Sistema Integrado de Gerenciamento da Assistência Farmacêutica (SIGAF) - Manual Prático

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1 Versão n 01: Mar/2010 Sistema Integrado de Gerenciamento da Assistência Farmacêutica (SIGAF) - Manual Prático Assistência Farmacêutica Municipal Secretaria da Saúde do Estado da Bahia SESAB Superintendência de Assistência Farmacêutica Ciência e Tecnologia em Saúde SAFTEC Diretoria de Assistência Farmacêutica - DASF

2 1. Descrição Este documento tem por objetivo servir como um manual explicativo das funcionalidades referente à visão da Assistência Farmacêutica Municipal no Sistema Integrado de Gerenciamento de Assistência Farmacêutica - SIGAF. Descrevemos as funções que estão disponíveis para acesso através de um usuário com o perfil Farmacêutico Responsável Técnico (este é o usuário Master dentro da visão de um Município). 2. Acesso ao SIGAF Para acessar o SIGAF deve-se iniciar o Mozila Firefox e digitar o endereço eletrônico: Para o melhor uso do SIGAF não é recomendado o uso do Internet Explorer. 3. Login Para fazer o Login de acesso ao SIGAF, o usuário do sistema, previamente cadastrado, deverá digitar o nome do Usuário e Senha na tela de acesso (FIG. 1). Figura 01 Tela de Login No primeiro acesso ao SIGAF, o sistema solicitará, automaticamente, a alteração da senha (a senha gerada inicialmente é igual ao nome do Usuário). O usuário do sistema deverá digitar a nova senha e confirmá-la em seguida no campo Confirmação Nova Senha clicando em Alterar (FIG. 2). Esta senha é sigilosa e intransferível.

3 Figura 02 Tela de Alteração de Senha no Primeiro Acesso Após efetuar o Login o usuário está apto a realizar as atividades no SIGAF de acordo com seu perfil de utilização do sistema definido no cadastro de usuário. Definição dos Campos de Login: Login: É o nome do usuário para ter acesso ao SIGAF. Nesse campo o usuário do sistema deverá digitar o nome escolhido toda vez que for acessar o sistema; Senha: É o conjunto de letras e/ou números escolhidos pelo usuário para ter acesso ao SIGAF. Ao ser cadastrado no sistema, a senha do usuário será igual ao Login. Entretanto no primeiro acesso do usuário ao sistema será solicitada a modificação da senha. Esta senha é sigilosa e intransferível; CPF: Cadastro de Pessoa Física. Esse campo deve ser preenchido sempre que solicitado pelo Sistema. 4. Cadastros 4.1 Unidade Município A Assistência Farmacêutica Municipal representa uma Unidade de Saúde no SIGAF. A responsabilidade de preenchimento dos dados cadastrais é da SESAB/SAFTEC/DASF mediante informações prestadas pelos Municípios. Cabe ao Farmacêutico Responsável Técnico visualizar os dados do seu município no SIGAF e, se necessário, solicitar atualização. Para visualizar os dados do município deve-se selecionar no menu principal a opção Cadastro, Unidade e clicar em Município. Ao entrar em Município, o usuário do sistema visualizará o nome do município. Para o usuário do sistema visualizar as informações do cadastro do seu município, deve-se clicar na opção Mostrar ( ) no ícone Ação (FIG 3).

4 Figura 03 - Tela Inicial de Visualização do Cadastro da Assistência Farmacêutica Municipal Após selecionar a opção Mostrar da tela inicial de cadastro, o usuário do sistema irá visualizar as informações do município (FIG 4). Ao clicar na aba Dados Gerais o mesmo visualizará campos como nome do município, CNPJ, endereço completo, telefone e da Secretaria Municipal de Saúde. Ao clicar na aba Dados do Município o mesmo visualizará campos como, tipo de gerenciamento, opção de uso dos 15% para estruturação de serviço, dados do (a) farmacêutico (a) responsável técnico (nome, CRF, , telefone), dados do (a) Secretário (a) municipal de saúde (nome, e telefone), localização do município no PDR da Bahia (DIRES, Micro e Macrorregião de Saúde), População. Além da situação do Município (alvará da CAF, Plano Municipal de Saúde com o Capítulo da Assistência Farmacêutica, Comissão de Farmácia e Terapêutica, Relatórios de Gestão da Assistência Farmacêutica (Anual e Semestral) entregue na SESAB/SAFTEC/DASF (FIG 5). Figura 04 Dados Gerais do Município

5 Figura 05 Dados do Município Caso o Secretário (a) Municipal de Saúde ou o (a) Farmacêutico (a) Responsável Técnico visualizem divergências nas informações cadastradas no SIGAF devem solicitar a SESAB/SAFTEC/DASF/CAMAF a atualização do cadastro através do dasf.camaf@saude.ba.gov.br Subunidade Para cadastro de Subunidades, o usuário do sistema deverá clicar na opção Cadastros no menu principal e selecionar a opção Unidade e em seguida a opção Subunidade. Após clicar na opção Subunidade, o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar a Busca ou Cadastro das subunidades. Para cadastro de subunidades, o usuário do sistema deverá clicar no campo Ações a opção Adicionar Subunidade (FIG 6). Figura 06 Tela Inicial para Cadastro de Subunidades

