Relatório de Descrição da Prática de Gestão

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1 Relatório de Descrição da Prática de Gestão

2 OC Superintendência Qualidade Polo Comunicação Depto Admin. e Financ. Depto Engenharia de Operação Depto Planej. Integ. e Rel. Com. UGR A UGR B UGR C UGR D UGR E Serviços Jurídicos Cadastro Técnico Receita, Crédito e Cobrança Gestão Patrimonial e Serviços Eletromecânica Controle Consumo Recursos Humanos Adução e Serviços Especiais Grandes Consumidores Suprimentos e Contratações Operação de Água Controladoria Tecnologia da Informação Operação de Esgoto Legendas Financeiro e Contábil Controle Sanitário Alta Administração da OC Superintendência e departamentos Unidades da OC Divisões e setores Controle Perdas Unidades de Apoio Áreas Pertinentes à aplicação, controle e aprendizado da Prática Sistemas Isolados

3 A OC atua na região metropolitana de São Paulo e mais 13 municípios atendendo 812 mil ligações de água. A extensão das redes de água e esgoto totalizados equivale à distância de São Paulo à Moscou (Rússia). Apresenta uma topográfica acidentada, com grandes variações de cotas. A Divisão Controle de Perdas é responsável em gerenciar as ações de combate e redução de perdas, buscando uma melhor eficiência nos trabalhos realizados. 812 mil ligações de água Km de rede de distribuição 314 milhões de m³ (Volume Disponibilizado) 174 milhões de m³ (Volume Micromedido) 360 l/lig*dia (Índice de Perdas Totais) Figura 1 Dados atuais da Organização Candidata A. A Oportunidade A.1. Qual foi a oportunidade de melhoria de gestão (problema, desafio, dificuldade), solucionada pela prática de gestão implantada? O desenvolvimento econômico e o crescimento populacional elevam a demanda de água e pressionam a questão da disponibilidade, exigindo uma melhor gestão dos recursos hídricos, a fim de realizá-la de forma sustentável. Este cenário solicita a criação de uma infraestrutura que atenda a necessidade básica de toda a população no presente e no futuro, requerendo investimentos na área de saneamento, com foco em minimizar o desperdício de água. A questão de perdas está inserida no planejamento da empresa. Este possui 03 ciclos: estratégico, tático e operacional. O produto dos desdobramentos do planejamento operacional são os objetivos operacionais, onde geram planos de ações e indicadores para nos auxiliar a alcançar os resultados desejados. Estamos inseridos no objetivo estratégico Garantir disponibilidade dos produtos água e esgoto com eficiência nos processos produtivos, que está focado na busca da eficiência seguindo as práticas de redução de perdas, automação, aperfeiçoamento da qualidade dos serviços prestados ao cliente. Em dezembro de 2008 apresentávamos um índice de perdas muito elevado, inadmissível no atual cenário, o índice de perdas totais estava na ordem de 441 litros/ ligação*dia e índice de água não faturada de 48%. Em outras palavras, faturava-se apenas 52 de cada 100 litros de água produzidos. Índices em patamares altos e ascendentes aliados a uma necessidade de ampliação da oferta de água. Uma situação preocupante, que ensejava mudanças radicais na gestão do problema, na busca por inovações técnicas, metodológicas e de processos que atuando de forma combinada em diversas frentes e que pudesse melhorar os resultados. A.2. De que maneira as causas do problema foram identificadas? A Organização Candidata através de reuniões periódicas identificou a oportunidade de melhoria a partir das análises de dados, como o Índice de Perdas, volumes disponibilizados e utilizados, pressões nos setores de abastecimento, vazão no período noturno, necessidade de ampliação da oferta de água entre outros indicadores coletados no sistema. Baseou-se também na identificação das atividades críticas do processo de distribuição de água, desenvolvido com a implantação do método de análise de soluções de problemas em perdas na OC. As Centrais de Controle, utilizando-se da metodologia, disponibilizam gráficos de controle estatístico com os volumes de água distribuídos e vazão mínima noturna, para auxiliar análise e propor soluções. Montamos Pareto para priorizarmos os setores de abastecimento com maior índice de perdas. 1

