Plataforma de comunicação interna: o que é e quando implantar na sua empresa

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1 Plataforma de comunicação interna: o que é e quando implantar na sua empresa ebook Guias completos e gratuitos

2 Índice 1. Introdução 2. O que é uma plataforma de comunicação interna (e o que ela pode fazer pela sua empresa) 3. Como implantar uma plataforma de comunicação 4. Como usar uma plataforma de comunicação interna 5. Os benefícios de uma excelente plataforma de comunicação 6. Conclusão ebook Guias completos e gratuitos 02

3 1. Introdução Empresas que buscam a melhoria dos trabalhos e a integração entre colegas estão apostando, cada vez mais, em comunicação interna. Um estudo recente divulgado pelo Gallup mostra que os Estados Unidos perdem, anualmente, R$ 550 bilhões com os desengajados ativos - ou seja, pessoas que são infelizes no trabalho e encorajam a infelicidade alheia. Organizações com nível superior de engajamento na equipe registraram aumento de 147% no lucro por ação, segundo a pesquisa. Em busca desses resultados, mais gestores apostam em plataformas de comunicação interna para criar espaços de contato entre os colaboradores e a troca de ideias. Porém, qual é o momento certo para apostar em um sistema desse tipo? Como identificar se a plataforma usada atualmente é a ideal? É o que discutiremos neste ebook. Começamos a debater essa temática no nosso primeiro ebook, Redes sociais nas empresas: liberar, proibir ou organizar. Na época, falamos sobre o uso de uma plataforma social em organizações que ainda não contavam com uma política de comunicação interna bem consolidada. Além dos sites de relacionamentos, podemos colocar outros tipos de plataforma de comunicação dentro desse contexto. Por isso, neste material educativo, queremos ampliar a discussão para outros sistemas. Vamos contextualizar as plataformas de comunicação interna em três capítulos. No primeiro deles, apresentaremos o conceito de plataforma de comunicação interna e os pré-requisitos que devem ser levados em conta antes de se apostar em uma solução desse tipo. Depois, mostraremos um guia de implantação, aplicável em quase todos os tipos de ferramentas disponíveis no mercado brasileiro. Por fim, falaremos sobre os benefícios que essas tecnologias podem trazer para uma empresa. Nosso objetivo aqui é ajudar você a avaliar as demandas de comunicação que a sua empresa possui e, caso seja necessário, escolher a ferramenta que melhor se adapta para você. Obrigado pelo download e boa leitura! ebook Guias completos e gratuitos 03

4 2. O que é uma plataforma de comunicação interna (e o que ela pode fazer pela sua empresa) Não existe um conceito uniforme sobre as plataformas de comunicação interna. Trata-se de uma tecnologia que viabiliza o diálogo entre o colaborador e a organização, além de facilitar a integração entre colegas. Em muitos casos, tecnologias antes usadas na comunicação externa foram trazidas para dentro das organizações. É possível encontrar uma boa definição de plataforma de comunicação interna no manifesto Why is Internal Communication important, publicado no portal do Institute of Internal Communication, organização inglesa dedicada a estudar o tema. Segundo o texto, boas empresas reconhecem o potencial da comunicação interna e buscam canais e sistemas para promover e distribuir esses conteúdos. Ou seja: uma boa estratégia de diálogo interno precisa de uma boa ferramenta - no caso, uma plataforma eficiente de comunicação interna. O posicionamento das plataformas de comunicação dentro das empresas é muito bem explicado por este artigo publicado na Kansas University. Toda comunicação possui três aspectos: seu conteúdo, o tom em que é entregue e a estrutura pela qual ela é entregue, aponta o texto. No caso, a plataforma trabalha como canal de escoamento das informações corporativas. Muitos acadêmicos e especialistas em comunicação defendem que a comunicação interna gera bons resultados se tiver o suporte de uma boa plataforma. Este estudo da Association for Information Systems (AIS) traz uma citação interessante de Ray Ozzie, especialista em tecnologias corporativas (e responsável pelo desenvolvimento do Lotus Notes): a colaboração efetiva mora na interseção entre tecnologia, dinâmicas organizacionais e dinâmicas sociais. De acordo com os pesquisadores, uma boa estratégia de CI sempre se escora em uma plataforma (ou mais). Não existe uma bala de prata. O que existe é uma tecnologia (ou uma combinação de sistemas integrados) que são potencializados por uma cultura organizacional aberta e permissiva). ebook Guias completos e gratuitos 04

