MELHORES FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO INTERNA DO BRASIL
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- Angélica Madureira Bayer
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1 MELHORES FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO INTERNA DO BRASIL % % %
2 Apresentação_ De novo o . Uma das ferramentas mais execradas por especialistas é ainda a mais utilizada pelas empresas brasileiras como sistema de comunicação interna. O fato da tecnologia liderar as pesquisas sobre ferramentas e a eficácia da comunicação nas organizações pode ser justificado pela facilidade de utilizá-la, afinal, em geral, todos têm um e o acessam de qualquer lugar ou aparelho, pois ele se molda aos gadgets disponíveis no mercado facilmente; além de, claro, existir uma cultura sedimentada nas empresas à utilização e importância da ferramenta. Ou você nunca ouviu a frase ou variações dela: agora sou importante, tenho um da empresa Porém De acordo com especialistas, a velha caixa de entrada causa inúmeros problemas que vão desde a perda de tempo no acesso à ela até aos vícios de , como: armazenar nele todos os arquivos de uma função ou de uma empresa. Neste caso temos um grave problema, pois qualquer falha ou um deletado por acidente pode trazer prejuízo à empresa e aos profissionais. Contudo, se há tanto para falar contra o , por que ainda o utilizamos? Esta é uma das questões que tentaremos responder neste material, que traz um panorama sobre como e por que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas no país? Quais critérios foram levantados para a sua contratação? E, quais delas os profissionais de comunicação e usuários preferem utilizar? Boa Leitura! Ivanir França - Cultura Colaborativa Diego Fávero Gianluca Baldrati - Comunique-se Digital
3 INFO GRÁ FICO
4 Melhores Ferramentas de Comunicação interna do Brasil_ Como mencionamos na abertura, o - bendito ou maldito - continua sendo a ferramenta mais utilizada pelas organizações. A tecnologia é usada para a comunicação interna em mais de 90% das empresas. De acordo com Beatriz Pivotto, responsável pela Comunicação Interna para a América Latina da Unisys, isso ocorre primeiro pelo baixo custo, pela fácil absorção e impacto ao público alvo e principalmente pela ferramenta estar inserida no dia a dia das pessoas como algo essencial ao trabalho. Ela explica que outras ferramentas de comunicação, mais eficazes na prática, acabam não ganhando tração, um pouco por culpa do colaborador - que tem certa preguiça de ir em busca da informação - ou por culpa das lideranças que ainda veem uma intranet social ou uma TV corporativa como distração e não como ferramenta de trabalho. A gente tem uma cultura muito rígida no Brasil, que o colaborador precisa estar sempre focado no trabalho. Então, é uma questão que precisamos mudar, comenta Beatriz. Este ponto fica perceptível na pesquisa ao se notar uma sensação maior de eficácia das ferramentas quando a comunicação interna é gerida por um setor especializado ou terceiros. Segundo Beatriz, esse resultado é natural, pois quando há pessoas especializadas na organização, a preocupação com a linguagem da comunicação e a mensuração dela geram insumos que alimentam as ferramentas, as tornando mais efetivas e próximas do público. Porém, ela destaca que hoje há muitas ferramentas de comunicação no mercado; neste ponto, como lembra Renato Martinelli, é preciso olhar à sociedade e perceber que a comunicação acontece de fora para dentro e não ao contrário. Logo, se o colaborador na sua vida pessoal aprendeu a usar o Facebook, o ideal é que a ferramenta que ele vá utilizar na organização seja similar, por que vemos muitas empresas investindo em ferramentas que não são atrativas. Então, meu conselho é: antes de investir, pensar se a ferramenta que vou adquirir vai gerar uma economia real? Ela realmente está de acordo com meu público interno? Isto é, são vários fatores que devem ser ponderados, finaliza Beatriz.
5 Para realizar esta pesquisa consideramos como conceito de MELHOR, as ferramentas mais utilizadas para comunicação interna e a eficácia delas, comprovada em outras pesquisas. Com isso chegamos a: Ferramenta Utilizada por Eficácia 92,5% 43% Intranet 44,1% 100% Jornal Mural 42,7% 100% Rede Social Corporativa 29,7% 100% Jornal impresso ou digital 28,2% apenas utilizado em conjunto TV corporativa 20,7% 100% Aplicativo 14,8% 75% Outros 19,2% (News e marketing) (considera-se o total de respondentes) (esta métrica corresponde apenas a ferramenta específica, quando utilizada em conjunto com outras fora desconsiderada a pontuação com outras ferramentas *Como outras foram citados:, Google +, Conversas presenciais, Boca a Boca, Reuniões, SMS, Pesquisas e programas de Feedback.