4 B. A Idéia B.1. De que forma a solução foi planejada, concebida, desenvolvida e verificada? Para minimizar o desperdício de água e reduzir perdas temos várias vertentes a ser trabalhadas, e uma das principais é o vazamento. Como garantir que este vazamento será detectado e consertado de forma eficaz? Na busca por uma melhor eficácia introduzimos inovações significativas nos contratos com fornecedores, onde o desempenho passou a ser um componente de valoração, de modo que a contratada tivesse sua remuneração associada a uma efetiva melhoria nos indicadores de perdas da sua área de atuação. No contrato de Performance a empresa trabalha em área delimitadas, com uma única rede primária para abastecimento e com ponto para medição da vazão. A seleção é realizada com base em indicadores de perdas, vazão mínima noturna, pressão entre outras informações levantadas. Realiza-se previamente uma verificação das válvulas de limites e confirmado a estanqueidade da área, mensurava a vazão (Qinicial). Na próxima fase realiza-se detecção e conserto de vazamentos não visíveis e o apontamento de irregularidade em cavaletes. A tecnologia utilizada para detecção dos vazamentos eram geofones eletrônicos, hastes de escuta e se necessário correlacionador de ruído. Ao final dos trabalhos mensuramos novamente a vazão mínima noturna (Qfinal). O contrato contemplava também o acompanhamento dos consertos dos vazamentos. A remuneração está associada ao desempenho obtido na área, mensurado pela vazão mínima noturna. A vazão mínima noturna se concretiza no momento de menor consumo onde uma parcela significativa do valor refere-se à vazão de vazamento, normalmente do período das 02 às 04h. Com as variações de vazão analisamos o desempenho na área selecionada. Quanto mais eficaz maior a remuneração por quilometro. Abaixo apresento um exemplo da tabela de remuneração da contratada. Tabela 1 - Remuneração por desempenho mensurado pela Vazão Mínima Noturna (VMN) Desempenho (Redução) Remuneração por quilometro 0% >= VMN < 5% R$ 206,00 5% >= VMN < 8% R$ 267,00 8% >= VMN < 10% R$ 309,00 10% >= VMN < 15% R$ 360,00 15% >= VMN < 20% R$ 391,00 20% >= VMN < 25% R$ 422,00 25% >= VMN < 30% R$ 473,00 30% >= VMN < 35% R$ 576,00 35% >= VMN < 40% R$ 762,00 40% >= VMN < 50% R$ 824,00 50% >= VMN < R$ 1.000,00 Durante o período de contratação, esse processo se repetia em diversas áreas de controle a fim de melhorar os nossos indicadores, reduzindo o volume perdido. Na Tabela 2, temos apresentados alguns resultados obtidos. Tabela 2 Resultados obtidos no contrato de performance Analisando 4 (quatro) contratos de performance que tivemos, observando um aumento significativo na quantidade de vazamentos em rede. Abaixo apresentamos os resultados. Tabela 3 Resultados obtidos no contrato de performance 2

