CEMEO - A INOVAÇÃO NO MONITORAMENTO DE SISTEMAS DE ABASTECIMENTO E COLETA COM FOCO NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO

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1 PNQS 2012 Categoria IGS Inovação da Gestão em Saneamento RDPG Relatório de Descrição de Prática de Gestão CEMEO - A INOVAÇÃO NO MONITORAMENTO DE SISTEMAS DE ABASTECIMENTO E COLETA COM FOCO NA GESTÃO DA INFORMAÇÃO Setembro 2012

2 ORGANOGRAMA Introdução A OC é uma empresa de saneamento responsável pela distribuição de água, coleta de esgoto de uma região com aproximadamente ligações de água e 208,336 ligações de esgoto e de uma população de pessoas. O CEMEO Central de Monitoramento dos Equipamentos da Operação, área onde foi implantada a prática descrita a seguir, é responsável pela gestão e controle dos equipamentos operacionais de abastecimento de água e coleta de esgotos instalados no perímetro de atuação da OC.

3 A. A Oportunidade A.1 - Qual foi a oportunidade de melhoria de gestão (problema, desafio, dificuldade), solucionada pela prática de gestão implementada? A OC inovou no processo de visualização, gestão e controle das informações relacionadas ao abastecimento de água e a coleta de esgotos em sua área de atuação com a implantação de uma central de controle integrada (CEMEO), tendo como resultados uma melhor eficiência operacional, tanto na redução dos índices de perdas na distribuição de água, do consumo de energia elétrica e do número de manutenções executadas, como na resposta as solicitações dos clientes, transformando os custos empresariais dos processos em valor agregado socioambiental para a organização. A importância da informação e do conhecimento no mundo contemporâneo tem sido usualmente associada ao desenvolvimento de novas tecnologias de informação e comunicação. Com essas tecnologias, a dimensão local da informação torna-se fundamental, pois permite uma resposta mais ágil, seja para uma solicitação do cliente ou um equipamento que apresenta alteração em seus parâmetros de controle. Neste contexto, começou a ser desenvolvido a partir de 2008 na Unidade de Negocio UN, entidade funcional da OC, o Projeto de Gestão de Valor Agregado - GVA, cujos pilares (aumentar receitas, reduzir despesas e otimizar ativos) proporcionaram a criação das Unidades de Gerenciamento Regional UGR, implantadas no final de 2009 com o desafio de levar a operação dos sistemas de distribuição de água e coleta de esgotos ao patamar de estado da arte no saneamento, focando a gestão da informação como ferramenta de melhoria dos processos Água, Esgoto e Vendas/Atendimento ao Cliente. Após a reorganização dos processos, a OC identificou por meio de reuniões de análise crítica que o acesso às informações dos equipamentos instalados em campo era uma dificuldade comum aos principais processos. As leituras dos Macromedidores e Válvulas Redutoras de Pressão (VRP) eram feitas mensalmente e de forma manual, isto limitava a atuação das equipes apenas à ações corretivas quando apresentavam-se inconsistências, sendo portanto um modo de operação defasado em relação às práticas de mercado e às novas tecnologias disponíveis. Havia uma proporção desvantajosa entre o esforço para se obter a informação e o tempo de resposta aos problemas, dificultando a gestão no nível operacional. Esses fatores, já em 2010, levaram ao desenvolvimento do Programa de Automação e Supervisão Remota dos equipamentos de distribuição e coleta e a implantação da telemetria nos equipamentos de campo, com priorização determinada através de estudos usando a curva ABC das vazões inicialmente. Com a implantação da telemetria, um grande número de informações passou a chegar instantaneamente na OC, porém, em sistemas distintos, fragmentada, dificultando a tratativa e o repasse às áreas pertinentes, surgindo então a oportunidade para a implementação de uma Central de monitoramento que reunisse essas informações dando maior efetividade as ações da área.

4 A.2. De que maneira as causas do problema foram identificadas? A Unidade de Negócio ao qual a OC está vinculada, desde 2001, vem desenvolvendo um programa de qualidade alinhado ao Modelo de Excelência da Gestão - MEG, que levou a OC em 2010 a conquistar o PNQS Nível I. Isso possibilitou o desenvolvimento de métodos de controle e rotinas de análise crítica que permitissem gerar ações corretivas e preventivas. A Gerência de Operação da Distribuição (Operação Água), alinhada aos padrões de qualidade e excelência da OC, e demonstrando ter entre seus fundamentos principais a visão de futuro, por meio da metodologia MASPP Métodos de Análise e Solução de Problemas de Perdas desenvolveu a prática de análise critica mensal dos indicadores de perdas, o que permitiu a avaliação e a identificação da necessidade de iniciar uma ação diferenciada na gestão das informações relacionadas aos equipamentos de campo instalados, visto a crescente demanda ocasionada com a implantação da telemetria. Em resumo, a OC percebeu que embora possuísse muitas informações estas estavam em sistemas distintos e com subutilização, pois a metodologia de análise era fragmentada, sendo necessário aperfeiçoa-las, integrando-as de forma que se obtivesse uma única plataforma para visualização e estratificação possibilitando analises futuras e subsidiando a tomada de decisão por parte da liderança e pessoas chave envolvidas nos processos. Além disso, identificamos que as informações precisavam ser disseminadas de uma forma mais compartilhada e integrada, envolvendo as áreas meio do processo, tais como, Gestão de Grandes Consumidores, Agências de Atendimento e Ouvidoria, fazendo com que saíssemos do status de reativos para proativos. A seguir demonstramos o ciclo de aprendizado da OC, onde está inserido e destacado o controle e aprendizado das práticas. Figura 2. Controle e aprendizado das práticas na OC

