Redes sociais. corporativas para. associações. e conselhos. profissionais. Meio de integrar pessoas em um espaço virtual

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1 Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais Meio de integrar pessoas em um espaço virtual

2 Índice 1 Introdução 2 O que afasta um setor (e como reuni-lo) 3 Unidos por uma causa - o caso da ACATE 4 Como implantar na minha associação ou conselho 5 Conclusão Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos

3 1 Introdução O dia a dia de um profissional é repleto de dificuldades. Muitos desses problemas, no entanto, não são individuais. São demandas comuns a várias pessoas, compartilhadas por todos. Para tentar amenizá-las ou buscar novas oportunidades, esses trabalhadores e empreendedores se reúnem em conselhos e associações. Um conselho e uma associação tem fundamentos diferentes. O primeiro agrupa profissionais por classe. O segundo reúne empresas representadas por seus empreendedores de acordo com seu segmento de atuação ou local de criação. O propósito de ambas as entidades é muito parecido: unir pessoas, fortalecer setores e buscar soluções coletivas. Reunir pessoas em torno de um propósito nem sempre é simples: afinal, são profissionais com rotinas diferentes, muitas vezes separados por grandes distâncias, a depender da abrangência do conselho ou associação. Nesses casos, vale a pena investir em um espaço de convivência virtual, simples de acessar, disponível em qualquer lugar com acesso à internet. Acreditamos que as redes sociais corporativas podem cumprir bem esse papel de ponto de encontro online. Por definição, rede social corporativa (também conhecida pela sigla RSC ou rede social interna ) é um sistema privado, controlado pelos gestores, com características e recursos dos sites de relacionamentos. Cada colaborador conta com um perfil na ferramenta, no qual é possível publicar informações, vídeos, fotos, criar eventos, iniciar debates e criar vínculos com outros funcionários tal qual ocorre no Twitter ou no Facebook. Porém, é possível adaptar essas soluções aos interesses da organização, criando grupos para cada departamento, por exemplo. Por meio desse tipo de solução, o empresário fornece um ambiente amigável e interativo, similar às páginas da Web que as pessoas estão acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa. É possível criar rede social gratuitamente ou usar ferramentas pagas, com estrutura própria e suporte técnico garantidos. Neste e-book, mostraremos as principais dores das associações e conselhos. Para cada uma delas, explicaremos Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 3

4 como a rede social corporativa é capaz de amenizá-la. Além disso, vamos apresentar um caso de sucesso implantado em uma associação empresarial no Estado de Santa Catarina. Por fim, montamos um passo a passo completo para conselhos e associações que desejam implantar uma solução do gênero. Esperamos que este e-book ajude sua associação ou conselho a implantar devidamente uma rede social corporativa, usufruindo de todos os benefícios que a ferramenta pode oferecer. Boa leitura! Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 4

5 2 O que afasta um setor (e como reuni-lo) Essas entidades associativistas têm problemas comuns. Separamos alguns dos pontos mais comuns que encontramos nas associações e conselhos profissionais brasileiros. Para cada uma dessas demandas, apontamos como as redes sociais corporativas podem resolvê-las: Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 5

6 I Afastamento geográfico Entidades estaduais ou federais costumam ter dificuldades para reunir muitos integrantes que não moram perto da sede. Não é incomum ver assembleias e reuniões que não puderam ocorrer por falta do quórum mínimo. A solução A convocação pode ser feita com a ajuda de uma rede social corporativa que reúna os associados. Ferramentas mais modernas disponíveis no mercado permitem, por exemplo, criar eventos e convidar os usuários com antecedência. Muitas soluções contam, inclusive, com lista de presença virtual - assim, é possível estimar a quantidade de pessoas presentes e já saber de antemão se haverá o quórum mínimo para realizar a tarefa. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 6

7 II Falta de meios de contato e networking Consequência do afastamento geográfico, os profissionais não conseguem trocar ideias e conversar sobre as causas do conselho ou da associação. Essa aproximação dos associados permite, por exemplo, a criação de novos negócios ou a organização de ações conjuntas. A solução Com uma rede social corporativa bem consolidada, os associados podem trocar ideias apesar das distâncias. Nesse espaço online, cada pessoa tem um perfil único, usado para se comunicar com os outros colegas. Para acessá-lo, basta usar um computador conectado à internet. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 7

