MANUAL DO USUÁRIO WEB SIGAP - SISTEMA GESTOR DE ATENDIMENTOS E PROCESSOS

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1 MANUAL DO USUÁRIO WEB SIGAP - SISTEMA GESTOR DE ATENDIMENTOS E PROCESSOS

2 Sumario Sumario Introdução Eventos Gerais... 3 Trâmite dos Processos... 3 Consulta Ao Andamento do Processo... 4 Ícones e Botões Telas Gerais... 6 Página Inicial... 6 Menu Principal Cadastros... 7 Pessoa Consultas... 8 Trâmite do Processo Registro Registrar Solicitação Web Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 2

3 1 Introdução O SIGAP foi desenvolvido para substituir o atual sistema de protocolo, melhorar a administração com maior nível de parametrização, permitir definição de fluxo padrão para processos, melhorar o cadastro de estruturas organizacionais, criar dois conceitos de processo: normal e simplificado, permitir a tramitação e acompanhamento de processos somente por meio do sistema (processos simplificados), aperfeiçoar o trâmite dos processos, garantir maior acompanhamento por parte do cidadão. 2 Eventos Gerais Trâmite dos Processos As secretarias realizam as tramitações dos processos, registrando seus pareceres e despachos. A cada trâmite realizado, o cidadão envolvido no processo e que possui cadastrado recebe uma mensagem informando que seu processo foi tramitado entre as secretarias, agindo de maneira proativa. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 3

4 Consulta Ao Andamento do Processo Através do Portal da Prefeitura ou pelo Call Center o cidadão poderá acompanhar a situação de seu processo, ler pareceres e despachos realizados e acompanhar o tempo de atendimento a sua demanda. Ícones e Botões O usuário poderá utilizar vários ícones e botões padrões do sistema. Estes ícones e botões são apresentados de acordo com o perfil ou ações disponíveis para a tela do sistema onde o usuário se encontra. Abaixo segue descrição dos mesmos. Ícones/Botões Funcionalidade Descrição Abrir tela para inserção de novos dados. Ao clicar no botão Novo, caso o usuário esteja em uma tela de Manutenção (Cadastro), o sistema limpará todo o formulário, apresentando a tela em branco, para que seja inserido um novo registro. Caso o usuário esteja em uma tela de pesquisa o sistema o encaminhará para a tela de Manutenção, para que seja inserido um novo registro. Gravar as informações em banco de dados. Ao clicar no botão Gravar, o sistema persistirá os dados no Banco de dados e enviará uma mensagem de Registro gravado com sucesso!, caso exista alguma inconsistência no formulário ele apresentará uma Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 4

5 Abrir tela de consulta. Limpar campos. Executar pesquisa de acordo com parâmetros informados. Buscar registros. Apresentar lista de registros para seleção. Informar obrigatoriedade de preenchimento de campos. mensagem de erro informando o que deve ser feito para que o registro seja gravado. Ao clicar no botão Abrir em uma tela de Manutenção o usuário será encaminhado para a tela de pesquisa. Ao clicar no botão Limpar, em uma tela de pesquisa, o formulário e os registros pesquisados anteriormente serão limpos para que seja realizada uma nova pesquisa. Ao clicar no botão Pesquisar, em uma tela de pesquisa o sistema irá apresentar os registros que atendem aos critérios de pesquisa informados no formulário de filtro. O campo vinculado é caracterizado por ter um botão com 3 (três) pontos ao lado. Para preencher o campo o usuário deve clicar no botão, que abrirá uma tela de pesquisa onde o usuário consultará os registros existentes. Após a realização da consulta o usuário seleciona o registro que será automaticamente apresentado no campo. Ao clicar no triangulo invertido é apresentada uma lista com os registros existentes, basta o usuário selecionar o registro desejado que o sistema atualizará o campo apresentando o registro selecionado. Marca um campo, sinalizando que o mesmo é de preenchimento obrigatório. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 5

6 3 Telas Gerais Página Inicial A tela inicial permite ao usuário acesso as funcionalidades através do menu vertical localizado do lado esquerdo da tela ou através dos ícones que aparecem no centro da tela. Menu Principal A Barra de menu vertical localizada a esquerda da página inicial apresenta colunas de itens de menu, que são: Cadastros, Consultas, Registro, Tramitação e Relatório, ao clicar em qualquer uma das opções o usuário é direcionado para a tela referente a opção selecionada. Menu Cadastros Este menu possui funcionalidades para o cadastro de pessoas. Menu Consultas Este menu possui funcionalidades para consultar tramite de processos. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 6