5 B. A Ideia B.1. De que forma a solução foi planejada, concebida, desenvolvida e verificada? Nas reuniões semanais da liderança, foi definido que os encarregados envolvidos nos processos principais e suas respectivas gerencias, elaborariam um plano de implantação para a central de monitoramento, descrevendo o papel e as funções desta nova área. Durante o desenvolvimento, percebeu-se a necessidade de separar o monitoramento e o controle das informações da área de operação, que assumiria o papel de receptora das informações geradas na central para tratativa e resposta as inconsistências verificadas. Para o inicio dos trabalhos do CEMEO, foi necessário estabelecer parâmetros de controle para os equipamentos monitorados, papel assumido pela área de Engenharia da OC, trabalho que deu diretriz para a elaboração dos relatórios de controle dos equipamentos. Na etapa de planejamento, também foi definida a forma de disseminação, a periodicidade e as responsabilidades das informações coletadas e suas tratativas, bem como o fluxo de trabalho entre as áreas envolvidas no processo. Figura 3. Fluxo proposto para gestão da informação A ação foi estruturada com o objetivo de criar um ambiente exclusivo para o monitoramento e controle dos equipamentos instados na área de atuação da OC que possuem transmissão de dados por telemetria. Para facilitar a visualização dos diversos sistemas, foram adquiridos 09 monitores profissionais para formar um único painel em Videowall. A montagem deste painel permitiu a visualização simultânea dos sistemas corporativos de monitoramento utilizados, facilitando o acompanhamento das ocorrências relacionadas à operação da distribuição de água e coleta de esgotos diminuindo o tempo de resposta às solicitações encaminhadas.

6 B.2. Como funciona a prática de gestão? No CEMEO, as informações recebidas são triadas, analisadas, e seguem um fluxo de tratamento de acordo com o processo envolvido, sendo retroalimentadas diariamente pelo próprio monitoramento. O acompanhamento sistematizado dos equipamentos telemetrizados geram dados que alimentam diversos bancos de dados. Destes bancos, são elaborados relatórios gerenciais e operacionais (diário, semanal e mensal) que dão subsídio a liderança e as diversas áreas da OC envolvidas nos principais processos. Esta prática inovadora é compartilhada, tendo cada área a sua responsabilidade, cabe à área interna de Engenharia da OC definir os parâmetros de monitoramento dos equipamentos e checar se as regras operacionais configuradas para as Estações Elevatórias estão de acordo com a necessidade do sistema. Definidos os parâmetros, cabe ao CEMEO, acompanhar, totalizar, estratificar e disseminar todas as informações necessárias para a gestão dos processos, que é feita pela área de operação da OC. Esta estratificação e a gestão dos dados obtidos é o grande diferencial da prática, pois leva a análise a um refinamento jamais imaginado dentro do saneamento, o controle de pressão e das vazões coletados diariamente permite a área de operação, configurar o abastecimento de uma determinada zona de controle de acordo com a necessidade do cliente, no horário especifico em que esta necessidade acontece, a figura abaixo mostra as diversas opções de configuração de uma Válvula Redutora de Pressão VRP, operada remotamente de dentro do CEMEO. Figura 4. Opções de configuração do equipamento de campo VRP A modulação deste equipamento permite 06 configurações de vazão e pressão diárias, além de uma configuração específica para os finais de semana, ou dia a dia se necessário. Outro diferencial da prática é a gestão implementada para o acompanhamento das vazões mínimas noturnas. Para a implementação deste controle, foram utilizados os conceitos da metodologia MASPP, implantada desde 2007 na OC com resultados importantes no combate as perdas. Os dados de vazão entre zero e cinco horas, coletados diariamente pelo CEMEO,

