previdenciários. Enviar no segundo mês subsequente ao esocial

15 Perguntinha extra: O SISTEMA DE FOLHA que você usa hoje já está atualizado com as últimas informações sobre ASO, estabilidades, Atividades desempenhadas pelo trabalhador, escala de férias e outras? Estatística 15 apenas entre 5 e 10% dos sistemas de folha estão 100% atualizados!

16 8 O que muda com o esocial? Extinção da GPS, a ser substituída pelo DARF Extinção do CEI, para empregadores e obras, que passa a ser um outro numerador (CAEPF, para empregadores e CNO, Cadastro Nacional de Obras); Extinção do PIS/PASEP, que passa a ser substituído pelo CPF; e Extinção da Carteira de Trabalho em papel, que passa a ser um Cartão Eletrônico, com a qual o trabalhador poderá acessar todas as suas informações via internet. 16

17 9 - Envio das informações 17 Tempestivas (imediatas) e mensais (não terá PVA)

18 9 - Envio das informações Gerar a informação: web ou sistema de folha Enviar a informação: via internet. Padrão RFB Responsável: detentor da senha ou do CD Formato do arquivo:.xml (um arquivo por vez) Aplicativo web: linguagem menos técnica e mais didática, help online, validação em tempo de transmissão Retificação de dados: passa a ser de forma PONTUAL, apenas para o trabalhador. 18

19 10 Arquivos e tabelas 45 no total! 19 INICIAL Analisaremos mais adiante... Tabela de Rubricas = atenção às incidências oficiais Tabela de Processos = que suspendam as incidências e retenções

20 MENSAL - FOLHA 10 Arquivos e Tabelas 20

21 10 Arquivos e Tabelas 21 EVENTUAIS: alimentarão o RET = Registro de Eventos Trabalhistas - a serem enviados a medida em que ocorrerem Nem todos os eventos têm prazo legal. Aguardar o Guia de Orientações!

22 11 Cruzamento de Dados 22 9 páginas!

23 11 Cruzamento de Dados RET Registro de Eventos Trabalhistas: 23 1) Admissão: deve ser enviado até o momento imediatamente ANTERIOR ao início da atividade laboral do empregado (ou até o dia da admissão). 2) Licença Maternidade: cruzamento do envio do evento do afastamento temporário com a dedução na folha 3) Cruzamentos Posteriores: serviços tomados x serviços prestados (informação pelas duas fontes) 4) Cruzamento de Dados Cadastrais: CPF X NIS (PIS/PASEP ou NIT)

24 11 Cruzamento de Dados DCTF X CADASTRO NO RET: 24 Não pode haver declaração de débitos previdenciários para trabalhador não admitido no RET. Tabela de Incidências e Legislação: 1) Pode haver mais de uma rubrica da empresa com a mesma natureza, mas não pode haver a mesma rubrica com naturezas diferentes 2) Divergências de Tributação: legislação x empresa

25 Validações da Folha feitas após o envio 25

26 12 ACESSO para o Contribuinte Através do E-CAC. Veja telas a seguir: 26

27 12 ACESSO Através do E-CAC. Veja telas a seguir: 27

28 12 ACESSO Através do E-CAC. Veja telas a seguir: 28

29 12 ACESSO Através do E-CAC. Veja telas a seguir: 29

30 12 ACESSO Através do E-CAC. Veja telas a seguir: 30

31 13 Leiautes... vamos analisar alguns? 31

32 13 Evento INICIAL: CONTRIBUINTE (empregador) Regras básicas para os campos Condição >>>> O = obrigatório, N = não obrigatório 32 Formato dos campos >>>> N = numérico C = alfa DEC >>>>> casas decimais TABELA 5 = Tipo de Inscrição: 1 = CNPJ 2 = CPF 3 = CAEPF 4 = CNO Período de Validade das Informações: Todo evento terá INÍCIO (obrigatório) e FIM (não obrigatório)

33 Classificação Tributária muito importante! 33

34 Alertas Cadastro do Empregador/Contribuinte 34

35 15 Tabelas a serem criadas No cadastro INICIAL (8 tabelas): 35 S-1010 E-SOCIAL TABELAS - Rubricas S-1020 E-SOCIAL TABELAS - Lotações/Departamentos S-1030 E-SOCIAL TABELAS - Cargos S-1040 E-SOCIAL TABELAS - Funções S-1050 E-SOCIAL TABELAS - Horários/Turnos de Trabalho S-1060 E-SOCIAL TABELAS - Estabelecimentos/Obras E-SOCIAL TABELAS - Processos Administrativos S-1070 e/ou Judiciais S-1080 E-SOCIAL TABELAS - Operadores Portuários

