OneDrive for Business
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- Maria do Mar Sequeira Ávila
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1 OneDrive for Business
2 Conteúdo 1. Introdução Guia de Referência Rápida Trabalhar com o OneDrive for Business O que é o OneDrive for Business Introdução Rápida Gerenciar Arquivos no Windows Explorer Criar um Novo Documento Adicionar um Arquivo Existente... 1 Adicionar Vários Arquivos... 1 Criar uma Nova Pasta Excluir Arquivos Pesquisar Arquivos Gerenciar Arquivos On-Line no Navegador da Web Criar um Novo Documento Adicionar um Arquivo Existente Adicionar Vários Arquivos... 0 Criar uma Nova Pasta... 1 Excluir Arquivos do OneDrive for Business... 1 Restaurar Arquivos Excluídos... Gerenciar Versões do Documento... 3 Pesquisar Arquivos Sincronizar Arquivos/Configurar a Pasta Local de Sinc Compartilhar Arquivos... 9 Compartilhar um Documento ou Pasta Internamente... 9 Verificar Quem Possui Acesso a um Documento Específico... 3 Interromper o Compartilhamento de Documentos Recursos Adicionais de Aprendizado Perguntas Frequentes (FAQ) Suporte Técnico... 35
3 1. Introdução O OneDrive for Business é um serviço de hospedagem de arquivos que permite aos usuários carregar e sincronizar arquivos em um armazenamento on-line para posteriormente acessá-los a partir de um navegador da Web ou de seus dispositivos locais. Os usuários podem armazenar os arquivos com segurança e compartilhá-los com os colegas de trabalho. Os arquivos podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar, tanto off-line como on-line. O acesso aos arquivos armazenados no OneDrive for Business só pode ser feito por dispositivos de propriedade da BASF. Este e-book ajuda você a se familiarizar com o uso do OneDrive for Business na BASF. Além disso, você aprenderá como fazer o login, configurar o programa e gerenciar arquivos on-line e off-line. Por último, mas não menos importante, você verá como compartilhar arquivos com seus colegas. 3
4 . Guia de Referência Rápida OneDrive - BASF Fácil acesso ao OneDrive, já que é criado um atalho na Barra de Favoritos no lado esquerdo da tela. PASTAS Como padrão, a pasta Shared with Everyone [Compartilhado com Todos] é criada, mas você pode adicionar outras pastas se necessário. O sinal de verificação verde indica que os arquivos contidos na pasta estão sincronizados e carregados com êxito no armazenamento em nuvem. AJUDA Uma maneira fácil de obter respostas às suas perguntas e guia de solução de problemas fornecido pela Ajuda e Suporte do Windows. 4
5 3. Trabalhar com o OneDrive for Business 3.1 O que é o OneDrive for Business O OneDrive for Business é uma plataforma na qual os usuários podem armazenar, sincronizar e compartilhar seus arquivos de trabalho. Ele faz parte do Office 365 e permite que você atualize e compartilhe arquivos de qualquer lugar, além de trabalhar em documentos do Office com outras pessoas ao mesmo tempo. Os usuários do Office 365 atualmente recebem 1 TB (terabyte) de espaço na nuvem para o OneDrive for Business. Todos os arquivos armazenados no OneDrive for Business são particulares, a menos que o proprietário decida compartilhá-los. Qualquer arquivo pode ser facilmente compartilhado com todos na organização basta colocá-lo na pasta Shared with Everyone [Compartilhado com Todos]. Os arquivos também podem ser compartilhados somente com colegas de trabalho específicos para facilitar a colaboração em projetos. O OneDrive for Business servirá como um substituto da pasta off-line MyBASFData, introduzida no âmbito da implementação GPSIII. O backup dos dados armazenados no OneDrive for Business será feito automaticamente na nuvem. Esta é uma enorme vantagem em relação ao armazenamento de arquivos apenas localmente, no disco rígido (por exemplo, Meus Documentos). Além disso, o OneDrive for Business deve ser utilizado com o para compartilhar grandes arquivos, já que o tamanho de um anexo de é limitado. As informações sobre os tipos de arquivos que devem ser armazenados no OneDrive for Business podem ser encontradas no seguinte link: 5
6 Importante: note que o OneDrive for Business é diferente do OneDrive, que se destina para uso pessoal. O OneDrive for Business também é diferente do site de sua equipe, que se destina a armazenar documentos relacionados à equipe ou ao projeto. Dica: ao enviar um a partir do Outlook Web App, você pode anexar um arquivo do OneDrive for Business como um link, em vez de enviar um anexo. 6
7 3. Introdução Rápida Neste capítulo, você aprenderá como configurar o OneDrive for Business pela primeira vez. Antes de começar a trabalhar com OneDrive for Business, lembre-se de fazer o login em seu computador utilizando o smartcard. 1. Abra o Internet Explorer e vá para Digite seu endereço de da BASF e pressione o botão Sign in [Entrar] Você é automaticamente redirecionado para a próxima página. Em seguida, clique no ícone do OneDrive. 3 7