8 III Dificuldade em organizar discursos e discutir internamente uma questão A solução Uma ferramenta profissional conta com dois sistemas para a troca de mensagens. No primeiro caso, para conversas mais reservadas, é possível usar o mensageiro instantâneo, ligado a cada perfil dentro da rede. Já para debates que demandam a participação de mais pessoas, o sistema permite a publicação de conteúdos abertos. Você pode disseminar aquele conteúdo para toda a rede ou criar grupos orientados. No caso de uma associação, por exemplo, é possível criar coletivos para discutir relações com o mercado externo, interação com o governo, campanhas educativas etc. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 8

9 IV Problemas para criar um canal de informação ideal e oficial Uma associação ou conselho deve, por estatuto, manter um canal de comunicação com o associado. Porém, com tantos meios de comunicação disponíveis, muitas entidades esquecem de manter um veículo sempre atualizado para que colegas possam ficar por dentro das atualizações e novidades. Nessa confusão, muita informação se perde. A solução Além dos perfis individuais, uma rede social corporativa permite criar um perfil oficial para o conselho ou a associação. Como a ferramenta tende a se tornar um ponto de encontro virtual para todos os associados, você pode usar esse perfil oficial para disseminar conteúdos e informações da entidade. Isso evita a desinformação e ajuda os colegas a ficarem sempre atualizados dos acontecimentos. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 9

10 V Falta de visão da abrangência da rede e dos associados mais atuantes Qual é o grupo de trabalho mais ativo na sua associação? Quem são os profissionais mais presentes no conselho? Muitas entidades não tem essas informações e não ajudam essas equipes mais engajadas. Sem apoio, essas ações tendem a se perder e esses coletivos logo vão se desfazer. A solução O gestor de uma rede social corporativa consegue ver os usuários mais ativos dentro da ferramenta. Se você identificar um colega mais engajado, pode ver o que ele propõe para a entidade. Já no caso dos grupos de trabalho, é possível apresentar suas ideias para o resto do grupo e tentar dar abrangência para suas ações. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 10

11 3 Unidos por uma causa: caso da Associação Catarinense de Empresas de Tecnologia (ACATE) Para criar um canal de comunicação mais moderno e eficiente que aproximasse seus associados, a Associação Catarinense de Empresas de Tecnologia (ACATE) - uma das principais entidades do setor tecnológico de Santa Catarina - decidiu adotar uma rede social corporativa. Implantada em janeiro de 2013, a rede interna já conta com 16 grupos e cerca de 250 membros. A ferramenta foi implantada na ACATE para cumprir algumas finalidades específicas: auxiliar na gestão das Verticais de Negócios (coletivos de empresas reunidas por área de atuação), ampliar a integração entre as incubadas do MIDI Tecnológico (incubadora de empresas gerenciada pela ACATE) e criar um mecanismo de aproximação entre os colaboradores da Associação e os profissionais das empresas associadas. As transformações percebidas estão em várias esferas. As Verticais ganharam grupos específicos, onde podem trocar experiências e documentos. Já os associados podem gerar informações para a ACATE e para outros associados e compartilhá-los na rede. O contato é mais direto e personificado, reforçando o espírito associativista, destaca o secretário executivo da entidade, Gabriel Sant Ana. Os polos regionais associados à ACATE, localizados em Criciúma, Tubarão, Blumenau, Chapecó, Rio do Sul, Lages, Jaraguá, Joinville e Três Barras, também estão sendo convidados a participar da rede, criando novos fóruns e grupos de discussão, para trazer demandas localizadas e apresentar oportunidades, tanto para a ACATE, como para os associados, em geral. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 11

12 Além de ser um novo meio de comunicação, a rede ACATE também é um canal para coletar ideias, expectativas e anseios dos associados de forma menos formal. As associadas podem ficar sabendo de novidades de outras empresas e entrar em contato com elas diretamente, diminuindo processos burocráticos. De acordo com Sant Ana, é possível perceber um crescimento diário na adesão e também no uso cotidiano da ferramenta. Podemos dar continuidade à discussões que foram iniciadas em reuniões presenciais, podendo explorar muito mais o tema, sem que se tome muito tempo e sem necessitar de uma estrutura física para isso, completa. A importância da rede social corporativa também está em viabilizar a gestão do conhecimento nas organizações, potencializando o contato e a troca de experiências e informações entre os usuários. Algumas empresas gostaram tanto da rede Social ACATE que já buscaram informações sobre como implantar também na sua empresa, destaca Gabriel Sant Ana. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 12

13 4 Como implantar na minha associação ou conselho Uma rede social corporativa pode ajudar sua associação ou conselho a integrar os associados e discutir com mais facilidade as questões relevantes para o setor. Se você identificar a necessidade de um canal de informação mais organizado na sua entidade, a implantação tende a ser mais fácil. Para ajudá-lo na fase de teste e implantação, bolamos um passo a passo básico para implantar de forma satisfatória uma rede social corporativa na sua associação ou conselho. As orientações podem variar um pouco de acordo com o tamanho da instituição pequenos ajustes, feitos com o tempo e com a experiência na rede. Para implantar uma rede social corporativa, é preciso: Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 13

