Seminário GVcev Ferramentas e Aplicações voltadas à melhoria dos processos. Márcio Roldão INDG

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1 Seminário GVcev Ferramentas e Aplicações voltadas à melhoria dos processos Márcio Roldão INDG

2 ROTEIRO DA APRESENTAÇÃO APRESENTAÇÃO INSTITUCIONAL - INDG; NOVAS OPORTUNIDADES DE MELHORIA DOS RESULTADOS: FOCOS DE ATUAÇÃO x CADEIA DE VALOR x PROCESSOS; MÉTODO DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS; PASSO A PASSO DO MÉTODO E FERRAMENTAS; APLICAÇÃO DA METODOLOGIA E DIFICULDADES; FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO.

3 APRESENTAÇÃO INSTITUCIONAL O INDG Instituto de Desenvolvimento Gerencial é a maior organização de consultoria empresarial brasileira. Nossa equipe é constituída por cerca de 9 consultores com experiências adquiridas em vários setores, atuando também no exterior. Nosso trabalho consiste em construir um Sistema de Gestão Empresarial que reflita diretamente seu sucesso nos resultados financeiros da empresa. Isto é feito: - Dentro das organizações clientes, no local de trabalho; - Com foco em resultados contábeis (se a meta é atingida, a transferência do conhecimento foi bem conduzida); - De forma prática (learn( by doing) ) fazendo a tarefa junto com o cliente, transferindo o conhecimento gerencial.

4 Em alinhamento com a idéia de ampliação do conceito de desperdícios podemos encontrar várias oportunidades de melhoria dos resultados no varejo: Receita Volume Mix Preço FOCO EM VENDAS Lucro Operacional Pessoal GERAR VALOR Custos Operacional Fixo FOCO EM CUSTOS Variável Custo do Capital Empregado Prazo Médio Pagamento Estoques Prazo Médio Recebimento FOCO EM CAPITAL EMPREGADO

5 Estas oportunidades (focos de atuação) podem ser diretamente correlacionadas com a Cadeia de Valor das organizações... Infra-estrutura da Empresa Recursos Humanos/Tecnologia da Informaçãos FOCO EM CUSTOS FIXOS FOCO EM Marketing, Vendas e P&D VENDAS Administrativo/Contábil/Financeiro FOCO EM Logística CUSTOS OPERACIONAIS Operações Suprimentos de Entrada FOCO EM CAPITAL EMPREGADO Logística de Saída Serviços ao Cliente FOCO EM VENDAS MELHORIA DOS Lucro RESULTADOS Operacional

6 ... e esta por sua vez, deve ser desdobrada em grandes processos, onde necessariamente a melhoria deve ocorrer, para que tenhamos uma maior geração de valor (resultados). Eficácia cia = Ser veloz Suprimentos Logística de entrada Comercialização Logística de saída Serviços ao cliente Processos FIM Processos MEIO Maximizar Resultados: Gerar fluxo de caixa positivo. Administrativo Informática Marketing Contábil/Financeiro Recursos Humanos Ger. Produtos Eficiência = Fazer mais com menos

7 Aumentar a Eficiência e a Eficácia de um processo ocorre através da utilização de um Método de Solução de Problemas e seu conjunto de Ferramentas. CONCLUSÃO: Revisão das atividades de planejamento para trabalho futuro PADRONIZAÇÃO: Eliminação definitiva das causas 7 8 A C 1 P D PROBLEMA: Identificação do problema 2 ANÁLISE DO FENÔMENO 3 4 ANÁLISE DO PROCESSO PLANO DE AÇÃO: Contra-medidas das causas principais 6 VERIFICAÇÃO: Confirmação da efetividade da ação 5 EXECUÇÃO: Atuação de acordo com o Plano de Ação META + (META) MÉTODO HODOS (CAMINHO)

