Faculdade Arquidiocesana de Curvelo Departamento de Administração Curso de Pós-Graduação. O Treinamento e o Modelo Burocrático de Organização

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1 Faculdade Arquidiocesana de Curvelo Departamento de Administração Curso de Pós-Graduação O Treinamento e o Modelo Burocrático de Organização Afonso Ferrão Júnior Ana Helena Soares Fernandes José de Anchieta Machado Renata dos Reis Diniz Tatiana Ribeiro de Paula Penna Curvelo - MG 2012

2 O Treinamento e o Modelo Burocrático de Organização 1 Introdução O treinamento é considerado fator preponderante para o êxito de uma organização. Dele é possível estabelecer um ambiente favorável ao progresso funcional, à otimização dos meios de produção e à atualização de processos e rotinas, evitando-se improvisações e desperdícios. Com a evolução da sociedade ao longo dos tempos, as organizações tornaram-se mais complexas, atuando em um cenário dinâmico e diversificado, o que determinou o surgimento de teorias administrativas que permitiram às organizações sobreviverem neste ambiente. A Teoria Burocrática das Organizações trouxe à luz conceitos que se amoldaram às necessidades da administração, inserindo na performance organizacional aspectos relevantes. Neste contexto, o treinamento permeia algumas das características da mencionada teoria, dando suporte para que tais conceitos possam ser desenvolvidos dentro dos parâmetros apresentados. Este trabalho tem por finalidade perambular pelas características da Teoria Burocrática, identificando suas conexões com o treinamento, permitindo uma reflexão sobre esta relação. É apresentado em cinco etapas: preliminarmente pretende-se descrever as informações básicas sobre a Teoria da Burocracia, com suas características e críticas, num segundo momento serão descritos os aspectos capitais do treinamento. Com tais conhecimentos, será possível traçar aquilo que é congruente e o que é conflitante nesta relação. Por fim, será apresentada uma conclusão dos apontamentos descritos.

3 2 A Teoria da Burocracia Na atualidade, quando o termo burocracia é empregado, instintivamente surge o entendimento de lentidão e inoperância, forma-se na mente a ideia de uma máquina obsoleta, grande e que não permite um fluxo leve e ágil. Para que seja possível estabelecer um perfeito entendimento sobre a burocracia, é imperioso buscar suas origens e perceber as transformações de seus conceitos e variáveis, inclusive da sua formação etimológica. Com origem no latim vulgar bura, variante do latim burra, no século IV havia o entendimento de pano grosseiro de lã (burel), que na França do século XII acabara servindo como uma cobertura de mesa (bureaiux). No século XV o entendimento passa para a própria mesa de escrever e, posterior (século XVI) para o cômodo ou lugar em que se encontra tal mesa. Após outras transformações que designavam locais de trabalho de quem desenvolve atividade profissional em mês ou pessoas com tal função (garçons), no século XVIII, Jean-Claude Marie Vicent ( ), economista francês, surge com o termo híbrido bureaucratie (bureau e kratia - autoridade, do grego krátos - força ). No século XIX acontece a consolidação do termo burocracia (em português). A burocracia não é um fenômeno da atualidade, mas somente no último século que ganhou força. No passado, os Estados, em sua maioria, apresentavam-se pequenos e uma frágil organização centralizada. Com a expansão do sistema de produção, das nações, de suas organizações formais e da complexidade de suas relações, a burocracia apresentou um enorme desenvolvimento, tornando-se, na atualidade, uma forma institucional dominante. Neste contexto, na década de 1940, baseado nas obras do economista e sociólogo Marx Weber ( ), surge um modelo de organização administrativa que foi denominado como Teoria da Burocracia da Administração. Baseado em princípios protestantes, a burocracia foi definida

4 como um poder necessário para a eficaz funcionalidade de uma estrutura organizacional, qualquer que seja seu domínio (público ou privado). Para Weber, a burocracia mostra nos mínimos detalhes como as coisas devem ser feitas na organização. A organização burocrática é um tipo ideal, fruto do Estado Moderno, constituída de uma elite dirigente, dotada de poder para legislar e tributar, emanado dos meios de produção e garantindo a apropriação do excedente. Weber não estabeleceu um modelo de organização, buscou identificar pontos comuns entre elas, estabelecendo algo impessoal, com regras definidas, com ênfase no processo de autoridade-subordinação, colocando as pessoas em segundo plano, vez que para ele a burocracia não é um sistema social, mas um tipo de poder. As características da Burocracia são: a) Caráter legal das normas e regulamentos: as normas e regulamentos são coerentes com os objetivos da organização e transferem às pessoas investidas da autoridade um poder sobre os subordinados e capacidade de impor disciplina. O indivíduo pode ser treinado para se ajustar às exigências da organização. b) Caráter formal das comunicações: as comunicações são escritas para que possam gerar comprovação. c) Caráter racional e divisão do trabalho: cada integrante sabe qual é sua tarefa, seus limites e seu poder na organização. A divisão atende aos objetivos da organização (a eficiência), por isso é racional. d) Impessoalidade nas relações: a distribuição das atividades é coerente com os cargos e funções, feita impessoalmente. O poder de cada um deriva de seu cargo e função. Se um indivíduo é afastado da

