Gestão de Compras e Estoques

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1 Gestão de Compras e Estoques

2 2 SENAC - SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL Conselho Regional José Evaristo dos Santos Presidente Departamento Regional de Goiás Felicidade Maria de Faria Melo Diretora Regional Maria de Lourdes Martins Narciso Diretora de Educação Profissional Maria Cândida Rodrigues Diretora Financeira Girsei Severino de Paula Diretor Administrativo Coordenação de Apoio Técnico Amália Cardoso da Silva Aguiar Angélica Cristina Pereira Carla Baylão de Carvalho Cláudia Márcia Alencar Costa Pereira Délcio Marques da Costa Kátia de Araújo Jaime Márcia Neves Rocha de Oliveira Rômulo Criston Gomes Nascimento Veronízia Theodoro Luz Elaboração Luz Magdalena Láscar Alarcón Diagramação Tatiane Aquino de Sousa

3 3 ÍNDICE GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES... 5 CONCEITO DE ESTOQUES... 6 TIPOS DE ESTOQUES... 7 CUSTOS DE ESTOQUE... 9 TIPOS DE DEMANDA SISTEMA DE COMPRAS SINAL DE DEMANDA ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO MODALIDADES DE COMPRAS CONDIÇÕES DE COMPRA CONDIÇÕES DE PAGAMENTO E DESCONTOS GRÁFICO DENTE DE SERRA TEMPO DE REPOSIÇÃO OU DE RESSUPRIMENTO (TR) PONTO DE PEDIDO (PP) OU REPOSIÇÃO (PR) OU ENCOMENDA (PE) CLASSIFICAÇÃO ABC ANÁLISE DOS ESTOQUES TIPOS DE INVENTÁRIO: ACURÁCIA DOS CONTROLES NÍVEL DE SERVIÇO OU NÍVEL DE ATENDIMENTO GIRO DE ESTOQUES SISTEMA JUST IN TIME FILOSOFIA DO JIT... 34

4 4 LOGÍSTICA FASES DA EVOLUÇÃO LOGÍSTICA MRP MATERIALS REQUIREMENT PLANNING ou PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS OBJETIVOS DO MRP POSTPONEMENT ESTOCAGEM: SELETIVIDADE + OCUPAÇÃO PEPS/UEPs BIBLIOGRAFIA...47

5 5 GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES A Administração de materiais é parte fundamental de qualquer organização que produza itens ou serviços de valor econômico, sendo essencial não só ao setor industrial como ao comercial, existindo tanto em empresas dos setores públicos e privados. Regular estoques, transportá-los e guardá-los está arraizado na humanidade há muito tempo. Conta a bíblia que José do Egito por motivos próprios iniciou, naquela época, uma grande movimentação de bens (alimentos) para estocagem. Registrando quantidades e regulando, de forma muito sabia, conseguiu graças a suas previsões que o povo do Egito conseguisse passar ileso por uma grande crise de alimentos e em conseqüência disso o país teve um forte diferencial entre os demais. Com o decorrer dos séculos, a gestão dos recursos materiais não chamou a atenção dos administradores. Tais recursos eram apenas observados nas questões de almoxarifado. Por vários anos, a grande preocupação estava voltada apenas para: Venda Produção e Serviços. Porém, com os problemas que o mundo atravessou a partir da década de 80, inflação, mão-de-obra especializada, custos de transporte etc. as empresas tiveram que focar seus esforços nas reduções de seus recursos. E como grande parte do ativo das empresas está depositada na conta de estoque, almoxarifado e patrimônio, a atenção se volta para a redução destes recursos. As organizações trabalham num ambiente complexo, afetado por muitos fatores, entre os mais importantes temos: Governo: regulamentação de negócio pelos vários níveis de governo constitui algo extensivo. A regulamentação aplica-se a áreas como ambiente, segurança, confiabilidade de produtos e tributação. Economia: as condições econômicas gerais influenciam a demanda por produtos ou serviços de empresas, bem como a disponibilidade de insumos.

6 6 Durante uma recessão econômica, a demanda por diversos produtos diminui, enquanto a de outros pode crescer. Concorrência: hoje a concorrência é intensa, empresar fabricantes enfrentam competição do mundo todo. Clientes: os clientes estão cada vez mais exigentes e os fornecedores tem respondido melhorando a gama de características que oferecem. Algumas das características que os clientes esperam encontrar nos produtos e serviços que comparam são: Preço justo; Maior qualidade de produtos e serviços; Lead time de entrega; Serviços de pré e pós-venda melhores; Flexibilidade em tipos e volumes de produtos. CONCEITO DE ESTOQUES São materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Quaisquer quantidades de bens físicos mantidos de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo. Outras definições: Estoque físico: é o estoque existente fisicamente na empresa, utilizado para a venda ou para a industrialização. Estoque contábil: é o estoque utilizado para contabilidade, como referência, para o fechamento do balanço. Este estoque pode apresentar resultados diferentes ao estoque físico, devido a erros de movimentação de estoque. O estoque pode existir em determinados lugares, e esses lugares possuem uma definição específica. Armazém: lugar usado para receber e conservar mercadorias, provisões, geralmente usadas para armazenar produtos de secos e molhados.

