esocial EFD FOLHA DE PAGAMENTO

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1 Le f is c L e g i s l a c a o F i s c a l CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL MINÁRIO DE ASSUNTOS CONTÁBEIS DE PORTO ALEGRE SEMINÁRIO ASSUNTOS CONTÁBEIS DE PORTO ALEGRE SEMINÁRIO DE ASSUNTOÁBEIS DE PORTO ALEERIO PALESTRA esocial EFD FOLHA DE PAGAMENTO PALESTRANTE: ALEXANDRE JAENISCH CORREA, Contabilista, Consultor da LEFISC nas áreas Trabalhista e Previdenciária, Redator de Matérias ATUALIZAÇÃO do Portal LEFISC, Instrutor de Cursos e Palestras da LEFISC. DE ANO 2013 APOIO: PARA OBTER UMA SENHA CORTESIA DO PORTAL LEFISC ENVIE UM PARA (51) ou consulte os números locais em nosso Portal Fone:(51)

2 PROGRAMA esocial - MÓDULO EMPREGADOR DOMÉSTICO _ Vigência e obrigatoriedade _ Funcionalidades disponíveis _ Novas funcionalidades para os novos direitos _ Como acessar o esocial _ Como cadastrar o empregado doméstico Base Legal: Emenda Constitucional nº 72, de 02/04/2013 EFD SOCIAL FOLHA DE PAGAMENTO _ O que é EFD Social _ Conceito do esocial _ Objetivos do projeto _ Leiautes _ Obrigações acessórias a serem substituídas _ Informações que farão parte do EFD Social _ Aspectos Técnicos _ Identificadores _ Vantagens _ Transmissão dos Arquivos _ Eventos Iniciais _ Eventos Trabalhistas _ Folha de Pagamento e Outras Informações _ Vinculação EFD e Ponto Eletrônico _ Cronograma de Implantação Base Legal: Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17/07/2013 2

3 esocial - Módulo Empregador Doméstico Em junho de 2013 o Governo Federal lançou o Portal do esocial (www.esocial.gov.br), inicialmente apenas com o Módulo Empregador Doméstico, em ambiente on line, que permitirá ao empregador doméstico cumprir todas as obrigações decorrentes das relações de trabalho, e unificar o envio de informações de seus empregados, de forma facilitada e bem intuitiva. O módulo foi desenvolvido em conjunto pelo Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social, Caixa Econômica Federal e a Secretaria da Receita Federal do Brasil e faz parte do Projeto esocial, que é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Vigência e obrigatoriedade Nesta primeira fase o site fornece orientações, sendo que tal versão do esocial é de uso opcional, para registro de informações referentes às competências a partir do mês de junho de 2013, independente da data de admissão do empregado, onde o empregador já pode, gradualmente, familiarizar-se com a nova ferramenta até que seja regulamentada a Emenda Constitucional nº 72/2013. A partir da regulamentação da EC n 72/2013, a versão terá caráter obrigatório e outros recursos estarão disponíveis para que o empregador possa cumprir com suas obrigações. Funcionalidades disponíveis As seguintes funcionalidades já estão disponíveis na versão inicial: Emissão de código para controle de acesso e segurança da informação e cadastramento do empregador; Cadastramento dos empregados domésticos (dados pessoais e contratuais); Geração do contra-cheque/recibo, folha de pagamento e folha de controle de ponto; aviso de férias Cálculo da contribuição previdenciária; Controle de horas extras; Emissão da guia de recolhimento da contribuição previdenciária (GPS) para o mês de junho de 2013, com vencimento em 15/07/2013. Importante: Os recolhimentos opcionais do FGTS que os empregadores domésticos efetuarem até a regulamentação da EC nº 72/2013 devem observar as regras atuais, conforme procedimento em vigor e operado pela Caixa Econômica Federal. Novas funcionalidades para os novos direitos Em breve, novas funcionalidades serão implementadas para proporcionar ao empregador doméstico maior comodidade no cumprimento de suas obrigações, tais como: 3

