MANUAL DO CLIENTE. Av. Conselheiro Aguiar, nº 4635, salas 407/408, Boa Viagem, Recife/PE

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1 MANUAL DO CLIENTE Av. Conselheiro Aguiar, nº 4635, salas 407/408, Boa Viagem, Recife/PE

2 INTRODUÇÃO Este manual tem como finalidade passar para os clientes da HVR, orientações gerais nas áreas relacionadas com a prestação de serviços realizada pela mesma, objetivando auxiliar no perfeito andamento das rotinas desenvolvidas pela empresa no tocante a manutenção de documentos, rotinas administrativas/financeiras, realização de operações fiscais e contábeis, etc. Servirá portanto, para dar uma visão ampla desses procedimentos, que deverá ser complementada com consultas diretas aos nossos profissionais no dia-a-dia de suas atividades. MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS 1. A empresa deverá manter em seu arquivo os seguintes documentos: Contrato Social; Alterações Contratuais; C.N.P.J; Inscrição Estadual; Alvará (Inscrição Municipal); Certidões Negativas; Termo de opção de microempresa; Livro de Inspeção do Trabalho; Livro Termo de Ocorrência e Utilização de Documentos Fiscais; Observações: 1. Em caso de ocorrer alteração em qualquer informação cadastral da empresa, seja de sócio, de endereço, de capital social etc.,a HVR deverá ser informada, antecipadamente, a fim de que possa acompanhar e analisar a situação; 2. Caso a alteração seja na mudança de endereço, a notificação a HVR deve ser imediata, pois, se for o caso, há uma visita fiscal da Fazenda Estadual.

3 ORIENTAÇÕES DEPARTAMENTO DE PESSOAL A admissão de empregados deverá ser realizada no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após o início da prestação de serviço. Documentos necessário para o registro: Carteira de trabalho (CTPS); 01 (uma) foto 3x4; Atestado de saúde Ocupacional (ASO); Cópia de carteira de Identidade; Cópia do CPF; Cópia do certificado Militar (quando do sexo masculino); Cópia do Título de Eleitor; Cópia do cartão do PIS exceto se for o primeiro emprego; Cópia da certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (se for o caso); Cartão de Vacinação dos filhos menores de 5 anos; Declaração escolar para filhos com idade maior de 6 anos. Informações complementares para admissão Endereço Estado Civil Nome do Cônjuge Grau de Instrução Data de Admissão Função Salário Horário Opção VEM TRABALHADOR (Transporte) Período Contrato de Experiência Nº da Carteira de Habilitação e Categoria. VEM TRABALHADOR (Vale-Transporte) Vale-refeição É proibido por lei o pagamento em dinheiro; Somente entregar ao empregado mediante recibo; No caso de não utilização do VEM TRABALHADOR (Vale-Transporte), solicitar ao empregado a declaração de dispensa. O VEM TRABALHADOR (Vale-Transporte) deverá ser adquirido por meio de pagamento nas agências bancárias credenciadas pela EMTU. Fornecer somente mediante convênio com o Ministério do Trabalho (PAT) Entregar ao funcionário por meio de recibo.

4 Controle de Ponto A presença dos funcionários deverá ser controlada por meio de livro de ponto, fichas individuais de presença ou relógio de ponto; Controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários; no entanto, é recomendado a todas as empresas. Atestado Médico Caso haja um funcionário com atestado médico superior a 15 dias, comunicar o fato, imediatamente, ao encarregado do setor pessoal (HVR) Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao INSS no prazo de 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido; Caso uma funcionária apresente atestado de salário-maternidade, enviar, imediatamente, ao encarregado do setor pessoal; Solicitar atestado médico no momento da admissão, da demissão e a cada 12 meses; Férias Controlar e manter em dia a escala de férias; Comunicar por escrito ao empregado trinta dias antes de suas férias; Efetuar o pagamento das férias dois dias antes da saída; Solicitar a carteira de trabalho para que sejam feitas as devidas anotações; Recibo de Profissional Autônomo Nos recibos de pagamento a Autônomos (RPAS) deverão constar: Nome completo, CPF, inscrição municipal(se houver), PIS, identidade, endereço completo, descrição do serviço prestado, retenção do IRRF, INSS e ISS, se for o caso. Obs1. Enviar com a documentação contábil para a HVR, para elaboração das guias dos impostos que vencem no início do mês seguinte juntamente com os impostos incidentes na folha de pagamento. Obs2. No pagamento à pessoa física a empresa tem o ônus de 20% do INSS.