7 7 Almoxarifado: depósito de materiais e objetos necessários a todos os demais setores de um estabelecimento. Normalmente este setor armazena pequenas quantidades de produtos e esses produtos são de grande rotatividade. Depósito: lugar que é utilizado para armazenar mercadorias/produtos de grande quantidade de produtos acabados ou matérias-primas. As principais funções do estoque são: Garantir o abastecimento de materiais a empresa, neutralizando os efeitos de: a) Demora ou atraso no fornecimento de materiais; b) Sazonalidade no suprimento; c) Riscos de dificuldades de fornecimento. Proporcionar economias de escala: a) através da compra ou produção de lotes econômicos; b) pela flexibilidade do processo produtivo; c) pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. A Administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes. Como o estoque resulta da produção ou a apóia, os dois não podem ser administrados separadamente. TIPOS DE ESTOQUES Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques. Como os estoques constituem uma parcela considerável dos ativos das empresas, eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados em cinco grandes categorias: Estoques de matérias-primas: são todos os itens utilizados nos processos de transformação em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a

8 8 empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque matérias-primas, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam ao produto final, ou indiretos, que não se incorporam ao produto final. Estoques de produtos em processo: correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. São os materiais que começam a sofrer alterações, sem, contudo, estar finalizados. Estoques de produtos acabados: são todos os itens que já estão prontos para serem entregues aos consumidores finais. São os produtos finais da empresa. Os produtos acabados são bem conhecidos por nós em nosso dia-adia, e itens como os de revenda enquadram-se nesta categoria. Estoques em trânsito: correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino final. Estoques em consignação: são os materiais que continuam sendo propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário são devolvidos sem ônus. Os materiais como recursos que são, recebem as seguintes denominações: Materiais diretos: também denominados materiais produtivos ou matériasprimas, são aqueles que se agregam ao produto final, isto é, saem como produto final. Exemplo: pneus de automóvel e o copo de um liquidificador. Materiais indiretos: também denominados materiais não produtivos ou materiais auxiliares, são aqueles que não se agregam, isto é não saem com o produto final. Exemplos: óleos de corte das máquinas ferramentas que são utilizados na usinagem de um material direto.

9 9 Outra classificação de Estoques de acordo com a função: Estoque de Antecipação: são criados antecipando-se uma demanda futura. Estoque de flutuação (de segurança): cobre flutuações aleatórias e imprevisíveis de suprimentos, da demanda ou do lead time. Estoque do tamanho do lote: itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário, para tirar vantagem dos descontos sobre a quantidade, reduzir despesa de transporte e custos de pedido. Estoque hedge: devido às altas oscilações de mercado, muitos compradores tem uma expectativa de que os preços irão subir, adquirem o estoque hedge, quando os preços estão baixos, na expectativa de uma futura valorização. CUSTOS DE ESTOQUE Todos podem ser agrupados em diversas modalidades: 1. Custos de capital: juros e depreciação 2. Custos com pessoal: salários e encargos sociais 3. Custos com edificação: aluguel, impostos, energia, água, conservação etc 4. Custos de manutenção: deteriorização, obsolescência e equipamento. Existem duas variáveis que aumentam estes custos, que são a quantidade em estoque e o tempo de permanência em estoque. Terminologia empregada no sistema Tornam-se bastante interessantes às definições e emprego de termos empregados na área da organização, pois obteremos uma melhor forma de entendimento entre os planejadores de material. As colocações abaixo apresentadas são as mais usuais nas organizações, porém existem variações por regionalismo ou adaptações a programas informatizados. Como define a Norma ISO 9001, os termos devem ser definidos em Manuais e Procedimentos da Qualidade.

10 10 Estoque quando se está falando dos materiais em geral, armazenados pela empresa. Material quando se está falando sobre determinado item ou pequeno grupo (família) de item. Demanda (D) em alguns casos é utilizada a letra C. - é a quantidade consumida ou requisitada de estoque para uso em um determinado período. Demanda Média Mensal (D) é a quantidade média de material consumida em um determinado período. Demanda Reprimida é quando se está falando do não atendimento a solicitações de material. Na realidade está relacionada a falta de estoque ( materiais zerados em quantidades) Tempo de Ressuprimento/Reposição (TR) é o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição para compra e aquela em que o material é recebido pelo almoxarifado, podendo ser considerados: tempo de processo de compra e entrega pelo fornecedor. Lote de Compra (LC) é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque. Ressuprimento processo de suprir as quantidades faltantes, quer dizer, reabastecer o estoque com quantidades, comprar mais material. Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda (PE) ou Ponto de Pedido (PP) corresponde ao nível de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento. Estoque Máximo (EM) é a quantidade máxima de material a ser mantida em estoque. Estoque Mínimo (Em) é a quantidade mínima a ser estabelecida ao atendimento da organização. Lista de Material ou Relatórios de Estoque é a relação de todos os itens de materiais controlados pela empresa. Devido a expansão dos processos, as Listas de Material estão sendo classificadas por famílias de material ou por classificação

