UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO ÂMBITO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL Por: Luciano Hanriot Moura Orientadora Prof. Ana Claudia Morrissy Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NO ÂMBITO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Finanças e Gestão Corporativa. Por: Luciano Hanriot Moura

3 3 AGRADECIMENTOS...aos amigos, parentes e colegas de trabalho.

4 4 DEDICATÓRIA À meu pai, minha mãe e minha noiva.

5 5 RESUMO O presente trabalho trata acerca dos sistemas de informações gerenciais, os benefícios para as organizações. Analisa igualmente, o planejamento, desenvolvimento e implantação desses sistemas e a essencialidade da integração entre os sistemas de informações gerenciais e os demais sistemas existentes nas organizações. Quando relevantes, as informações fomentam a correta implementação das estratégias nas organizações, no sentido de auxiliar estas a alcançarem suas metas e seus objetivos. Verifica-se que nas organizações, o espaço informacional, configura-se por sua complexidade, fazendo com que haja valorização dos diferentes composições de informação inseridas, bem como, o modo como é utilizada a informação, no sentido que os sistemas de informações gerenciais resultem em sistemas com capacidade informacional adequada a cada tipo de organização, para que deste modo pensam, de fato, espelhar a situação organizacional, assegurando a eficácia nas tomadas decisão. Palavras-chave: Informações; Sistemas de Informações Gerenciais; Tomadas de Decisão.

6 6 METODOLOGIA O trabalho foi desenvolvido através de leitura de livros, jornais, revistas, pesquisa em sites e empresas que têm implantado um sistema de informação.

7 7 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO CONCEITUAÇÃO SISTEMA Classificação dos Sistemas SISTEMA ABERTO SISTEMA FECHADO SISTEMA EMPRESA SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Finalidades dos Sistemas de Informação Por que utilizar Sistemas de Informação? Tipos de Sistema de Informação SISTEMA DE APOIO A OPERAÇÕES DA EMPRESA Sistema Processamento de Transações (SPT) Sist. de Trab. do Conhecimento e Automação de Escritório (STC e SAE) SISTEMA DE APOIO GERENCIAL Sistema de Suporte da decisão (SSD) Sistema de Suporte Executivo (SSE) Sistema de Informação Gerencial (SIG) IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS ASPECTOS QUE FORTALECEM OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS EMPRESAS RELATÓRIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO RECURSO ESTRATÉGICO Grid Estratégico: Impacto das aplicações de TI Níveis de Ação, Componentes e Vantagens dos Sistemas de Informações Planejamento, Desenvolvimento e Implementação dos Sistemas de Informações Gerenciais e Integração com os demais Sistemas Organizacionais Sistemas de Informações Gerenciais na Internet CONCLUSÕES REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 41

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9 9 1. INTRODUÇÃO A informação é fundamental para as organizações, constituindo-se, em um ferramental seguro e eficaz, pois sem ela, as tomadas de decisão não contêm a qualidade necessária, podendo ocasionar resultados ruins para as organizações, tais como o não atingimento dos objetivos traçados. Atualmente, os gestores enfrentam grandes desafios no cenário competitivo mundial, demandando informações que espelhem as necessidades organizacionais na obtenção dos resultados esperados. Conforme Cruz (2000), o desenvolvimento dos sistemas de informações gerenciais levam às organizações a terem a segurança necessária no seu processo administrativo. A correta utilização dos seus dados é essencial para que as organizações continuem produzindo e, quando esses dados são transformados em informações, irão servir de auxílio ao processo decisório. Deste modo, os sistemas de informações gerenciais, asseguram respostas de ágeis e temporais aos gestores, na busca, ao diferencial de competitividade.

10 10 2. CONCEITUAÇÃO Um sistema de informação gerencial pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de auxiliar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório das organizações. (K. LAUDON; J. LAUDON, 1999b). Entende-se que, nas organizações, os sistemas de informações gerenciais facilitam o processo de captação, entrada e transformação dos dados em informações com valor agregado, para que possam ser utilizadas, com efetividade, nas tomadas de decisão. Conforme O Brien (2002), um sistema de informações gerenciais gera informações que subsidiam os administradores nas tomada de decisão. Deste modo, tais sistemas auxiliam os administradores na busca de soluções que propiciem às organizações melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços, pois levam aos gestores informações que o processo decisório demanda. Consoante Oliveira (2004), os sistemas de informações gerenciais consideram a informação dentro de um processo que engloba a coleta dos dados, seu tratamento para a transformação em informação, o processo decisório baseado na informação, a ação proveniente da decisão, os resultados e, finalmente, a avaliação. Para Stair (1998), os sistemas de informações gerenciais formam um conjunto de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisão, focalizando a eficiência das operações. Desta maneira, os sistemas de informações gerenciais são constituídos não apenas de elementos pertencentes à tecnologia da informação, como também de pessoas que elaboram os procedimentos adotados na coleta dos dados, na sua transformação em informação com valor agregado e em sua disponibilização, no sentido de auxiliarem os administradores na escolha da decisão correta, para um melhor gerenciamento das estratégias organizacionais.