5 Demissão de Empregados Salários As demissões de empregados deverão ser avisadas ao encarregado do setor pessoal (HVR), se possível 48h antes do aviso prévio, a fim de que a documentação seja preparada em tempo hábil para o pagamento dos direitos trabalhistas; As rescisões de contrato com mais de 01 (um) ano de registro deverão ser homologadas no Sindicato Laboral, obedecidos os prazos legais: Aviso Indenizado 10 dias; Aviso Trabalhado (cumprido) 30 dias, no dia útil seguinte; se não útil, antecipar. Contrato de Experiência - no dia útil seguinte ao término do contrato, se não útil, antecipar. Ao final; Estabilidade; a) Gravidez desde a confirmação até cento e cinqüenta dias após a data do parto (pode variar em função do sindicato). b) Acidente de trabalho um ano após o retorno do acidente de trabalho; c) CIPA participante eleito como membro da CIPA um ano ref. ao período de participação.; O pagamento dos empregados, mensalistas, deverá ser efetuado até o 5º dia útil do mês subseqüente à prestação do serviço. Nesses casos, o sábado também é considerado dia útil para a contagem do prazo. No pagamento do13º salário, deverão ser levados em conta os seguintes prazos: 1ª parcela até 30 de novembro 2ª parcela até 20 de dezembro Alteração no contrato de trabalho Qualquer alteração no contrato de trabalho (mudança de função, alteração de salário, férias etc.) deverá ser comunicada por escrito ( ) ao encarregado do setor pessoal (HVR), ao mesmo tempo em que deverá ser enviada a carteira de trabalho para as devidas anotações. Nas datas-base, obrigatoriamente, deverão ser encaminhados o livro de registro dos empregados e as carteiras de trabalho para serem registradas as anotações devidas.

6 Variáveis na Folha de Pagamento Consultar o encarregado do setor pessoal (HVR) sobre a data-limite para remessa dos dados, caso haja na folha de pagamento, anotações como: horas extras, faltas, comissões etc. ORIENTAÇÕES DO DEPARTAMENTO FISCAL CUPOM FISCAL Será emitido pela maquineta de ECF (emissão de cupom fiscal) e servirá para emissão de venda de mercadoria para PESSOA FÍSICA (CPF); NA FALTA DE ENRGIA OU QUEBRA DA MAQUINETA A venda será realizada através de emissão de NF série D-1. O QUE DEVE SER ENVIADO PARA A HVR REDUÇÃO Z enviar toda a movimentação mensal dentro do prazo previamente acertado com a HVR. LEITURA DA MEMÓRIA FISCAL enviar toda a movimentação mensal dentro do prazo previamente acertado com a HVR.. NOTAS DE VENDAS DE SERVIÇOS A Notas Fiscais de Serviços podem ser emitidas de duas formas: Eletrônica ou Manualmente. Algumas empresas, em função de sua atividade e/ou valor de faturamento, já são obrigadas a trabalhar com Nota Fiscal Eletrônica (NFe). É fundamental que seja verificado junto a HVR se a empresa está enquadrada nessa situação. Caso não esteja, é possível confeccionar talões e emitir a Nota Fiscal manualmente.

7 Além de evitar o volume físico de papel, outra vantagem da NFe é a possibilidade de envia-la para os clientes via , sem necessidade de impressão e dando mais agilidade no trâmite do documento. O QUE DEVE SER ENVIADO PARA A HVR Todas as Notas Fiscais emitidas no mês em ordem numérica/cronológica, dentro dos prazos acertados previamente com a HVR. Relatório contendo a numeração de todas as Notas que foram CANCELADAS. NOTAS FISCAIS DE VENDA DE MERCADORIAS/PRODUTOS A Notas Fiscais de Venda de Mercadorias/Produtos podem ser emitidas de três formas: Eletrônica, Mecânica ou Manualmente. Assim como a NFe de serviços, a NFe de venda também é obrigatória para algumas atividades. Chamamos de mecânica aquelas que são emitidas em formulário contínuo através de sistema próprio da empresa. E a manual é a emitida através do talão de notas fiscais. A NFe pode ser emitida através de sistema próprio, desde que no layout definido pela legislação, ou através do programa oficial do governo. 3.1 O QUE DEVE SER ENVIADO PARA A HVR Todas as Notas Fiscais emitidas no mês em ordem numérica/cronológica, dentro dos prazos previamente acertados com a HVR; Relatório contendo a numeração de todas as Notas que foram CANCELADAS. Também devem ser encaminhadas as Notas Fiscais de Compa (ENTRADAS), relativas ao mês de fechamento, dentro dos prazos previamente acertados com a HVR Entende-se como Nota Fiscal de Compra, toda a compra realizada em nome da Empresa, seja ela destinada para a finalidade da atividade (revenda, matéria-prima, ou insumo aos serviços), seja para manutenção do funcionamento da empresa ou notas fiscais de consumo, combustíveis, limpeza, alimentação, entre outros. LEMBRETE - Na operação de Compras a via a ser encaminhada será só e somente a 1 a via.