5 empresa, imediatamente é substituído, sem quebra de solução de continuidade. e) Hierarquia da autoridade: os cargos são estabelecidos de acordo com o princípio da hierarquia. A estrutura hierárquica estabelece privilégios e obrigações. A ação arbitrária é evitada pelo estabelecimento de regras conhecidas. f) Rotinas e procedimentos padronizados: regras e normas ajustam o funcionamento às exigências do cargo (desempenho segundo padrões estabelecidos). Esta racionalização é identificada no condicionamento e no treinamento racional do desempenho no trabalho. g) Competência técnica e meritocracia: a escolha da pessoa é baseada no mérito e na competência técnica, e não na preferência pessoal. Os critérios de seleção e escolha fundamentam-se na capacidade e na competência técnica. h) Especialização na administração: o corpo administrativo é separado dos meios de produção. O dirigente não é necessariamente o dono do negócio, mas um profissional especializado. As pessoas são treinadas para se tornarem especialistas. i) Profissionalização dos participantes: o profissional é um especialista (pode ser treinado para se tornar um), assalariado e ocupa um cargo. É nomeado pelo supervisor e é fiel ao cargo. j) Completa previsibilidade do funcionamento: o comportamento dos membros é previsível. Não considera a organização informal (as reações e o comportamento humano são previsíveis). A previsibilidade do funcionamento da organização no sentido de se obter a maior eficiência é o resumo de tudo que se espera da burocracia, segundo Weber. No entanto, Merton (apud CHIAVENATO, 2011) observou que a imprevisibilidade leva às imperfeições e à ineficiência. Para ele (Merton), ao

6 abordar a burocracia, os cientistas deram ênfase aos resultados positivos e não abordaram as tensões internas, e não existe organização totalmente racional, assim, estabeleceu algumas situações, denominadas de disfunções da burocracia: a) Internalização das regras e apego aos regulamentos: as normas e regulamentos passam a ser absolutos, transformam-se de meios para objetivos, tornam-se prioridade, inflexíveis. b) Excesso de formalismo e papelório: a comunicação por intermédio de documentos pode conduzir a um excesso de formalismo. c) Resistência às mudanças: quando surge uma mudança na organização, é encarada pelo funcionário como uma ameaça à sua segurança, provocando resistências. d) Despersonalização do relacionamento: a impessoalidade enfatizada no cargo tende a diminuir as relações entre as pessoas. e) Categorização como base no processo decisório: quem decide é quem possui o nível hierárquico mais elevado, mesmo que nada saiba a respeito do problema a ser resolvido. f) Superconformidade às rotinas e aos processos: como as regras e rotinas passam a ser sagradas, o funcionário passa a ficar limitado em sua liberdade, criatividade e espontaneidade, levando-o à incapacidade treinada (VEBLEN apud CHIAVENATO, 2011). Para Bennis, a burocracia modifica a personalidade das pessoas que se tornam obtusas, limitadas e obscuras, o homem organizacional condicionado, não considera o crescimento pessoal e o desenvolvimento da personalidade das pessoas. g) Exibição de sinais de autoridade: com o fortalecimento da hierarquia de autoridade, surge a utilização de símbolos ou sinais de status para demonstrar a posição hierárquica.

7 h) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público: o funcionário volta-se para dentro da organização, para suas rotinas, seus regulamentos e seus chefes, levando aos conflitos com os clientes. As pretensões do cliente para um atendimento personalizado as transformam em pressões junto ao funcionário, que se sente ameaçado. Em 1950, os modelos clássicos (Administração Científica de Taylor, Teoria Clássica de Fayol e Modelo Burocrático de Weber) recebem de Worthy a denominação de teoria das máquinas, considerando que tais teorias comparava a organização com uma máquina construída para cumprir uma tarefa. Dentre os conceitos da teoria das máquinas, Katz e Kahn salientam algumas fraquezas, dentre elas, a pouca importância do intercâmbio da organização com o ambiente interno, que está em constante mudança, exigindo modificação da organização. 3 Treinamento Dentre os fatores que propiciaram o incremento da burocracia estava um ambiente de diferenças acentuadas, o que levava à necessidade da profissionalização dos componentes da organização e, por consequência, de um treinamento que permitisse aos indivíduos o desenvolvimento de suas capacidades e que atendesse a critérios uniformes e burocráticos, no recrutamento, seleção e motivação. Assim, entende-se por treinamento, no sentido lato, como sendo um esforço planejado, organizado, especialmente projetado para auxiliar os indivíduos a desenvolver suas capacidades (LAKATOS, 1997). Pode ser entendido também como o conjunto de processos pelos quais se dão ou se aperfeiçoam as qualidades individuais adquiridas (conhecimento)