5 Uma plataforma de comunicação interna deve ser capaz de transmitir uma mensagem para o público-alvo da organização. Um mural de recados ou uma intranet são sistemas bem distintos, mas com um propósito similar: informar os colaboradores. Antes de pensar qual tecnologia você vai adotar na sua organização, é preciso avaliar a sua estrutura de comunicação interna atual. Para isso, você pode responder essas três perguntas: a) Existe uma cultura interna de comunicação? Você pode implantar a plataforma de comunicação interna mais moderna que o mercado oferecer. Ela não será efetiva se os seus colaboradores e gestores não tiverem essa cultura de comunicação enraizada. Um exemplo: sua equipe costuma trocar s sobre temas relevantes? Os colegas costumam se encontrar no cafezinho do escritório e falar sobre o dia de trabalho? Se a sua organização não promove a troca de ideias (ou se condena essas práticas), é preciso estimular essas práticas internamente. Se a sua empresa estiver muito incipiente nesse assunto, vale a pena começar com projetos em grupos menores e menos complexos: um grupo de s ou um mural de recados em um departamento, por exemplo. b) Existe um controle dos fluxos de informação dentro da sua empresa? Em outras palavras: como as pessoas ficam sabendo das novidades dentro da organização? Se elas se informam por canais não oficiais, existe uma estrutura de comunicação sem controle, que pode dar margem à desinformação e a comentários negativos. Um exemplo clássico: sua empresa registra a ocorrência de muita fofoca? Boatos infundados? Nestes casos, uma boa plataforma de comunicação interna pode ajudar, direcionando certos fluxos comunicacionais para canais controlados e públicos. ebook Guias completos e gratuitos 05

6 c) A integração é ativo estratégico na sua empresa? Se a interação e a troca de ideias entre colegas não forem prioridades, a comunicação interna não é tão importante. Agora, se manter uma equipe integrada é uma das suas metas (ou está na sua missão ou visão), vale a pena considerar o uso de uma ferramenta de comunicação interna. No geral, a integração entre colegas costuma contribuir para o desenvolvimento de uma empresa. É o que aponta esta pesquisa da SilkRoad, desenvolvida em 2012 com organizações que apostam em plataformas de comunicação interna. De acordo com o estudo, 57% dos gestores entrevistados afirmaram que essas ferramentas contribuem para gerar ideias inovadoras. Para 55% dos líderes, é possível usá-las para alinhar os empregados com as prioridades e metas da organização. Depois de avaliar a situação da sua empresa é que surge a pergunta: preciso de uma plataforma agora ou é melhor organizar os fluxos internos de comunicação? Se for realmente necessário, é hora de começar a avaliar as soluções disponíveis. ebook Guias completos e gratuitos 06

7 3. Como implantar uma plataforma de comunicação Quando falamos em estruturar a comunicação interna, alguns gestores se assustam e questionam se esse não é um processo complexo. Esse projeto é trabalhoso, mas há de se avaliar o retorno. Se houver planejamento e se os pré-requisitos forem seguidos, a chance de sucesso é bem maior. Antes de começar, sugerimos que você trace bem o planejamento de comunicação interna da sua organização. Ele deve conteplar os seguintes aspectos: Avaliação dos objetivos e necessidades da empresa; Mensurar como a comunicação interna pode contribuir para esses objetivos e necessidades; Redigir uma primeira versão da política de CI; Criar um grupo de trabalho inicial para avaliar e testar essa política; Documentar e apresentar a política de CI. Se você ficou interessado e deseja desenvolver esses planejamento na sua empresa, produzimos um ebook com todos os passos necessários para criar esse plano. ebook Guias completos e gratuitos 07

8 Com o planejamento em mãos, é possível escolher a plataforma. Alguns fatores que você deve levar em conta: I - Tamanho da empresa empresas pequenas costumam ter um budget reduzido e (geralmente) menos pessoas para gerenciar uma plataforma de comunicação interna. Nesses casos, vale considerar ferramentas mais baratas e de fácil gestão. Grandes organizações possuem potencial maior de investimento financeiro em um sistema mais parrudo e abrangente. Além disso, podem alocar profissionais para gerenciar plataformas de comunicação interna. Ferramentas mais complexas permitem, por exemplo, a integração com vídeo e a interação em tempo real. Em suma: o tamanho da organização vai ditar o investimento financeiro e a alocação de pessoal que irá gerenciar a plataforma. Esses dois fatores ajudarão a decidir qual sistema é o ideal. II - Conectividade empresas com acesso irrestrito à Web podem apostar em plataformas digitais, como intranets, mensageiros instantâneos e redes sociais corporativas. Se a sua organização tiver acesso mais restrito, por que não implantar algo mais tradicional, como um house organ? ebook Guias completos e gratuitos 08

