Gerenciamento de Projetos. Grupo 2

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1 Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais Curso de Engenharia Mecatrônica Disciplina de Contexto Social e Profissional da Engenharia Mecatrônica Gerenciamento de Projetos Grupo 2 Daniel Esteves Rosa Leonardo Alves Vieira Teodoro Corrêa da Cunha Junior Prof. Renato Sousa Dâmaso Divinópolis, 16 de junho de 2010.

2 Resumo A gestão de projetos, tema que ficamos encarregados de dissertar e exemplificar é definida como sendo a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas sobre as atividades do projeto, de forma que os requisitos do projeto sejam atingidos. O desafio a ser enfrentado na realização de um projeto é conseguir atingir o seu objetivo atendendo aos seus requisitos, isto é, levando-se em consideração as complexidades técnicas envolvidas, as incertezas de execução e as restrições de custo e prazo. Para aumentar a chance de que um projeto seja completado com sucesso a receita indicada é realizar um bom planejamento, através da criação do plano do projeto, e um controle adequado durante a sua execução. A responsabilidade pela criação do plano do projeto e pelo controle da sua execução é do gerente do projeto. Pela natureza das suas responsabilidades, é importante que o gerente do projeto seja um profissional com conhecimento e habilidades suficientes para lidar com as diversas demandas competitivas relacionadas com o projeto: escopo, custo, prazo, risco, qualidade, necessidades e expectativas dos envolvidos. Nosso trabalho consiste também no detalhamento e na descrição do sistema Project Union, utilizado para o gerenciamento de projetos em diversas empresas. 2

3 Sumário 1. Introdução O que é um Projeto? O que é Gerenciamento de Projetos? Desenvolvimento de novos projetos Estruturação do Projeto As Variáveis Tempo Custo Escopo Passos de gerenciamento de projetos Escolha e adote uma metodologia Comunicação Definição do escopo do projeto e detalhamento das atividades Conhecer os envolvidos e montar o time Desenvolvimento do cronograma junto com a equipe Monitore os riscos e seja pró-ativo Formalize o início e o encerramento do projeto Sistema de gerenciamento de projeto MINITEC... 13_Toc Project Union - Introdução ao Sistema Plataforma de Comunicação Módulos Gerenciais do Sistema Módulo Administrativo Módulo de Gerenciamento Módulo Financeiro Módulo de Suprimentos Gestão de Relacionamento Inteligência Empresarial Módulo de Documentação Módulo Web Interfaces Interface Principal Interface de Projetos

4 7.3. Interface de Tarefas Interface de Documentação Interface de Cadastro de Documentos Gráfico de Gerenciamento de Tarefas Interface de Tramitação de Documentos (GRD) Interface de Controle de Movimentação Bancária Interface de Movimento Interface de Plano de Contas da Organização Interface de Contas a Pagar rateado por projetos Interface de Centro de Custo por Projetos Melhores Práticas de Projetos PMI: Project Management Institute PMBoK: Project Management Body of Knowledge PMO: Project Management Office Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos: Streber Eventor BaseCamp Active Collab Go Plan Copper Wrike Nozbe Redmine ActionThis Achievo Zoho Projects Project 2 Manage DevShop Dot Project (open source) Desvantagens do Gerenciamento de Projetos Vantagens Conclusão Bibliografia