4 cálculo do FGTS e do imposto de renda retido na fonte (IR); registro de jornada de trabalho e quadro de horário; Cálculo automatizado do valor de horas extras, adicional noturno e salário família; registros de afastamentos e outros eventos trabalhistas, tais como: férias, licença maternidade, salário família, acidente de trabalho, auxílio doença; emissão de termos e documentos trabalhistas, tais como: termo de rescisão, aviso prévio, histórico de eventos do empregado; Uma nova sistemática será adotada para o recolhimento da contribuição previdenciária, do FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte. Todos os valores a serem recolhidos serão calculados automaticamente com base nas informações fornecidas pelo empregador e gerado o documento unificado de arrecadação do empregador doméstico. Importante: Enquanto não for regulamentada a EC nº 72/2013 pelo Congresso Nacional, as informações declaradas no Portal do Empregador Doméstico não gerarão qualquer tipo de benefício previdenciário ou assistencial, tais como: auxílio doença, seguro acidente de trabalho ou seguro desemprego. Como acessar o esocial Código de acesso O código de acesso permite ao usuário a utilização de diversos serviços disponíveis no Portal esocial. Informações solicitadas para a geração do código de acesso CPF Data de nascimento Número dos recibos de entrega da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), dos últimos dois exercícios, da qual o empregador seja titular. Caso o empregador não tenha feito declaração do DIRPF nos dois últimos exercícios, as informações solicitadas para a geração do código de acesso são as seguintes: CPF Data de nascimento Título de eleitor Certificado digital Solicitação de Certificado: O interessado na obtenção de um certificado digital e-cpf deverá escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas para o preenchimento e envio da solicitação. 4

5 Como cadastrar o empregado doméstico Para efetuar o cadastramento do empregado doméstico é preciso as seguintes informações: Número, série e UF da CTPS; Número do NIS (NIT/PIS/PASEP); Número do CPF; Data de nascimento; Data da admissão; Data da opção pelo FGTS; Valor do Salário Contratual; Escolaridade; Raça/Cor; Endereço residencial; Endereço do local de trabalho; Estado Civil; Número do Telefone; de contato. EFD SOCIAL FOLHA DE PAGAMENTO O EFD Social (Escrituração Fiscal Digital Social) consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. O projeto vai abranger 100% das empresas no Brasil, permitindo uma fiscalização muito mais eficaz, com rápida aplicação de multas. De acordo com a última informação disponível pelo governo, a implantação do novo sistema ocorrerá em janeiro de 2014, de forma gradativa. O projeto causará grande impacto nas empresas em termos de tecnologia e processos, envolvendo quantidades massivas de dados, além de um processo de transição estrutural de alta complexidade, tais como: Adequação das verbas da Folha de pagamento ao novo padrão do SPED; Capacitação da mão de obra em tempo hábil para garantir a transição e execução dos novos processos; Encurtamento dos prazos: a entrega das informações ao governo passará a ser mensal e deverão ser encaminhadas em tempo real, ou seja, à medida que ocorrerem; A não apresentação no prazo acarretará a aplicação de multa. Haverá uma grande inovação da Identificação do trabalhador pelo seu número do CPF; 5

6 Antes da EFD Social Falta de padronização na folha de pagamento Multiplicidade de obrigações acessórias GFIP/SEFIP com campos desatualizados Problemas para emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND) previdenciários Maior incidência de erros no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) GPS com valor diverso da GFIP/SEFIP Erros constantes por parte das empresas/contribuintes Cenário atual Qualquer empregador, independente de seu porte ou atividade, é obrigado a preencher diversas declarações e documentos que possuem as mesmas informações. Cenário proposto O empregador transmitirá os eventos no e-social disponível na internet e tais informações alimentarão as bases dos diversos sistemas governamentais que executam as políticas trabalhistas, previdenciárias e tributárias decorrentes dos vínculos de emprego. Conceito do e-social É um projeto do governo federal que vai coletar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n 8.212, de 1991, armazenando-as no Ambiente Nacional do esocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. O que é o e-social? É uma nova forma de registro dos eventos por meio de um canal digital único que geram direitos e obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Objetivos do e-social Garantir direitos trabalhistas e previdenciários Simplificar o cumprimento das obrigações principais e acessórias, para redução de custos e da informalidade Aprimorar a qualidade de informações da seguridade social e das relações de trabalho Aumentar a arrecadação, pela diminuição da inadimplência, da incidência de erros, da sonegação e da fraude Leiaute No dia 18 de julho de 2013, foi publicado no DOU Diário Oficial da União o Ato Declaratório Executivo nº 5/2013, que aprovou o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e 6