11 11 Para García Bravo (1992 apud GUIMARÃES, 2003, p. 121), o sistema de informação envolve: um conjunto de elementos; relação entre si; um ambiente atuando entre os elementos e suas relações; um objetivo a conseguir; uma propriedade de autocontrole e realimentação do sistema. Em face do exposto, um sistema de informações gerenciais forma um todo, a partir de partes separadas, que passam a relacionar-se entre si, inseridas no ambiente organizacional. As informações disponibilizadas nesse sistema permitem ao administrador escolher a melhor decisão para alcançar os objetivos definidos, ao mesmo tempo em que possibilita a avaliação das ações realizadas, no sentido de melhorá-las ou até mesmo corrigi-las, se não estiverem em conformidade com o planejamento traçado. Desta maneira, a partir do processo de avaliação, os sistemas de informações gerenciais geram novas informações que irão realimentar a si próprio, de modo a fechar o ciclo informacional. Reich e Benbasat (1996 apud BRODBECK; OLIVEIRA; MAJDENBAUM, 2003) e Sabherwale e Chan (2001 apud HOPPEN; OLIVEIRA; MAJDENBAUM, 2003) afirmam que os sistemas de informações devem ser considerados como o conjunto de informações resultantes das operações do negócio, que informam a evolução da contemplação dos objetivos da organização durante o desenvolvimento de suas atividades, de forma a considerar os aspectos internos e externos do negócio, possibilitando seu redirecionamento e a obtenção de vantagens competitivas. Deste modo, os administradores fazem uso desses sistemas para utilizar, de forma mais eficaz, os recursos aplicados em suas metas, visando o atingimento dos resultados esperados, traçados no planejamento estratégico da organização. Segundo Ribeiro Filho (1997), é estreita a relação entre sistemas de informações e o processo de tomadas de decisão gerencial. Entende-se, portanto, que as relações entre as organizações e os sistemas de informação se dão de forma interdependente. Toda e qualquer alteração que as organizações venham a sofrer, causará impacto diretamente nos sistemas de informação, que, por seu turno, deverão ser atualizados, de forma a refletir a nova realidade organizacional.

12 12 3. SISTEMA A busca pela solução dos problemas conduz os gestores a unir as partes que compõem a organização para formar um sistema que dará condições para administrar o todo. De acordo com OLIVEIRA (2002, p.35), sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. A formação de um sistema se dá pela união de diversas partes interdependentes que conjuntamente visam atingir um objetivo comum. BATISTA (2004, p. 22), define sistema como a... disposição das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas. Segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 32), em geral os sistemas procuram atuar como: Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade; Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética das empresas; Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento; Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial. As diversas formas de atuação dos sistemas permitem que as empresas conheçam a si, ou seja, conheçam o seu potencial interno, e

13 13 estejam preparadas para atuar no meio externo e sobreviver aos incessantes ataques do mercado competitivo. 3.1 Classificação dos Sistemas Os sistemas podem ser classificados de várias maneiras, porém para efeito desse trabalho, classificam-se os sistemas de duas maneiras principais: Sistemas Abertos e Sistemas Fechados. PADOVEZE (1997, p.36), afirma que... os sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto que os sistemas abertos caracterizam-se pela interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis. Para reforçar, a seguir é apresentada detalhadamente a classificação de sistema SISTEMA ABERTO A interação da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua caracteriza essencialmente o chamado sistema aberto. BIO (1985, p.19), propõe que... os sistemas abertos envolvem a idéia que determinados inputs são traduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado. A empresa busca recursos no ambiente, processa-os com ajuda dos recursos internos e devolve ao ambiente na forma de bens ou serviços. A relação de troca é natural no desenvolvimento de qualquer atividade, assim como a empresa busca no fornecedor a matéria-prima, precisa estar preparada internamente com recursos humanos e tecnológicos, para transformar essa matéria-prima e devolver à sociedade em forma de produto acabado.

14 SISTEMA FECHADO O sistema fechado independe do meio externo para o desenvolvimento das suas funções. CORNACHIONE (1998, p.25), afirma que... os sistemas fechados são entendidos como os que não mantém relação de interdependência com o ambiente externo. PADOVEZE (2000), cita como exemplo de sistema fechado o relógio, onde o seu mecanismo trabalha em conjunto sem precisar do meio externo para o seu funcionamento. A interação ocorre entre as partes que compõem o sistema, não se tornam menos importantes, apenas não interagem com o meio externo.