8 ETAPA 1: IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA Quais os Custos Mais relevantes Definição de Submetas suficientes para a Meta Geral MELHOR MELHOR MELHOR MELHOR MELHOR MELHOR Resultados FinanceiroS MELHOR MELHOR $ $ $ $ $ PREMISSAS DO PROJETO Estimativas de Ganhos Financeiros INDICADORES COMPARATIVOS ESCOLHA TEMAS Perdas Custos Logística Embalagem Etc. Selecionar Agrupamentos Priorização das frentes de ataque Cluster semelhantes Definição das Metas Tema A MELHOR Desdobramento dos dados Identificação dos Benchmarking e Régua Tema B Tema C

9 ETAPA 1: PRINCÍPIO DA VARIABILIDADE Lacuna R$ Oportunidades Análises Melhor Pratica Média Máximo Entidades Onde existe variação, existe oportunidades de melhoria. A análise da variabilidade identifica lacunas em relação à melhor prática e permite comparar o desempenho entre entidades pertencentes a um mesmo agrupamento. Um percentual da lacuna é definido como meta desafio.

10 ETAPA 2: ANÁLISE DE FENÔMENO Estratifica o problema para direcionar a análise de causas Estratificação Por produto Folha Verificação Coleta de Dados Rejeitados Tipo Maq 1 Maq 2 A B Maq Diagrama de Árvore NOTA FISCAL ATRASADA COBRANÇA INDEVIDA PROBLEMA NO NOTA FISCAL SETOR DE ERRADA TESOURARIA FALTA DE RECURSOS EM CAIXA OUTROS NOTA FISCAL ATRASADA Por Local COBRANÇA PROBLEMA NO NOTA FISCAL FALTA DE OUTROS INDEVIDA SETOR DE ERRADA RECURSOS EM TESOURARIA CAIXA Pareto NOTA FISCAL ATRASADA COBRANÇA INDEVIDA PROBLEMA NO SETOR DE TESOURARIA NOTA FISCAL ERRADA FALTA DE RECURSOS EM CAIXA NOTA FISCAL ATRASADA OUTROS COBRANÇA INDEVIDA PROBLEMA NO SETOR DE TESOURARIA NOTA FISCAL ERRADA FALTA DE RECURSOS EM CAIXA OUTROS NOTA FISCAL ATRASADA Por Horário COBRANÇA PROBLEMA NO NOTA FISCAL FALTA DE OUTROS INDEVIDA SETOR DE ERRADA RECURSOS EM TESOURARIA CAIXA NOTA FISCAL ATRASADA COBRANÇA INDEVIDA PROBLEMA NO NOTA FISCAL SETOR DE ERRADA TESOURARIA FALTA DE RECURSOS EM CAIXA OUTROS

11 ETAPA 3: ANÁLISE DE PROCESSO Identifica a causa raiz do problema Diagrama de Causa e Efeito Fluxograma INÍCIO MATÉRIA PRIMA MÃO DE OBRA MÁQUINA Escolher Forma Untar Forma Problema, situação ou evento Colocar Massa Preparar Forno N Temp ok? S MÉTODO MEIO AMBIENTE MEDIDA Assar Bolo FIM MÉTODO DOS PORQUES!!!

12 ETAPA 4: PLANO DE AÇÃO 5W 1H Estabelece ações necessárias e suficientes para remoção das causas CAUSA ESCOLHIDA Mesa de corte inadequada na Peixaria Falta uma cultura de economia O QUE FAZER? Modificar a Mesa de Corte para conter os resíduos Implantar uma cultura de economia de agua na loja COMO FAZER? QUEM? 1 - Fazer experiencia na mesa de corte que está sobrando da Peixaria colocando 1 - Elaborar materiar para divulgacao e promocao 2 - Dar treinamento para a equipe 3 - Divulgar mensalmente o resultado do consumo Tiago (manut.) QUANDO? (Detalhes da ação, onde será feito, por que) Responsável Prazo/conclusão Sem. 23 Maria Luíza Sem. 25