9 Com essa avaliação, você pode partir para a escolha da plataforma em si. Separamos os canais mais populares e comuns nas empresas brasileiras: a) House organ O jornal da empresa, como é conhecido, é uma publicação periódica produzida com conteúdo de teor jornalístico em formato de jornal, jornalmural ou revista. Ele também é um meio de um fluxo já que apenas a equipe de comunicação expõe informações para o corpo de funcionários e tem abrangência equivalente à circulação: quanto mais cópias, mais impacto terá. Para quem é indicado? Esse sistema é recomendado para grandes empresas pouco conectadas (ou com conectividade limitada). É uma forma de transmitir informações aos colaboradores sem necessitar de meios digitais. Para quem não é indicado? O custo para manter uma mídia do tipo e as recentes políticas institucionais de economia de papel podem ser impeditivos para implementar essa solução. b) TVs e rádios institucionais Algumas empresas chegam a criar TVs ou rádios com conteúdos voltados aos funcionários. Trata-se de um meio de um fluxo só, com emissores (os responsáveis da comunicação) enviando uma mensagem para os receptores (os funcionários). Para quem são indicadas? Essas soluções costumam funcionar bem em grandes corporações que querem usar rádio e TV para distribuir mensagens relevantes. Em um estudo publicado no Intercom de 2007, o pesquisador Bruno Hingst analisou 22 empresas que contavam com TVs corporativas - entre elas, Carrefour, Wall-mart e Ponto Frio. Entre as conclusões levantadas, Hingst aponta que as organizações consultadas se esforçam para encontrar soluções e técnicas para obter o envolvimento dos seus funcionários com os novos modelos organizacionais, estimulando-os a participar nos processos decisórios. Nesse processo, a TV corporativa mostrou-se bem interessante. O investimento mais elevado se justifica pela alta capacidade de gerar alinhamento institucional. Costumam exigir um investimento maior, mas existem alternativas mais acessíveis - como as TVs corporativas sem programação em vídeo, só com fotos e notícias em texto. Para quem não são indicadas? Para empresas menores, o investimento em rádios e TVs corporativas pode ser proibitivo. Vale a pena considerar meios mais baratos, como newsletter ou house organ. ebook Guias completos e gratuitos 09

10 c) Newsletter Usa o mesmo princípio do house organ, só que disponível na internet. Divulgado por ou outra forma de comunicação online, contém mensagens de interesse dos colaboradores. Não contém as restrições de custos geradas pelo house organ, mas continua sendo um meio de um fluxo só, que pode não ser visto caso o funcionário não abra seu . Para quem é indicada? A newsletter é um interessante instrumento para mensagens massivas: comunicados que todos os colaboradores devem ler. Para empresas conectadas, essa pode ser uma opção mais simples de plataforma de comunicação interna. Para quem não é indicada? A newsletter depende fundamentalmente do uso de s dentro da organização. Se essa prática não estiver disseminada - ou seja, se a sua empresa não costuma usar muito o corporativo -, talvez valha a pena avaliar outro sistema. Além disso, nem todos dentro de uma organização possuem acesso aos s corporativos. d) Intranets Conceito derivado da internet, é uma rede privada acessível somente para o corpo funcional. Nela, é possível armazenar arquivos e divulgar mensagens para a equipe. Permite um pouco mais de interatividade entre os membros, dependendo da ferramenta selecionada. Para quem é indicada? As intranets são mais sofisticadas que uma newsletter. Ela ajuda principalmente empresas descentralizadas, que dependem de meios digitais para se comunicar com os colaboradores. Se houver a necessidade de informação sem muita interação, pode ser uma alternativa. Para quem não é indicada? Exige infraestrutura tecnológica dentro da empresa para suportá-la. Se não for bem administrada, pode tornar-se apenas um depósito de informações, sem propósito de comunicação. Ou seja: algum departamento - marketing ou RH - deve gerenciar esse sistema. Pelo contrarário, é melhor nem adotá-la¹. ¹ No Blog da Rede Social Corporativa, discutimos muito a efetividade e as mudanças necessárias para as intranets. Neste post, repercutimos um texto da especialista Zena Applebaum - ela ataca a falta de atributos sociais e de integração em muitas dessas ferramentas. Cabe avaliar as limitações e potenciais dessa solução antes de adotá-la. ebook Guias completos e gratuitos 10