6 Após clicar na opção Adicionar Subunidade, o usuário do sistema visualizará a tela para cadastro da subunidade (FIG 7). Nesta tela, o usuário do sistema deverá preencher os campos, como, nome, CNPJ, CNES, tipo de subunidade e etc. Figura 07 Tela para Cadastro de Subunidades Após cadastrar as informações solicitadas na tela, deve-se clicar em Adicionar. Após clicar em Adicionar o usuário do sistema visualizará a tela com as informações das subunidades cadastradas (FIG 8). Figura 08 Tela de Finalização do Cadastro das Subunidades

7 Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar a lista de todas as subunidades cadastradas, deve-se clicar na opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações das subunidades cadastradas, deve-se clicar na opção Mostrar ( ), na lista de subunidades visualizada na tela. Caso o usuário do sistema deseje alterar alguma informação das subunidades cadastradas, deve-se clicar a opção Editar ( ), na lista de subunidades visualizada na tela. Caso o usuário do sistema deseje excluir algum registro das subunidades cadastradas, deve-se clicar a opção Remover ( ),na lista de subunidades visualizada na tela. Definição dos campos de Cadastro de Subunidades: Unidade de Origem: Campo a ser preenchido com o nome do Município de origem da Subunidade; Nome: Campo a ser preenchido com o nome da Subunidade a ser cadastrada; CNES: Cadastro Nacional de Estabelecimento de Saúde. CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Toda empresa possui CNPJ e esse campo deve ser preenchido sempre que for realizado o cadastro do estabelecimento; Tipo de Sub-Unidade: Campo a ser preenchido escolhendo o tipo da Subunidade (ex. Ambulatório, CAPs, CEO, PSF, UBS, Outros). Caso clique em Outros informar Qual tipo no campo ao lado. Endereço: Campo a ser preenchido com o endereço completo da Subunidade cadastrada; CEP: Campo a ser preenchido com o número do CEP correspondente ao endereço da Subunidade cadastrada; Cidade: Campo a ser preenchido com o nome da cidade que se localiza a Subunidade; Telefone: Campo a ser preenchido com o número do telefone de contato da Subunidade; FAX: Campo a ser preenchido com o número do FAX da Subunidade; Campo a ser preenchido com o endereço eletrônico da Subunidade; Diretor/Gerente: Campo a ser preenchido com o nome do Diretor/Gerente responsável pela Subunidade; CPF Diretor/Gerente: Cadastro de Pessoa Jurídica. Campo a ser preenchido com o número do CPF do Diretor/Gerente da Subunidade;

8 Farmacêutico: Campo a ser preenchido com o nome do Farmacêutico responsável pela Subunidade; CRF Farmacêutico: Campo a ser preenchido com o número de registro do profissional Farmacêutico no respectivo Conselho Regional de Farmácia; CPF Farmacêutico: Campo a ser preenchido com o CPF do Farmacêutico, no momento do cadastro da Subunidade; 4.2 Fornecedor Para cadastrar o Fornecedor após efetuar o Login, deve-se selecionar no menu principal a opção Cadastro e clicar em Fornecedor. Ao entrar em Fornecedor, o usuário do sistema visualizará a tela inicial de cadastro dos fornecedores (FIG 9). Para cadastro de novos fornecedores, deve-se selecionar no campo Ações a opção Adicionar Fornecedor. Figura 09 Tela Inicial do Cadastro de Fornecedor Após selecionar a opção Adicionar Fornecedor da tela inicial de cadastro de fornecedor, o usuário do sistema visualizará a tela para registro das informações do fornecedor (FIG 10). Nesta tela o mesmo deverá preencher campos como nome do fornecedor, n do CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço, etc. Após o registro das informações do fornecedor, deve-se clicar na opção Adicionar ao final da tela.

9 Figura 10 Tela para Registro de Informações do Fornecedor no SIGAF Após clicar na opção Adicionar, o usuário do sistema visualizará uma tela igual a de início de cadastro dos fornecedores com o nome do fornecedor recém cadastrado (FIG 11). Figura 11 - Tela de Cadastro de Fornecedor após Cadastro no SIGAF Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar todos os fornecedores cadastrados, este deve clicar na opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações dos fornecedores cadastrados, deve-se clicar na opção Mostrar ( ), na lista de fornecedores