11 11 ABC ou por tipo de equipamento aplicado, como forma de redução de custo na impressão das mesmas. Lead Time é o tempo de ressuprimento ou o número de frações de tempo entre a liberação do pedido até o recebimento de determinado item de material. O Lead Time pode ser encontrado com a terminologia Tempo de atendimento. Inventário é a contagem física a ser confrontada com os controles definidos pela empresa, podendo ser estes controles manuais ou informatizados. TIPOS DE DEMANDA Segundo a ciência das economias, demanda é: Disposição de comprar determinada mercadoria ou serviço, por parte dos consumidores. Porém, na Administração de Recursos Materiais, demanda é a saída média estimada de uma determinada mercadoria em certo espaço de tempo. A demanda visa formatar graficamente uma tendência característica do objeto em estudo que, por muitas vezes pode até aparentemente se comportar de forma inconstante, contudo sempre haverá uma característica (perfil) da movimentação deste produto. Se os dados históricos referentes à demanda são contrapostos a uma escala de tempo, o gráfico mostrará formatos ou padrões consistentes. Padrão é o formato geral de uma série temporal. A variação do padrão de demanda pode variar por quatro motivos bem distintos: Sazonalidade: Caracteriza-se por uma repetição constante e proporcionalmente com a mesma intensidade de uma flutuação da demanda. Isso ocorre como conseqüência de fatores externos a empresa tais como: clima, período de férias, eventos particulares e etc. A sazonalidade geralmente é considerada em bases anuais, mas também podem acontecer em uma base semanal, ou até diária. Tendência: Mostra um crescimento ou decréscimo do padrão de demanda de forma constante. Esta tendência pode se mostrar no formato linear, geométrico ou exponencial. Exemplo: Um produto que saiu de moda.

12 12 Variação Aleatória: Muitos fatores podem afetar a demanda durante períodos específicos, sendo que ocorrem em uma base aleatória. Essa demanda pode ser pequena, com a demanda real chegando perto do padrão, ou pode ser grande, com os pontos espalhados pelo gráfico. Cíclica: Em vários anos ou até mesmo em décadas, aumentos e diminuições ondulatórias na economia influenciam a demanda. O estudo e previsão dos ciclos ficam a nível macro economistas. Um estoque pode assumir varias características ao longo do tempo. O seu comportamento sofre influencia internas e externas. É necessário identificar as características mais claras que os itens assumem, para poder desenvolver uma política de reposição que não prejudique as vendas, nem sobrecarregue financeiramente a empresa. A quantidade por si só, não é a característica dominante para se definir em que estagio se encontra um item, mas sim a dinâmica de suas demandas e os fatores internos e esternos que o influenciaram. Para uma melhor visualização dos tipos de demandas que um estoque pode apresentar, demonstraremos em gráfico de tendências, ainda que sem demonstrar suas influências, as possíveis características básicas, fazendo comentários de suas peculiaridades e possíveis influências internas e externas. DEMANDA NORMAL:

13 13 A característica básica que predefine um item de demanda normal, é que sua movimentação e uma mediam de si mesmo, dentro de qualquer quantidade considerada. Ou seja, um item que considerada sua demanda media em 55 unidades, como de um ano entre 10 a 20% sobre a sua media, tanto para mais como para menos. Outra característica é a da não sazonalidade. Tanto sobe como desce em qualquer dos meses do ano. DEMANDA SAZONAL A característica básica de um item sazonal é em primeiro lugar, que não existe uma media confiável durante o período de um ano. Nota-se que em determinados períodos, ele tem uma demanda que chega a 50 e 60% maior ou menor que a media sempre no mesmo período do ano. Tem quase sempre um fator externo a influenciá-lo. Pode não acontecer a sazonalidade positiva quando não nos preparamos para ele.

14 14 DEMANDA CRESCENTE A característica básica do item de demanda crescente é a de estar sempre acima da media anterior. No mês a mês, mostra um aumento sempre que o estoque disponível permite. Cai ou mantêm sua media somente por falta de produto. Tendo mais, vende mais. Sua tendência é sempre crescente. Após um período variável, tem tendência a estabilizar-se como demanda normal ou assumir queda livre. Requer muita atenção e conhecimento dos principais fatores a influencia-lo. É um grande causador dos excessos de estoque. DEMANDA DECRESCENTE

15 15 A característica básica do item de demanda decrescente é a de estar sempre abaixo da media anterior. No mês a mês, mostra uma diminuição da demanda independente do estoque disponível. Cai e não mantêm sua media. Tendo ou não, vende sempre menos. Sua tendência é sempre decrescente. Geralmente essa tendência esta relacionada, por exemplo, com substituição por outro produto, competitividade, custo-benefício de seu emprego, etc. É também um grande causador dos excessos de estoque. Merecem muita atenção e agilidade de decisão. DEMANDA COMPULSÓRIA QUANT A característica de demanda compulsória ocorre em itens que, pelo fato principal de representar uma marca ou fabricante, a empresa ter de mantê-lo em estoque para garantir o nível de atendimento ao produto principal. Sua saída é esporádica, se é que ocorre. No entanto, deve se levar em conta que o mesmo pode assumir outras características quando o produto principal já existe em maior quantidade no território de venda da empresa, ou ainda, torna-se um item sem giro ou obsoleto com grande facilidade. O período de um ano a um ano e meio praticamente dirá suas possibilidades futuras. É um grande candidato a item obsoleto ou Sem Giro.