5 Outra inovação foram os contratos onde a remuneração da contratação estaria associada ao conserto do vazamento, por eles apontado. A empresa realizava varredura em áreas pré-definidas e apontava possíveis vazamentos não visíveis. A equipe de manutenção acatava a ordem de serviço e realizavam os consertos. A contratada somente era remunerada quando efetivava o reparo do vazamento. Estas novas modalidades de contrato se mostraram mais vantajosa que as tradicionais, onde a empresa era simplesmente remunerada pela quilometragem de varredura realizada, sem compromisso algum com o resultado de suas ações. Isso possibilitou um maior envolvimento da contratada na atividade, que passou a ser estimulada a buscar mais efetividade em suas ações e a melhorar seus próprios processos. A OC recebeu pessoas de outras Unidades de Negócio a fim de realizarem benchmarking para conhecer as novas formas de contratação. Fomos convidados também para apresentar o trabalho outra coirmã. Fomos pioneira, e hoje esses novos tipos de contratação está difundida na empresa. Analisando as informações do registro de falha, verificou que a maioria dos vazamentos estava nos ramais e que 51% eram vazamentos no tubo do ramal, que eram antigos. Com esse cenário precisávamos inovar mais. Necessitávamos selecionar os ramais com uma metodologia definida, a fim de reduzir o volume perdido. Com essa ideia em mente, resolvemos trabalhar somente com a haste de escuta. Metodologia onde apontamos possíveis ramais vazando sem a precisão do ponto exato do vazamento no ramal. A técnica empregada utiliza-se de um equipamento metálico que possui um diafragma que tem alta sensibilidade para percepção de ruídos de vazamentos não visíveis. Com base nesta diretriz outra grande inovação foi implantada, a criação do mutirão. Convidamos colaboradores de diversas áreas de atuação da organização candidata, para nos auxiliar na detecção de vazamentos não visíveis utilizando a metodologia haste de escuta. Treinamos a nova força de trabalho. As novas equipes formadas passaram a atuar nos finais de semana, fora do expediente normal, percorrendo as ligações dos setores priorizados e procedendo a escuta nos cavaletes, de modo a encontrar possíveis vazamentos, além de vistoriar ligações inativas, apontar irregularidades e outros problemas nos hidrômetros e cavaletes. Em cada equipe havia sempre um líder, pessoa mais experiente e que demonstrou uma boa desenvoltura na detecção de vazamentos. As equipes sempre estão em constante mudança, para haver uma interação com todos os colaboradores participantes. Os trabalhos das equipes são acompanhados por um responsável da área de perdas. As informações obtidas geram um relatório fotográfico minucioso apontando os resultados por setor de abastecimento, equipes e por plantas trabalhadas. O relatório é divulgado a todos os responsáveis pela manutenção, pessoas interessadas e gerentes das Unidades de Gerenciamento. Os resultados foram notáveis, alcançando-se uma redução no custo da varredura de R$ 570,00/vaz (na metodologia tradicional) para R$ 71,34/vaz. Inicialmente somente uma área coordenava os trabalhos, atualmente algumas unidades de gerenciamento regional, estão liderando os próprios mutirões. Para aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados, a Divisão Controle de Perdas está acompanhando o conserto de vazamento de rede no nosso sistema de distribuição de água a fim de tirar dúvidas quanto à localização do mesmo no momento do reparo. Vazamentos antes não localizados agora são identificados com maior facilidade. Abaixo apresentamos a evolução do Indicador de Vazamento de Rede. Índice de Vazamento de Rede (vaz/100km) Dez/10 = 80,9 Dez/11 = 109 3

6 B.2. Como funciona a prática de gestão? As práticas apresentadas tem como foco a redução do volume perdido em vazamentos e irregularidade. As inovações são avaliadas individualmente e também de forma global. O contrato de Performance é acompanhando diariamente por um colaborador da área de perdas, caso o resultado parcial esteja com tendência desfavorável, reunimos as pessoas chaves que participam desde trabalho, para analisarmos os problemas e definirmos melhorias. No final dos trabalhos de cada área priorizada, analisamos o desempenho da vazão mínima noturna (período de menor consumo). Consideramos uma boa atuação quando obtemos uma redução da vazão mínima noturna na ordem de 25%. No contrato por apontamento de vazamento analisamos os acertos e os erros, em situações onde não haja uma boa qualidade do serviço é realizada uma reunião com os responsáveis do contrato a fim de tentar sanar os problemas. A empresa contratada tem que manter um nível de acerto acima de 90% dos vazamentos apontados. No contrato temos cláusulas com a metodologia de avaliação da qualidade dos serviços e sanções caso não esteja atendendo. No caso do mutirão temos um responsável que oferece suporte às equipes e direcionam os trabalhos de emergência, elabora relatórios e divulga para os departamentos responsáveis pela execução dos trabalhos. Podemos realizar análises globais, acompanhando e avaliando indicadores de perdas e o volume disponibilizado a distribuição por setor de abastecimento, Distritos de Medição e Controle e Válvulas Redutoras de Pressão. B.3. Como funciona a sistemática de avaliação e melhoria da prática de gestão? Para esse tipo de contrato é primordial a medição de vazão e na OC tínhamos áreas que para mensuramos a vazão seria necessário à realização de obras o que dificultava o trabalho. Como melhoria foi inserida a opção de realizar a detecção de vazamento por apontamento, onde seria remunerado somente após o conserto. As dificuldades encontradas para desenvolver as atividades do contrato de Performance serviu de orientador para realizarmos mudanças contratuais, melhorando a qualidade dos serviços prestados. O envolvimento das diversas áreas responsáveis pelo programa de perdas é de extrema importância para bons resultados, melhorando a qualidade dos serviços prestados. Mensalmente são realizadas reuniões de análise crítica de desempenho, com a participação do superintendente, gerentes de departamento, divisões e pessoas chaves das unidades. Nessa reunião é apresentado o cenário vigente, com propostas de ações para melhoria e compartilhamento de experiências e resultados obtidos pelas diferentes áreas. Realizamos também semanalmente reuniões com o grupo de perdas para avaliar o cenário e sugerir melhorias. O índice de Perdas é um dos principais indicativos de melhoria na eficácia das inovações implantadas. A redução do volume perdido através de vazamentos é muito significativa para mitigar o indicador. A melhora dos serviços de detecção de vazamentos são absorvidos pelo índice obtendo-se um ótimo resultado. Como subsidio para a análise do desempenho na detecção de vazamento não visível, são divulgados boletins periódicos com o cenário atual em relação aos resultados apresentados de perdas, informações como volume disponibilizado, mensal e anualizado, indicadores e outros, sempre atualizados e com a comparação com meses anteriores. Com o boletim, podemos avaliar mais rapidamente onde está o problema, isto é, se a tendência do indicador de perdas está ruim neste mês, podemos tentar mudar a tendência antes do seu fechamento. Outra forma de avaliação é a tendência da vazão mínima noturna. Neste período há pouco consumo, apresentando o volume perdido. C. OS RESULTADOS C.1. Apresentar um ou mais tipos de resultados relevantes com demonstração de favorabilidade obtidos em decorrência da implementação da prática, expressos quantitativamente por meio de indicadores de nível de desempenho e demonstração de tendências que evidenciem a inovação por meio dos resultados obtidos. 4