5 1. Introdução As pessoas têm planejado e gerenciado projetos desde o início dos tempos. Toda vez que uma civilização criou suas raízes houve projetos a serem gerenciados: prédios a construir, estradas a pavimentar e leis a serem escritas. Mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias avançadas de que dispomos hoje, as pessoas criaram linhas de tempo, alocaram materiais e recursos e avaliaram os riscos envolvidos em seus projetos. Com o passar do tempo, as pessoas perceberam que as técnicas para controle de custo, desenvolvimento da programação, procura e compra de recurso e gerenciamento de riscos poderiam ser aplicadas a uma variedade de projetos, seja erguendo pontes, realizando colheitas sazonais ou decidindo como se governar. Estas idéias foram as precursoras do estabelecimento de técnicas de gerenciamento que hoje conhecemos como "Gerenciamento de Projetos Moderno". As organizações modernas estão descobrindo que a utilização do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens. Clientes esclarecidos exigem cada vez mais produtos melhores e serviços mais rápidos. As pressões para acompanhar a velocidade do mercado demandam maior eficiência. Gerenciar projetos de forma profissional encontrou seu lugar na arena empresarial competitiva e global de hoje O que é um Projeto? Um Projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Eles são semelhantes às operações em função de serem executados por pessoas, geralmente terem limitações de recursos e serem planejados, executados e controlados. As operações e projetos diferem entre si principalmente porque as operações têm um caráter contínuo e repetitivo, ao passo em que os projetos têm um caráter temporário e único. Temporário significa que todo projeto tem um início e um término definidos. Único significa que o produto ou serviço é, de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços semelhantes. Projetos são criados em todos os níveis da organização. Podem envolver uma pessoa ou milhares delas. Podem exigir menos de 100 ou mais de de horas para serem concluídos. Os projetos podem ser desenvolvidos em um único departamento da organização ou transpor suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas. 5

6 O Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a projetos independentemente de suas dimensões, prazos e orçamentos. Alguns exemplos incluem: Desenvolver um novo produto ou serviço; Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização; Conceber um novo veículo de transporte; Desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado; Construir um edifício ou uma instalação; Conduzir uma campanha política; Implantar um novo procedimento ou processo de negócio O que é Gerenciamento de Projetos? De acordo com o "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" Edition, [Project Management Institute (PMI ) December 2000], Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender os requisitos do projeto. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos - Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento - e em nove Áreas de Conhecimento - Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento dos Fornecimentos de Bens e Serviços do Projeto. A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem: Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto; Satisfação de diferentes interessados (stakeholders ) com diferentes necessidades e expectativas; Alcance dos requisitos estabelecidos. O termo Gerenciamento de Projetos é às vezes utilizado para descrever uma abordagem organizacional ao gerenciamento de operações rotineiras. Essa abordagem trata muitos aspectos das operações rotineiras como projetos a fim de aplicar as técnicas de Gerenciamento de Projetos a elas. 6

7 2. Desenvolvimento de novos projetos A força motriz da gestão de projetos é o desenvolvimento de novos produtos. Ele pode levar meses ou até anos, e pode igualmente vir a ser a principal fonte de renda da empresa por muito tempo. O processo de desenvolvimento envolve o tempo necessário para desenvolver, comercializar e introduzir o novo produto no mercado. Aplicando os princípios da gestão de projetos ao desenvolvimento de novos produtos, uma empresa pode produzir mais artigos em menor tempo, com custos inferiores aos atuais e potencialidades de altos níveis de qualidade, satisfazendo, assim, as necessidades dos clientes. Em certas indústrias, o desenvolvimento de novos produtos torna-se necessário para a sobrevivência, pois pode gerar um grande fluxo de receita durante anos. Praticamente todas as empresas estão envolvidas de um modo ou de outro com o desenvolvimento de novos produtos. Mas, o maior impacto pode estar nos fornecedores dos setores aero espacial e de defesa. Para isso, o desenvolvimento de novos produtos e a satisfação dos clientes pode levar a grandes contratos, talvez de vinte anos ou mais. Com o aperfeiçoamento dos produtos, a duração pode-se estender ainda mais. Os clientes só pagarão preços razoáveis por novos produtos. Portanto, qualquer metodologia para o desenvolvimento de novos produtos deve ser integrado a um gerenciamento de custos e a um sistema de controle eficaz. Os fornecedores das indústrias aeroespaciais e de defesas especializarão-se em sistemas de mensuração de valor agregado à extrapolação de custos que ouvimos falar com freqüência quando se trata de projetos para desenvolvimento de novos produtos para o governo não pode ser necessariamente atribuída a uma gestão de projetos ineficaz ou a um controle de custos inadequados, mas mais as mudanças de escopo e aos aperfeiçoamentos. 7