16 16 SEM DEMANDA QUANT Sua característica já é a descrita pelo próprio nome. Não há movimentação para o item. Não pode afirmar, sem maiores análises, trata-se de um item obsoleto. Tem que ser verificado se o item e parte de um produto ou e de venda casada (só e vendido juntamente com outro item), e se seu par esta faltando no estoque, no período verificado. SISTEMA DE COMPRAS Notar a real importância da função Compras como potencial fonte de competitividade é fundamental para a empresa que deseja estar participando eficazmente de seu mercado no presente e no futuro. Considerando a totalidade do valor econômico de seu produto, as Compras devem ser devidamente focadas dentro de sua estratégia de competitividade, considerando o real peso do que está a montante dela. Na estrutura de custos de uma empresa, segundo Rafael Herrera da Prodix, economizar 5% na função Compras pode representar um acréscimo de até 30% do resultado líquido, de acordo com o segmento (e de acordo com a margem de contribuição do produto). Ainda hoje se foca a produtividade interna da empresa como principal fonte de ganhos econômicos. Mesmo organizações que levaram à exaustão seus processos produtivos e administrativos ainda permanecem com grande atenção nessas áreas. No entanto, existem sérias razões para integrar a função de Compras na concepção da competitividade.

17 17 Na Nova Economia, ser competitivo não é, predominantemente, somente uma questão de preço dos produtos no ponto de venda. São fatores tão importantes quanto preço e serviços agregados ao produto: a capacidade de diferenciação dos produtos e a velocidade em que ocorre a inovação. Avanços decisivos em qualidade e novos meios de comercialização também são fatores mais percebidos hoje do que no passado. Uma empresa que busca melhorar sua performance de mercado tem na sua cadeia de fornecimento, um importante aliado que pode favorecer, acelerar ou, ao contrário, vir a representar obstáculos ao sucesso de sua estratégia. Nos setores de consumo (alimentos, bebidas e cosméticos, por exemplo), criatividade e inovação tecnológica têm sido bastante usados para trazer maior competitividade às empresas. A função compras, segundo DIAS (1993) tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. SINAL DE DEMANDA O sinal de demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais. Os objetivos básicos de uma seção de compras são: Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

18 18 Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para a empresa, principalmente condições de pagamento. ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS As atividades típicas da seção de compras são: 1. Pesquisa dos fornecedores Estudo do mercado Estudo dos materiais Análise dos custos Investigação das fontes de fornecimento Inspeção das fábricas dos fornecedores Desenvolvimento de fontes de fornecimento Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. 2. Aquisição Conferência de requisições Análise das cotações Decidir comprar por meios de contratos ou no mercado aberto Entrevistar vendedores Negociar contratos Efetuar as encomendas de compras Acompanhar o recebimento de materiais. 3. Administração Manutenção de estoques mínimos Transferências de materiais Evitar excessos e obsolescência de estoque Padronizar o que for possível.

19 19 4. Diversos Fazer estimativa de custo Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes. Cuidar das relações comerciais recíprocas. CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR a) Ver a negociação como um processo contínuo, no qual nenhum item é imutável, mesmo fechado o acordo e assinado o contrato; b) Ter mente aberta; c) Estar alerta para suas necessidades pessoais e de seu negócio, sem se descuidar das necessidades de seu oponente; d) Ser flexível e capaz de, rapidamente, definir metas e interesses mútuos; e) Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado; f) Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente; g) Ser cooperativo porque a cooperação possibilita clima propício à solução de problemas, em harmonia; h) Ser competitivo, o que estimula as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados; i) Compreender que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultantes da cooperação e competição; j) Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização.

20 20 CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO a) Comece sempre a negociação, fornecendo e solicitando informações, fatos, deixando opiniões, julgamentos e valores para depois. b) Procure vestir a pele do outro negociador, o que o ajudará a compreender melhor a argumentação e as idéias dele; c) Nunca esqueça que um bom negócio só é bom quando é bom para ambas as partes; logo, as idéias só serão aceitas, se forem boas para ambas as partes; d) Procure sempre fazer perguntas que demandem respostas além do simples sim ou não; e) A dimensão confiança é importantíssima no processo de negociação; procure ter atitudes geradoras de confiança em relação ao outro negociador; f) Evite fazer colocações definitivas ou radicais; g) Nunca encurrale ou pressione o outro negociador, deixando sempre uma saída honrosa. h) Toda pessoa tem seu estilo de negociação e determinado tipo de necessidade e motivação; ao negociar lembre-se dessas diferenças; i) Saiba ouvir e procure não atropelar verbalmente o outro negociador; j) Procure sempre olhar os aspectos positivos do outro negociador; observe suas forças, evite concentrar-se em suas características negativas de comportamento e em suas fraquezas, porque ele pode perceber. Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores são as chances de uma boa compra. As informações de ambas as partes devem circular abertamente, a fim de que distorções eventualmente detectadas sejam corrigidas por meio de um diálogo construtivo. Da mesma forma que o comprador quer estar seguro de receber seus produtos pelo melhor preço e da melhor qualidade no prazo determinado, o fornecedor quer ter garantia de clientes fiéis e satisfeitos.

21 21 Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo, ela é bem mais do que isso. Uma boa negociação ocorre quando ambas as partes saem ganhando. Daí porque saber negociar é um importante requisito para um bom comprador. Basicamente qualquer processo de negociação obedece a cinco etapas que precisam ser cumpridas com igual cuidado, para que se tenha um resultado final positivo. Preparação: onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados de forma ideal e os que a realidade permitirá atingir. Aqui, reflete-se sobre o comportamento presumível do outro negociador. Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar o objetivo, destacar um objetivo mútuo e criar um clima de aceitação. Apresentação: como é feito o relacionamento dos objetivos e expectativas iniciais com as necessidades da outra parte. Clarificação: consiste em ouvir atentamente as objeções; aceitar não a objeção em si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela e mostrar ao outro que a entendemos. Ação Final: é a procura de um acordo ou decisão. Vale lembrar que as pessoas compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com um empurrão, mas isso não quer dizer que ela tome a decisão sozinha. O negociador que faz isso geralmente fracassa. Operação do Sistema de Compras (Planejamento de Compras):Um sistema adequado de compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função da sua política adotada. Periodicamente esse sistema vem sendo aperfeiçoado, acompanhado a evolução das relações comerciais, mas os elementos básicos permanecem os mesmos. Entre essas características destacam-se em: Sistemas de compras a três cotações: Tem por finalidade partir de um número mínimo de cotações para encorajar novos competidores. A préseleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um