10 visualizada na tela,. Caso o usuário do sistema deseje alterar alguma informação dos fornecedores cadastrados, deve-se clicar na opção Editar ( ), na lista de fornecedores visualizada na tela, Caso o usuário do sistema deseje excluir algum registro de fornecedores cadastrados, deve-se clicar na opção Remover ( ), na lista de fornecedores visualizada na tela. Definição dos Campos de Cadastro de Fornecedores: Nome do Fornecedor: Campo a ser preenchido com o nome do fornecedor; Razão Social: É o nome completo de registro de um estabelecimento, que se diferencia do nome de fantasia (nome que é reconhecido junto ao público geral); Número de Autorização da ANVISA: Número relacionado à autorização e regulamentação do funcionamento de uma empresa. No caso de produtos para a saúde, este número é fornecido pela ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária - e tem um período de validade; CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Toda empresa possui CNPJ e esse campo deve ser preenchido sempre que for realizado o cadastro de um Fornecedor; Inscrição Estadual: É o registro do contribuinte (fornecedor no caso) no cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços) mantido pela Receita Estadual; Inscrição Municipal: É o número de identificação do contribuinte (fornecedor no caso) no Cadastro Tributário Municipal; Contato: É o campo que deve ter o nome de uma pessoa, a qual possa fornecer informações sobre a empresa e/ou sobre a aquisição de produtos da mesma; Endereço: Endereço de localização do Fornecedor. Este campo deve preenchido com o endereço completo incluindo logradouro (rua, av. praça, etc), número e complemento quando necessário; Cidade: Município de localização do Fornecedor; Estado: Estado de localização do Fornecedor; CEP: Número de CEP referente ao endereço do Fornecedor; Telefone: Número de telefone com DDD/DDI para contato com o Fornecedor; FAX: Número de telefone com DDD/DDI do Fornecedor para envio de fax; Endereço eletrônico para contato com o Fornecedor; País: Campo que indica o país de origem do Fornecedor; Tipo de Fornecedor: Classificação do fornecedor quanto a forma jurídica (Privado ou Público). 4.3 Medicamentos A responsabilidade por cadastrar Medicamentos no SIGAF é, exclusivamente, da SESAB/ SAFTEC/DASF. Para a Assistência Farmacêutica Municipal visualizar os itens cadastrados deve-se selecionar no Menu principal a opção Cadastro, Medicamentos e clicar em Produto Farmacêutico. Ao entrar em Produto Farmacêutico, o usuário do sistema visualizará a tela de busca dos medicamentos já

11 cadastrados (FIG 12). Para visualizar se o medicamento desejado já está cadastrado deve-se colocar o nome de busca (fármaco, nome do medicamento ou fabricante) e selecionar a opção Buscar. Para visualizar todos os medicamentos cadastrados deve-se clicar na opção Buscar sem preencher os dados de (fármaco, nome do medicamento ou fabricante). Figura 12 Tela de Busca dos Medicamentos Cadastrados. Caso o (a) Farmacêutico (a) Responsável Técnico não visualize o medicamento no SIGAF o mesmo deverá solicitar a SESAB/SAFTEC/DASF/CAMAF o cadastro do item através do dasf.camaf@saude.ba.gov.br. 5. Assistência Farmacêutica Municipal 5.1 Programação de Medicamentos Para iniciar um pedido de medicamentos a SESAB/SAFTEC/DASF, deve-se selecionar a opção AF Municipal no menu principal e clicar em Programação de Medicamentos. Após clicar na opção citada, o usuário do sistema visualizará a tela para início da solicitação (FIG 13). Para realizar um novo pedido, deve-se selecionar no campo Ações a opção Adicionar Pedido. Figura 13 Tela Inicial para o Pedido de Medicamentos

12 Após clicar em Adicionar Pedido, o usuário do sistema visualizará a tela para solicitar o pedido de medicamentos (FIG 14). Nesta tela, o usuário visualizará primeiro a sua Unidade de Saúde (PREFEITURA MUNICIPAL DE ) e em seguida a Lista de Medicamentos 1 disponibilizada para o seu município. Após preencher os campos, deve-se clicar em Próximo. Figura 14 Tela para Realizar Pedido de Medicamentos Seleção da Lista de medicamentos Após clicar no ícone Próximo, o usuário do sistema visualizará uma nova tela para acrescentar informações sobre o pedido de medicamentos (FIG 15). Nesta tela o usuário deverá preencher os campos referente ao período do pedido e a quantidade de cada medicamento solicitado e clicar em Adicionar. Figura 15 Tela para Definir as Informações do Pedido de Medicamentos 1 Lista de Medicamentos: Refere-se as Listas de Componentes da Assistência Farmacêutica na Atenção Básica disponíveis para solicitação pelo município. As listas são:i) Insulina-Município; II) Componente Básico Medicamentos Saúde Mental, III) Componente Básico - Medicamentos Farmácia Básica, IV) Medicamentos Anticoncepcionais Saúde da Mulher, V) Componente Básico - Insumos para Diabetes,

13 Após clicar em Adicionar, o usuário visualizará a tela de finalização com todas as informações do novo pedido de medicamentos (FIG 16). Figura 16 Tela de Finalização do Pedido de Medicamentos Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar os pedidos de medicamentos já solicitados, deve-se selecionar no menu principal a sequência AF Municipal, opção Programação de Medicamentos, marcar a Unidade de Saúde correspondente ao município e clicar em Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje alterar alguma informação do pedido de medicamentos solicitado, deve-se clicar na opção Editar ( ), na lista de pedidos visualizada na tela. Caso o usuário do sistema deseje excluir algum registro do pedido de medicamentos solicitado, deve-se clicar na opção Remover ( ), na lista de pedidos visualizada na tela. Definição dos Campos de Programação de Medicamentos: N do Pedido: Campo preenchido automaticamente pelo sistema com um número de identificação do pedido; Unidade de Saúde: Campo a ser preenchido automaticamente pelo sistema com o nome do município; Lista de Medicamentos: Campo a ser preenchido com a lista de medicamentos padronizada para o município (previamente selecionado, na etapa anterior a esta tela); Quantidade de meses: Número de meses que o pedido atenderá (automaticamente preenchido com o valor 3, mas com possibilidade de alteração mediante justificativa);