36 Vamos analisar as tabelas? Tabela S-1010: Tabela de Rubricas Alerta! A tabela de rubricas da empresa deverá ter uma correlação com a natureza das rubricas. Exemplo 1: na empresa a rubrica Salário tem código interno 001 ou 002. Deverá ser cadastrado, na tabela da empresa, a correlação com a NATUREZA 1000 (salário) na tabela da esocial. Exemplo 2: Na tabela da empresa há a rubrica 005 Horas Extras com 50% e a rubrica 006 Horas Extras com 100%. Deverá ser cadastrada na rubrica a NATUREZA 1003 (Horas Extraordinárias), para ambas as rubricas da empresa. Como não foi divulgada a classificação tributária de incidências OFICIAL, recomendamos CUIDADO, a fim de evitar divergências entre a tributação LEGAL e a utilizada pela empresa. 36

37 Valores Válidos para Incidência Tributária Códigos de Incidência para a Previdência Social Códigos de incidência para o Imposto de Renda Códigos de Incidência para o FGTS Códigos de Incidência para Contribuição Sindical E mais... se a rubrica reflete para: o DSR (linha 27) o 13º salário (linha 28) as Férias (linha 29) para a Rescisão (linha 30) E qual o fator (50, para h.e. 50%) 37

38 Tabela de Natureza de Rubricas Tabela fornecida pelo esocial. Vamos analisar as naturezas e o leiaute do arquivo? 38

39 Mais Natureza das Rubricas... tem erro aí? 39

40 15.1 Tabela de Rubricas - parte do leiaute 40

41 Continuando o leiaute da Tabela de Rubricas... 41

42 Continuando a analisar as linhas principais... 42

43 Continuando... Processos para não incidência ? Há processos que só afetam as contribuições dos Segurados. Ex: Terço Constitucional de Férias em ação movida por Sindicato Laboral.... e depois fazer o De Para na tabela de Rubricas da empresa...

44 Adequação da tabela de rubricas da empresa (DE - PARA) 44

45 15.2 Tabela de Estabelecimentos/Obras Cadastrar os estabelecimentos/obras e as informações de FPAS/Terceiros e das obras 45 Utiliza a tabela 4 da esocial (Códigos e alíquotas FPAS e Terceiros), já cadastrada em seu sistema de folha de pagamento Comentário: tabela que pode ser migrada do sistema atual de folha para o esocial sem traumas

46 Leiaute Estabelecimentos/Obras 46

47 Leiaute Estabelecimentos ou Obras 47 A partir da linha 27 são as ALTERAÇÕES...

48 15.3 Tabela de Lotações (Centros de Custo) Primeiro enquadrar o TIPO de LOTAÇÃO 48

49 15.3 Tabela S-1020 (Lotações) 49

50 Tabelas de Cargos (S-1030) e Funções (S-1040) Cargo = posição ocupada na empresa ex: Contador Função = conjunto de responsabilidades ex: Analista Contábil Tabela de Cargos = obrigatória, relacionada à CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) já existe em seu sistema de folha de pagamento Tabela de Funções = tabela não obrigatória Exemplo: Analista Junior, Pleno, Senior, etc 50

51 Tabelas S-1050 Horários e Turnos Tabela já existente no sistema de folha de pagamento Relaciona todos os horários existentes no estabelecimento 51

52 Tabela S-1070 Processos Inclusão de todos os processos administrativos ou judiciais que afetam as incidências e também as retenções no tomador de serviços Os dados para inclusão desta tabela devem ser levantados com o Departamento JURÍDICO da empresa, pois será obrigatório o envio no cadastramento inicial e é INFORMAÇÃO NOVA, que não consta geralmente nos sistemas de folha de pagamento. Vamos ver o leiaute? 52

53 Leiaute Tabela de Processos 53

54 Leiaute Tabela de Processos 54 Alguns arquivos do esocial poderão ser enviados por outros setores que não o Departamento Pessoal. Recomendamos que a alimentação da Tabela de Processos seja feita pelo Departamento Jurídico das empresas ou do escritório contábil.