22 22 grande número de fornecedores, dos quais boa parte não teria condição para fazer um bom negócio. Sistema de preço objetivo: O conhecimento prévio do preço justo, além de ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrando-lhes que suas bases comerciais não são reais e que seus preços estão fora de concorrência. Duas ou mais aprovações: No mínimo duas pessoas devem estar envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor. Isso estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual. Além do que o sistema de duas aprovações permite que os compradores estejam envolvidos pelo processamento da compra, uma vez que a sua decisão está sujeita a um assessoramento ou supervisão. Documentação escrita: A presença de muito papel pode parecer desnecessária, porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao pedido, além de possibilitar o exame de cada fase da negociação, permite a revisão e estará sempre disponível, junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior. MODALIDADES DE COMPRAS De Emergência: É aquela que se realiza às pressas. Acontece quando a empresa não faz planejamento das compras. Especulativa: É realizada, antes de se apresentar a necessidade. Destinase a especular com uma possível alta de preços. Antecipada: É realizada, a fim de atender às reais necessidades da loja para determinado período. Exige rigorosa previsão das vendas. Contratada: É aquela que prevê a entrega dos pedidos em épocas prédeterminadas.

23 23 Reposição: É aquela para adquirir mercadorias com comportamento estável das vendas. Exemplo: produtos de higiene, limpeza e outros que registram comportamento de vendas equilibrado. CONDIÇÕES DE COMPRA Preços: Prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que lhe virá a ser necessário durante determinado período, que seja para assegurar o funcionamento da linha de produção quer seja para o funcionamento de toda a empresa. A definição dos prazos necessários para que os materiais estejam na empresa e a previsão de possíveis atrasos, é fundamental, exigindo esforço máximo no sentido de seu alcance. Frete: Representando em alguns casos parcela significativa no preço do produto, as condições mais freqüentes para o frete são para preços FOB, no qual o transporte do fornecedor até a empresa não está incluso, ou CIF, em que no preço está incluída a entrega. É importante avaliar entre as duas situações. É interessante ainda verificar as modalidades de transporte disponíveis para a escolha da alternativa mais viável. Embalagem: O tipo de embalagem em que vem acondicionada a mercadoria constitui fator preponderante no seu preço de aquisição. Torna-se necessário verificar se não existe elevação no preço da mercadoria em função da embalagem utilizada. A embalagem com que o Setor de Compra deve preocupar-se é com a de transporte, que trará a mercadoria até à empresa, dando a ela total proteção, sem excessos ou sofisticação. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO E DESCONTOS Um dos objetivos de uma boa compra é conseguir as melhores condições de pagamento. Em função da padronização de condições de pagamento pelos fornecedores, a ação do comprador neste sentido fica dificultada, exigindo maior habilidade na tentativa de obter maiores e melhores prazos.

24 24 É de grande importância para a empresa considerar ainda o custo financeiro em vigor e que havendo atraso das entregas nos prazos determinados, todos os benefícios das condições obtidas podem ser perdidos. Já os descontos para pagamentos à vista já estão incluídos normalmente em qualquer negociação, por todos os fornecedores. O que deve ser considerado é o diferencial em percentual do preço à vista e do preço faturado em número determinado de dias. Podem ocorrer situações em que o pagamento à vista seja mais vantajoso do que o parcelado e vice-versa. Quando o oferecimento de desconto está simplesmente vinculado à alteração das condições de pagamento, como regra simples de análise, deve-se verificar se o percentual oferecido de desconto é maior que as taxas de juros, em aplicações no mercado financeiro para remuneração de capital. Os descontos para quantidades constituem as reduções de preços em função de um aumento da quantidade comprada. São de difícil análise por envolver todo o dimensionamento dos estoques da empresa. Corre-se o risco neste caso da elevação demasiada dos estoques em alguns períodos. GRÁFICO DENTE DE SERRA A representação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico, em que a abscissa é o tempo decorrido (t) para o consumo, normalmente em meses, e a ordenada é a quantidade em unidades desta peça em estoque num intervalo de tempo. Este gráfico é chamado dente de serra devido a sua característica visual geralmente se assemelhar a tal objeto.

25 25 O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se: a) não existir alteração de consumo durante o tempo T; b) não existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; c) o fornecedor nunca atrasar; d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade. Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo: No gráfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.