14 Consumo Médio Mensal: Inicialmente o campo consumo médio mensal deverá ser preenchido, obrigatoriamente, pelo farmacêutico responsável técnico. Posteriormente o sistema calculará o Consumo Médio Mensal; Quantidade em Estoque: Quantidade de medicamentos atualmente no estoque do sistema; Demanda: Quantidade a ser solicitada com base no Consumo Médio Mensal e a quantidade em estoque, calculada automaticamente pelo sistema; Quantidade Pedida: Campo a ser preenchido com a quantidade a ser solicitada de cada medicamento da lista para o pedido; Justificativa: Caso seja informado um valor no campo quantidade pedida que seja diferente do campo demanda, então o usuário deverá digitar alguma informação no campo justificativa. 5.2 Agendamento Para visualizar a data de agendamento para retirada dos medicamentos na SESAB/SAFTEC/DASF/CEFARBA o usuário deverá clicar em AF Municipal e em seguida Agendamento. Nesta tela o usuário poderá buscar a data de agendamento da sua programação de medicamentos (FIG 17). Figura 17 Tela de Visualização do Agendamento Ao agendar o município a SESAB/SAFTEC/DASF/CAFAB emitirá através do sistema uma mensagem automática para o da Assistência Farmacêutica Municipal com a data do agendamento Extrato da Movimentação Financeira do Componente Básico da Assistência Farmacêutica (CBAF) O resumo das movimentações financeiras do ano corrente relativas à unidade (antigo Balancete) é apresentado no Extrato. A partir do menu principal, deve-se clicar em AF Municipal e em seguida Movimentação Financeira CBAF Extrato. Nesta tela são apresentados os Créditos (valores ideais anuais) e Débitos (execuções de contrapartida por retiradas ou compras) do ano corrente, dos quatro blocos de contrapartida (FIG 18): 1. Contrapartida para Medicamentos Gerenciada pelo Estado - apenas contrapartida estadual para municípios de pactuação Fundo a Fundo ou

15 somatório da contrapartida estadual e federal para municípios de pactuação Gerenciamento Estadual; 2. Contrapartida para Medicamentos Gerenciada pelo Município - apenas contrapartida municipal para municípios de pactuação Gerenciamento Estadual ou somatório da contrapartida municipal e federal para municípios de pactuação Fundo a Fundo; 3. Contrapartida para Insumos Gerenciada pelo Estado; 4. Contrapartida para Insumos Gerenciada pelo Município. Figura 18 Tela de Visualização do Extrato O município poderá visualizar individualmente cada tipo de extrato ou ao selecionar em Tipo de Extrato a opção Todos visualizar as 04 opções descritas acima. Figura 19 Tela de Visualização do Extrato

16 6. Estoque 6.1 Estoques Assistência Farmacêutica Entrada AF Aceitar Distribuição/Transferência A opção Aceitar Distribuição/Transferência será utilizada quando a Unidade/Município receber de outra Unidade que não a SESAB/SAFTEC/DASF doação ou transferência de medicamentos utilizando o SIGAF. Para aceitar a distribuição/transferência de produtos e medicamentos na farmácia, o usuário deverá selecionar a opção Estoques no menu principal e selecionar a opção Assistência Farmacêutica. Ao abrir um sub-menu deve-se selecionar a opção Entrada AF e clicar em Aceitar Distribuição/Transferência. Após selecionar a opção citada, o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar a aceitação de distribuição/transferência de medicamentos e produtos (FIG 20). Para aceitar a distribuição/transferência de medicamentos e produtos na farmácia, deve-se selecionar no campo Ações a opção Adicionar Entrada. Figura 20 Tela para Aceitar Transferência de Medicamentos Após selecionar a opção Adicionar Entrada, o usuário do sistema visualizará a tela para aceitar nova distribuição/transferência. Nesta tela o usuário deverá preencher campos como, Unidade de Saúde fornecedora, Aquisição e etc. Para preencher o campo Número de Transferência o usuário do sistema deve selecionar o ícone (FIG 21) e em seguida clicar em para selecionar a transferência a ser aceita (FIG 22).

17 Figura 21 Tela para Selecionar o Número da Transferência de Medicamentos na Assistência Farmacêutica a ser Aceita. Figura 22 Tela para Selecionar a Transferência de Produtos e Medicamentos a ser Aceita pela Farmácia Após selecionar a transferência de produtos e medicamentos a ser aceita, o usuário do sistema deverá clicar em Salvar (FIG 23).