55 Tabela S-1080: Operadores Portuários 55 Evento utilizado pelo OGMO (Órgãos Gestor de Mão de Obra) para inclusão, alteração e exclusão de registros na tabela de OPERADORES PORTUÁRIOS. Um operador portuário é uma Pessoa Jurídica préqualificada para a movimentação e armazenagem de mercadorias destinadas ou provenientes de transporte aquaviário, realizada no porto organizado. Lei 8630/93 art. 1º.

56 E após o envio das tabelas Cadastramento Inicial de Todos os VÍNCULOS ATIVOS! Empregados ativos Empregados com contrato suspenso (invalidez, auxílio doença, licenciados) Diretores Servidor Público no RGPS Dirigente Sindical Cooperados Avulsos... e até os ESTAGIÁRIOS! Nós estamos no esocial!

57 16 Evento S-2100 Cadastramento Inicial dos Vínculos O Leiaute apresentado neste documento refere-se ao arquivo de evento que será enviado pela empresa no início da implantação da esocial, servindo de base para construção do "Registro de Eventos Trabalhistas", o qual será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente. Para cada vínculo trabalhista existente na empresa na data de implantação da esocial deverá ser gerado um arquivo correspondente, contendo as informações cadastrais e contratuais atualizadas até a data-base. Atenção aos ESTAGIÁRIOS e ao PCMSO! Vamos analisar pela apostila? 57

58 Cadastramento dos Vínculos TRABALHADORES SEM VÍNCULO EMPREGATÍCIO 58 No cadastramento dos trabalhadores Sem Vínculo Empregatício (diretores, estagiários, cooperados, dirigente sindical, avulsos), as informações ESPECÍFICAS sobre tais vínculos serão solicitadas (ver evento de Cadastro dos Trabalhadores Sem Vínculo Empregatício). TABELA DE CATEGORIAS DE TRABALHADORES Antes de analisar o leiaute é necessário conhecer as tabelas que serão utilizadas no preenchimento do Cadastro dos Vínculos.

59 Categorias de Trabalhadores 59 O seu sistema de folha já tem tais informações que poderão ser utilizadas para migrar tais dados para o envio pelo esocial

60 Categorias de Trabalhadores 60

61 Alguns registros do Cadastro Inicial dos Vínculos 61 Informações da Casa Própria (não obrigatória): se o trabalhador tem casa própria e se foi adquirida com recursos do FGTS RIC: Registro de Identidade Único como é um número ainda inexistente, o preenchimento deve ficar bloqueado Data de admissão: em caso de transferência por sucessão, fusão, cisão, a data de admissão é a data que o trabalhador está entrando na nova empresa

62 Alguns campos do Cadastro Inicial dos Vínculos 62 Alvará Judicial para contratação de menores de 14 anos: Cadastrado na tabela de processos. Exemplo: artistas mirins ASO Atestado de Saúde Ocupacional: informar o último ASO atualizado e exames complementares. Recomendamos que as empresas atualizem IMEDIATAMENTE seus programas de medicina e saúde ocupacional e de prevenção de riscos ambientas (PCMSO e PPRA)

63 17 Evento S-2200 Admissão do Trabalhador Este evento se destina a registrar a admissão do trabalhador na empresa. Trata-se do primeiro evento relativo a um determinado "vínculo". Pode ocorrer também quando o trabalhador é transferido de uma empresa do mesmo grupo econômico ou em decorrência de uma sucessão, fusão ou incorporação. O evento admissão deve ser transmitido até dia da admissão! 63

64 17.1 Trabalhador sem Vínculo admissão, alteração e término 64 Em caso de admissão de trabalhador sem vínculo, será necessário prestar informações específicas para cada tipo de vínculo (estagiários, avulsos, dirigente sindical, diretores etc)

65 Trabalhador Sem Vínculo - Estagiário Serão solicitadas as informações sobre o contrato, a apólice de seguro, a instituição, etc Alertamos para o envio das informações do RESPONSÁVEL pelo estágio, que deve ser um profissional com formação ou experiência na área do estágio, conforme consta na Lei /08 Os estagiários estão sujeitos ao controle de medicina e saúde ocupacional (art. 14 lei /08) 65 Em alguns tipos de trabalhador será necessário informar dados do DESLIGAMENTO!