26 26 TEMPO DE REPOSIÇÃO OU DE RESSUPRIMENTO (TR) O tempo de reposição é um dos cálculos simples e importantíssimo a ser analisado, pois a não observância desse fator poderá acarretar a falta do item, pois entre vários fatores envolve: Emissão da Requisição de Compra/ pedido/ verificação de orçamento tempo previsto até a definição para chegar o pedido ao fornecedor selecionado. Preparação do pedido tempo que leva do fornecedor fabricar/ embalar/ faturar e deixá-lo em condições de ser transportado. Transporte tempo que leva para sair do fornecedor até o recebimento do solicitante. Então o ponto de pedido de reposição, será definido quando o saldo de estoque estiver abaixo ou igual à determinada quantidade chamada ponto de pedido. PONTO DE PEDIDO (PP) OU REPOSIÇÃO (PR) OU ENCOMENDA (PE) Será calculado com a fórmula: PP = Emi + (C x Tr) Sendo: PP = Ponto de Pedido Tr = Tempo de reposição C = Consumo Médio Mensal (empresas usam D referente a demanda) Em = Estoque mínimo

27 27 Estoque mínimo (Em). Usa-se o modelo para cálculo de estoque mínimo: a fórmula simples Em = C x K Onde: C = consumo médio mensal K = fator de segurança No fator de segurança, caso queiramos ter uma falha de apenas 10 % em nossos estoques usaremos 0,90. Isso quer dizer que queremos uma garantia de que somente em 10% das vezes o estoque desta peça esteja zero. b fórmula da raiz quadrada Usa-se quando ; O consumo durante o tempo de reposição for pequeno, menor que 20 unidades. O consumo for irregular. A quantidade requisitada ao almoxarifado for igual a 1. Em = C x Tr Exemplo: uma peça é consumida a uma razão de 30 unidades por mês, e seu tempo de reposição é de dois meses. Qual é o ponto de pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de um mês de consumo? PP = Em + (C x Tr) PP = (30 x 2) + 30 PP = 90 unidades. Quer dizer quando o Estoque virtual chegar a 90 unidades, deverá ser emitido um novo pedido de compra. Estoque Máximo É a quantidade máxima permitida em estoque. Será o valor encontrado da soma do Estoque Mínimo (Em) com a Quantidade de pedido (PP). Emáx = Em + Quantidade pedida. Estoque Médio: O estoque médio irá fazer uma previsão de demanda para o próximo período, existem várias formas de se calcular: Método do último período: consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Método da média móvel: a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo no n períodos anteriores. CM = C 1 + C 2 + C Cn n

28 28 CM= Consumo médio C = Consumo nos períodos anteriores n = Número de períodos Desvantagens deste método: - As médias móveis são afetadas por valores extremos isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados; - As observações mais antigas tem o mesmo peso que as atuais. Método da média móvel ponderada: este método é uma variação do método anterior em que os valores dos períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos mais antigos X i = C i. X i. Ci Xi = previsão de consumo Ci = peso ou fator de importância Xi = Consumo de estoque de cada período CLASSIFICAÇÃO ABC A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, às classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

29 29 Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração. Classe B: Grupo intermediário. Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, No entanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. A classe A são os itens que nesse caso dão à sustentação de vendas, podemos perceber que apenas 5% a 20% dos itens correspondem a 80% do faturamento (alta rotatividade). A classe B responde por 25% a 40% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividade média). A classe C compreende a sozinha 50% a 70% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. ANÁLISE DOS ESTOQUES Os estoques representam uma parcela substancial dos ativos das empresas, por isso devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de lucros. Assim, cabe ao gestor verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um peso morto, não apresentando o retorno sobre o capital neles investidos. A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao

30 30 administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques, sendo os mais usuais: diferenças entre o inventário físico e contábil, acurácia dos controles, nível de serviço e giro de estoques. TIPOS DE INVENTÁRIO: Inventário Físico O inventário físico é a contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.o grande controle pode ser feito em qualquer organização para auxiliar o fluxo de caixa, é o referente aos inventários. Estoque em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com um custo que não traz benefício nenhum. Qualquer custo, seja ele relacionado à produção, à administração de materiais ou simplesmente ao estoque, pode ser reduzido se for bem gerenciado. Mudanças excessivas em ordens de produção, implicando parada das máquinas e aumento dos estoques em processo, acabam por gerar retrabalho, e é uma forma clara de desperdício, fazendo com que os gastos com produção subam e, conseqüentemente, impactem no custo do produto. Mas como descobrir se uma fábrica está trabalhando com excesso de estoque? O inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico ou rotativo. Inventário periódico: é realizado em determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano, faz-se a contagem física de todos os itens em estoque. Nessas ocasiões coloca-se um número bem maior de pessoas com a função específica de contar os itens. É uma força tarefa designada exclusivamente para esse fim, já tal contagem deve ser feita no menor espaço de tempo possível (geralmente de 1 a 3 dias).

31 31 Inventário rotativo: é quando permanentemente se contam os itens em estoque. Nesse caso se faz um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados dentro do período fiscal. Essa política exigirá um certo número de pessoas exclusivamente dedicadas à contagem, em período integral, o ano todo. ACURÁCIA DOS CONTROLES Uma vez determinado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor, ou seja: Acurácia = Número de itens com registros corretos Número total de itens Acurácia = Valor dos itens com registros corretos Valor total de itens Exemplo: Calcule a acurácia do controle, sabendo-se que após os três primeiros meses, foram encontradas as seguintes divergências entre o número de unidades contadas por item e o número indicado pelo controle. Classe Nº contados itens Nº itens contados em % Nº itens com Acurácia divergências A /16.915=29,03% 268 ( ) / = 0,9454 B /16.915=53,95% 438 ( ) / = 0,9520 C /16.915=17,02% 55 ( ) / = 0,9809 Total Solução (0,2903) x (0,9454) + (0,5395) x (0,9520) + (0,1702) x (0,9809) Acurácia do controle = 95,50%