8 para o trabalho. Tais qualidades podem ser fornecidas (quando o trabalhador não as possui) ou aperfeiçoadas (quando as possui de maneira insuficiente). O exercício de cargos mais elevados, inserido numa política de promoções, depende de uma determinada coleção de conhecimentos, absorvida por intermédio do treinamento. Avaliação de mérito só pode ocorrer quando recebe amparo de eficiente treinamento, eliminando deficiências decorrentes de falhas na formação técnica. Neste sentido, no enfoque da administração salarial, o treinamento quando implica em promoção faz a empresa assumir sua função social. Por outra ótica, o treinamento é um dos mais poderosos instrumentos de ação direta da racionalização, pois seus resultados são efetivamente percebidos na elevação da eficiência, ao desenvolver no trabalhador a aplicação do menor esforço para se atingir o melhor resultado. Conforme os objetivos da empresa, a natureza e a finalidade do treinamento podem variar, no entanto seus propósitos podem ser considerados da seguinte forma: a) Aperfeiçoamento do conhecimento e habilidades de trabalho - voltado para o trabalho em si, não só para habilidades manuais, mas engloba também atividades como supervisão e planejamento. b) Transmissão de informações mais gerais, são informações sobre a empresa, seus produtos, políticas. c) Modificação de atitudes desenvolver atitudes mais favoráveis entre os trabalhadores, aumentar motivação e a sensibilidade para com os sentimentos e reações das pessoas.

9 4 Aspectos congruentes entre a teoria burocrática e o treinamento Analisando as definições apresentadas da teoria burocrática e do treinamento, é possível perceber pontos congruentes. Para que o funcionário neófito saiba e se amolde ao caráter legal das normas e regulamentos, conheça a coerência da distribuição das atividades em relação aos cargos e funções, a estrutura hierárquica da empresa, o caráter racional e divisão do trabalho, torna-se imperioso que ele receba treinamento, cumprindo assim o seus propósitos do aperfeiçoamento do conhecimento e habilidades de trabalho e da transmissão de informações sobre a empresa, seus produtos, políticas. A teoria burocrática busca a eficiência da organização, então, usa-se o treinamento como instrumento de ação direta da racionalização, pois seus resultados são efetivamente percebidos na elevação da eficiência, ao desenvolver no trabalhador a aplicação do menor esforço para se atingir o melhor resultado. A especialização e a profissionalização são outras características que guardam relação direta com o treinamento. Além das características da teoria burocrática, o treinamento também possibilita a redução do impacto de parte das disfunções identificadas nesta teoria, amenizando consideravelmente os efeitos do apego aos regulamentos e da resistência às mudanças. 5 Aspectos conflitantes entre a teoria burocrática e o treinamento A teoria burocrática tem ênfase no processo de autoridadesubordinação, colocando as pessoas em segundo plano, vez que para ela a burocracia não é um sistema social. O treinamento, quando implica em promoção, faz a empresa assumir sua função social. Ainda neste enfoque, o

10 treinamento, quando tem o propósito de modificar atitudes, trabalha sentimentos e sensações, circunstâncias desconsideradas pela teoria das máquinas. Ainda no contexto do propósito de modificar atitudes que o treinamento possui, o homem condicionado, descrito por Bennis ao criticar a teoria burocrática, perde força. Outra disfunção da teoria que o treinamento acaba amenizando é o olhar intrínseco que ela assume, não percebendo o externo à organização. Ao assumir a função social e ampliando as ações do funcionário para além do meio de produção, a empresa acaba abrindo-se ao ambiente externo. 6 Conclusão A teoria burocrática acaba por absorver propósitos do treinamento, no entanto, por suas características, esta absorção acaba sendo parcial. As disfunções identificadas sobre a teoria também são amenizadas quando os aspectos do treinamento são considerados. Desta forma, é possível perceber que a teoria burocrática ainda tem grande espaço nas organizações atuais, com maior ou menor intensidade, conforme os objetivos da empresa, mas os conceitos apresentados pelo treinamento ampliam as possibilidades expostas por aqueles ensinamentos.

11 BIBLIOGRAFIA CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Rio de Janeiro. Elsevier, ª ed. Cap. 11. Pg LAKATOS, Eva Maria. Sociologia da administração. São Paulo. Athos, Cap. 3. Pg LAKATOS, Eva Maria. Sociologia da administração. São Paulo. Athos, Cap. 6. Pg 160 e 161. OLIVEIRA NETTO, Alvim Antônio de. Metodologia da pesquisa científica: guia prático para apresentação de trabalhos acadêmicos. 2. ed. rev. E atual. / Alvim Antônio de Oliveira Netto. Florianópolis: Visual Books, RIBEIRO, Renato Vieira. Teorias da administração. Curitiba. IESD Brasil S. A., Pg SERSON, José. Curso básico de administração do pessoal. 3. ed. Reescrita São Paulo: Edições São Paulo, Cap. VI, Pg