Conheça o Drive. Encontre arquivos facilmente com o Drive e mantenha todos os seus documentos protegidos.

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1 Conheça o Drive Com o Google Drive, você pode armazenar arquivos na nuvem, compartilhá-los com membros da sua equipe ou parceiros externos e acessá-los de qualquer local. Encontre arquivos facilmente com o Drive e mantenha todos os seus documentos protegidos. Você só precisa de um navegador da Web ou de um dispositivo com o Drive instalado.

2 Configuração do Drive para administradores Neste guia 1. Personalizar as configurações do Drive no seu computador 3. Armazenar seus arquivos Você precisará de: uma conta de administrador do G Suite; 30 minutos.

3 Como o Drive funciona Antes do Google Drive, para fazer o backup de arquivos, você precisava substituí-los manualmente por uma nova versão sempre que fazia uma alteração. O Google Drive simplifica seu trabalho sincronizando automaticamente as alterações mais recentes no seu arquivo on-line. Isso permite que você acesse a versão mais recente dos arquivos em qualquer lugar e de qualquer computador, tablet ou smartphone. Quando você faz uma alteração em um arquivo em qualquer dispositivo, o Drive faz a mesma alteração em todos os outros locais. Também é fácil trabalhar em documentos com outros membros da sua equipe e compartilhar fotos e documentos grandes com eles usando o Drive. Saiba mais: Sincronizar arquivos

4 Encontrar as configurações do Drive Para começar, vamos ativar alguns recursos importantes do Drive para sua equipe. 1. Faça login no Admin Console com o endereço de a senha do G Suite. 2. No painel, clique em Apps. 3. Clique em G Suite. 4. Clique em Google Drive na lista de serviços. Clique em uma etapa para navegar.

5 Escolher as configurações de acesso e uso off-line Primeiro, escolheremos configurações que permitem que você e sua equipe acessem o Drive em qualquer local, mesmo sem acesso à Internet. Na página do Google Drive: 1. Role para baixo e clique em Acesso a dados. 2. Na seção Documentos off-line, marque a caixa Permitir que os usuários ativem o Documentos Google off-line. 3. Selecione a opção Permitir que os usuários façam o download, instalem e utilizem o Google Drive para Mac/PC. 4. Clique em Salvar na parte inferior da tela.

6 Escolher as configurações padrão de compartilhamento Agora, vamos assegurar que quando uma pessoa criar um documento, ela será a única pessoa que pode acessá-lo. Essa pessoa poderá decidir se quer permitir que outras pessoas acessem um item do Drive. Na página do Google Drive: 1. Clique em Configurações de compartilhamento. 2. Na seção Compartilhamento de link, selecione a opção Desativado para que apenas o proprietário tenha acesso até decidir compartilhá-lo. 3. Clique em Salvar. Saiba mais sobre as permissões de compartilhamento no Drive

7 Compartilhar fora da sua organização Você pode personalizar as configurações de compartilhamento para permitir que a equipe compartilhe documentos fora da sua organização (por exemplo, com clientes). Na página do Drive: 1. Clique em Configurações de compartilhamento. 2. Na seção Opções de compartilhamento, selecione a opção Ativado para que os usuários possam compartilhar documentos fora da organização. 3. Você também pode optar por: avisar os usuários quando eles estiverem compartilhando fora da organização; permitir que eles compartilhem com pessoas que não usam uma Conta do Google. Não se esqueça de clicar em Salvar. Saiba mais sobre permissões de compartilhamento no Drive

8 Primeiros passos no Drive Existem três formas de acessar o Drive com rapidez e facilidade. 1. Usando um navegador da Web, em drive.google.com, no seu computador ou em qualquer dispositivo. 2. Em uma pasta no seu computador. A instalação do Drive no computador cria uma pasta chamada Google Drive. 3. No Admin Console, clicando no Acesso rápido aos apps na parte superior. A forma de acesso ao Drive não é relevante. Você pode escolher a opção mais conveniente para o momento. Tudo que você alterar no Drive, seja no navegador ou no seu computador, será alterado em todos os dispositivos.

9 Abrir o Drive no seu navegador da Web 1. Para abrir o Drive, acesse drive.google.com no navegador e faça login com o nome de usuário e a senha do G Suite. 2. Para criar uma nova pasta, clique em Pasta, digite o nome da pasta e clique em Criar.

10 Abrir o Drive no seu computador A instalação do Drive no seu computador cria uma pasta chamada Google Drive. Tudo que você colocar nessa pasta será sincronizado automaticamente na Web em drive.google.com. Se você também instalar o Drive no seu smartphone ou tablet, todas as alterações nos arquivos no Drive, em qualquer dispositivo, serão sincronizadas em todos os dispositivos. 1. Para fazer o download do Drive para seu computador, acesse a página de download do Drive. 2. Passe o cursor sobre Fazer o download do Drive e selecione seu dispositivo. 3. Clique em Concordar e fazer o download. 4. Siga as instruções para instalar o Drive. Saiba mais: Instalar o Google Drive

11 Abrir o Drive no Acesso rápido aos apps 1. Para abrir o Drive no Admin Console ou em outro serviço, como o Gmail, clique no Acesso rápido aos apps no canto superior direito da página. 2. Clique em Drive.