32 32 NÍVEL DE SERVIÇO OU NÍVEL DE ATENDIMENTO Nível de serviço ou de atendimento é o indicador de quão eficaz foi o estoque para atender às solicitações dos usuários. Assim, quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço. Nível de serviço = Número de requisições atendidas Número de requisições efetuadas Exemplo: No almoxarifado da empresa VendeTudo, durante um período de 6 meses, foram apresentadas requisições de materiais, com um número médio de 1,45 item por requisição. Foram entregues dos itens solicitados. Qual o nível de atendimento do almoxarifado? Nível de serviço = = 97,88% GIRO DE ESTOQUES O giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Giro de estoques = Valor consumido no período Valor do estoque médio do período LISTA DE EXERCÍCIOS 1. Um gerente decidiu trabalhar com uma margem de segurança de 0,7% para um produto que tinha venda de 328 unidades por mês. Calcule o estoque mínimo necessário para que não falte estoque durante o mês e o estoque máximo que pode ser armazenado. 2. Calcule o estoque mínimo para uma empresa que vendeu 22, 35, 28 e 31 peças nos últimos 4 meses a um fator de segurança de 0,5.

33 33 3. Calcule o Ponto de Pedido PP de uma lanchonete que possuí um consumo mensal de polpas de fruta com tempo de reposição para 3 meses e um fator de segurança de 0,9. 4. Uma empresa tem em seu estoque aproximadamente itens diferentes. No inventário do ano anterior verificou-se que havia em média 20 unidades de cada item. Supondo que uma pessoa possa contar, em média 90 itens por minuto, quantas pessoas serão necessárias para contar todos os itens em 3 dias de trabalho? 5. De janeiro a julho, o estoque de uma empresa apresentou a seguinte movimentação em reais. Obtenha o giro de estoque para os dados abaixo. Mês Estoque Entradas Saídas Estoque final Inicial Jan , , ,35 Fev , ,33 Mar , ,88 Abr , ,55 Maio , ,12 Jun , ,56 Total 6. O consumo dos itens de estoque da empresa Galvão Ltda, de janeiro a junho de 1998 foi de: Item Consumo Valor P ,50 P ,55 P ,07 P ,44 R ,25 R ,46 T ,03 T ,05 Faça uma classificação ABC da tabela. 7. Calcule a acurácia do controle, sabendo-se que após os três primeiros meses, foram encontradas as seguintes divergências entre o número de unidades contadas por item e o número indicado no controle. Classe Nº de Itens Nº de Itens Nº de itens

34 34 contados em % com divergências A B C Total Por que uma alta acurácia é imprescindível para o bom funcionamento de um sistema informatizado de controle de estoques? 9. Porque as empresas procuram ter um alto giro de seus estoques? Quais são as vantagens e desvantagens dessa política? SISTEMA JUST IN TIME Na transição para o século XXI, o modelo japonês, uma versão sensivelmente melhorada das técnicas e proposições ocidentais sobre a administração, tornou-se um modelo universal, e um dos principais pilares que sustentam a competitividade na economia global. O método Just in Time, é uma expressão em inglês que significa bem na hora, no momento certo ou na hora certa, procura reduzir ao mínimo o tempo de fabricação e o volume de estoques. O princípio é estabelecer um fluxo contínuo de materiais, sincronizado com a programação do processo produtivo, para minimizar a necessidade de estoques. Para isso, o fornecedor deve comprometer-se a entregar os suprimentos no momento exato. Na linha de produção, o Just in Time funciona como um supermercado. O operador que precisa de peças entrega um cartão especificando o que deseja e leva outro, que acompanha o material que recebeu. O cartão chamado kanban, é o sinalizador da movimentação de suprimentos. FILOSOFIA DO JIT Operar um sistema de manufatura simples e eficiente, capaz de otimizar o uso dos recursos de capital, equipamento e mão-de-obra. Um sistema de produção capaz

35 35 de atender ás exigências de qualidade e de entrega de um cliente ao menor custo, via eliminação de qualquer função desnecessária no sistema de manufatura que traga custos indiretos, que não acrescente valor para a empresa, e que impeça melhor produtividade ou agregue despesas desnecessárias no sistema operacional do cliente. Princípios básicos do JIT 1. Cada funcionário ou posto de trabalho é tanto um cliente como um fornecedor; 2. Clientes e fornecedores constituem extensão do processo de manufatura; 3. Procurar continuamente simplificar; 4. É mais importante prevenir problemas do que resolvê-los; 5. Obter ou produzir algo somente quando for necessário ( Just-in-Time). Metas do JIT 1. Projetar para otimização da qualidade/custo e facilidade de fabricação; 2. Minimizar a quantidade de recursos despendida no projeto e manufatura de um produto; 3. Entender e responder às necessidades do cliente; 4. Desenvolver a confiança e relações abertas com fornecedores e clientes; 5. Desenvolver o comprometimento de melhorar todo o sistema de manufatura. Vantagens do JIT 1. Redução do custo de materiais; 2. Diminuição dos custos de produção, via sua otimização; 3. Redução do custo das vendas (fim da inspeção e teste entre fabricante e cliente).