8 4. Após ter clicado no ícone do OneDrive, você é redirecionado para a página Bemvindo ao OneDrive for Business. Nessa página, clique no botão Next [Próximo], como mostrado Em seguida, você é redirecionado para a página Securely store and share files [Armazenar e compartilhar arquivos com segurança]. 5 Escolha Your OneDrive is ready [Seu OneDrive está pronto] para prosseguir. 6. A seguinte mensagem pop-up é aberta: Get the most out of SharePoint [Tire o máximo proveito do SharePoint]. Pressione o botão No Thanks [Não, obrigado]. 6 8
9 7. A seguinte página é exibida. Clique em Sync [Sincronizar] para sincronizar seus arquivos locais Em seguida, uma nova mensagem pop-up é aberta solicitando para você Sincronizar esta biblioteca com seu dispositivo para fácil acesso. Clique em Sync now [Sincronizar agora] para iniciar o processo Uma nova caixa de diálogo é aberta. Pressione mais uma vez o botão Sync now [Sincronizar agora]. Para cancelar o processo, clique no botão Cancel [Cancelar]. 9 9
10 10. Uma tela é aberta com as informações sobre a sincronização de seus arquivos. Há também um link para a pasta sincronizada local. Pressione o botão Show my files... [Mostrar meus arquivos...] para acessá-los Você é direcionado para a pasta OneDrive BASF, onde estão localizados seus arquivos. 11 A partir daí você estará pronto para trabalhar com o OneDrive for Business. 10
11 3.3 Gerenciar Arquivos no Windows Explorer Neste capítulo, você aprenderá como carregar arquivos existentes e criar novos documentos no OneDrive for Business através do Windows Explorer (off-line). Além disso, você será orientado no processo de exclusão de arquivos. Note que criar, adicionar e excluir arquivos localizados na pasta OneDrive BASF não é diferente de gerenciar arquivos em outras pastas. Criar um Novo Documento 1. Para iniciar o processo, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da tela e selecione a opção New [Novo].. Escolha o formato desejado do novo arquivo (por exemplo, Documento do Word, Planilha do Excel ou Apresentação do PowerPoint) a partir da lista O novo documento é criado. Renomeie-o adequadamente. O sinal de verificação verde indica que o arquivo foi automaticamente carregado on-line. 3 11
12 Adicionar um Arquivo Existente 1. Abra a pasta, por exemplo, My Pictures [Minhas Imagens], contendo o arquivo que você deseja colocar na pasta OneDrive BASF. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, a partir da lista suspensa, escolha a opção Copy [Copiar] (você também pode utilizar a combinação de teclas Ctrl + C). 1. Acesse o OneDrive a partir do Windows Explorer. Clique novamente com o botão direito do mouse na tela em branco e escolha a opção Paste [Colar], ou simplesmente pressione Ctrl + V. O arquivo é adicionado à pasta OneDrive BASF e automaticamente carregado online. Adicionar Vários Arquivos 1. Abra a pasta contendo os arquivos que você deseja colocar na pasta OneDrive BASF. Escolha vários arquivos pressionando a tecla Ctrl. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e, a partir da lista suspensa, escolha a opção Copy [Copiar], ou pressione Ctrl + C. 1 1
13 . Vá para o OneDrive no Windows Explorer. Clique novamente com o botão direito do mouse na tela em branco e escolha a opção Paste [Colar], ou a combinação de teclas Ctrl + V. Os arquivos são adicionados à pasta OneDrive BASF e automaticamente carregados on-line. Criar uma Nova Pasta 1. Para criar uma nova pasta, simplesmente clique em New folder [Nova pasta] na parte superior da página. Como alternativa, clique com o botão direito do mouse na tela em branco, escolha a opção New [Novo] a partir da lista suspensa e, em seguida, escolha Folder [Pasta].. Nomeie a nova pasta e pressione Enter [Inserir]. O sinal de verificação verde indica que a pasta foi automaticamente carregada online. 13
14 Excluir Arquivos 1. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou arquivos que você deseja excluir da pasta. O menu de opções é aberto. Escolha Delete [Excluir]. 1. A caixa de diálogo Delete File [Excluir Arquivo] é aberta. Confirme se você deseja excluir o arquivo clicando em Yes [Sim]. O arquivo é removido da pasta OneDrive BASF. Pesquisar Arquivos 1. A função de busca padrão do 1 Windows Explorer pode ser utilizada para localizar arquivos na pasta OneDrive BASF. Vá para o topo da página e insira a expressão desejada na janela (por exemplo, teste).. Os arquivos que contêm a expressão pesquisada em seu título ou conteúdo são exibidos. 14
