Como o esocial muda o dia a dia da sua empresa?

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1 Como o esocial muda o dia a dia da sua empresa? SISTEMA HUMANUS DE GESTÃO DE RH

2 O QUE É O ESOCIAL? O esocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Substituindo gradualmente o atual envio de informações sobre registro de informações sobre o registro do empregado SEFIP, RAIS, CAGED, DIRF, CAT, Manad, Processos Trabalhistas, Atestados Médicos, entre outros. RAIS DIRF SEFIP CAGED MANAD esocial TRCT

3 CRONOGRAMA OFICIAL JUL/2013?! Leiautes de arquivos disponibilizados em versão inicial e sua divulgação tem caráter informativo aos setores da sociedade. Será disponibilizado em breve ato normativo dos órgãos competentes que conterá as regras de obrigatoriedade para transmissão. Com exceção do G48, grupo de empresas piloto do projeto esocial, demais empresas estão sujeitas a informações especulativas.

4 CRONOGRAMA ESPECULATIVO Porte empresa Cadastro inicial Envio da Folha mensal Início DCTF Web Início RET Lucro real 01/03/2014 a 31/04/ / / /2015 MEI, Segurado especial, Pequeno produtor Rural Final do 1º semestre de 2014 Final do 1º semestre de / /2015 Lucro presumido, Simples nacional e demais empresas 01/07/2014 a 30/09/ / / /2015

5 PERIODICIDADE Eventos: Podem ser enviados tempestivamente, ex.: Alteração de cargo, admissões, acidente de trabalho. Periódicos: Folha de Pagamento, todo dia 20 do mês subsequente ao fato gerador.

6 PRIMEIROS PASSOS MAR/2014 Ainda em março, o RH deverá transmitir todos os eventos que povoem a base de dados do esocial com seus empregados que mantenham vínculo com a sua empresa, inclusive aqueles que estão afastados temporariamente com algum benefício, ou seja, em 30/04/2014, a base do esocial terá que ser idêntica à situação da empresa. Em 01/05/2014 todos os arquivos do esocial já serão utilizados para o fechamento da folha no novo formato. S-1000 Informações do Empregador S-1010 Tabela de Rubricas (proventos, descontos e informativos). S-1020 Tabela de Lotações S-1030 Tabela de Cargos S-1040 Tabela de Funções S-1050 Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S-1060 Tabela de Estabelecimentos S-1070 Tabela de Processos (se houverem) S-1080 Tabela de Operadores Portuários

7 EVENTOS Inicial Trabalhistas Folha de Pagamento Tabelas Cargos Funções Horários entre outros Admissão Afastamentos Alterações contratuais Estabilidade entre outros Remunerações Serviços tomados Serviços prestados entre outras informações: previdenciárias, trabalhistas e fiscais

8 EVENTOS ESPECIAIS Estes eventos se referem a informações sobre a apuração de retenções e contribuições. Informações das exceções que motivaram o não recolhimento ou recolhimento menor do estipulado em lei. Nro processo / vara / vlr depósito jud. / status

9 SEQUÊNCIA DE ENVIO 1. Eventos iniciais - Info. Empregador Rubricas, Fopag, Etc. 2. Eventos Trabalhistas Cadastro Inicial Admissão, Demissão, etc. 3. Fopag Transmissão validada por assinatura digital Se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o válido e o enviado anteriormente será desprezado. 4. Outras Informações

10 CARACTERÍSTICAS GERAIS FOLHA DE PAGAMENTO Hoje Gerada mensalmente e arquivada para fiscalizações. Com o esocial As informações serão enviadas mensalmente por meio de diferentes arquivos e não será necessário o seu arquivamento. RUBRICAS DA FOLHA DE PAGAMENTO Hoje Criadas confirme deliberação da empresa, bem como sua tribulação. Com o esocial As nomenclaturas poderão ser criadas conforme deliberação da empresa, mas terão de ser vinculadas às rubricas preestabelecidas pelo esocial GPS Hoje Guia da Previdência Social, utilizada para o recolhimento do INSS sobre folha de pagamento. Este documento é gerado por estabelecimento. Com o esocial Não existirá. Será utilizado um único DARF para o recolhimento do INSS sobre a folha de pagamento de todos os estabelecimentos. GFIP Hoje Documento de confissão de devida enviado mensalmente. Com o esocial Não existirá.

11 CARACTERÍSTICAS GERAIS RETENSÃO DE INSS SOBRE NOTA FISCAL Hoje A empresa é obrigada a reter 11% do valor da nota fiscal e recolher em GPS 2631 com o CNPJ da contratada. Com o esocial A empresa contratante informará pelo esocial o CNPJ, prestador e o valor referente a retenção e recolherá esta quantia no seu próprio DARF. A empresa contratada, por sua vez, poderá se beneficiar do crédito por meio destas informações no esocial. CEI Hoje Cadastro específico do INSS utilizado para pessoas físicas ou obras de construção civil. Com o esocial Não existirá. Para pessoas físicas haverá o CAEPF (Cadastro de Atividades de Pessoa Física), que será um número complementar vinculado ao CPF. E obras, o CNO (Cadastro Nacional de Obras), que nada mudará em relação à estrutura da numeração do que hoje conhecimentos como CEI. DOCUMENTAÇÃO NEGATIVA Hoje RAIS negativa e GFIP sem movimento. Com o esocial Será enviado apenas um arquivo com a informação da ausência de movimentação de empregados. Para que haja a mudança da situação da empresa, basta que seja emitido um arquivo referente à admissão de trabalhadores.