14 I Conversar com os colegas sobre a ferramenta Se você deseja implantar uma rede social corporativa, é preciso apresentá-la para todo o grupo afinal, estamos em um ambiente democrático. Mostre os benefícios e a facilidade de uso da ferramenta. Muitas delas permitem "experimentar" a solução por um tempo, sem custos, para testes e exibição. Se a ideia for bem aceita, hora de passar para a próxima fase. II Criar uma equipe de implantação Depois de aprovar a ideia, os associados precisam criar uma equipe responsável pelo processo. Em nossa experiência no setor, é comum encontrar profissionais das áreas de comunicação, marketing, recursos humanos e tecnologia da informação interessados em projetos do gênero. No caso dos conselhos profissionais mais específicos, procure profissionais que tenham afinidade com redes sociais e tecnologias colaborativas, além de conhecer profundamente a realidade do setor. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 14

15 III Definir objetivos e públicos Depois de criar a equipe, é possível começar a traçar os objetivos da rede social corporativa dentro da associação ou do conselho. Qual a expectativa dos associados em relação à ferramenta? E, principalmente, qual problema pode ser resolvido com ajuda dessa solução? É importante hierarquizar os interesses: afinal, inovação pode ser mais importante que comunicação dentro da sua área de atuação. Outras metas também podem ser acrescentadas, desde que possuam premissas bem definidas. Com os objetivos determinados, chegou a hora de pensar em um público. Quem vai usar minha rede social corporativa? Todos os associados? Somente um setor específico do seu conselho? No início, recomendamos que a ferramenta seja usada em um departamento específico, como um teste. Depois, ela pode ser estendida para o resto da organização. IV Identificar os entusiastas da ferramenta Alguns usuários têm mais afinidade com ferramentas sociais e tendem a abraçá-la com mais facilidade. Cabe à equipe gestora identificá-los e organizar ações para que eles disseminem a ferramenta dentro do conselho ou da associação. Você pode incentivá-los a criar debates relevantes dentro de um grupo específico ou para todos. Com a chancela dos influenciadores e entusiastas, a adesão dos outros associados tende a ser mais fácil. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 15

16 V Armazenar informações relevantes dentro da rede Uma ação importante que os administradores da rede podem fazer é migrar alguns procedimentos internos para dentro da ferramenta. O processo deve ocorrer aos poucos: primeiro, mova alguns debates do interno para o sistema. Depois, passe a divulgar avisos relevantes na rede social. Você pode, por exemplo, criar um evento chamado "Assembleia" e convocar os associados para a reunião por meio da rede social corporativa. Esse apoio é fundamental para que a ferramenta vire ponto de referência e encontro para os funcionários. Esse guia básico deve ajudar associações e conselhos de todas as escalas na fase de estruturação de uma rede social corporativa. Recomendamos que os colaboradores designados a essa tarefa leiam nosso e-book específico sobre o assunto: 7 segredos para uma implantação eficaz. Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 16

17 4 Conclusão A estrutura de uma rede social corporativa é capaz de atender bem às necessidades de uma associação ou conselho. Como mostramos neste e-book, a ferramenta integra colegas distantes, possibilita o debate público de questões relevantes para o setor e cria um canal oficial de informação para a entidade. Mostramos também que o processo de implantação não é complexo, mas precisa ser organizado. Em entidades bem distribuídas como associações e conselhos, é importante planejar cada passo para mostrar aos colegas os benefícios da ferramenta. Se você ficou com alguma dúvida a respeito da ferramenta, produzimos vários materiais educativos que podem ajudá-lo. Consulte nossa área de e-books sobre redes sociais corporativas e acesse nosso blog. E não deixe de entrar em contato conosco se quiser experimentar a nossa ferramenta, a SocialBase, na sua associação ou conselho. Podemos ajudá-lo na fase de implantação e montar a rede ideal para a sua entidade. Obrigado pela leitura e até a próxima! Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais ebook 2013 Guias completos e gratuitos 17

18 Redes sociais corporativas para associações e conselhos profissionais Meio de integrar pessoas em um espaço virtual facebook.com/socialbase twitter.com/socialbasebr Rede Social Corporativa e-books completos e gratuitos blog.socialbase.com.br Dúvidas ou sugestões: contato@socialbase.com.br