8 3. Estruturação do Projeto 3.1. Definindo o tema e título (o quê?) O tema é o assunto que se deseja provar ou desenvolver. Pode surgir de uma dificuldade prática enfrentada pelo coordenador, da sua curiosidade científica, de desafios encontrados na leitura de outros trabalhos ou da própria teoria. Pode ter surgido pela entidade responsável, portanto, encomendado, o que, no entanto não lhe tira o caráter científico. Independente de sua origem, o tema é, nessa fase, necessariamente ampla, precisando bem o assunto geral sobre o qual se deseja realizar a pesquisa. Do tema é feita a delimitação que deve ser dotada de um sujeito e um objeto. Já o título, acompanhado ou não por subtítulo, difere do tema Objetivos (Para quê?) Atenção! Os objetivos devem ser sempre expressos em verbos de ação, praticar, selecionar, traçar, otimizar, melhorar Justificativa (Por Quê?) É o único item do projeto que apresenta respostas à questão: por quê? De suma importância, geralmente é o elemento que contribui mais diretamente na aceitação da pesquisa pela(s) pessoa(s) ou entidade que vai financiá-la. A justificativa consiste em uma exposição sucinta, porém completa, das razões de ordem teórica e dos motivos de ordem prática que tornam importante a realização da pesquisa Formulação do problema A formulação do problema prende-se ao tema proposto: ela esclarece a dificuldade específica com a qual se defronta e que se pretende resolver por intermédio da pesquisa Hipóteses: As hipóteses constituem respostas supostas e provisórias ao problema. A principal resposta é denominada hipótese básica, podendo ser complementada por outras, que recebem a denominação de secundárias Conclusão: Avaliação dos resultados obtidos durante a formulação do projeto e sua comparação com os objetivos traçados inicialmente. 8

9 4. As Variáveis Alguns empreendimentos necessitam ser executados e entregues sob determinadas variáveis. As variáveis principais também podem ser determinadas como tradicionais. O gerenciamento de projetos tenta adquirir controle sobre três variáveis (também conhecidas como triângulo da gerência de projetos): tempo, custo e escopo. A restrição do tempo influencia o prazo até o término do projeto. A restrição de custo informa o valor monetário incluído no orçamento disponível para o projeto. Já a restrição do escopo designa o que deve ser feito para produzir o resultado de fim do projeto. Estas três variáveis estão freqüentemente competindo: o escopo aumentado significa tipicamente o tempo aumentado e o custo aumentado, uma restrição apertada de tempo poderia significar custos aumentados e o escopo reduzido, e um orçamento apertado poderia significar o tempo aumentado e o escopo reduzido. Estas variáveis podem ser dadas por clientes externos ou internos. O(s) valor(es) das variáveis remanescentes está/estão a cargo do gerente de projeto, idealmente baseado em sólidas técnicas de estimativas. Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Geralmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos por contrato Tempo O tempo requerido para terminar os componentes do projeto é normalmente influenciado quando se pretende baixar o tempo para a execução de cada tarefa que contribui diretamente à conclusão de cada componente. Ao executar tarefas usando a gerência de projeto, é importante cortar o trabalho em diversas partes menores, de modo que seja fácil definirmos aspectos de criticidade e de folgas Custo O custo para desenvolver um projeto depende de diversas condições iniciais que possuímos para o desenvolvimento de cada projeto, tais como: labor, taxas materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc), equipamento, e lucro Escopo São as exigências especificadas para o resultado final, ou seja, o que se pretende e o que não se pretende realizar. A qualidade do produto final pode ser tratada como um componente do escopo. Normalmente, a quantidade de tempo empregada em cada tarefa é determinante para a qualidade total do projeto. 9