12 CARACTERÍSTICAS GERAIS LIVRO DE REGISTRO Hoje Todas as empresas são obrigadas a possuir livros ou fichas de registro atualizadas.. Com o esocial Esta obrigação deixará de existir. As informações constarão no RET(Registro de Eventos Trabalhista). OUTRAS OBRIGAÇÕES Hoje RAIS, CAGED, DIRF, (Parte Folha), CAT, PPP e MANAD. Com o esocial Não existirá. As informações pelas quais são enviadas, passarão a compor os eventos trabalhistas/tributários enviados conforme ocorrerem.

13 PONTOS DE ATENÇÃO Folha de Pagamento Como os eventos de folha e adm. De pessoal serão afetados? Fiscal/Legal Como garantir que as novas regulamentações serão atendidas? Trabalhista/Previdenciária Que aspectos deverão ser revisados para migrar? Processos Como os processos devem se adaptar para a nova regulamentação? Pessoas Qual o impacto sobre os responsáveis pelos processos e funcionários? TI Quais são as mudanças a serem implementadas nas aplicações? Saneamento de Dados Que informações deverão ser saneadas ou complementadas?

14 ÁREAS IMPACTADAS NA EMPRESA FISCAL FINANÇA S JURÍDIC O RECURSOS HUMANOS LOGÍSTICA MEDICINA E SEGURANÇ A INFORMÁTIC A

15 IMPACTOS NAS ÁREAS DEPARTAMENTO JURÍDICO Possuir informações detalhadas dos processos; Possuir no sistema jurídico informações obrigatórias do esocial; Capacidade de gerar informações ao sistema emissor do esocial (integração); Controle dos depósitos judiciais; Receber e enviar as informações ao RH em prazo suficiente para a emissão do esocial.

16 IMPACTOS NAS ÁREAS DEPARTAMENTO TI Desenvolver/adquirir e implantar aplicação emissor esocial; Contratar/desenvolver integrações legados; Automatizar os controles e a emissão do esocial; Liderar projeto de implantação; Definir modelo de negócios (proprietário / nuvem / terceirizado).

17 IMPACTOS NAS ÁREAS DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS Liderar movimento interno de conscientização do processo; Implantar o novo aplicativo e homologar as informações; Cadastrar e sanear registros; Emitir o esocial nos prazos legais; Definir novos processos na empresa e cronograma de geração e envio de informações.

18 IMPACTOS NAS ÁREAS DEPARTAMENTO FINANCEIRO CONTÁBIL Redefinir e implantar novos processos Sanear cadastros Garantir o correto reconhecimento de contribuições e retenções Exportar as informações financeiras de pagamentos de terceiros e recolhimentos Explorar informações de aquisições e comercialização de produção.

19 IMPACTOS NAS ÁREAS DEPARTAMENTO MEDICINA E SEGURANÇA Garantir novos processos na área, principalmente vinculada ao tempo de envio; Controlar os prazos obrigatórios de exames periódicos; Explorar as informações ao RH sobre dados dos colaboradores (exames, acidentes, etc); Gerir os serviços terceirizados de medicina.

20 Este é um dos maiores desafios de TI. DESAFIOS DO RH Em caso de múltiplos estabelecimentos? A geração de eventos tempestivos e cadastros, poderá ser feito pelas filiais, contudo, a geração do arquivo da folha será feito pela matriz. Em caso de existência de mais de um sistema de RH, por exemplo, um aplicativo na matriz diferente de outro aplicativo na filial ou ainda, uma terceira unidade com folha Terceirizada (BPO), como será o procedimento? Geração tempestiva nas unidades, mas um único arquivo consolidado da matriz. E em caso de diferentes sistemas de gestão responsáveis por pagamentos a terceiros? Este é o desafio das áreas de TI e de processos nas organizações. E em caso de diferentes sistemas de gestão responsáveis pro pagamentos a terceiros? Segue a mesma linha da raciocínio, devera haver consolidação em um único arquivo de informações de rendimentos. Como os sistemas além de integração poderão manter atualizados os cadastros?

21 IMPACTOS E RISCOS NA SUA EMPRESA Retificações de informações passadas poderão ser custosas, reabrindo a folha que já estavam fechadas em meses posteriores. Exemplo: - O esquecimento de uma alteração de cargo com direito a insalubridade no inicio do ano provocara uma retificação de todas as folhas posteriores. - Corrigir as inconsistências que serão apresentadas em 2013 a partir da junção das três bases de dados: INSS, FGTS e Tem. - Completar informações nos sistemas para o arquivo de carga inicial e posteriores. - Admissões deverão ocorrer no dia anterior; - Aviso de férias deverão ser emitidos conforme CLT; - ASO devera ser comunicado na emissão.

22 EM QUE A HUMANUS PODE AJUDAR? Saneamento de dados Análise de aderência às normas trabalhistas e previdenciárias Revisão de processos e políticas de administração de pessoal Estrutura e governança de RH por meio do seu software Roadmap de implementação

23 PLATAFORMA HUMANUS - ESOCIAL Plataforma única com integridade e garantia de informações corretas no templo certo! MEDICINA SEGURANÇA PROCESSOS PONTO ELETRÔNIC O CARGOS E SALÁRIOS FOLHA DE PAGAMENTO HUMANUS

24 SEUS PRÓXIMOS PASSOS: Diagnosticar a situação atual, a necessidade de mudança e alterações processuais, cadastrais e sistêmicas. Contratação dos serviços Humanus: Módulos e Implantação. ENTRE EM CONTATO: (11) OBRIGAD O! SISTEMA HUMANUS DE GESTÃO DE RH

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