15 15 4. SISTEMA EMPRESA Conhecendo as definições de sistemas, pode-se afirmar, portanto, que a empresa é um sistema aberto, em razão da sua interação com o meio ambiente externo. A empresa capta no meio externo os recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou serviços prestados, ou informações, atendendo as necessidades da sociedade. No decorrer desse processo podem ocorrer desvios e resultados insatisfatórios, a retroalimentação permite a correção desses desvios, a fim de que se possam alcançar os objetivos satisfatoriamente. CHIAVENATO (2000, p.49), propõe que... a empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas). O planejamento estratégico é elaborado sob condições e variáreis ambientais, esse fato só é possível devido à empresa ser um sistema aberto e estar em constante interação com o ambiente.

16 16 5. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. STAIR (1998, p. 11), afirma que:... sistemas de informação é uma Série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. GIL (1999, p.14), define que... os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações. Na visão de PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241),...os sistemas de informação (management information systms) são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. 5.1 Finalidades dos Sistemas de Informação As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. LAUDON e LAUDON (1999, p. 26), afirmam que a razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a conseqüente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado.

17 17 Para PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241), os sistemas de informação têm por finalidade... a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da decisão e a estrutura de apresentação das informações. De forma estruturada, os sistemas de informação dão condições para que as empresas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas. 5.2 Por que utilizar Sistemas de Informação? A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras. A exigência do mercado, competitivo, dinâmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente, garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia. Segundo BATISTA (2004, p. 39),... o objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam fluir na estrutura organizacional. Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando soluções e satisfação no desenvolvimento das atividades. Para serem efetivos, os sistemas de informação precisam, segundo PEREIRA e FONSECA (1997, p. 242), corresponder às seguintes expectativas: Atender as reais necessidades dos usuários; Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou; Atender ao usuário com presteza;

18 18 Apresentar custos compatíveis; Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de informação; Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa. Ao visualizar um sistema que atenda os requisitos acima, a empresa se sente confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios. 5.3 Tipos de Sistema de Informação Os sistemas, do ponto de vista empresarial, podem ser classificados de acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de decisões. Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja, Sistemas de Apoio às Operações e Sistema de Apoio Gerencial. Na seqüência, estão apresentados os principais sistemas de informação dando, porém, maior ênfase ao sistema de informação gerencial, estudo desse trabalho SISTEMA DE APOIO A OPERAÇÕES DA EMPRESA Os sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais metas processar transações, controlar processos industriais e atualizar banco de dados, fornecendo informações de âmbito interno e externo. Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das atividades da empresa, não consegue desenvolver informações específicas, necessitando do apoio do sistema de informação gerencial. Faz parte do Sistema de Apoio às Operações: Sistema Processamento de Transações (SPT) Os sistemas de processamento de transações são utilizados no nível operacional da empresa, afirmam LAUDON e LAUDON (2001, p. 31), que... um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado

19 19 que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios. A automatização dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negócios da empresa agiliza e facilita a realização dos trabalhos. Além de oferecer uma gama maior de informações. Como exemplo, pode-se citar a transação das rotinas da folha de pagamento, a computadorização, além de produzir os cheques para pagamento dos colaboradores, pode fornecer relatórios exigidos pelos órgãos federais e estaduais. São também exemplos de SPT, a emissão de notas fiscais e o controle de estoque Sist. de Trab. do Conhecimento e Automação de Escritório (STC e SAE) A necessidade do nível de conhecimento da empresa é suprida pelos sistemas de trabalho do conhecimento e de automação de escritório. Segundo BATISTA (2004, p. 24), a definição que se aplica ao STC e SAE é descrita da seguinte forma:... toda e qualquer tecnologia de informação que possui como objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam as informações de escritório. LAUDON e LAUDON (2001, p. 33) também definem: os sistemas de automação de escritório (SAE) são aplicações de informática projetadas para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte à coordenação e às atividades de comunicação de um escritório típico. Os aplicativos dos escritórios são projetados com base na necessidade de manipulação e gerenciamento de documentos, aumentando assim a produtividade dos envolvidos com a atividade, por exemplo, a editoração eletrônica, arquivamento digital, planilhas de cálculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas. Os sistemas de trabalho do conhecimento exigem uma visão ampla das pessoas, pois além de saber usar os aplicativos dos escritórios, essas pessoas precisam saber utilizar o que o aplicativo oferece para criar informações novas.

20 SISTEMA DE APOIO GERENCIAL Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. O BRIEN (2002, p.29), afirma que quando os sistemas de informação se concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são chamados sistemas de apoio gerencial. Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema de Suporte da Decisão (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de Informação Gerencial (SIG) Sistema de Suporte da decisão (SSD) Os sistemas de suporte da decisão são munidos de grande quantidade de dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização. Nessa contextualização, BATISTA (2004, p. 25), considera como SSD... os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisão. Os sistemas de suporte a decisão oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial Sistema de Suporte Executivo (SSE) Os sistemas de suporte executivo dão suporte ao nível estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse sistema são os executivos seniores.