36 36 A PRIMEIRA EMPRESA A ADOTAR O JIT A Toyota foi a empresa pioneira a adotar este sistema de gestão, o que a levou a trabalhar com poucos fornecedores, aumentando assim a relação de parceria e o fortalecimento da cadeia de suprimentos. Um dos grandes princípios adotados, segundos os manuais da Toyota, foi o da eliminação total de desperdícios, que foram classificados em sete tipos principais: Tempo perdido em conserto ou refugo. Produção além do volume necessário ou antes do momento necessário. Operações desnecessárias no processo de manufatura. Transporte. Estoque. Movimento humano. Espera. ESTUDO DE CASO: OHNO-SAN VAI AO SUPERMERCADO Por volta de 1950, a economia japonesa estava debilitada. A Toyota tinha um programa de produção de menos de carros por mês. Se fabricasse mais, não conseguiria vendê-los. Bem diferente da situação no final dos anos 80, quando a Toyota fabricava carros em poucos minutos. Em 1956, Taiichi Ohno, criador do sistema Toyota de produção, foi aos Estados Unidos visitar fábricas de automóveis. Finalmente, ele escreveu, pude realizar o desejo de conhecer um supermercado de perto. Ohno conhecia o supermercado por referência e já havia observado que é a loja onde, em geral, se compra de acordo com a necessidade. Do supermercado, Ohno havia tirado as idéias de enxergar cada processo de uma linha de produção como uma espécie de loja que fornece peças para o processo seguinte. No entanto, a linha como um todo é administrada do fim ao começo. O processo seguinte (cliente) vai ao processo anterior (supermercado) para obter as peças necessárias (mercadorias) na hora certa e na quantidade necessária. O

37 37 processo anterior imediatamente produz a quantidade que acabou de sair (reposição de mercadoria nas prateleiras). Escreveu ele mais tarde: - Nós esperávamos que essa idéia nos ajudasse a realizar o objetivo do Just in time, de fabricar apenas o necessário. Em 1953, nós de fato aplicamos o sistema em nossa oficina de máquina da fábrica principal. Para fazer funcionar o sistema do supermercado, usamos pedaços de papel em que escrevíamos informações sobre o trabalho a ser realizado. Nós chamávamos isso de kanban. - O kanban, um cartão envelopado em plástico, tornou-se a ferramenta que faz funcionar o sistema Toyota. - Suponham que levássemos o kanban ao supermercado. Como funcionaria? As mercadorias compradas pelos clientes passam pelo caixa. Cartões contendo informações sobre essas mercadorias seriam então enviados ao departamento de compras. Com essa informação, as mercadorias que saíam seriam imediatamente repostas. Esses cartões correspondem ao kanban de retirada do sistema Toyota. No supermercado, as mercadorias expostas correspondem ao estoque de fábrica. Se o supermercado tivesse sua fábrica de mercadorias, enviaria para ela um kanban de produtos. Com as informações desta kanban, a fábrica produziria as mercadorias para repor as que tivessem sido vendidas. Nos anos 80, quando funcionários da Daihatsu procuraram a Toyota para aprender seus métodos de eficiência, Ohno recomendou-lhes que fabricassem apenas o necessário. - Mas não é melhor idéia continuar produzindo, enquanto houver tempo e materiais? perguntou um dos visitantes. - Acho que não respondeu Ohno. Façam apenas o que for necessário. Pode ser que vocês fiquem com materiais sobrando, mas a empresa não ganha nada se fizer 120 itens quando precisa apenas de 100. Se você precisa de 100, faça apenas 100. Ohno também recomendou que o ritmo de trabalho fosse calibrado para que a produção dos 100 itens ocupasse o dia todo. - A fórmula básica da Toyota, de fazer o que for necessário, apenas na quantidade necessária, no momento necessário, tem outro elemento: tão eficientemente quanto

38 38 possível. Ou seja, gastando o mínimo. Há muitas formas de gastar o mínimo para produzir. Uma delas é produzir apenas 100 se você precisa apenas de 100, mesmo que você possa produzir 110 antes do final do expediente. Continuou Ohno: - A parte mais difícil do Sistema Toyota de Produção é aprender a fazer os 100 itens gastando o mínimo. Para isso, todos devem aprender o Just in time. Se a prioridade for dada apenas para a minimização de gastos, podem-se obter diversos resultados indesejáveis. Porém, se esse objetivo for negligenciado, o produto poderá custar terrivelmente caro. Essa idéia tem seus adversários. Eles dizem que não se deve restringir a produção. É melhor tentar reduzir preços por meio da produção em massa. Ou então, se você tiver cinco trabalhadores disponíveis, é melhor fazer 200 itens ao invés de 100. Bibliografia: MAXIMINIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. São Paulo: Atlas, LISTA DE EXERCÍCIOS 1. Qual a relação entre o funcionamento do supermercado e o Sistema Toyota de Produção? 2. Quais as diferenças entre o Sistema Toyota de Produção e o sistema tradicional? 3. Quais as vantagens de fabricar apenas o necessário? Há desvantagens? 4. Considere os argumentos dos adversários do sistema Toyota. Você concorda? Se tivesse que escolher entre o sistema Toyota e seus adversários, qual escolheria? Por quê? 5. Você já viu o pátio de uma fábrica de veículos em períodos de recessão? Se o diretor da fábrica lhe mostrasse o pátio cheio de veículos não vendidos e lhe pedisse uma solução, o que você recomendaria? 6. Quais os resultados indesejáveis de se pensar apenas na minimização dos gastos? 7. Quais os resultados indesejáveis de não se pensar na minimização de gastos?