8 ORIENTAÇÕES DO DEPARTAMENTO CONTÁBIL DOCUMENTAÇÃO A SER REMETIDA À CONTABILIDADE PARA ESCRITURAÇÃO Deverão ser enviados a HVR, para escrituração, os documentos abaixo: Extratos bancários (conta-corrente, empréstimos, aplicação financeira, conta garantida, etc), contratos, avisos bancários, aplicações e qualquer outro documento referente à movimentação financeira da empresa (sem cortes ou interrupçãoes de saldos) : Cópias das guias de todos os tributos e contribuições recolhidas: Recibos de aluguel, luz, água, telefone e demais pagamentos de despesas realizadas no mês: Duplicatas pagas e recebidas no mês; Recibos de salários, pró-labore, férias etc: Relação mensal com controle de duplicatas a receber e a pagar; Documentos extra-caixa. Extratos de cartões de créditos das vendas realizadas, juntamente com as notas fiscais das despesas pagas com o mesmo. Obs.: Anexar aos pagamentos efetuados, as respectivas cópias de cheques. CUIDADOS BÁSICOS NA REALIZAÇÃO DE DESPESAS/CUSTOS A despesa realizada deve ser obrigatoriamente relacionada a atividade da empresa. A despesa deve ser comprovada por meio de documentação hábil e idônea, tais como notas fiscais (quando pagamentos a pessoa jurídica) ou recibos (quando pagamentos a pessoas físicas); Todos os documentos que comprovam os gastos deverão ser emitidos nominativamente à empresa, com data, valor total, discriminação dos itens ou serviços, quitação etc; Não deve ser aceita nota de balcão. nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa; Todas as despesas deverão ser pagas com cheques nominativos gerando cópias para a Contabilidade.

9 Obs. Para gastos com viagens a serviço da empresa, faz-se necessário a elaboração de relatório de viagem, detalhando todas as informações a respeito da mesma e anexando os documentos fiscais comprobatórios das despesas. Aquelas despesas que forem realizadas sem a devida documentação hábil não poderão ser lançadas contabilmente, sob pena de glosa numa eventual fiscalização. ORIENTAÇÕES FINAIS A HVR sugere que toda remessa de documentos efetuada entre HVR e seus clientes, seja feita sob protocolo, evitando assim qualquer tipo de dúvida quanto ao prazo e a efetiva entrega de tal documentação. Nos casos em que haja a concordância entre as partes quanto ao envio de guias de recolhimento de impostos e demais documentos sujeitos a prazo de recolhimento via e- mail, é de fundamental importância que haja a confirmação do recebimento do através da resposta deste. Também é de extrema importância que a Diretoria da HVR seja informada de qualquer tipo de ineficiência, falha, mau atendimento, ou qualquer outro tipo de evento que porventura venha a ocorrer por parte de nosso corpo de colaboradores. Dessa forma podemos tomar as medidas corretivas de forma imediata e direcionada. RESPONSABILIDADES O cliente assume total responsabilidade pela veracidade e exatidão das informações, comprovantes e documentos fornecidos para os devidos registros contábeis e fiscais. A HVR se compromete em ressarcir o cliente de qualquer valor pago a título de juros e multas inerentes a impostos, tributos ou declarações entregues fora do prazo, quando a falha for por erro técnico da HVR desde que o cliente tenha obedecido o prazo pré-estabelecido para a entrega dos documentos e demais orientações da HVR

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