10 5. Passos de gerenciamento de projetos 5.1. Escolha e adote uma metodologia Uma metadologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Controlando melhor o processo, a equipe sera mais eficiente, pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos. O bom uso de uma metodologia é importante, porque permite evitar práticas que levam ao insucesso e, com isso, reproduzir o sucesso. A opção pela metodologia deve ser tomada a partir de alguns fatores: as exigências de cada Mercado em que a empresa atua, a disponibilidade de mão-de-obra e a cultura organizacional necessária para adotá-la Comunicação O gerente de projetos deve evitar os boatos, dando informações claras e confiáveis sobre o status do projeto. Assim, a equipe fica unida e ciente da situação. Se há um problema, o gerente de projetos deve informar que está trabalhando na solução, e não apenas comunicar que o problema exite. A criação de relatórios de progresso do projeto ajuda no processo de comunicação, sobretudo porque torna o processo impessoal e mais objetivo Definição do escopo do projeto e detalhamento das atividades O escopo do projeto é um trabalho que deve ser realizado para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos. Comece por definir o que deve ser feito e o que não deve. Para você não se perder numa lista intermitável de características da versão 1, uma boa idéia é pedir ao cliente que liste só que o que é absolutamente essencial. Em paralelo, deve ser elaborado um orçamento levando em conta quantas horas de cada profissional serão necessários. Veja um modelo simples. Profissional Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3 T.Total (h) Custo/h Custo Gerente de projeto , ,00 Líder de projeto , ,00 Analista Sênior , ,00 Programador , ,00 Testador/Documentador ,00 750,00 Total ,00 10

11 Um dos grandes segredos do gerenciamento de projetos é proteger o seu escopo. Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução tem sérias dificuldades em cumprir o cronograma e estouram o orçamento. O gerente do projeto deve ter calma e analisar com cuidado cada demanda: ao rejeitar um pedido, ele pode se indispor com o cliente, mas se aceitar ele pode estar dando um tiro no próprio pé, já que o prazo e orçamento não serão tão elásticos quanto as exigências. Em suma: definir o escopo, no fundo, é saber o que deve ser feito para atender a necessidade do cliente Conhecer os envolvidos e montar o time Todos os envolvidos no projeto são os stakeholders. Nesse grupo, estão não apenas os membros da equipe, mas também, os clientes e fornecedores envolvidos. Dentro da empresa do cliente, há uma pessoa que se destaca por ser a patrocinadora ( sponsor ) do projeto. Ela é quem cria as condições para a contratação de projetos, mesmo que não seja ela quem vá usar o produto final. É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos Desenvolvimento do cronograma junto com a equipe Uma vez que temos as tarefas definidas a partir do escopo, temos de estimar a duração de cada uma. Procure fazer esta estimativa de tempo de execução com a ajuda de quem está escalado para executar o trabalho. Ao mesmo tempo em que uma pessoa é quem melor sabe quanto tempo precisará, ela estará se comprometendo com um prazo para a sua execução. Por outro lado, quando se trabalha com consultores externos, o custo sera função direta do tempo estimado para a execução do projeto. Ao fixar o cronograma, o professional está dando por tabela o orçamento da sua parte Monitore os riscos e seja pró-ativo Desenvolva uma lista de fatores de risco e um plano para lidar com eles. A monitoração dos riscos envolve acompanhar o status de cada risco e as opções de ações definidas para enfrentá-los, caso eles venham a se tornar problemas reais. A monitoração também se preocupa em avaliar a probabilidade de ocorrência de um risco, qual o seu impacto no andamento do projeto e como contorná-lo Destaquei o início e o final só para que você perceba que se trata de uma série de processos que devem ser gerenciados mais de perto uma vez que o atraso em algum deles acarretará o atraso do projeto todo. Por isso é que se chama este de caminho crítico. Os riscos que estão embutidos nestas tarefas são os que se deve gerenciar mais de perto, de forma mais pró-ativa. 11