21 21 Os sistemas de suporte executivo não são projetados para resolver problemas específicos, em vez disso, fornecem uma capacidade de computação e telecomunicações que pode mudar a estrutura dos problemas Sistema de Informação Gerencial (SIG) O mais conhecido dos sistemas de informações, o sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão. OLIVEIRA (2002, p. 59), define que, o sistema de informação gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informações necessárias ao processo decisório. GARCIA e GARCIA (2003, p. 29) apud POLLONI, definem que sistema de informação gerencial: é qualquer sistema que produza posições atualizadas no âmbito corporativo, resultado da integração de vários grupos de sistemas de informação que utilizam recursos de consolidação e interligação de entidades dentro de uma organização. STAIR (1998, p.278), assim define, o propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência. Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo portando, uma interação entre os meios, resultando na concretização dos objetivos preestabelecidos pela empresa. As fontes externas advêm do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstâncias pela evolução tecnológica. As fontes internas estão relacionadas aos bancos de dados mantidos pela organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas

22 22 que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing. OLIVEIRA (1992, p. 39), afirma que: Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. Os sistemas de informação gerencial mudam constantemente para atender o dinamismo dos negócios, o que vai de encontro à necessidade de qualquer organização para sobreviver no mercado. Para BATISTA (2004, p. 22), sistema de informação gerencial: É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. È um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. È o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. A estrutura decisória da empresa, no contexto de processos gerenciais, classifica os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver. BATISTA (2004), escreve que os sistemas são classificados em: sistema de nível estratégico, de conhecimento, tático e operacional. As informações geradas pelos sistemas de nível estratégico são utilizadas na definição do planejamento estratégico da organização, ou seja, tomada de decisão. Os sistemas de nível tático são usados no controle dos planejamentos operacionais, define as táticas ou metas a serem cumpridas. Os sistemas de conhecimento envolvem a transmissão de conhecimento e informação entre os departamentos. Os sistemas de nível operacional são utilizados para o desenvolvimento das tarefas diárias da empresa, como exemplo: sistema de compra/venda.

23 23 Figura 1: Sistema de Informação Gerencial Fonte:

24 24 6. IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por um sistema de informação gerencial, porém OLIVEIRA (2002, p.54) afirma que o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas: Redução dos custos das operações; Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço; Melhoria na produtividade; Melhoria nos serviços realizados e oferecidos; Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão; Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas; Redução do grau de centralização de decisões na empresa;e Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. Essas premissas permitem que as empresas definam possíveis fortalecimentos do processo de gestão, garantindo o diferencial de atuação e por conseqüência, vantagem competitiva. Os sistemas de informação gerencial segundo STAIR (1998), resulta em vantagem competitiva para a empresa, pois um SIG deve ser desenvolvido de forma a dar apoio às metas da organização. Por exemplo, os executivos de nível superior usam relatórios do SIG no desenvolvimento de estratégias para o sucesso dos negócios, os gestores de nível médio usam os relatórios de SIG para comparar as metas estabelecidas da empresa com os resultados reais.

25 25 Dessa forma, a empresa justifica o cumprimento de suas metas com a ajuda dos sistemas de informação gerencial.

26 26 7. ASPECTOS QUE FORTALECEM OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS EMPRESAS Os sistemas de informação gerenciais são instrumentos para o processo decisório. Por conseqüência, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas dos Sistemas de Informação Gerenciais, é necessário, segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 121), que alguns aspectos sejam observados. Entre estes podem ser citados: O envolvimento da alta e média gestão; A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG; O uso de um plano mestre ou planejamento global; A atenção específica ao fator humano da empresa; A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações O apoio global dos vários planejamentos da empresa; O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes ao sistema; O conhecimento e confiança no SIG; Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas; A adequação custo-benefício. As mudanças nos processos empresariais são inevitáveis quando se opta por investir em inovação, principalmente com relação à tecnologia.

27 27 8. RELATÓRIOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL Os relatórios do sistema de informação gerencial podem ajudar os administradores no que tange os aspectos de desenvolvimento de planos para melhorar a administração, assim como obter melhor controle sobre as operações da empresa, e tomar decisões acertadas. O processo de transformação de dados resulta em informações úteis, as quais podem ser observadas nos relatórios. STAIR (1998), escreve que os relatórios advindos do sistema de informação gerencial incluem relatórios programados, relatório indicador de pontos críticos, relatórios sob solicitação e relatórios de exceção. Os relatórios programados são aqueles produzidos periodicamente, por exemplo, em uma fábrica a produção de um determinado produto pode ser monitorado diariamente. O relatório de pontos críticos é um tipo especial de relatório programado emitido no começo de cada dia, resumindo as atividades do dia anterior. Os administradores obtêm informações sobre as atividades críticas da empresa possibilitando ações corretivas. Os relatórios sob solicitação são produzidos somente quando o administrador quer saber sobre um item específico, por exemplo, total da venda de um determinado produto. Os relatórios de exceção são parametrizados para informar automaticamente critérios preestabelecidos pela empresa, por exemplo, para se ter um efetivo controle de estoque os administradores parametrizam o sistema para avisar quando determinado produto está com estoque abaixo do mínimo ideal. Diante deste contexto, conclui-se que os relatórios produzidos pelo sistema de informação gerencial deveriam ser fornecidos de acordo com a necessidade dos gerentes. Eles podem ser diários, semanais, mensais e apresentar informações de cunho financeiro, administrativo, e contábil.