66 18 Outros Registros do RET 66 Alteração Cadastral e Contratual do trabalhador Atestado de Saúde Ocupacional Aviso de Férias Afastamentos e Retornos Temporários Alteração do Motivo do Afastamento Estabilidades início e término Aviso Prévio e cancelamento do aviso prévio Comunicação de Fato Relevante: advertências, suspensões etc Desligamento Reintegração por Determinação Judicial Atividades Desempenhadas pelo Trabalhador (para o PPP) Condição Diferenciada de Trabalho (perigosas, insalubres) CAT

67 19 esocial Mensal 19.1 S-1100 evento Mensal de abertura: 67 Evento utilizado para indicar o início do envio dos eventos de folha de pagamentos e demais eventos que compõe a declaração mensal da e-social. Obrigará a informações sobre a Desoneração da Folha (Lei /11) Informações sobre atividade concomitante com Anexo IV do Simples Nacional Vamos ver a tabela de Resumo dos Registros?

68 esocial mensal Abertura Resumo dos Registros 68

69 19.2 Evento Remuneração (S-1200) 69 Evento utilizado para prestar informações da remuneração de cada trabalhador no mês de referência, utilizado tanto para os segurados empregados, quanto para contribuintes individuais, avulsos, etc. Para recepção deste evento é necessária a existência de evento prévio de "Abertura" (ou de retificação) para o período ao qual se refere a remuneração. As informações contidas no evento ficarão pendentes, e somente terão validade após o envio do evento "esocial Mensal - Encerramento".

70 Remuneração analisando alguns registros.. 70 Permitida a retificação INDIVIDUAL da remuneração Se RETIFICAÇÃO, informar o número do recibo anterior Folha Mensal ou do Décimo Terceiro

71 Remuneração Múltiplos Vínculos ao RGPS... Você era feliz e não sabia! 71

72 Trabalhador em atividade concomitante (Anexo IV e outros do Simples Nacional) 72 Ainda no evento Remuneração, individual por trabalhador. A regra de cálculo: art. 193 e ss da IN RFB 971/09.

73 Pagamentos Efetuados Serão informadas as datas de TODOS os PAGAMENTOS efetuados ao trabalhador, inclusive de FÉRIAS, a EXPATRIADOS e beneficiários de pensão alimentícia! 73

74 Serviços com Cessão de Mão de Obra ou Retenções Previdenciárias 74 Tanto o prestador quanto o tomador deverão detalhar todas as notas fiscais (até 999 notas) e o tipo de serviço prestado Obrigatório para prestadoras de serviços (PJ), obras (empreitadas e subempreitadas) e também para as Cooperativas de Trabalho Veja a tabela de resumo dos registros a seguir...

75 Resumo Registros: Serviços Prestados e Tomados 75

76 Aquisição de Produtor Rural Pessoa Física 76

77 Outras informações no esocial MENSAL Aquisição de produtos rurais de produtor rural pessoa física: detalhar todas as notas fiscais identificando todos os produtores rurais p.física 77 Comercialização de Produção: pessoas jurídicas

78 S-1370 (Recursos Time de Futebol) A Caixa Econômica vai ter muuuito trabalho... 78

79 20 - DCTF - PREV Mais uma DCTF???!!! 79

80 20 O que é a DCTF-Prev? 80 É a declaração mensal, além da esocial, para informações de cobrança previdenciária e liberação da CND Certidão Negativa de Débitos. A DCTF- Prev obrigará ao cadastramento de todos os prestadores de serviços. O contribuinte transmite a folha e demais informações previdenciárias e a RFB monta a DCTF-Prev a partir das informações transmitidas, cabendo ao contribuinte apenas fazer as vinculações e, em seguida, transmitir.

81 20 O que é a DCTF-Prev? Geração da DCTF-Prev: 81 Consulta dos débitos apurados Consulta dos créditos disponíveis (a vinculação será feita pelo sistema do próprio contribuinte ou utilizando o módulo web) Emissão de DARF (somente será permitida a emissão de DARF relativo aos débitos apurados para a DCTF do período) Envio da DCTF (Encerramento da Folha)

82 20 O que é a DCTF-Prev? 82

83 83

84 DCTF-Prev 84

85 85 Pra encerrar...

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