18 Figura 23 Tela para Adicionar todas as Informações para Aceitar uma Transferência de Produtos e Medicamentos de outra Unidade de Saúde. Após salvar todas as informações, o usuário irá visualizar a tela com todas as informações cadastradas referentes a transferência de produtos e medicamentos aceita (FIG. 24). Figura 24 Tela de Finalização para Aceitar uma Transferência de Produtos e Medicamentos de outra Unidade de Saúde Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar todas as transferências de medicamentos de outra Unidade de Saúde já realizadas, deve-se selecionar a opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações da transferência realizada de medicamentos de outra Unidade de Saúde, de maneira pormenorizada, deve-se clicar na opção Mostrar ( ), na lista de transferência visualizada na tela. Definição dos Campos para Aceitar Transferência de Medicamentos de outra Unidade de Saúde: Unidade Saúde Fornecedora: Campo a ser preenchido com o nome da Unidade de Saúde, na qual se realizou a transferência; Executar: Campo a ser preenchido caso a tarefa seja finalizada ou não;

19 Quantidade Real: Campo a ser preenchido com a quantidade real de medicamentos entregue na Unidade de Saúde. 6.2 Estoques Assistência Farmacêutica Entrada AF Entrada Para o usuário do sistema realizar entrada de Medicamentos é necessário selecionar a opção Estoques no menu principal e em seguida Assistência Farmacêutica. Ao abrir um sub-menu, o mesmo deverá selecionar a opção Entrada AF e clicar em Entrada. Para realizar uma entrada de Nota Fiscal - NF, o usuário deverá clicar no campo Ações a opção Adicionar Entrada (FIG 25). Figura 25 Tela Inicial para Realizar Entrada Ao clicar em Adicionar Entrada o usuário do sistema visualizará a tela para realizar a entrada de NF (FIG 26). Nesta tela, o mesmo deverá preencher campos como, nome do fornecedor, número da nota fiscal e etc. Para adicionar as informações referentes aos itens comprados o usuário deve clicar no ícone Medicamento da Entrada. Caso o usuário necessite remover algum produto e/ou medicamento desta Entrada ainda em aberto, deve-se clicar no ícone no lado esquerdo de cada item adicionado.

20 Figura 26 Tela para Adicionar Informações Referentes aos Medicamentos Adquiridos. O preenchimento do campo, Medicamento deve ser feito clicando-se sobre ícone (FIG 27) e, ao abrir uma nova tela, deve-se clicar no ícone (FIG 28) do menu Ação Figura 27 Tela para Preencher o Campo Medicamento

21 Figura 28 Tela de Seleção de Medicamento para Entrada Após adicionar todas as informações referentes ao cadastro do produto e/ou medicamento, o usuário deve clicar em Executar Entrada. Após salvar as informações registradas, o usuário do sistema visualizará a tela com os dados da entrada realizada (FIG 29). Figura 29 Tela de Finalização da Entrada

22 Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar todas as entradas realizadas, deve-se selecionar a opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações das entradas cadastradas, deve-se clicar na opção Mostrar ( ), na lista de distribuições visualizada na tela. Definição dos Campos da Entrada de Medicamentos no Município: Adiciona Entrada (FIG 30): Unidade: Campo a ser preenchido com o nome do município que está recebendo o medicamento; N da Entrada: Número gerado automaticamente pelo sistema; Fornecedor: Campo a ser preenchido com o nome do Fornecedor do medicamento recebido pela Unidade de Saúde; Número de Autorização de Fornecimento: Campo a ser preenchido com o número de autorização de fornecimento do medicamento; Número do Empenho: Campo a ser preenchido com o número do empenho do medicamento; Número Nota Fiscal: Campo a ser preenchido com o número da nota fiscal do medicamento; Nome do Programa: Campo a ser preenchido com o nome do programa que receberá o medicamento; Tipo de Aquisição: Campo a ser preenchido escolhendo o tipo de aquisição do medicamento. Figura 30 Tela Adiciona Entrada

23 Medicamento da Entrada: Medicamento: Campo a ser preenchido com nome do medicamento entregue pelo fornecedor; Fabricante: Campo preenchido com o nome do fabricante do medicamento; Tipo: Campo preenchido automaticamente com o tipo de entrada; Quantidade: Campo a ser preenchido com a quantidade recebida do medicamento; Valor Unitário: Campo a ser preenchido com o preço unitário do medicamento; Lote: Campo a ser preenchido com o número referente ao lote do medicamento; Validade: Campo a ser preenchido com a data do vencimento do medicamento. 6.3 Estoques Assistência Farmacêutica Saída AF Realizar transferência entre Unidades de Saúde Para realizar transferências de medicamentos entre as AF Municipais e para uma Subunidade, o usuário do sistema deverá selecionar a opção Estoques no menu principal e selecionar a opção Assistência Farmacêutica, e em seguidaa opção Saída AF. Ao abrir um sub-menu deve-se clicar na opção Realizar transferência entre Unidades de Saúde. Após clicar na opção citada, o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar a transferência. Para realizar uma nova transferência entre as farmácias das unidades de saúde deve-se clicar no campo Ações e em seguida em Adicionar Transferência (FIG 31). Figura 31 Tela Inicial de Transferência de Medicamentos entre Unidades de Saúde Após clicar na opção Adicionar Transferência o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar a transferência de medicamentos entre unidades. Nesta tela, o usuário do sistema deverá preencher campos como, nome e quantidade do produto e unidade de destino etc (FIG 32). Para realizar uma transferência, deve-se clicar no ícone Transferência Item. Caso o usuário deseje remover algum item selecionado para transferência deve clicar no ícone no lado esquerdo do item desejado.