12 Fazer o upload de arquivos para o Drive no seu navegador Você pode armazenar qualquer arquivo no Drive: fotos, desenhos, vídeos, entre outras opções. Basta armazenar o arquivo no Drive uma vez para que ele fique disponível em todos os seus dispositivos. 1. No navegador, acesse drive.google.com e faça login com o nome de usuário e a senha do G Suite. 2. Você pode arrastar um arquivo ou uma pasta do seu computador para a página do Drive para fazer o upload. 3. Também é possível clicar na página do Drive e clicar com o botão direito em Fazer o upload de arquivos ou Fazer o upload de pasta. 4. A partir de agora, esses arquivos estão na pasta do Drive e são sincronizados com outros dispositivos nos quais o Drive também está instalado. Saiba mais: Sincronizar arquivos no Drive

13 Fazer o upload de arquivos para o Drive no seu computador 1. Para sincronizar arquivos usando a pasta no computador, abra uma janela do Explorer (Windows) ou do Finder (Mac) e acesse a pasta da qual você quer fazer o upload. 2. Abra uma segunda janela e acesse sua pasta do Google Drive. 3. Arraste os arquivos e as pastas da primeira janela para a pasta do Google Drive no seu computador. 4. A partir de agora, esses arquivos estão no Drive. As alterações que você fizer nos arquivos serão salvas nos dispositivos nos quais o Drive estiver instalado.

14 Aguardar a sincronização dos arquivos Arrastar os arquivos para a pasta do Drive faz o upload (sincroniza) desses arquivos automaticamente para o Drive na Web (o que pode levar algum tempo). Os arquivos com o ícone sincronizados para o Drive. ainda estão sendo Os arquivos com o ícone foram sincronizados e podem ser acessados em qualquer navegador ou dispositivo onde o Drive esteja instalado.

15 Organizar seus arquivos Você pode reorganizar os arquivos e criar pastas na pasta do Drive no seu computador, como faz com outros arquivos e pastas. Todas as novas pastas ou edições organizacionais que você fizer nessa pasta do Drive serão exibidas automaticamente em todos os seus dispositivos. Agora você pode manter a organização em qualquer local.

16 Abrir seus arquivos Os arquivos podem ser abertos na pasta do Google Drive no computador ou usando um navegador. Os arquivos criados pelo Documentos Google são abertos no navegador. Outros arquivos na pasta do Drive são abertos nos respectivos aplicativos (como o Adobe Reader, no caso de arquivos PDF) no seu computador.

17 Atualizar arquivos do Drive Para atualizar um arquivo, basta fazer as alterações. Ele será sincronizado e atualizado automaticamente em todos os outros dispositivos com o Drive. E o contrário também funciona. As alterações que você faz no Drive na Web são sincronizadas para seu computador. Agora os arquivos e as pastas ficam atualizados em todos os locais.

18 Criar novos arquivos diretamente no Drive Agora que você configurou o Drive, poderá criar novos arquivos com os editores de arquivos Google, como Documentos, Planilhas e Apresentações, e editá-los em qualquer lugar, on-line e off-line. Você já ativou o acesso off-line para seus usuários nas configurações recomendadas acima. Agora vamos criar um Documento Google no Drive. 1. No Drive no seu navegador, clique em Novo. 2. Role para baixo e selecione Documentos Google. 3. Uma nova janela será aberta no seu navegador. Você pode começar a trabalhar no novo documento. Quando terminar, basta fechar a janela. O Drive sincroniza as alterações automaticamente. Saiba mais sobre como usar o Documentos

19 Excluir seus arquivos Se você remover um arquivo do Drive, ele será removido de todos os locais onde o Drive estiver instalado. Os arquivos removidos são movidos para a pasta Lixeira no Drive e continuam sendo contabilizados no armazenamento total. Esvaziar a pasta Lixeira permanentemente exclui todos os arquivos removidos.

20 Adicionar espaço de armazenamento Cada pessoa na sua conta do G Suite tem 30 GB de armazenamento para todos os arquivos do Drive, o Gmail e o Google Fotos. Se as pessoas precisarem de mais espaço, você poderá comprar armazenamento adicional para uma ou mais pessoas na sua equipe. Se você tiver o G Suite Business (com cinco ou mais usuários), todos já têm armazenamento ilimitado.

21 Comunicar-se com sua equipe Agora que você configurou o Google Drive para sua organização, é hora de ajudar a equipe a dar os primeiros passos. 1. Apresente o Drive enviando este modelo de Ajude sua equipe a executar estas três tarefas antes de começar a usar o Drive: Instalar o Drive nos computadores Sincronizar e fazer o upload de arquivos existentes para o Drive Acessar arquivos no Google Drive off-line

22 Treinar sua equipe Acesse o Centro de aprendizagem do G Suite em gsuite.google.com.br para mais recursos de treinamento. Acessar o Centro de aprendizagem Você encontrará: guias do usuário sobre os recursos empresariais do Drive; vídeos de treinamento do Drive; perguntas frequentes de usuários empresariais. oducts/drive/#/list

23 Parabéns. Você configurou o Drive para sua organização. Você aprendeu a: personalizar as configurações do Drive; instalar o Drive no seu computador; armazenar seus arquivos; usar o Drive; treinar sua equipe. Este guia foi útil para você? Enviar feedback