7 Trabalhistas e será exigido para os eventos trabalhistas ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014, e prevê: O leiaute como parte do Manual de Orientação do esocial - versão 1.0, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico Esta escrituração é composta pelos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a eles equiparados, nos prazos a serem estipulados em ato específico. Obrigações acessórias a serem substituídas Livro de Registro de Empregado Folha de Pagamento GFIP RAIS CAGED DIRF Comunicação Acidente de Trabalho Perfil Profissiográfico Previdenciário Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização Premissas do e-social Prestação única de informação pelo empregador Respeito ao marco legal Construção coletiva e gestão compartilhada Autonomia dos órgãos no tratamento das informações em suas bases de dados Utilização das informações pelos entes no limite de suas atribuições e competências Adaptação ao perfil do contribuinte Maior e mais complexo projeto do SPED não exigirá somente revisão de processo, exigirá uma mudança cultural. O EFD Social é considerado o maior porque enquadrará todos os contratantes de empregados e de serviços no país, abrangendo desde a multinacional até o empregador doméstico. Em relação a ser considerado o mais complexo, se justifica porque será exigida uma coleção considerável de dados interdepartamental. Não compreenderá somente a escrituração da folha de pagamentos, mas, sim, de todo um complexo leque de eventos sociais como contratação de prestadores de serviços, autônomos, acordos judiciais trabalhistas, alterações de cargos, ações trabalhistas, convenções coletivas, entre outros eventos que exigem esforços de diversos departamentos. Hoje a legislação trabalhista brasileira exige procedimentos que não são realizados na sua totalidade pela maioria das empresas. 7

8 Uma das principais premissas do EFD social é que ele não modifica a legislação, ele apenas desenvolve e utiliza mecanismos mais eficientes para fiscalizar seu cumprimento. A implementação trará mudanças drásticas em rotinas consolidadas. Por exemplo, eventos como alteração de cargo e local de trabalho, disponibilizar e restringir benefícios e dissídios deverão ser informados quando ocorrerem. Embora a legislação hoje já exija que isso seja cumprido de forma imediata, a maioria das empresas apura estas informações uma vez por mês, no fechamento da folha. A EFD-Social consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil. É um módulo no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e se constitui em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. A EFD-Social é um projeto que atenderá as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como a Justiça do Trabalho, em especial no módulo relativo ao tratamento das Ações Reclamatórias Trabalhistas. As informações que farão parte da EFD-Social são: Eventos trabalhistas informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador. Folha de Pagamento; Ações judiciais trabalhistas; Retenções de contribuição previdenciária; Contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, etc. Registro de Eventos Trabalhistas As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador. Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por 8

9 outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no RET. Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Aspectos Técnicos Utilização do CPF como chave do trabalhador associado ao PIS/NIT; Validação na base do CNIS CPS/PIS/Data de nascimento; Cadastramento inicial apenas dos vínculos ativos; Informações de trabalhadores sem vínculo contratados com natureza permanente. Validação dos trabalhadores da Folha de Pagamento com o RET Vinculação entre a Tabela de Incidência da empresa (rubricas da folha) para a Tabelas de Incidência Padrão Relacionamento entre tabelas. Informações na EFD do tomador de serviço sobre os valores retidos na prestação de serviços na cessão de mão de obra. Serão mantidos os prazos para recolhimento das contribuições previdenciárias. O recolhimento será feito através de DARF. Identificadores A partir da data de entrada em vigor do e-social os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do e-social relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO. Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par CPF x NIS deverá estar consistente com o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Vantagens Processamento do evento no momento da recepção, validando-o de forma mais abrangente. Novas validações/alterações são implementadas apenas no servidor de recepção, sem necessidade de distribuição de novas versões para o contribuinte. A distribuição das informações para os órgãos interessados ficam mais fácil, pois a informação transmitida é bastante fragmentada. Somente são enviadas as informações de interesse do órgão. 9