7 Menu Registro Este menu possui funcionalidades para registrar solicitação web. 4 Cadastros Pessoa Funcionalidade para cadastro pessoas físicas e/ou jurídicas, que poderão realizar solicitações de registro de processos. Uma vez realizado o cadastro, para que seja realizada alteração é necessário solicitar ao protocolo uma atualização de dados. Fluxo de Acesso 1. Acessar através do Menu Cadastros Pessoa. Manutenção Campos Tipo de Pessoa (Física / Jurídica): Informar se é pessoa física ou jurídica. Nome ou Razão Social: Descrever nome completo da pessoa física ou razão social da pessoa jurídica. CPF/CNPJ: Informar número de CPF para pessoa física ou CNPJ para pessoa jurídica. Data Nascimento/Fundação: Informar data de nascimento da pessoa física ou de fundação da empresa para pessoa jurídica. Rua: Logradouro da residência/empresa. Número: Número da residência/empresa. Bairro: Bairro da residência/empresa. Complemento: Informar dados complementares ao endereço. Estado: Estado da residência/empresa. Cidade: Cidade da residência/empresa. CEP: CEP da residência/empresa. Telefone Residencial: Número de telefone da residência. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 7

8 Telefone Celular: Número de telefone celular da pessoa. Telefone Comercial: Número de telefone comercial. Fax: Número do fax da residência/empresa. pessoal/comercial. Os campos assinalados com o símbolo ao lado são de preenchimento obrigatório. Eventos Botão F12-Gravar : O sistema validará os dados informados verificando duplicidade, dados obrigatórios e/ou incompletos, se não houver inconsistência, o registro é gravado. Sendo realizado o cadastro a pessoa está apta a solicitar registro de processos e acompanhar sua tramitação. Botão F7-Novo : O sistema apresenta a tela de cadastro em branco para a inserção de novos dados. 5 Consultas Trâmite do Processo Funcionalidade para consulta do trâmite do processo pode-se acompanhar os setores por onde o processo já tramitou e os pareceres registrados por cada um deles. Fluxo de Acesso 1. Acessar através do Menu Consultas Trâmite do Processo Consulta Critérios de Pesquisa Número do processo: Informar o número do processo. Procedência: Informar o nome da pessoa que abriu o processo. Tipo de pessoa: Informar se é pessoa física ou jurídica. Marcando uma das opções será exibido um campo para informar o CPF ou CNPJ, este campo será de preenchimento obrigatório. Não é necessário informar todos os campos, a pesquisa será realizada basta que um campo seja informado. Dados de Exibição Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 8

9 Data do registro: Exibe a data de registro do processo. Número do processo: Exibe o número do processo. Procedência: Exibe o nome ou razão social da pessoa que abriu o processo. Assunto: Exibe o assunto tratado no processo. Situação do processo: Exibe a situação em que se encontra o processo. Setor atual: Nome do setor no qual o processo se encontra. Eventos Botão Limpar : O sistema apresenta a tela com os campos em branco, apagando os critérios de pesquisa e o resultado da pesquisa anterior. Botão F9-Pesquisar : O sistema executa a pesquisa de acordo com os critérios informados, exibindo o resultado obtido. Para visualizar o tramite do processo basta clicar sobre o mesmo que o sistema apresentará uma nova tela apresentando todo seu tramite (conforme figura abaixo), Para visualizar os pareceres registrados pelos setores basta clicar em Visualizar Parecer do Trâmite ou Visualizar Parecer do Processo. Botão F8-Abrir : O sistema apresenta a tela com os campos em branco para realização de uma nova pesquisa. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 9

10 6 Registro Registrar Solicitação Web Funcionalidade para das solicitações proveniente da Web. Fluxo de Acesso 1. Acessar através do Menu Registro Registrar Solicitação Web. Manutenção Campos Registro de Solicitação Procedência: Selecionar a procedência do registro. Assunto: Selecionar o assunto que será tratado no processo. Setor responsável: Informe o setor responsável que será exibido de acordo com o assunto selecionado. Motivo: Descrever detalhadamente o motivo do registro. Digite o código gerado na imagem para confirmar a gravação da solicitação: Informar os caracteres exibidos na imagem acima do campo. Eventos Botão F7-Novo : O sistema apresenta a tela de cadastro em branco para novo cadastro. Botão F12-Gravar : O sistema validará os dados informados verificando duplicidade, dados obrigatórios e/ou incompletos, se não houver inconsistência, o registro é gravado. Outro Evento Após cadastramento de uma solicitação Web, um novo botão será adicionado na tela. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 10

11 Botão Gerar Comprovante : Emite um comprovante do registro da solicitação. Prefeitura Municipal de Serra SIGAP Manual do Usuário 11