13 ETAPA 5: EXECUÇÃO PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA Legenda: Verde - Ação no Prazo; Vermelho - Ação Atrasada; Preto - Ação OK Farol de acompanhamento do Plano de Ação RESPONSÁVEL: Maria Reduzir consumo de água em 25% Causa N AÇÃO QUEM? (Responsável) QUANDO? (Prazo) MAIO JUNHO Modificar a mesa de corte para conter os resíduos Fazer experiência na mesa de corte que esta sobrando da peixaria adaptando canaletas para escorrer o resíduo Thiago 2/jun 2 -Implantar uma cultura de economia de água na loja 2.1- Elaborar material para divulgação e promoção Maria 11/jun 2/jul Dar treinamento para equipe Maria 5/jun 2.3- Divulgar mensalmente Resultado do consumo Maria 12/jun 19/6

14 ETAPA 6: VERIFICAÇÃO Gestão à Vista gráficos dos resultados mensais dos indicadores prioritários, com indicação da meta e status. Farol planilha que possibilita visualizar os resultados mensais dos indicadores prioritários, bem como a tendência, podendo ser realizados vários tipos de consultas e análises, para um grupo (cluster) ou para um indicador dentro do grupo. Ranking instrumento gerencial que classifica as entidades de cada grupo pelo resultado do mês. Diagnóstico identificar o status da implantação da metodologia, além de fornecer uma oportunidade de treinamento (OJT) no método, com esclarecimento de dúvidas e orientações. Avaliação do Ganho sistema capaz de computar mensalmente o ganho real (resultado financeiro) obtido com o processo de melhoria contínua.

15 ETAPA 6: EXEMPLO DE GESTÃO À VISTA Custos Operacionais Volume de Vendas Ações ENERGIA EMBALAGEM DESPESAS Ações Ações Ações Ações Ações Ações RESULTADO GERAL

16 ETAPA 7: PADRONIZAÇÃO Elabora os Padrões Operacionais; Defini e dissemina Melhores Práticas; Desenvolve o treinamento no trabalho; Desenvolve o diagnóstico do trabalho operacional; Treina e retreina a equipe na metodologia; Apresenta resultados.

17 2, 1,5 1,, ETAPA 8: CONCLUSÃO COMO AVANÇAR NO PLANEJAMENTO White Belt Green Belt Black Belt Metodologia e ferramentas da qualidade Metodologia e ferramentas analíticas Ferramentas avançadas Seasonal Analysis for Volume produ Seasonal Indices Original Data, by Seasonal Period Percent Variation, by Seasonal Period Residuals, by Seasonal Period Medida 1 Medida 2 Medida 3 Medida 4 Fatores causais Medida 1 Medida 2 Medida 3 Medida 4 Fatores causais

18 APLICAÇÃO DA METODOLOGIA Metodologia Entendimento da ferramenta, definição e validação dos temas e metas, seleção dos grupos de trabalho Líderes dos projetos, conhecem o método, condução dos trabalhos Liderança Domínio da metodologia Base Conhecedores da metodologia Grupo maior, reuniões de idéias, causa e efeito,... Pessoas Execução do planos de ação, padronizações

19 DIFICULDADES NECESSIDADE DE RESULTADOS DE CURTÍSSIMO PRAZO GERANDO AÇÕES DESESTRUTURADAS; CULTURA DE REDUÇÃO DE CUSTOS PONTUAL; PROCESSOS DE MELHORIA EMPURRADOS ; INEXISTÊNCIA DE UMA SISTEMÁTICA FORMAL DE LEVANTAMENTO, PRIORIZAÇÃO E ANÁLISE DE PROBLEMAS; NECESSIDADE DE BANCO DE DADOS ESTRUTURADO; MUDANÇA CONTÍNUA DA ESTRATÉGIA DA EMPRESA; DINAMISMO DO SETOR EM TERMOS DE TECNOLOGIA ; TURN OVER CAUSA NECESSIDADE DE TREINAMENTOS CONSTANTE.

20 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO LIDERANÇA GERAÇÃO DE VALOR CONHECIMENTO GERENCIAL CONHECIMENTO TÉCNICO

21 FIM CONTATO: MÁRCIO ROLDÃO DE ALMEIDA COSTA INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO GERENCIAL (31)

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