15 3.4 Gerenciar Arquivos On-Line no Navegador da Web Este capítulo descreve como carregar arquivos existentes e criar novos documentos no OneDrive for Business. Ele também explica o processo de exclusão de arquivos. Para começar a trabalhar com arquivos, você precisa abrir o site do OneDrive for Business (SharePoint), que pode ser acessado a partir da pasta do OneDrive for Business. Siga as instruções abaixo. 1. Vá para a pasta OneDrive - BASF. Clique com o botão direito do mouse nela, escolha a opção OneDrive for Business e, em seguida, Go to browser [Ir para o navegador], como mostrado.. Agora, faça o login no Office 365 com seu endereço de e pressione o botão Sign in [Entrar]. 3. Você será redirecionado para o site do OneDrive for Business. 15
16 Criar um Novo Documento 1. Para criar um documento 1 no site do OneDrive for Business, basta clicar em New [Novo] na área de trabalho (chamada de Simple Controls [Controles Simples]).. A janela Create a new file [Criar um novo arquivo] é aberta, solicitando que você escolha o formato do novo arquivo. Selecione o formato desejado, por exemplo Word document [Documento do Word]. 3. Após ter clicado na opção Word document [Documento do Word], você é levado ao Word Online [Word On-Line] para criar um novo arquivo. O arquivo é salvo automaticamente no OneDrive for Business. 3 Nota: você também pode editar o documento no Word 013. Basta clicar na guia OPEN IN WORD [ABRIR NO WORD]. As edições adicionadas no Word 013 também aparecem on-line. 16
17 4. O documento pode ser acessado e visualizado no site OneDrive for Business. Basta clicar nele, que será aberto no Word On-Line Para voltar ao OneDrive for Business, clique em seu nome no topo da página. 6. O novo arquivo também é salvo automaticamente na pasta OneDrive BASF, assim é possível acessá-lo offline a qualquer hora e em qualquer lugar. 17
18 Adicionar um Arquivo Existente 1. Para carregar arquivos a partir do computador ou local de rede no OneDrive for Business, vá para a guia FILES [ARQUIVOS]. 1. Há duas maneiras para carregar um arquivo. Você pode clicar no ícone Upload Document [Carregar Documento] ou na guia Upload [Carregar], localizada na área de trabalho (chamada de Simple Controls [Controles Simples]). 3. Após o clique, você será solicitado a procurar os arquivos que deseja carregar. Pressione o botão Browse [Procurar] para selecionar os arquivos a partir da lista Escolha um ou mais arquivos e pressione o botão Open [Abrir]. 4 18
19 5. Na mensagem de confirmação, clique em OK O arquivo é adicionado com êxito ao armazenamento no site do OneDrive for Business e também à pasta OneDrive BASF. 6 19
20 Adicionar Vários Arquivos Há outra maneira simples de carregar um ou vários arquivos no OneDrive for Business. 1. No OneDrive for Business, abra o Explorador de Arquivos e selecione os arquivos que deseja carregar (para selecionar vários arquivos, utilize as teclas Shift ou Ctrl).. Em seguida, arraste-os com o mouse para o OneDrive for Business. 3. Os arquivos são adicionados ao armazenamento on-line do OneDrive for Business, assim como à pasta OneDrive BASF. 3 0
21 Criar uma Nova Pasta 1. Para criar uma nova pasta no site do OneDrive for Business, basta clicar em New folder [Nova pasta] sob a guia FILES [ARQUIVOS]. 1 Excluir Arquivos do OneDrive for Business 1. No OneDrive for Business (SharePoint), clique no documento ou documentos que você deseja remover. Um sinal de verificação aparece no lado esquerdo.. Pressione a tecla Delete [Excluir]. 3. Uma nova mensagem pop-up é exibida. Confirme se deseja remover o(s) 1 3 arquivo(s) clicando em OK. O(s) arquivo(s) é(são) removido(s) do site do OneDrive for Business. Nota: os arquivos na pasta OneDrive BASF e no site do OneDrive for Business são, de forma automática, constante e instantaneamente sincronizados (a sincronização). Se você excluir um arquivo (ou arquivos) de um local, ele também é removido do outro. 1
22 Dica: se você estiver com pouco espaço de armazenamento, basta verificar a lixeira. Quando você exclui um item do OneDrive for Business, ele não é removido completamente do SharePoint. Os itens excluídos vão para a lixeira, onde permanecem até que sejam automaticamente removidos 90 dias depois. Enquanto isso, você pode remover os arquivos da lixeira para liberar espaço de armazenamento. Restaurar Arquivos Excluídos Você já aprendeu que os itens excluídos são enviados para a lixeira, onde permanecem por 90 dias. Enquanto isso, você pode restaurar itens para o local original deles se os tiver excluído acidentalmente. Ao abrir a lixeira, você vê somente os itens que foram excluídos. 1. Para abrir a lixeira, clique em Recycle Bin [Lixeira] no lado esquerdo da tela. 1. Agora é possível restaurar um ou vários arquivos para o local anterior dele(s). Basta escolher o(s) arquivo(s) que deseja restaurar e clicar em Restore Selection [Restaurar Seleção].