12 O controle dos riscos é o processo de executar o plano de ações e divulgar seus relatórios de status. Inclui também possíveis mudanças no plano de riscos, e eventualmente até nos planos do projeto. Essas mudanças são referentes a recursos, funcionalidades ou cronograma Formalize o início e o encerramento do projeto O início do projeto é um momento solene. O patrocinador deve formalizar a todos os envolvidos que o projeto está iniciado e o cronômetro está correndo. Outro momento importante é o do encerramento do projeto. É preciso formalizar o final para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o projeto está concluído e que novas necessidades serão atendidas em um novo projeto. Qualquer extensão ou alteração deverá ser orçada e todo o ciclo se inicia novamente. Ao final, faz-se também uma reunião de avaliação dos erros e acertos da equipe. Chamadas de reuniões "post-mortem", elas servem para se gerar uma lista de "melhores práticas", contribuindo para a formação de uma base de conhecimento que poderá ser muito útil em projetos futuros. 12

13 6. Sistema de gerenciamento de projetos 6.1. MINITEC A MINITEC, através do seu corpo técnico, conta com vasta experiência na elaboração de engenharia e projetos de equipamentos siderúrgicos tais como Mini Alto-forno, Mini Sinterizadores e Unidades de Produção de Aço, bem como de Mini Usinas Siderúrgicas Integradas. Fazem parte, ainda, de suas atividades a realização de estudos de viabilidade e análises de mercado, além dos serviços de assistências técnica e comercial para aquisição de equipamentos em geral, supervisão de montagem, comissionamento e start up. Adicionalmente, a MINITEC reúne larga experiência na metalurgia de não ferrosos. Face às crescentes necessidades do mercado, a equipe técnica da MINITEC vem constantemente aprimorando os seus produtos e criando novos equipamentos e processos a fim de melhorar os apêndices de produtividade, reduzir os custos operacionais e de manutenção, bem como minimizar os custos de investimento para a implantação de novas unidades e reforma de instalações existentes. Prova disso foi o desenvolvimento de uma nova tecnologia para a aglomeração de materiais com granulometria reduzida, a Mini Sinterização tipo Carrossel, a qual já é nacionalmente reconhecida e atende as demandas de empresas de ferrosos e não ferrosos do Brasil. A preocupação constante da MINITEC, durante a elaboração de seus projetos, é vir ao encontro das demandas do cliente, sem esquecer-se das normas técnicas aplicáveis nem descuidar das normas de segurança e de meio ambiente. Vale lembrar que as tecnologias desenvolvidas pela equipe técnica da MINITEC estão também implementadas em outros países, tais como Índia, Itália, Indonésia, Tunísia, Argentina e Paraguai, entre outros. 13

14 6.2. Project Union - Introdução ao Sistema O sistema Project Union é uma solução de software de gerenciamento de projetos que busca a integração de todos os envolvidos em um projeto, gerando informações de alto nível, que servem para controles internos e suporte à decisões. A participação e colaboração de todos os membros do projeto são essenciais para que o planejado torne-se realizado. O sistema viabiliza a canalização do fluxo de dados de um projeto, gerando registros e históricos, alertando os principais envolvidos a respeito dos eventos ocorridos. Através desta poderosa ferramenta, tanto os coordenadores, quanto os demais participantes dos projetos, possuem um total controle e segurança sobre os documentos e eventos no decorrer do tempo de execução de cada projeto. A rápida comunicação e o compartilhamento de informações possibilitam que ações preventivas e corretivas sejam tomadas o mais rápido possível, garantindo a execução do cronograma traçado. 14