24 Figura 32 Tela para Preenchimento do Campo Medicamento para Transferência entre Unidade de Saúde Após selecionar o medicamento (FIG 33) o usuário deverá informar a quantidade a ser transferida. Finalmente, o usuário do sistema deverá clicar em Salvar, caso o mesmo tenha selecionado no item Executar a opção Não. O processo de transferência estará em aberto aguardando a confirmação do usuário que realizou a transferência. Figura 33 Tela para Selecionar o Medicamento para Transferência entre Unidade de Saúde Caso o usuário do sistema tenha selecionado no item Executar a opção Sim, no final da tela deverá clicar em Salvar Transferência. Nesta ação o usuário não poderá alterar a transferência (FIG 34). Figura 34 Tela para transferência de medicamentos entre as Unidades de Saúde com a opção Sim selecionada.

25 Após preencher todos os dados para realizar a transferência de medicamentos entre as Unidade de Saúde, o usuário visualizará a tela de finalização (FIG 35). Figura 35 Tela de finalização da transferência de medicamentos entre as Unidade de Saúde Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar a lista das transferências ocorridas no estoque da Unidade de Saúde, deve-se clicar na opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações referentes à transferência de medicamentos nas unidades de saúde já realizadas, devese clicar na opção Mostrar ( ), na lista de transferências de medicamentos realizadas visualizada na tela. Definição dos campos de Transferência de medicamentos no Município Adiciona Transferência Unidade de Saúde Destino: Campo a ser preenchido com o nome da Unidade de Saúde que está recebendo o medicamento e/ou produto; Executar: Campo a ser preenchido caso deseje que a tarefa seja finalizada ao final deste preenchimento ou não (possibilita edições posteriores). 6.4 Estoques Assistência Farmacêutica Ajuste de Estoque Para o usuário do sistema realizar ajuste de estoque, é necessário selecionar a opção Estoque no menu principal e em seguida Assistência Farmacêutica. Ao abrir o submenu, o mesmo deverá clicar na opção Ajuste de Estoque. Após clicar na opção citada, o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar o ajuste de estoque (FIG 36).

26 Para realizar um ajuste de estoque, o usuário deverá clicar no campo Ações e em seguida em Adicionar Ajuste de Estoque. Figura 36 - Tela para iniciar Ajuste de Estoque da Assistência Farmacêutica Ao clicar em Adicionar Ajuste de Estoque o usuário do sistema visualizará a tela para iniciar o ajuste de estoque (FIG 37). Nesta tela, o mesmo deverá clicar em Pré- Selecionar no menu Item de ajuste de Estoque. Figura 37 Tela para pré-seleção do item para Ajuste de Estoque da Assistência Farmacêutica Após clicar em Pré-selecionar, o usuário do sistema visualizará uma nova janela na qual deve clicar no ícone para selecionar os itens que deseja ajustar (FIG 38). Ao finalizar a escolha dos itens, o usuário do sistema deverá clicar em Selecionar para confirmar a lista de itens para ajuste (FIG 38).

27 Figura 38 Tela para Selecionar o Item a ser Ajustado Após clicar em Selecionar o usuário do sistema deverá preencher os campos Nova Quantidade e Motivo Ajuste do Estoque. Para finalizar o ajuste de estoque o usuário do sistema deverá clicar em Adicionar (FIG 39). Figura 39 - Tela para realizar o Ajuste de Estoque nas Farmácias Após salvar as informações referentes ao ajuste de estoque, o usuário do sistema visualizará a tela com os dados referentes ao ajuste realizado (FIG 40). Figura 40 Tela de finalização do Ajuste de Estoque da Assistência Farmacêutica