11 Plataformas devem casar com as necessidades das empresas A escolha de uma plataforma de comunicação interna deve ser guiada pelos interesses e inspirações da organização. Um caso interessante, registrado pelo portal Simply Communicate, ocorreu com a operadora de telecomunicações europeia Tele2. A empresa precisava de um sistema para registrar o seu encontro anual de líderes, realizado em fevereiro. Como os participantes tinham mais afinidade com redes sociais baseadas em imagens, como Pinterest e Instagram, a empresa contratou um sistema que privilegia os registros fotográficos feitos durante o evento. Enquanto os palestrantes mostravam slides, os participantes registravam algumas dessas telas na rede e adicionavam sua opinião. Conversas sobre esse tópico continuaram e não pararam com o fim da apresentação, afirma Viktor Wallstrom, gestor responsável pela ferramenta. Outra vantagem apontada pelo gestor era a integração entre os colegas - inclusive aqueles que não falavam inglês. Este caso mostra que a escolha de uma plataforma deve ser reflexo da personalidade e do perfil de uma organização. Se seus colaboradores prezam pelo visual, aposte nisso. Se eles preferem texto ou vídeo, trabalhe com esses formatos. O importante é apostar no suporte tecnológico que transmita melhor a informação para todos. Na medida em que você implantar o sistema em outros setores, é possível criar regras de uso. Se o departamento financeiro ganhou um mural, determine o que pode ser divulgado ali. Se você implantou uma rede social corporativa para a equipe comercial conversar, deixe claro que tipo de conteúdo pode ser publicado lá dentro. Com essas determinações, você incentivará a criação de um espaço de comunicação saudável e seguro. ebook Guias completos e gratuitos 11

12 4. Como usar uma plataforma de comunicação interna Agora que você já decidiu implantar a plataforma de comunicação interna e que ferramentas irá usar, é hora de comunicar as mudanças aos colaboradores. Bons resultados na implantação de algo novo precisam de planejamento, comunicação e educação. O ideal é que, durante o processo, você identifique os funcionários que são relevantes para todo o grupo, pessoas que incentivam as redes de relacionamento, seja no meio virtual ou não. Uma política de incentivo de participação também é essencial. Organize campanhas offline que mostrem os benefícios da nova ferramenta adotada. Abaixo, listamos algumas ações que recomendamos antes, durante e depois da implantação da plataforma. a) Discuta e defina política de uso As políticas de uso devem se preocupar em orientar e tratar dos riscos relativos ao uso da tecnologia da informação, como limitações referentes à segurança de dados e à reputação da empresa. Algumas situações podem ser minimizadas pela adoção de normas, que podem estar no próprio regulamento interno da empresa ou em documento separado. Esse passo pode ser feito em um segundo momento, mas é importante que a sua organização decida criar uma política de uso documentada. O código deve ser claro, conciso e didático. A empresa também pode estabelecer as medidas que poderão ser utilizadas, quando a ferramenta for usada inapropriadamente. É importante ser flexível e revisar a política, caso necessário, reeducando os funcionários sobre as novidades. O planejamento da implantação deve oferecer um ambiente livre para as interações, propor objetivos, metas e códigos de conduta, que funcionem como fatores motivacionais para seus participantes ebook Guias completos e gratuitos 12

13 b) Comunique os benefícios do uso da ferramenta escolhida Deixe claro aos funcionários como essa nova plataforma irá fortalecer a missão, os valores e a visão da empresa e de que forma ela dará suporte para que os funcionários atinjam os objetivos estratégicos da empresa. Também é fundamental que os colaboradores entendam a vantagem de se usar a ferramenta nas ações do dia-a-dia. c) Defina o que será considerado sucesso Estabelecer as métricas de sucesso com antecedência é essencial para saber se a ferramenta está sendo usada por todos e com todo o seu potencial. Para desenhar uma estratégia certeira e alcançar os objetivos da empresa, é necessário um modo de medir o sucesso. Números podem indicar conquistas e fornecer informações que auxiliem no ajuste de táticas e novas estratégias. d) Lance a ferramenta em um evento Faça um lançamento oficial para apresentar os próximos passos da implantação da ferramenta. Um evento com esse objetivo deve focar na apresentação e na dinâmica de uso, incentivando a adoção desejada pela empresa. Também é importante realizar eventos de reforço para introduzir a plataforma a novos usuários, lembrar aos usuários antigos sobre as vantagens do seu uso e aumentar o engajamento. e) Monitore depois Algumas dificuldades devem surgir na implantação de uma ferramenta nova. Isso é completamente normal. Parte delas pode estar ligada diretamente à cultura organizacional da empresa. Há algumas corporações que podem não se interessar muito pelo perfil transparente e democrático que uma ferramenta de comunicação corporativa tem e isso pode dificultar sua adesão. O mesmo acontece se a empresa for pouco aberta às inovações. Se o conceito e as vantagens do uso dessa ferramenta não forem de conhecimento de todos, também pode haver resistência para sua adoção. Para superar esses problemas, deixe um canal aberto para suporte, já que alguns colaboradores podem demandar ajuda ou precisar de alguém para tirar dúvidas. ebook Guias completos e gratuitos 13