6 Das respondentes da pesquisa: 49% Grande porte acima de 100 funcionários Médio porte até 100 funcionários 34,9% 16,1% Pequeno porte até 25 funcionários
7 A comunicação interna nas empresas é responsabilidade: 1.5% Departamento de Comunicação Interna Empresas terceirizadas Não possui um setor ou pessoa responsável RH 19. 7% Departamento de marketing 17.6% 40.8% 20.3 %
8 Das empresas de GRANDE PORTE (49% do total de respondentes) 3% não possuem um setor de comunicação 33% utilizam apenas o como ferramenta de CI 50% utilizam o e outras ferramentas 16% Jornal Mural 17% Jornal Mural e Intranet 96% utilizam o em suas ferramentas de comunicação 2% utilizam apenas o como ferramenta de CI 43% possuem TV corporativa 33% possuem Redes Sociais Corporativas 89,7% se valem de mais de três ferramentas de CI 22% pelo setor de Marketing 96,4% utilizam o em suas ferramentas de CI 15,7% utilizam apenas o 21% possuem TV corporativa 22% possuem Rede Social Corporativa 73,6% se valem de mais de três ferramentas de CI 53% tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI
9 Das empresas de GRANDE PORTE (49% do total de respondentes) 19% pelo setor de RH 95,9% utilizam o em suas ferramentas de CI 4% apenas o 19% possuem TV corporativa 36% possuem Rede Social Corporativa 87% se valem de mais de três ferramentas de CI 100% utilizam o em suas ferramentas de CI 100% possuem TV corporativa 50% possuem Rede Social Corporativa 100% se valem de mais de três ferramentas de CI 3% por fornecedor externo
10 Das empresas de MÉDIO PORTE (16% do total de respondentes) 15% não possuem um setor de comunicação 38% utilizam apenas o como ferramenta de CI 69% utilizam o e outras ferramentas 7% Jornal Mural 7% Intranet 7% Nenhuma ferramenta 96% utilizam o em suas ferramentas de comunicação 3% utilizam apenas o como ferramenta de CI 33% possuem TV corporativa 44% possuem Redes Sociais Corporativas 85% se valem de mais de três ferramentas de CI 20% pelo setor de Marketing 94% utilizam o em suas ferramentas de CI 17,6% utilizam apenas o 5% possuem TV corporativa 17% possuem Rede Social Corporativa 29% se valem de mais de três ferramentas de CI 33% tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI
11 Das empresas de MÉDIO PORTE (16% do total de respondentes) 30% pelo setor de RH 92% utilizam o em suas ferramentas de CI 23% apenas o 3% possuem TV corporativa 38% possuem Rede Social Corporativa 42% se valem de mais de três ferramentas de CI 100% utilizam o em suas ferramentas de CI 100% possuem TV corporativa 100% se valem de mais de três ferramentas de CI 3% por fornecedor externo
12 Das empresas de PEQUENO PORTE (35% do total de respondentes) 44% não possuem um setor de comunicação 29% utilizam apenas o como ferramenta de CI 59% utilizam o e outras ferramentas 1% App (Whatsapp, Viber, etc) 1% Rede Social Corporativa 2% Nenhuma ferramenta 84% utilizam o em suas ferramentas de comunicação 6% utilizam apenas o como ferramenta de CI 18% possuem TV Corporativa 40% possuem Redes Sociais Corporativas 70% se valem de mais de três ferramentas de CI 18% pelo setor de Marketing 87% utilizam o em suas ferramentas de CI 25% utilizam apenas o 3% possuem TV corporativa 25% possuem Rede Social Corporativa 46% se valem de mais de três ferramentas de CI 27% tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI
13 Das empresas de PEQUENO PORTE (35% do total de respondentes 9% pelo setor de RH 88% utilizam o em suas ferramentas de CI 17% apenas o 5% possuem TV corporativa 29% possuem Rede Social Corporativa 23% se valem de mais de três ferramentas de CI 100% utilizam o em suas ferramentas de CI 40% possuem rede social corporativa 80% se valem de mais de três ferramentas de CI 2% por fornecedor externo
14 O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas 19,7% Das empresas que não possuem setor ou responsável por comunicação 47,5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas Apenas 21% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 38.6% consideram as ferramentas intermediárias Apenas 20% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 12.8% consideram as ferramentas ruins ou péssimas 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia 1.6% não possuem nenhuma ferramenta legenda: - Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo). - Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor. - Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados). - Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.
15 O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas 40,8% Quando a Comunicação é feita pelo DP de CI 68.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas 56.8% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 29.5% consideram as ferramentas intermediárias 52.3% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 2% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) Apenas 25% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia legenda: - Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo). - Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor. - Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados). - Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.