28 28 9. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO RECURSO ESTRATÉGICO O uso da Tecnologia da Informação nas suas primeiras décadas de existência (anos 50 e 70) estava voltado, primordialmente, para a redução de custos através da automação de processos em nível operacional. Nos últimos anos, no entanto, a TI tem subido de patamar passando pelo nível tático e, mais recentemente, chegando ao nível estratégico das organizações. Sobre isso, Albertin (2004) afirma que as organizações têm procurado um uso cada vez mais intenso e amplo de Tecnologia de Informação, não apenas bits, bytes e demais jargões, mas uma poderosa ferramenta empresarial, que altere as bases da competitividade e estratégias empresariais. As organizações passaram a realizar seus planejamentos e a criar suas estratégias voltadas para o futuro, tendo como uma de suas principais bases a TI, devido a seus impactos sociais e empresariais. Na literatura, nem sempre se encontra um significado homogêneo para Estratégia ou um conceito que seja amplamente aceito para Tecnologia da Informação. Cabe, portanto, definir tais conceitos para fins deste trabalho. Para estratégia será usado o conceito de Porter (1996): estratégia é a criação de uma posição única e valiosa, envolvendo um conjunto diferente de atividades. De acordo com Laurindo (2002), o conceito de TI é mais abrangente do que os de processamento de dados, sistemas de informação, engenharia de software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais. Pode-se, então, definir Tecnologia da Informação como recurso estratégico das organizações para obtenção de vantagem competitiva, através da utilização de informações em todas as suas formas, envolvendo aspectos humanos, administrativos e organizacionais. Neste trabalho, serão utilizados modelos que visam analisar o papel, a gestão e a organização da TI, e a relação destes com as estratégias organizacionais. Modelos caracterizam-se como ferramentas fundamentais para conceber algo e representar, simular ou idealizar essa realidade por meio de objetos, fluxos, idéias ou palavras, por que ele permite a visualização dos

29 29 relacionamentos e dos efeitos relevantes em uma situação ou problema específico Para visualizar como a TI está relacionada à estratégia e à operação o modelo de negócios da empresa, pode-se utilizar, entre outros, dois modelos fundamentais: o grid estratégico de McFarlan (1998) e a matriz de intensidade de informação de Porter e Millar (1985). O primeiro permite analisar o impacto no negócio da empresa de aplicações de TI presentes e futuras, definindo quatro quadrantes, cada um representa uma situação: suporte (support), fabril (factory), transição (turnaround) e estratégico (strategic). O segundo analisa a quantidade de informação que está contida no processo e no produto, considerando, para isso, a cadeia de valor. Nas empresas cujos produtos e processos têm muita informação, os sistemas de informação têm grande importância. Segue uma análise detalhada dos modelos. 9.1 Grid Estratégico: Impacto das aplicações de TI O modelo proposto por McFarlan está demonstrado na figura abaixo, e acordo com ele pode-se verificar o posicionamento da TI dentro da estrutura da empresa e como a TI será gerenciada. Baixo Baixo Impacto da Carteira de Desenvolvimento de Aplicativos Alto Impacto dos sistemas operacionais existentes Nível de Suporte Nível Fabril Nível de Transição Nível Estratégico Alto FIGURA 2 - Grid Estratégico Fonte: Adaptado de McFarlan (1998) Os quadrantes podem ser explicados da seguinte maneira:

30 30 Nível de Suporte: a TI tem pequena influência nas estratégias atual e futura da empresa; No quadrante SUPORTE não há necessidade de posicionamento de destaque da área de TI na hierarquia da empresa, pois ela teria pouca influência nas estratégia atual e futura da organização. Nível Fabril: as aplicações de TI existentes contribuem decisivamente para o sucesso da empresa, mas não estão previstas novas aplicações que tenham impacto estratégico; a TI deve estar posicionada em alto nível hierárquico porque contribui decisivamente para o sucesso do negócio. Podese supor que a eficácia no desenvolvimento de sistemas já é uma realidade, deve-se, portanto, buscar ganhos de eficiência. Nível de Transição: a TI passa de uma posição mais discreta para uma de maior destaque na estratégia da empresa. Para que a TI tenha maior destaque na hierarquia da empresa é necessário enfatizar a eficácia. Nível Estratégico: a TI tem grande influência na estratégia geral da empresa. Tanto as aplicações atuais quanto as futuras são estratégicas, afetando diretamente o negócio da empresa. Muitas empresas têm identificado que sua situação atual encontra-se no quadrante suporte ou fábrica, o resultado é que, devido à evolução, tanto da TI como das condições competitivas, essa posição pode conduzir para a desvantagem competitiva. Isso não significa que empresas situadas nesses quadrantes devam aplicar mais recursos em TI, mudar o seu planejamento ou tomar qualquer outro tipo de providência drástica, muitas estão e permanecerão situadas aí adequadamente. Entretanto, as organizações devem sempre reavaliar o papel que a TI em sua estratégia para assegurar que sua localização ainda seja apropriada. McFarlan propôs ainda a análise de cinco questões fundamentais sobre as aplicações de TI, relacionando-as com as cinco forças competitivas de Porter (1998): A Tecnologia de Sistemas de Informação pode erguer barreiras à entrada? A Tecnologia de Sistemas de Informação pode impedir a troca de fornecedores? A Tecnologia pode alterar a base de competição? Os Sistemas de Informações podem alterar o equilíbrio de poder nas relações com

31 31 os fornecedores? A Tecnologia de Sistemas de Informação pode gerar novos produtos? Para mensurar o impacto da TI em sua estratégia, as organizações devem responder a essas questões. Caso a resposta seja afirmativa em alguma delas a tecnologia da informação deve ser considerada como um recurso estrategicamente importante que exige um alto nível de atenção durante o planejamento. 9.2 Níveis de Ação, Componentes e Vantagens dos Sistemas de Informações A partir da definição das necessidades dos diversos níveis hierárquicos existentes nas organizações, os sistemas de informações gerenciais podem ser compostos por vários subsistemas interligados, formando uma cadeia de informações que atinjam a todos os níveis de decisão. Assim, os gestores que dela necessitam podem utilizá-las de forma a alcançar a eficácia organizacional. Os sistemas de informações gerenciais foram concebidos para apoiarem as necessidades informacionais e as tomadas de decisões. Assim, o tipo de informação demandada pelos tomadores de decisão se relaciona diretamente com o nível de tomada de decisão gerencial e o grau de estrutura que enfrentam (O BRIEN, 2002). Para Oliveira (2004), os sistemas de informações estão estruturados em três níveis, de influência: estratégico, tático e operacional. nível estratégico: contempla as interações entre as informações dos ambientes externo e interno à organização. Nele ocorrem as decisões estratégicas de ampla perspectiva, envolvendo, o ambiente interno e o ambiente externo à organização. As informações para tomadas de decisões estratégicas são resumidas, de caráter antecipatório e não rotineiras, para auxílio à administração estratégica que, normalmente, desenvolve metas globais, estratégias, políticas e objetivos, dentro do planejamento estratégico da organização. (O BRIEN, 2002). Nesse nível, estão as atividades de planejamento de longo prazo, cujo propósito é compatibilizar mudanças no

32 32 ambiente externo com as capacidades existentes na organização (NALIATO; PASSOS, 2006). Embora o grau de detalhamento seja menor, as informações devem ter um maior nível agregado para que sirvam de apoio às tomadas de decisões estratégicas; nível tático: contempla as informações de apenas determinada área da organização. As decisões táticas, que acontecem neste nível, agregam informações de apenas uma área de resultado e não de toda a organização (OLIVEIRA, 2004). Esse nível engloba informações que não são, necessariamente, programadas, e se concentram em um nível médio de decisão, por desenvolverem planos de curto e médio prazo. No nível tático, são feitas programações e orçamentos, determinação das políticas, procedimentos e objetivos de negócios para as várias subunidades da organização, além da distribuição de recursos e monitoramento dessas subunidades (O BRIEN, 2002); nível operacional: contempla a formalização das diversas informações estabelecidas na organização. É neste nível que se dão as decisões operacionais, que necessitam de programação prévia e detalhamento, através de planos organizacionais de curto prazo (O BRIEN, 2002). Nesse nível, é implantado o plano de ação da organização, definido no nível tático, com o apoio dos recursos humanos, dos recursos financeiros e dos recursos físicos disponíveis, visando obter-se a melhor relação custo/benefício para a organização (CARMO; PONTES, 2006). É o nível em que se efetua o monitoramento das atividades básicas da organização. A figura a seguir expõe a estrutura dos níveis de decisão organizacional acima descrita:

33 33 Figura 3 Estrutura dos Níveis de Decisão Organizacional Fonte: IGTI (2002) Para que os sistemas de informações gerenciais possam, de fato, auxiliar nas tomadas de decisão nas organizações, faz-se necessária a compreensão dos administradores quanto a seus componentes e suas interações, quando do desenvolvimento desses sistemas, para que, deste modo, seja assegurado seu bom funcionamento. Oliveira (2004) afirma que os sistemas de informações são compostos por: dados: elemento na forma bruta, que, por si só, não leva à compreensão de fatos ou situações; tratamento: transformação dos dados em informações (dados dotados de relevância); informação: dado que foi trabalhado e auxilia no processo decisório; alternativa: ação substituta, através da qual chega-se ao mesmo resultado, porém, de modo diferente; decisão: opção que o administrador possui de escolher, entre as diversas alternativas, a que leve ao melhor resultado operacional; recursos: levantamento das alocações (equipamentos, materiais, financeiros, humanos); resultados: produto final do processo de tomada de decisão; controle e avaliação: função do processo administrativo que permite os tomadores de decisão avaliar o desempenho e o resultado das ações, objetivando a realimentação do sistema, para que possam corrigir e/ou reforçar o desempenho organizacional;

34 34 coordenação: função do processo administrativo que aproxima os resultados apresentados do que foi planejado. A figura a seguir retrata a composição de um sistema de informações gerenciais, que, segundo Oliveira (2004), traz os dados que irão receber o tratamento. Esses dados, por sua vez, se transformarão em informações que subsidiarão o processo decisório Figura 4 - Modelo Geral de um Sistema de Informações Gerenciais Fonte: Oliveira (2004). O autor complementa que os sistemas de informações gerenciais são compostos também pelos equipamentos e materiais necessários ao bom funcionamento do sistema; pelos os indivíduos, que irão agregar valor às informações; pelos resultados decorrentes das tomadas de decisões; pelo controle e avaliação, em que os administradores controlam e avaliam o desempenho e o resultado das ações; e, finalmente, pela coordenação, função do processo administrativo que aproxima os resultados apresentados do que foi planejado. Para Claver et al (2001 apud TEIXEIRA JUNIOR; OLIVEIRA, 2003), o sucesso dos sistemas de informação nas organizações está condicionado à união de dados, tecnologia da informação e pessoas, sendo estas últimas estabelecidas na condição de indivíduos dentro da cultura organizacional. Os sistemas de informações gerenciais, portanto, otimizam a utilização da informação, tornando-se indispensável para todas as áreas das organizações, de modo a estimular seu compartilhamento. Oliveira (2004, p. 44) destaca os benefícios que os sistemas de informações gerenciais trazem para as organizações:

35 35 melhoria no acesso às informações, favorecendo a precisão nos relatórios, que são gerados mais rapidamente e com menor esforço; melhoria na operacionalização dos serviços; melhoria nas tomadas de decisões, a partir do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; melhoria na estrutura organizacional, devido um melhor fluxo de informações; melhoria na adaptação das organizações no enfrentamento dos imprevistos, derivados das freqüentes transformações no ambiente em que a organização está inserida. Observa-se que os sistemas de informações gerenciais, através de informações mais rápidas e precisas, levam as organizações a ganhos de vantagem competitiva e a benefícios incorporados, tais como: maior rapidez nos processos de comunicação das organizações; maior facilidade no acesso às informações relevantes; e melhoria nas tomadas de decisões. 9.3 Planejamento, Desenvolvimento e Implementação dos Sistemas de Informações Gerenciais e Integração com os demais Sistemas Organizacionais Nas organizações, a essência do planejamento e do controle é a tomada de decisões, que depende de informações oportunas e confiáveis. Para tanto, faz-se necessário que as organizações mantenham sistemas de informações ajustados às necessidades de informações que o processo decisório exige (BIO, 1996). Entende-se, portanto, que a definição de um bom planejamento dos sistemas de informações, por parte das organizações, é extremamente importante para que possam auxiliar os gestores no processo de tomada de decisão. Conforme Amaral (1999 apud SANTOS; CONTADOR, 2006), o planejamento dos sistemas de informação constitui-se em uma atividade da organização que irá definir o futuro que ela deseja para seus sistemas, bem