14 5. Os benefícios de uma excelente plataforma de comunicação a) Integração entre os colaboradores Uma das maiores contribuições da comunicação interna dentro de uma organização é o incentivo ao colaborativismo. Isso significa pessoas trabalhando juntas para resolver um problema comum. Essas pessoas dividem experiências, conhecimento e conteúdo por meio de ações presenciais ou a distância. Por meio dessa interação, é possível resolver problemas e criar novas soluções mais rápidas e eficientes de desenvolver um processo. É uma forma de auxiliar a empresa a atingir seus objetivos, seja pelo compartilhamento de informações, pela rapidez na comunicação e pelo acesso comum ao conteúdo. b) Inovação Essa palavra é a chave para uma empresa que queira crescer e ser reconhecida pelo seu serviço. Ela é a conseqüência da integração entre os funcionários e geralmente está presente em ambientes com altos níveis de colaboração interna. Você pode estar se perguntando por que isso acontece. A resposta é simples: se várias pessoas refletem sobre uma questão da empresa, é possível que surja daí alguma sugestão inovadora para produtos, serviços ou processos corporativos. Quanto mais aberto ao diálogo é o ambiente, a tendência é de que mais inovação surja. ebook Guias completos e gratuitos 14

15 c) Produtividade Uma estrutura de comunicação bem consolidada é capaz de deixar o ambiente corporativo mais propício ao trabalho, o que significa um corpo funcional mais produtivo. Isso acontece devido a dois motivos. O primeiro deles é a criação de um espaço para a reflexão sobre os problemas da empresa, o que gera mais produtividade. O segundo motivo é a criação de um canal oficial de informação. Com uma política bem consolidada, criam-se meios oficiais para distribuir novidades e comunicados dentro de uma organização. Logo, é possível esgotar os focos de desinformação e comentários negativos. Resultado: o colaborador não perde tempo com informações erradas e tem um trabalho mais assertivo. d) Armazenamento de conhecimento Informações de interesse da empresa precisam ser armazenadas da forma adequada. Quando isso acontece, o resultado é um banco de dados relevante e que pode ser consultado pelo corpo funcional. É possível, por exemplo, usar um grupo em uma rede social corporativa para publicar links e textos relevantes para a equipe. Quando algum colaborador precisar de uma informação dessas, ele acessa esse grupo e pesquisa pela informação, que estará lá à espera dele. ebook Guias completos e gratuitos 15

16 6. Conclusão Os fundamentos de uma plataforma de comunicação e para quais empresas ela é indicada foram os primeiros tópicos abordados neste ebook. Também deixamos bem claro que para você implantar essa plataforma, é necessário ter um planejamento e seguir alguns pré-requisitos. Bons resultados na implantação de uma ferramenta nova precisam de planejamento, comunicação e educação de todos os colaboradores. O ideal é que, durante o processo, você identifique os funcionários que são relevantes para todo o grupo, pessoas que incentivam as redes de relacionamento, seja no meio virtual ou não. Neste material educativo, também listamos algumas ações que recomendamos antes, durante e depois da implantação da plataforma. A SocialBase acredita que a implantação deve oferecer um ambiente livre para críticas e interações entre colaboradores. Além disso, você precisa propor objetivos, metas e códigos de conduta que funcionem como fatores motivacionais para os funcionários. Os benefícios da implantação são inúmeros. Vão desde a integração entre os colaboradores ao armazenamento de conhecimento e à inovação. Esperamos que com esse ebook sua empresa consiga alcançá-los o quanto antes. Obrigado pela leitura e até a próxima! ebook Guias completos e gratuitos 16

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