23 Dica: para remover permanentemente os arquivos da lixeira a fim de liberar espaço de armazenamento, selecione o(s) arquivo(s) desejado(s) e clique em Delete Selection [Excluir Seleção]. Você também pode 3. Uma janela popup é aberta solicitando que você confirme a restauração do arquivo selecionado. Clique em OK para concluir o processo O arquivo é restaurado em seu local anterior. 4 Gerenciar Versões do Documento O OneDrive for Business permite que você visualize ou restaure as versões mais recentes dos documentos, ou até mesmo as anteriores. Se o controle de versão do documento estiver ligado, você pode visualizar ou restaurar as versões anteriores dos documentos. Se o controle de versão do documento estiver desligado, você pode restaurar a versão mais recentemente editada. Para verificar se o controle de versão do documento está ligado no OneDrive for Business: 3
24 1. Selecione qualquer arquivo em sua biblioteca.. Vá para Version History [Histórico de Versões] na 1 guia FILES [ARQUIVOS]. Se o botão Version History [Histórico de Versões] não estiver esmaecido, o controle de versão está ligado. Para restaurar uma versão anterior do documento (com o controle de versão do documento ligado): 1. Selecione o documento para o qual você deseja restaurar uma versão anterior.. Na faixa de opções, selecione FILES [ARQUIVOS] > Version History [Histórico de Versões]. 3. Na caixa de diálogo Version History [Histórico de Versões], abra a lista suspensa para selecionar a versão do documento que você deseja restaurar e clique em Restore [Restaurar] Na mensagem de confirmação, clique em OK. 4 4
25 A versão do documento selecionada torna-se a versão atual. Portanto, a versão anterior salva como atual torna-se a versão anterior na lista. Dica: para visualizar qualquer versão anterior de um documento, basta selecionar, estando no Histórico de Versões, o link para a versão do documento desejada. O documento é aberto em seu aplicativo. Pesquisar Arquivos A busca é iniciada assim que você começa a digitar. A caixa de pesquisa do OneDrive for Business é bastante amigável. Ela abrange o conteúdo, os documentos e as pastas que foram compartilhados com você, além dos arquivos que estão em suas Pastas de Site. Isto significa que você pode localizar os arquivos mais próximos e mais relevantes à sua pesquisa com muito mais rapidez. 1. Comece digitando o nome de um documento para 1 localizar aquele que foi compartilhado com você, ou aquele que você guardou várias pastas mais adentro. Nota: tão importante quanto localizar o que você está procurando é agir imediatamente como compartilhar esses arquivos, diretamente de seus resultados de busca. Observe o ícone de compartilhar circular na imagem acima. 5
26 . Você também pode utilizar a caixa de pesquisa localizada sob os botões Simple Controls [Controles Simples]. No entanto, para localizar um arquivo em uma biblioteca local, você precisa inserir o nome completo dele. Uma vez inserido, clique no ícone da lupa ou pressione Enter [Inserir] para iniciar a busca. Digite o respectivo nome do arquivo. 3. O arquivo é localizado. 3 6
27 3.5 Sincronizar Arquivos/Configurar a Pasta Local de Sinc Sincronizar (ou sincronização) significa que o conteúdo de locais sincronizados (por exemplo, a pasta OneDrive BASF e o site do OneDrive for Business) torna-se o mesmo. Esta função permite que você sincronize o OneDrive for Business ou as bibliotecas do site com o computador e, em seguida, acesse os arquivos a partir do Explorador de Arquivos em vez de ou a partir de um navegador da Web. Todas as atualizações são sincronizadas com o OneDrive for Business ou com as bibliotecas do site sempre que você estiver on-line. O processo de sincronização manual é o seguinte: 1. Para iniciar o processo, clique na opção Sync [Sincronizar] (localizada em Controles Simples), como 1 mostrado na captura de tela.. Uma mensagem é exibida solicitando que você sincronize essa biblioteca com seu dispositivo para fácil acesso. Clique em Sync now [Sincronizar agora]. 7
