Descubra o canal de comunicação ideal para sua empresa

Transcrição

1 Descubra o canal de comunicação ideal para sua empresa EM APENAS SETE PASSOS

2 Entenda seu público Idade, escolaridade, hábitos, classe, tudo interfere na comunicação com seus colaboradores. É muito importante você saber qual o nível de instrução deles para que a linguagem seja a mais assertiva possível. Por exemplo, uma empresa que possui em sua maioria colaboradores administrativos na faixa dos 20 a 30 anos deve prezar por uma linguagem mais jovem e com textos mais objetivos e curtos. Todo funcionário possui uma ficha de cadastro na empresa, pegue uma relação das informações por área (administrativa, técnica, operacional...) na área de Recursos Humanos da sua empresa. Compile os dados por sede e analise os dados para traçar o perfil do seu público.

3 02 Entenda a rotina de trabalho da sua empresa Qual a estrutura organizacional da sua empresa? Possui poucas ou muitas áreas? Qual o nível de hierarquia? Sua empresa trabalha em turnos ou todos fazem horário comercial? Poucas ou muitas reuniões? Essas são algumas perguntas que devem ser respondidas para entender a rotina de trabalho dos seus colaboradores. Toda empresa possui uma rotina de trabalho implícita, independente de sua área. Por exemplo, os colaboradores podem, culturalmente, fazer uma pausa no dia para tomar um café em uma determinada área, ou após o almoço frequentar determinado local para descontraírem. Veja em que momento você pode se comunicar com eles, mandatoriamente ou por oportunidade.

4 03Identifique locais Se você trabalha em um ambiente fabril com certeza deve ter um espaço de grande circulação de pessoas como os relógios ponto, as áreas de descanso ou até mesmo o cafezinho. Já pensou que todas estas áreas são possíveis locais para um canal de comunicação? O corredor de passagem pode ser um bom espaço para um mural corporativo, a área de descanso para a TV corporativa, as salas de jogos para um totem com acesso a intranet. E não são apenas espaços físicos não! Seus colaboradores acessam computadores? Um espaço próprio para comunicação como uma intranet ou uma página interna e até mesmo newsletter devem ser considerados como locais ou pontos de comunicação.

5 04Cada canal tem sua particularidade Existem vários canais que podem ser utilizados em sua empresa e você também poderá criar novos canais de comunicação. Cada canal possui uma linguagem e formato próprio e é importante você se atentar a isso ao propor, implantar ou revitalizar um canal. LISTAMOS OS CANAIS MAIS COMUNS E SUAS PARTICULARIDADES PARA VOCÊ NÃO ERRAR!

6 INTRANET NEWSLETTER ONLINE A intranet pode ser considerada um grande canal de comunicação para a empresa. A facilidade de atualização e dinamismo são ótimos atrativos para os profissionais de comunicação. Sempre se atente em manter um layout atrativo e com linguagem própria para a web. Não adianta muito você colocar uma notícia importante se ela não tiver imagens que a sustente, ou ainda que não tenha sido diagramada corretamente com títulos, subtítulos e pesos para a matéria. Este é um canal para quem possui acesso ao computador, então caso você tenha colaboradores operacionais não se esqueça de providenciar totens ou salas que permitam o acesso a intranet. Periodicidade aqui é a palavra chave! Este veículo assim como a intranet funciona muito bem para os colaboradores que possuem acesso ao computador. Se você se comprometeu em soltar um newsletter toda sexta feira com as notícias e informações mais importantes da sua empresa, cumpra! Assim seu público criará o hábito da leitura em um determinado dia e horário. Deixe o canal leve com informações e imagens atrativas e se puder faça o link para uma matéria mais completa na intranet. Caso não possua intranet, pense em criar um marketing com as chamadas das notícias e centralize todas elas em um arquivo PDF anexo ao .

7 APLICATIVO MURAL CORPORATIVO Os aplicativos hoje são os novos canais de comunicação. A maioria dos seus funcionários possuem um smartphone e você pode utilizar ele para informar em primeira mão o que acontece na sua empresa. Notificações e pushs fazem a comunicação interna da sua empresa chegar muito mais rápida ao público. Considere sempre a utilização de aplicativos para colaboradores que estão alocados em diversas cidades ou que estão sempre fora do escritório. Este talvez seja o canal mais utilizado nas empresas e também o com menos cuidado. A periodicidade de atualização deve ser respeitada e o local de instalação deve ser cuidado. Evite colocar murais em corredores de rápida circulação. O melhor é dedicar um espaço próprio para o mural onde o colaborador possa parar e ler as notícias. Cafés, entradas de refeitórios e hall próximo aos relógios pontos são ótimos locais para você utilizar um mural corporativo. A dica é criar editorias atrativas e utilizar uma linguagem adequada. Um layout de matérias deve ser estabelecido bem como um projeto físico do mural. Impressões, sempre coloridas e cuidado redobrado na diagramação, nada de fontes pequenas e matérias extensas!