28 Observações: Caso o usuário deseje visualizar a lista dos ajustes de estoque realizados na assistência farmacêutica, deve-se clicar na opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje alterar alguma informação dos ajustes de estoque realizados na assistência farmacêutica, deve-se clicar na opção Editar ( ), na lista de ajustes de estoque visualizada na tela. Caso o usuário do sistema deseje excluir algum ajuste de estoque realizado, deve-se clicar na opção Remover ( ), na lista de ajustes de estoque visualizada na tela. Definição dos campos de ajuste de estoque Nova Quantidade: Campo a ser preenchido com a nova quantidade do item ajustado; Motivo Ajuste do Estoque: Campo a ser preenchido com o motivo que levou ao ajuste de estoque; Lembre-se que: Sempre que houver necessidade de ajuste, será obrigatório o preenchimento do campo Motivo do Ajuste, que apresenta as seguintes opções: Vencimento: Opção a ser utilizada quando ocorrer expiração do período de validade estipulado para o item. Danificado: Quando houver avarias no item, como quebra de frascos ou fissuras na embalagem. Doação/Saída: Recomendado para as Subunidades realizarem a saída em seus estoques quando ainda não utilizarem o módulo de dispensação. Apreensão Vigilância Sanitária: Após recolhimento de itens pela autoridade sanitária Estorno: Correção no sistema de determinado item devido a entrada ou saída incoerente. Interdição de Medicamento pela Vig. Sanitária: retirada de item de circulação no mercado após instrumento público de interdição pela Vigilância Sanitária. Saída para acerto: Utilizado para inventários periódicos. Desvio de Qualidade: Utilizado quando algum item apresentar problemas relacionados à qualidade do produto, como mudança de características organolépticas ou ligados à embalagem. Contagem Inicial: Primeiro inventário realizado, com objetivo de acertar o estoque apresentado pelo SIGAF com o estoque físico da unidade. 7 Controle de Acesso ao SIGAF 7.1 Cadastrar Usuário no SIGAF Para cadastrar os usuários dentro da sua unidade (Município) após efetuar o Login, devese selecionar no menu principal a opção Administrativo, clicar em Controle de Acesso e Cadastrar Usuário. O usuário do sistema visualizará a tela de início de

29 cadastro dos usuários. Para cadastro de novos usuários, deve-se selecionar no campo Ações a opção Adicionar Usuário. Apenas os perfis Farmacêutico Responsável Técnico e Farmacêutico podem cadastrar, editar ou remover outros usuários (FIG. 41). Figura 41 Tela de Cadastro de Usuário Definição dos Campos Disponíveis como Filtros de Busca: Nível Usuário: Campo a ser preenchido com o perfil de acesso de cada usuário. FARMACÊUTICO RESPONSÁVEL TÉCNICO: Permissão para realizar inserir informações e alterá-las. Indicado para farmacêutico responsável técnico do município perante a Assistência Farmacêutica Estadual. O cadastro do usuário do SIGAF com o perfil Farmacêutico responsável técnico é de responsabilidade exclusiva da DASF. FARMACÊUTICO: Permissão semelhante ao farmacêutico responsável técnico, exceto realização de pedidos e auto-avaliações. Indicado para outros profissionais farmacêuticos que trabalham na Assistência Farmacêutica Municipal. ADMINISTRADOR MUNICIPAL: Permissão para visualizar as informações, sem possibilidade de alterá-las. Indicado para Secretários de Saúde, Conselho Municipal de Saúde, Coordenação de Atenção Básica, Prefeito e outros órgãos de controle. TÉCNICO ADMINISTRATIVO: Permissão para dar entrada de notas fiscais e saída para as subunidades do município, visualizar relatórios, cadastrar subunidades e fornecedores. Nome: Campo a ser preenchido com o nome do usuário, sobrenome ou parte do nome. Observações: Caso o usuário do sistema deseje visualizar todos os usuários cadastrados, devese selecionar a opção Buscar ( ). Caso o usuário do sistema deseje visualizar as informações dos usuários cadastrados, deve-se clicar na opção Mostrar ( ), na lista de usuários visualizada na tela. Caso o usuário do sistema deseje alterar alguma informação dos usuários cadastrados, deve-se clicar na opção Editar ( ), na lista de usuários visualizada

30 na tela. Caso deseje cadastrar um novo usuário, no menu Ações clicar em Adicionar usuário. A nova janela apresenta os seguintes campos (FIG 42): Figura 42 Tela de Cadastro de Novo Usuário Definição dos Campos de Adiciona Usuário : Nível de Usuário: Campo a ser preenchido com o perfil do usuário, de acordo com as permissões que deseja atribuir a ele; Unidade de Saúde: Campo a ser selecionado com o nome da Unidade (Prefeitura Municipal de nomedomunicípio); Nome: Nome do novo usuário, sem abreviações; Login: Nome a ser utilizado pelo novo usuário no SIGAF. O formato a ser seguido deve ser o primeiro nome, seguido de ponto (.) e então o último nome. Ex: joao.santos; Senha: A senha é gerada automaticamente pelo sistema, sendo igual ao login criado. Na primeira vez que o usuário acessar o sistema será solicitada alteração da senha; Número CRF: Campo a ser preenchido com o número do cadastro do profissional junto ao Conselho Regional de Farmácia. Campo a ser preenchido apenas no cadastro dos perfis Farmacêutico e Farmacêutico responsável técnico ; CPF: Cadastro de Pessoa Física. Todo cidadão possui CPF e esse campo deve ser preenchido sempre que for realizado o cadastro de um Usuário, independente do perfil selecionado; Telefone celular: Número de telefone móvel para contato com o usuário; Telefone comercial: Número de telefone fixo para contato com o usuário; Endereço eletrônico para contato com o usuário. Campo de preenchimento obrigatório, independente do perfil selecionado; Após preencher todos os campos desta janela, clicar em cadastro deste novo usuário. Adicionar, finalizando o