7 são estratificados em dois relatórios analíticos que contribui para as equipes de campo que operam a detecção de vazamentos reduzindo a possibilidade de sinistros, solapamentos e erosões, e reduzindo também o volume das perdas. Abaixo um exemplo do modelo dos controles implementados. Figura 5. Acompanhamento das vazões mínimas noturnas O acompanhamento diário local dos equipamentos também permite sugestões de melhoria para a macro gestão do sistema de distribuição, realizado na Unidade de Negócio pela Central de Operação da Distribuição COD, ao qual o CEMEO se reporta sempre que uma alteração relevante no funcionamento de um equipamento é observado. Uma sistemática constante de troca de informações foi implementada entre as duas áreas, com resultados importantes não apenas para o atendimento mais ágil aos clientes como também para uma maior eficiência energética do sistema, caso comprovado na (figura 10.) item C deste relatório. De maneira contínua, o CEMEO atua na disseminação das ocorrências diárias no sistema de distribuição e de coleta de esgoto, alimentando áreas como a Central de Atendimento dos Grandes Consumidores, Agencias de Atendimento ao Público e Ouvidoria. Com um único lançamento feito no Portal de Notícias da OC, todas estas áreas são informadas instantaneamente do motivo pelo qual uma determinada área está sem abastecimento naquele instante, satisfazendo seus clientes com uma informação direta, precisa e confiável quanto ao tempo previsto para solução do problema, a figura abaixo mostra a forma de disseminação destas notícias.

8 Figura 6. Divulgação de notícias via Portal em ambiente web B.3. Como funciona a sistemática de avaliação e melhoria da prática de gestão? Além da fase de formulação da estratégia no planejamento da Organização Candidata, a avaliação da sistemática e proposição de melhorias é realizada em reuniões mensais de análise critica ou em reunião específica para análise dos indicadores Índice de Perdas na Distribuição Total - IPDT, Volume Disponibilizado - VC e Volume Micromedido - VM, com acompanhamento no Painel de Bordo da organização candidata (figura 07). Como melhoria e aprendizado da prática, foi implantada a macroação Monitorar Estações Elevatórias de Esgoto (figura 06), elaborada no processo de planejamento operacional da OC. Esta melhoria foi resultante do sucesso da implantação da macroação Programa de Automação e Supervisão Remota, realizada no ano anterior no âmbito da Unidade de Negócio. Figura 7. Melhoria e aprendizado da ação As macroações são acompanhadas no Portal da OC a qualquer tempo e trimestralmente em reunião específica com seus coordenadores, e também as ações realizadas são acompanhadas mensalmente pelo coordenador, o que possibilita a aceleração dos processos

9 para atendimento ao cronograma e os resultados no período servirão de subsidio para um novo ciclo de planejamento. C. Os Resultados C.1- Apresentar um ou mais tipos de resultados relevantes obtidos em decorrência da implementação da prática. A centralização da obtenção de informações para a gestão dos processos citados e o consequente envolvimento das áreas de engenharia, operação, análise e controle vem trazendo resultados importantes para a OC, o Índice de Perdas na Distribuição Total, indicador que mede mês a mês a quantidade de litros por ligação por dia perdidos no processo de distribuição, apresenta os seguintes resultados nos últimos 20 meses: Figura 8. Índice de Perdas na OC O gerenciamento das pressões intensificado após a implementação da prática e as rotinas de acompanhamento dos equipamentos de campo da OC refletiram diretamente no numero de manutenções executadas no sistema de distribuição nos últimos 02 anos. Estes resultados que transformados em Reais representam uma redução de custos que viabiliza todos os gastos com a implantação do projeto. Figura 9. Redução de custos com manutenção

10 A seguir, figura citada no item B.2. que demonstra a eficiência energética do monitoramento de elevatórias, com 18% de redução média de energia após sugestão de alteração de parâmetros feita pelo CEMEO em 16/03/ Figura 10. Case de eficiência energética da prática A falta de referenciais comparativos pertinentes no setor de saneamento é uma realidade que dificulta a comparação. O pioneirismo da prática não permitiu que encontrássemos uma área com características similares apropriadas para serem comparados, tornando a OC referência para benchmarking não apenas pela inovação, mas também pelos expressivos resultados alcançados em um curto espaço de tempo. C.2. Quais são outros benefícios intangíveis decorrentes da implementação da prática, baseados em fatos, depoimentos ou reconhecimentos? O maior legado da prática está relacionado a mudança cultural. Isto porque através do CEMEO foi possível transformar uma área predominantemente focada em manutenção para uma área focada na gestão da informação, possibilitando as pessoas atuarem com maior conhecimento. Outros benefícios intangíveis advindos da prática para as outras partes interessadas são: Sociedade: todo processo que reduz perdas, sejam elas de água ou energia elétrica, tem impacto do ponto de vista ambiental, pois as gerações futuras são as grandes beneficiadas de práticas com este propósito. Clientes / Mercado: a melhoria no processo de comunicação das intervenções no sistema aos clientes contribui para a valorização da imagem e marca da Organização Candidata. Acionistas, Governo do Estado e Poder Concedente: a maior eficiência operacional minimiza perdas de receita. Processos: A implementação da prática promove a reflexão sobre os conceitos relacionados a operação nos processos de distribuição e coleta. GLOSSÁRIO: EEA: Estação Elevatória de Água. EEE: Estação Elevatória de Esgoto. OC: Organização Candidata nome genérico dado à Empresa para não identificá-la.

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