15 6.3. Plataforma de Comunicação A falta de comunicação entre as empresa, clientes e fornecedores causam vários problemas no planejamento, desenho e no processo de construção. O Project Union surgiu para solucionar estes problemas, disponibizando uma plataforma de coloboração on-line. Permitindo que as informações sejam compartilhadas de forma rápida e segura. É uma solução de software modular, que irá permitir a integração dos diversos setores da empresa, gerando informações de alto nível, servindo para controles internos e suporte à decisão. O sistema comporta módulos: Financeiro, Suprimentos, Documentação, Gerenciamento de Projetos e Módulos Web para interagir com clientes parceiros e fornecedores. 15

16 6.4. Módulos Gerenciais do Sistema Módulo Administrativo O Módulo Administrativo do Sistema Project Union abrange uma ampla ferramenta de administração para a empresa que realiza o Gerenciamento dos projetos, principalmente na parte dos Recursos Humanos e o Cito do Sistema, onde se configura alguns dados com relação à Organização e Usuários Módulo de Gerenciamento O Módulo de Gerenciamento de Projetos é destinado à gestão das informações em projetos contando com arquivamento eletrônico de documentos, controle de envios e recebimentos, entre outros. Nele, também se pode acompanhar o desempenho de cada projeto, com controle de avanço, controle de custos e faturamento. 16

17 Módulo Financeiro Módulo Financeiro é uma ferramenta de grande importância e funcionalidade para os Usuários do Sistema Project Union. Com o Financeiro você tem acesso aos Bancos, ao Movimento do Caixa e ao Setup do Módulo. Controle de horas (Time-Sheet eletrônico automatizado) Controle de gastos por projeto e ordem de serviço. Contas a Pagar, Contas a Receber e Fluxo de Caixa Diário e Anual Ferramenta de BI (Inteligência Empresarial) - Análise de lucratividade, pontos fortes e pontos fracos de cada projeto. Qualidade da informação na tomada de decisão. Emissão de Notas Fiscais de Serviço Suprimentos (Cadastro de Insumos, Requisição, Cotação, Ordem de Compra e Entrada de Notas Fiscais) integrado com o financeiro Módulo de Suprimentos O Módulo de Suprimentos do Sistema Project Union é uma poderosa ferramenta para a empresa, exibindo as Cotações para os Insumos, que também são organizados em forma de Classe e Grupo de Insumos, que servem para uma melhor consulta e escolha das compras e aquisições a se realizar na empresa Gestão de Relacionamento Customer Relationship Management (CRM) é uma expressão em inglês que pode ser traduzida para a língua portuguesa como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e interrelacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa. 17

18 Inteligência Empresarial O BI ou Inteligência Empresarial tem como principal objetivo a integração dos aplicativos e tecnologias para extrair e analisar os dados corporativos de maneira simples, no formato correto e no tempo certo, para que a empresa possa tomar decisões melhores e mais rápidas, auxiliando os executivos em seus negócios. Essa ferramenta tem como capacidade transformar dados em informação, informação em conhecimento e propiciar a descoberta de novos conhecimentos Módulo de Documentação Cadastro e controle dos Projetos Cadastro e Controle de Documentos (criação, evolução, tramitação, pendências e arquivamento) Todos os documentos dos projetos serão cadastrados em um banco de dados único. Quanto maior o banco, maior a eficiência nos projetos futuros, pois pode-se aproveitar os documentos de mesma natureza já realizados Módulo Web O Portal Union é a ferramenta de relacionamento com os clientes, parceiros e fornecedores, criando um vínculo forte e fidelidade entre todos os envolvidos com os projetos. Através deste Módulo Web, os clientes passam a conhecer melhor a empresa e tomam conhecimento do nível de organização e tecnologias implantadas e executadas nos projetos em desenvolvimento. 18

19 7. Interfaces 7.1. Interface Principal 7.2. Interface de Projetos 19

20 7.3. Interface de Tarefas 7.4. Interface de Documentação (GED) 20

21 7.5. Interface de Cadastro de Documentos (GED) 7.6. Gráfico de Gerenciamento de Tarefas 21

22 7.7. Interface de Tramitação de Documentos (GRD) 7.8. Interface de Plano de Contas da Organização 22