36 36 como a maneira pela qual deverão ter o suporte das tecnologias da informação e o modo de estabelecê-lo. Conforme Bio (1996, p. 123), no período da concepção dos sistemas de informações gerenciais, cabe aos administradores definir o tipo de decisão que devem tomar para que os sistemas não produzam informações irrelevantes. Deste modo, o autor evidencia a necessidade de: identificação dos objetivos, do processo de planejamento e das políticas existentes na organização; determinação das necessidades de informação para auxiliar a tomada de decisões; identificação dos responsáveis pela tomada de decisões e avaliação de seus padrões de reação e decisão; desenvolvimento de sistemas adequados às necessidades informacionais da organização. O planejamento dos sistemas de informação traz mudanças na organização, que se manifestam, principalmente, nos recursos humanos, técnicos e gerenciais, no sentido de monitorar a evolução e a inovação organizacional e criar um espírito de mudança e de procura pela qualidade (AMARAL 1999, apud SANTOS; CONTADOR, 2006). Entende-se que, para o desenvolvimento adequado de um sistema de informações gerenciais, deverá, inicialmente, ser efetuada a identificação das informações relevantes nas áreas que fornecem as informações. Depois de reunidas, deverão ser analisadas, para que possam ter valor agregado e, assim, converterem-se em informações gerenciais, com fins de apoio ao processo decisório. Oliveira (2004) afirma que os sistemas de informações gerenciais devem ser desenvolvidos por um grupo representativo da empresa, com a coordenação de seus principais executivos, possuidores de visão sistêmica. Conforme o autor, para que os sistemas de informações gerenciais tenham sucesso em sua implantação, faz-se necessário que o empreendedor interno possua as seguintes características: elevada dose de energia e força pessoal e grau de autoconfiança; compromisso com a administração de projetos e objetivos de longo prazo, bem como elevada preocupação com o tempo alocado; busca de ajuda interna ou externa de especialidades de que necessitam.

37 37 Assim sendo, o autor evidencia o fator humano no condicionamento dos os sistemas de informações gerenciais pelo seu nível de envolvimento e entendimento, capacitação profissional, comportamentos, atitudes, atuação e interação. Bio (1996) compreende que, no desenvolvimento dos sistemas de informações gerenciais, os administradores devem seguir os seguintes critérios, para que tais sistemas possam atender com eficácia ao processo decisório: flexibilidade: para poder atender aos diversos níveis informacionais; confiabilidade: para dar suporte às tomadas de decisão; utilidade: para que as informações disponibilizadas possam satisfazer as necessidades dos usuários; funcionalidade: para que possam atender com praticidade e eficácia; acesso: permitir acesso rápido e tempestivo a seus usuários. Para que um sistema de informações gerenciais possa atender, com efetividade, ao processo decisório de uma organização, faz-se necessária a integração conceitual e informativa entre os subsistemas e os sistemas que o alimentam. Em determinadas organizações, tais sistemas são integrados através de um banco de dados comum, facilitando o fluxo dos dados e das informações. A integração entre sistemas associa-se diretamente à administração de redes e banco de dados, na definição de quais sistemas deverão combinar-se entre si e quais componentes adicionais serão necessários na otimização da utilização dos dados e das informações da organização (STAIR, 1998). Deste modo, as áreas organizacionais devem ser vistas com enfoque sistêmico, para efeito de formulação de relatórios e demais documentos relativos aos sistemas de informações gerenciais. Estes devem atender às necessidades de todas as unidades da organização, interrelacionando-as por meio do fluxo de informações. Segundo K. Laudon e J. Laudon (1999a), a integração entre os diversos sistemas permite a troca de dados entre diferentes áreas e sistemas. Entende-se que essa troca possibilita um melhor fluxo de informações, uma

38 38 vez que não há a necessidade do deslocamento de um funcionário de determinada área para outra, para conseguir a informação de que necessita, vindo a gerar, desse modo, otimização quanto aos processos de trabalho. Faz-se necessária a compatibilização dos subsistemas com a estrutura de responsabilidade executora das atividades da organização, de modo que as informações direcionadas para a formulação de planos, execução das funções e avaliação de desempenho sejam estruturadas quanto à forma, periodicidade e detalhamento, conforme os objetivos das unidades da organização, no sentido de prover seus membros da comunicação correta e temporal (OLIVEIRA, 2004). Stair (1998) destaca a importância da colaboração de todas as áreas da organização para o desenvolvimento de uma abordagem integrada e coordenada na implementação de hardware, software, bancos de dados e telecomunicações, como bases de seus sistemas de informação. Segundo o autor, a integração entre sistemas permite: interconexão entre os computadores; melhor fluxo na transmissão e compartilhamento dos dados e informações; facilidade de acesso aos dados; melhor monitoramento e controle dos programas e arquivos de dados. Evidencia-se a necessidade de integração entre o processo organizacional e os sistemas de informações gerenciais, para permitir o desenvolvimento de melhores produtos e serviços de modo contínuo, gerando, assim, efetividade organizacional. Assim sendo, salienta-se que os administradores devem reconhecer a importância da visão integrada entre as áreas de planejamento e sistemas da organização, quando da elaboração do projeto do sistema. O planejamento do sistema de informações gerenciais deve estar alinhado aos negócios da organização, definidos na elaboração do planejamento estratégico. 9.4 Sistemas de Informações Gerenciais na Internet A Internet é uma rede mundial de computadores, integrada com várias outras redes locais, regionais e nacionais (LAUDON, K.; LAUDON, J., 1999b).