7 O impacto das melhorias contínua na nossa busca pela eficiência operacional ocasionou bons resultados, ampliamos a quilometragem percorrida para detecção de vazamentos, os consertos de vazamentos de rede e as trocas de ramais. Abaixo apresentaremos os resultados. Realizamos em 2011 detecção de vazamentos não visíveis em km, percorrendo quase que 3 (três) vezes a extensão da Organização Candidata. Gráfico 1 Extensão de Rede Pesquisada As contratadas estimuladas pela remuneração por desempenho ou o acerto do apontamento do vazamento, buscou maior efetividade de suas ações, produzindo bons resultados. Alteramos o patamar de reparo de vazamento que ficava em aproximadamente para vazamentos no ano de Gráfico 2 Quantidade de vazamentos reparados em rede A experiência com a manutenção de nossas redes demonstrou que havia grande incidência de vazamentos de ramais em recém-consertados. Esse cenário evidenciava a nossa infraestrutura antiga. Com base nessas informações optamos em realizar a substituição dos ramais ao invés repara-los. Gráfico 3 Quantidade de substituição de ramal Com os trabalhos do mutirão ampliamos as substituições de ramais. No ano de 2011 obtivemos uma redução do volume disponibilizado de m³/ano, isto representa o volume fornecido em um mês ao nosso sistema isolado que abrange 13 municípios e atende uma população de pessoas (Censo 2010). 5

8 O índice de Perdas em litros/ligação*dia é o principal indicativo e está presente no caderno de metas. No período de dezembro de 2008 à agosto de 2012 alcançamos resultados muito expressivos com redução de 81 litros/ligação*dia, atingindo em agosto de 2012 um patamar de 360 l/ligação*dia, resultado da implantação de inovações nas metodologias de trabalho. Gráfico 4 Indicador de Perdas Atingimos o melhor de nossa história gastando menos. Com menores recursos, realizamos mais, ampliamos em 50% a extensão pesquisada. Tabela 4 Resultados referente a Pesquisa de Vazamento não visível Ano Despesa (R$) Extensão pesquisada (Km) Vazamento apontado de Ramal (un) Vazamento apontado de Rede (un) 50% Os resultados apresentados são fruto direto das diversas inovações introduzidas na gestão e no gerenciamento de perdas. Atuando sempre de forma integrada com as diferentes áreas da Organização Candidata e aplicando os princípios do PDCA, foram obtidos significativos resultados que propiciaram um alívio aos sistemas produtores de água e aos mananciais, aumentando a oferta hídrica e contribuindo para a preservação desse importante recurso para as próximas gerações. C.2. Quais são outros benefícios intangíveis decorrentes da implementação da prática, baseados em fatos, depoimentos ou reconhecimentos? As práticas para redução de perdas possibilitam a postergação da ampliação dos sistemas produtores de água, auxilia ao atendimento a novas ligações, melhora a eficiência da distribuição, minimiza gastos com tratamento e distribuição de água, satisfazendo acionistas, melhora a satisfação do cliente, enriquece a visão sistêmica dos colaboradores que participam do mutirão e possibilita uma gestão mais eficiente dos recursos hídricos disponíveis. Glossário Q(inicial) = Vazão inicial Q(final) = vazão final VMN = Vazão Mínima Noturna 6