28 3. Uma tela é exibida permitindo que você saiba que seus arquivos estão sendo sincronizados. Há também um link para a pasta sincronizada local. Clique em Show my files... [Mostrar meus arquivos...] para chegar até a pasta OneDrive BASF O sinal de verificação verde ao lado do arquivo indica que ele foi sincronizado. 8
29 3.6 Compartilhar Arquivos Os documentos e pastas armazenados no OneDrive for Business são particulares até que você decida compartilhá-los. Ao compartilhar documentos e pastas, você pode decidir que eles sejam editados ou apenas visualizados pelas pessoas. Neste capítulo, você aprenderá não somente como verificar quem possui acesso aos documentos ou pastas, mas também como revogá-lo quando necessário. Compartilhar um Documento ou Pasta Internamente 1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que deseja compartilhar. 1. Selecione o arquivo que deseja compartilhar e, em seguida, clique em Share [Compartilhar]. Ou 3. Como alternativa, realize a mesma ação clicando nas reticências (...) ao lado do nome do arquivo e, em seguida, na nova janela, clique em SHARE [COMPARTILHAR], como mostrado na captura de imagem. 3 3 Ou 9
30 4. Você também pode iniciar o processo a partir do 4 Windows Explorer, dentro da pasta OneDrive BASF. Escolha o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta, em seguida, vá para OneDrive for Business > Share [Compartilhar] para ser levado diretamente à caixa de diálogo OneDrive for Business Compartilhar. 5. Sob a opção Invite 5 people [Convidar 7 pessoas], digite os nomes ou endereços de das pessoas com quem você deseja compartilhar o documento ou pasta. 6 Nota: Compartir documentos só é possível com os colegas da BASF que têm um endereço de BASF. 6. Selecione uma configuração de permissão (somente editar ou visualizar). 7. Se necessário, escreva uma mensagem para ser incluída no e- mail que é enviado a todos os convidados. O inclui um link para o documento compartilhado. 30
31 8. Se você não quiser 8 enviar um aos destinatários, 9 clique em SHOW OPTIONS [MOSTRAR OPÇÕES] e, em seguida, desmarque a opção Send an invitation [Enviar um convite por ]. 9. Clique no botão Share [Compartilhar] quando quiser concluir o processo. 10. A pessoa com quem você compartilha o arquivo é notificada através de um contendo um link para o documento compartilhado Além disso, o documento compartilhado aparece na pasta Shared with me [Compartilhado comigo] do OneDrive for Business (SharePoint)
32 Verificar Quem Possui Acesso a um Documento Específico Você também pode utilizar o comando Share [Compartilhar] para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi compartilhado. 1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que você compartilhou. 1. Selecione o arquivo e, em seguida, clique em Share [Compartilhar]. 3. Para ver quem possui acesso a um documento, selecione Shared with [Compartilhado com] na caixa de diálogo. 3 3
33 4. Como alternativa, para ver quem possui acesso a um documento ou pasta, selecione o item na biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Shared with [Compartilhado com] na guia FILES [ARQUIVOS]. 4 Interromper o Compartilhamento de Documentos 1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que você compartilhou. 1. Selecione o arquivo e, em seguida, clique em Share [Compartilhar]. Ou 3. Como alternativa, selecione o ícone de pessoas ao lado do documento desejado para abrir a caixa de diálogo Share [Compartilhar]. 33 3
34 4. Na caixa de diálogo, selecione Can view from drop-down list [Pode visualizar a 4 partir da lista suspensa] ou Can edit [Pode editar] ao lado da pessoa com quem você quer deixar de compartilhar. Em seguida, selecione Stop sharing [Interromper compartilhamento]. 34
35 4. Recursos Adicionais de Aprendizado 4.1 Perguntas Frequentes (FAQ) Clique aqui para consultar as perguntas frequentes relacionadas ao OneDrive for Business. 4. Suporte Técnico Se você tiver outras dúvidas, entre em contato com o IS Service Desk. 35
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