16 O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas 17,6% Quando a Comunicação é feita pelo DP de RH Aniversariante 15 março legenda: - Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo). - Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor. RESULTADOS MÊS % META 44.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas 43,9% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 40,2% consideram as ferramentas intermediárias 27% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 15,5% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) Apenas 14% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia - Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados). - Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.
17 O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas 20,3% Quando a Comunicação é feita pelo DP de Marketing 61,9% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas 63% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 33,3% consideram as ferramentas intermediárias 34,2% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 4,7% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia legenda: - Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo). - Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor. - Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados). - Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.
18 1,5% Quando a Comunicação é feita por empresas terceirizadas 87,5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas 57% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 12,5% consideram as ferramentas intermediárias 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia legenda: - Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo). - Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor. - Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados). - Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.
19 Quais critérios foram utilizados para adquirir cada ferramenta Pela análise macro da pesquisa o resultado sobre os critérios utilizados como opções foram: 60% Acessibilidade: facilidade de entrega e acesso da comunicação ao público de interesse. 49.6% Econômico: a ferramenta possui um valor atrativo e seus custos periféricos (implantação, manutenção e operação) são justos. 49% Alcance: necessidade de ter as informações disponíveis ao maior número de pessoas. 30.7% Dinamismo: a ferramenta é flexível, simples e rápida o suficiente para a divulgação e atualização de informações, com possibilidade de transmissão em tempo real. 22.8% Colaboratividade: a ferramenta possibilita ao público disposto nela interagir de maneira rápida e de várias formas, a exemplo das redes sociais abertas. 22% Entendimento: pela apresentação da ferramenta a compreensão do público é mais clara. 20.1% Segmentação: possibilidade de direcionar a comunicação apenas aos públicos de interesse. 19% Atração: a ferramenta permite maior atração e absorção da mensagem pelo público-alvo. 8.2% Segurança: a ferramenta possui configurações que impedem ou dificultam o vazamento de materiais da organização.
20 Quais ferramentas são mais eficientes para os entrevistados? TV Corporativa Redes Sociais Colaborativas Intranet (52 citações) Whatsapp (45 citações) (62 citações) (109 citações) Jornal Mural (20 citações) Revista (9 citações) (45 citações) (13 citações) Newsletter (19 citações) Jornal imprenso (21 citações) Aplicativos móveis Reuniões (11 citações)
21 O que eles dizem faltar nas organizações Linguagem visual mais atrativa (5 citações) Colaboração (92 citações) Comunicação face a face (12 citações) Comunicação eficaz Colaboração (5 citações) (27 citações) Interação (12 citações) Dinamicidade na comunicação (15 citações) Diálogo e Feedback (12 citações) Acesso à comunicação (31 citações)
22 Além disso, comentam: Seria muito legal se a empresa pensasse num departamento de comunicação. Muitas empresas, possuem funcionários qualificados para tal procedimento, mas não reconhecem o conhecimento do colaborador. Pensar em estratégias e reformular um ambiente organizacional, muitas vezes necessita saber ouvir o público interno. Algumas empresas não praticam esse pilar. A ferramenta que permita interação entre o colaborador e empresa, mesmo os mecanismos que sejam considerados mais simples como jornal ou revista, penso que possa inserir ferramentas de apuração e clima, propiciando assim um método de disseminação da informação de mão dupla, onde o colaborador possa interagir e ser também um emissor da informação, não somente receptor; com este conceito temos a oportunidade de a comunicação ser construída de forma ampla, dando a oportunidade para que os "ruídos" sejam eliminados e os membros da companhia sejam os pioneiros no recebimento de quaisquer informações a serem divulgadas; criando um elo que gerador de cordialidade e confiança Acredito que para o desenvolvimento mais amplo da comunicação interna ainda faltam pesquisa e opções de novas ferramentas. Mas a Intranet é daquelas fundamentais em qualquer empresa. Mais interações face a face tornariam o resultado muito melhor.
23 Esta pesquisa foi realizada, por meio digital, com 520 empresas de todo o Brasil, no período de 25 a 29 de Abril de As empresas que conduziram a pesquisa foram: O Comunique-se Digital é a agência digital do Grupo Comunique-se, um dos maiores grupos de comunicação do país. Nossa missão é turbinar resultados de empresas por meio do Workr, uma plataforma na nuvem para gestão da comunicação e da SuaTV, solução de tv corporativa, mural digital e digital signage. A SocialBase tem por objetivo conectar as pessoas tornando o trabalho mais simples e produtivo nas organizações. A empresa desenvolve uma plataforma de comunicação interna, que promove uma cultura mais colaborativa e aumenta o engajamento das pessoas. Além disso, a SocialBase oferece consultoria na implantação de plataforma, possibilidade de customização, integração com sistemas legados, suporte e treinamento.
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