23 7.9. Interface de Movimento Interface de Controle de Movimentação Bancária 23

24 7.11. Interface de Contas a Pagar rateado por projetos Interface de Centro de Custo por Projetos 24

25 8. Melhores Práticas de Projetos 8.1. PMI: Project Management Institute PMI é a sigla em inglês para Instituto de Gerenciamento de Projetos. Trata-se de uma organização internacional com sede nos Estados Unidos voltada para melhorar o desempenho de profissionais nessa área. O método tem recebido cada vez mais aceitação por parte de empresas nacionais. Project Management Institute (PMI ), com mais de membros, é hoje a maior entidade mundial sem fins lucrativos voltada ao Gerenciamento de Projetos. O Chapter São Paulo, Brasil do PMI (PMI - SP), primeiro estabelecido no Brasil, compartilha dos mesmos padrões, princípios e ideais que norteiam a atuação global da entidade na busca pelo aprendizado e desenvolvimento do profissionalismo do Gerenciamento de Projetos como ciência e arte. Administração de Projetos, Gerência de Projetos ou Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos. O conhecimento e as práticas da gerência de projetos são melhores descritos em termos de seus processos componentes. Esses processos podem ser classificados em cinco grupos de processo (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento) e nove áreas de conhecimento (gerência de integração de projetos, gerência de escopo de projetos, gerência de tempo de projetos, gerência de custo de projetos, gerência de qualidade de projetos, gerência de recursos humanos de projetos, gerência de comunicações de projetos, gerência de riscos de projetos e gerência de aquisições de projetos). Reduzida à sua forma mais simples, a gerência de projetos é a disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto. Um ponto-de-vista alternativo diz que gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc). 25

26 8.2. PMBoK: Project Management Body of Knowledge O "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK Guide) é um termo que abrange o universo do conhecimento da profissão de Gerenciamento de Projetos. Este universo de conhecimento vem dos praticantes e acadêmicos que utilizam e desenvolvem tanto as práticas amplamente testadas e aprovadas quanto aquelas modernas e inovadoras, com aplicação mais restrita. A Guide to The Project Management Body of Knowledge - Fourth Edition (também chamado de PMBOK Guide - Fourth Edition) O livro identifica e descreve o subconjunto do universo do conhecimento de Gerenciamento de Projetos reconhecido como boas práticas em muitos projetos na maior parte do tempo, havendo consenso pelos praticantes sobre seus valores e aplicabilidade. Entretanto, a aceitação geral não representa a necessidade de aplicação uniforme em todos os projetos, devendo ser definido o que é apropriado para cada projeto / indústria. O PMBOK Guide também estabelece uma linguagem comum para a profissão, servindo de referência básica para qualquer um que se interesse pelo Gerenciamento de Projetos e, como tal, não deve ser encarado como um documento que contemple a totalidade do conhecimento de Gerenciamento de Projetos. Periodicamente serão feitas revisões e novas versões serão desenvolvidas. O Project Management Institute é o autor e proprietário exclusivo do "A Guide to the Project Management Body of Knowledge". O PMI possui e mantém com exclusividade todos os direitos e privilégios de copyright do PMBOK Guide, sendo vedada a qualquer outra pessoa ou empresa a editoração, publicação, distribuição ou venda do livro ou de parte dele. O desenvolvimento do PMBOK Guide somente foi possível graças à dedicação e esforço voluntário de profissionais de Gerenciamento de Projetos de várias partes do mundo, que contribuem decisivamente para o avanço contínuo desta profissão. a saber: A estrutura do PMBOK Guide contempla nove áreas de conhecimento específicas, Gerenciamento da Integração do Projeto; Gerenciamento do Escopo do Projeto; Gerenciamento do Prazo do Projeto; Gerenciamento do Custo do Projeto; Gerenciamento da Qualidade do Projeto; Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto; Gerenciamento da Comunicação do Projeto; Gerenciamento dos Riscos do Projeto; 26