8 TV CORPORATIVA REVISTA (HOUSE ORGAN) A TV corporativa quando bem utilizada traz imensos benefícios. Com este canal você pode aprofundar a comunicação com matérias especiais e passar recados rápidos com notícias em formato de mural corporativo. A possibilidade de segmentação por ponto é um diferencial nas empresas em que se precisa comunicar algo em determinada área ou sede. A dica aqui é criar programas específicos por público. Instale a TV em locais de grande circulação para notícias rápidas ou em locais de descanso e descontração (salas de descompressão ou cafés por exemplo) quando a programação requerer mais tempo de visualização. A revista ou house organ é o canal onde você pode aprofundar mais suas notícias. Aqui a periodicidade também é crucial, as edições devem seguir rigorosamente as datas planejadas. O projeto editorial deve ser pensado conforme a necessidade da empresa. Alguns pontos devem requerer sua atenção como design e diagramação. Nossa dica aqui é envolver os colaboradores nas informações. Conte histórias, deixe seus colaboradores serem os personagens da revista corporativa.

9 COMUNICAÇÃO DIRETA COMUNICAÇÕES OFF-LINE ESPORÁDICAS A comunicação ascendente em ambientes operacionais é uma das formas mais eficazes de passar uma informação aos seus colaboradores. A pauta de comunicação direta além de barata é extremamente eficaz. Faça um guia passo a passo de como o líder deve passar a informação e utilize este canal sempre que achar necessário um contato mais pessoal com a informação. Vai mudar um benefício, alterou alguma norma, implantou alguma melhoria? Comunique também em canais esporádicos. Um exemplo é o papel bandeja. Se sua empresa possui refeitório próprio utilize o papel bandeja para passar informações importantes e rápidas, nada de textão, seja objetivo. Um informativo no banheiro é outra forma de utilizar esse canal esporádico com sucesso. A dica aqui é, prepare o emissor para que ele transmita a mensagem de uma forma clara, com a energia, seriedade e confiança necessária.

10 05 Integre a comunicação entre os canais Um ponto importante é a integração das notícias em seus canais de comunicação. Utilize cada canal de forma adequada para passar a informação e faça com que todos se comuniquem. Nesse quesito informação nunca é demais e quanto mais seu colaborador tiver acesso a ela, independente do canal, melhor. A dica aqui é não colocar a mesma informação em todos os canais, segmente, veja a particularidade de cada canal e caso seja extremamente necessário faça com que ele consulte mais de um canal, como por exemplo, um newsletter chamando para uma matéria na intranet.

11 06 Adeque os canais ao seu orçamento Legal, já listamos para você vários canais que podem ser utilizados na sua empresa, mas nem tudo são flores. Com certeza você tem um orçamento para comunicação e a estratégia de utilização dos canais deve estar atrelada a ele. Alguns veículos como TV corporativa, intranet e aplicativos podem estar fora do budget por serem serviços ligados a tecnologia e um pouco mais caro, então avalie os canais que sua empresa possui, a receptividade deles e principalmente o retorno que dão. Tente impactar a maior quantidade de colaboradores possíveis com a melhor estratégia de comunicação. Você pode por exemplo optar por ter uma TV corporativa ao invés de uma revista interna ou vice-versa. Calcule o custo do canal por pessoa e veja qual a melhor alternativa para que seu público seja informado corretamente. Abuse dos veículos que exigem pouco do seu orçamento e que atinjam de forma eficaz seus colaboradores.

12 07 Avalie a capacidade e know how da sua área Público definido, rotina conhecida, locais mapeados, canais escolhidos e tudo dentro do budget, pronto? Não! Está na hora de você pensar na sua capacidade produtiva e no know-how da sua área em manter esses canais vivos. A frequência de atualização é condicionante na escolha de um canal. Não se comprometa a atualizar um canal se não conseguir cumprir o cronograma pois a credibilidade dele é afetada. Também se atente que para cada canal é necessária uma habilidade específica. Se você não sabe ou não tem alguém na sua equipe que saiba utilizar as ferramentas adequadas para diagramação, design ou até mesmo que não tenha facilidade com a escrita, contrate uma agência que possa fazer isso por você. Se você contratar, dê o suporte necessário para que os canais sejam atualizados da forma adequada e com qualidade. Agora é com você, avalie os 6 passos e se precisar, conte com a Clima para transformar a comunicação da sua empresa!

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