10 O contribuinte transmite a folha e demais informações previdenciárias e a RFB monta DCTF- web a partir das informações transmitidas, cabendo ao contribuinte apenas fazer as vinculações e em seguida transmitir. As retificações da folha de pagamento pelas empresas passam a ser feitas de forma pontual, apenas para o trabalhador que teve suas verbas alteradas. O processamento das informações da RFB, CEF e INSS também passam a ser feitas de formal pontual. Descrição Simplificada do Modelo Operacional O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do esocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos A transmissão dos arquivos do esocial deverá ser feita seguindo uma sequencia lógica, obedecendo etapas, conforme descrito a seguir: a) Eventos Iniciais: Informações do Empregador; Arquivos de Tabelas; Tabela de rubricas da folha de pagamento; Tabela de Lotações e Departamentos; Tabela de Cargos; Tabela de Funções; Tabela de Horários; Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil; Tabela de Processos; Tabela de Operadores Portuários; Cadastramento inicial de vínculos; b) Eventos trabalhistas: Cadastramento Inicial; Admissão; Alteração Cadastral; Alteração Contratual; CAT; ASO; Aviso de Férias; Afastamento Temporário; Alteração de Afastamento Temporário; Retorno de Afastamento Temporário; 10

11 Estabilidade Início; Estabilidade Término; Condição Diferenciada de Trabalho Início; Condição Diferenciada de Trabalho Término; Aviso Prévio; Cancelamento de Aviso Prévio; Atividades Desempenhadas; Comunicação de Acidente de Trabalho; c) Folha de Pagamento e Outras Informações: Abertura da Folha de Pagamento; Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador); Serviços Tomados; Serviços Prestados; Serviços tomados de cooperativa; Serviços prestados por cooperativa; Aquisição de produção rural; Comercialização da produção rural; Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol; Encerramento. O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. Para melhor entendimento, são citados alguns exemplos a seguir: 1 Ao se enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas; 2 Ao se transmitir um arquivo de aviso de férias de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de transmissão de arquivo de admissão ou de Cadastro Inicial de Vínculo. 3 Ao se enviar a remuneração de determinado funcionário na folha de pagamento, este funcionário deve constar do RET. Vinculação EFD Social e Registro de Ponto Eletrônico (RPE) O projeto EFD Social permitirá controlar a remuneração devida a todos os empregados da empresa, conhecendo cada verba incidente de contribuições previdenciárias, Imposto de Renda das Pessoas Físicas, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Contribuição Sindical. O projeto RPE permitirá a verificação da localização do trabalhador na empresa e atividade e sua efetiva jornada de trabalho e período trabalhado, além de obrigar o registro prévio do empregado. As informações da EFD Social poderão ser validadas pelas informações do sistema Ponto Eletrônico, instituído pelo MTE, que obrigará o registro do empregado, o controle da jornada de trabalho, da localização e afastamentos do trabalhador. Este projeto permitirá o cotejo pelas autoridades fiscais da informação de fato ocorrido no empregador com a informação declarada em folha de pagamento. 11

12 Cronograma Estimado Disponibilização do aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas Setembro/2013 Consulta CPF, PIS/NIT e Data de nascimento na base do sistema CNIS. Manual de especificação técnica do XML e conexão webservice - outubro/2013 Ambiente de testes para conexão webservice e recepção dos eventos iniciais (préprodução) disponível a partir de novembro/2013. Ambiente de testes para conexão webservice e recepção do cadastramento inicial dos trabalhadores disponível a partir de março/2014 Obrigatoriedade de prestar a informação via e-social - módulo empregador doméstico 120 dias após a publicação da regulamentação da EC 72/2013. Implantação do e-social por fases para o primeiro grupo de empresas Empresas do Lucro Real: Até 30/04/2014 Cadastramento inicial; Até 30/05/2014 Envio dos eventos de mensais de folha e apuração dos tributos. A partir da competência 07/2014 substituição da GFIP Implantação do e-social por fases para o segundo grupo de empresas Empresas do Lucro Presumido e Simples Nacional: Até 30/09/2014 Cadastramento inicial; Até 30/10 Envio dos eventos de mensais de folha e apuração dos tributos. A partir da competência 11/2014 substituição da GFIP. Implantação do e-social com Recolhimento unificado MEI e Pequeno Produtor Rural final do 1º semestre de 2014 Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias e Entrada do módulo da reclamatória trabalhista A partir de 01/

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