31 8 Relatório Semestral de Gestão da Assistência Farmacêutica Municipal 8.1 Auto-Avaliação O farmacêutico responsável técnico, ao menos uma vez por semestre, deve preencher a auto-avaliação da Assistência Farmacêutica Municipal, disponível em AF Municipal, opção Auto-avaliação. O usuário do sistema visualizará a tela inicial de auto-avaliação (FIG 43). A auto-avaliação estará disponível para preenchimento durante todo o ano, com ponto de corte em 15 de julho e em 15 de janeiro. Figura 43 Tela de Auto-Avaliação Durante o período de auto-avaliação qualquer edição necessária poderá ser realizada. Finalizado o período acima citado qualquer nova ação será incluída no semestre subsequente. Figura 44 Tela para Adicionar a Auto-Avaliação

32 8.2 Relatório de Acompanhamento Financeiro da Assistência Farmacêutica na Atenção Básica O relatório semestral, com informações referentes ao período Janeiro a Junho ou Janeiro a Dezembro, é automaticamente gerado a partir das informações previamente lançadas no SIGAF. Neste relatório são reunidos os dados de identificação do município (nome do farmacêutico responsável técnico e secretário de saúde, população, Dires, microrregião, macrorregião, etc), as informações referentes às retiradas de medicamentos e insumos junto à CEFARBA (comprovação da execução da contrapartida gerenciada pelo Estado), as notas fiscais com itens do elenco municipal de medicamentos e insumos lançadas no SIGAF pelo Município (comprovação da execução da contrapartida gerenciada pelo Município) e a última Auto-avaliação preenchida. O relatório pode ser visualizado a partir do menu AF Municipal, opção Relatório Semestral. A título de comprovação da execução de contrapartidas gerenciadas pelo Município, este documento deve ser impresso até 15 de julho (referente ao primeiro semestre) e até 15 de janeiro (referente ao ano anterior), assinado pelo farmacêutico responsável técnico e pelo Secretário de Saúde e encaminhado à Diretoria de Assistência Farmacêutica - DASF/Coordenação de Avaliação e Monitoramento da Assistência Farmacêutica (CAMAF), via correio, para o seguinte endereço: 4ª Av., 400, Plataforma 6, Lado B Centro Administrativo da Bahia Salvador/BA. CEP: O não envio do referido documento, devidamente assinado, implica na não comprovação de execução de contrapartidas gerenciadas pelo Município naquele período. 9 - Relatórios 9.1 Relatório de Transferência de Produtos Disponível no menu principal em Relatórios, opção Relatório de Transferência de Produtos. Através deste relatório é possível verificar as transferências que foram realizadas entre a sua unidade e as outras unidades (como outros Municípios, DIRES ou subunidades do próprio Município). É possível gerar um relatório com todas as transferências, clicando em Gerar Relatório, ou utilizar uma das opções de filtro de busca, como lote do produto, período em que a transferência ocorreu ou a unidade de destino. É possível gerar um arquivo para impressão com todas as transferências, clicando no ícone PDF. 9.2 Relatório de Distribuição Disponível no menu principal em Relatórios, opção Relatório de Distribuição. Através deste relatório é possível verificar as distribuições que foram realizadas entre o

33 almoxarifado e sua unidade. É possível gerar um relatório com todas as distribuições, clicando em Gerar Relatório, ou utilizar uma das opções de filtro de busca, como lote do produto, período em que a distribuição ocorreu ou a unidade de destino. É possível gerar um arquivo para impressão com todas as distribuições, clicando no ícone PDF. 9.3 Relatório de Ajuste de Estoque Disponível no menu principal em Relatórios, opção Relatório de Ajuste de Estoque. Através deste relatório é possível visualizar todos os ajustes de estoque realizados no SIGAF. É possível gerar um relatório com todos os ajustes realizados, clicando em Gerar Relatório, ou utilizar uma das opções de filtro de busca, como Motivo do Ajuste, Produto ou Período do Ajuste. É possível gerar um arquivo para impressão com todas os ajustes de estoque realizados, clicando no ícone PDF. 9.4 Relatório de Estoque Disponível no menu principal em Relatórios, opção Relatório de Ajuste de Estoque. Através deste relatório é possível visualizar o quantitativo que há em estoque de todos os itens cadastrados no SIGAF para aquela unidade. É possível gerar um relatório com todos os itens em estoque, clicando em Buscar ou realizar uma busca a partir de filtros, como Produto, Fabricante, Lote ou período da Data de Vencimento. É possível gerar um arquivo para impressão com a descrição dos itens em estoque e suas respectivas quantidades, clicando no ícone PDF, ou gerar um arquivo em planilha para trabalhar os dados de maneira mais elaborada, clicando para tanto no ícone CSV. Este relatório é muito útil para iniciar o processo de inventário. DÚVIDAS E INFORMAÇÕES Coordenação da Assistência Farmacêutica na Atenção Básica (CAFAB) Tel: / dasf.afbasica@saude.ba.gov.br Coordenação de Avaliação e Monitoramento da Assistência Farmacêutica (CAMAF) Tel: / dasf.camaf@saude.ba.gov.br