Abaixo temos listadas as atividades que as Unidades Escolares devem realizar no Sistema de Gestão Escolar/SGE.

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1 SGE Passo a Passo Descrição das Atividades Abaixo temos listadas as atividades que as Unidades Escolares devem realizar no Sistema de Gestão Escolar/SGE. 1º PASSO Solicitar a senha de acesso ao sistema de gestão escolar. A direção da escola deve enviar para solicitando criação de usuário e senha. É necessário que o diretor da escola informe; Nome completo: Maria dos Santos Silva Perfil: Diretor CPF: xxx.xxx.xxx-xx * Os perfis disponíveis para as escolas são: diretor, vice-diretor, secretário escolar, técnico de secretaria escolar. Todas essas informações são obrigatórias. ATENÇÃO! As pessoas que informaram pessoal como: hotmail, gmail, yahoo, entre outros, devem verificar se o- não se encontra na lixeira ou Spam da sua caixa de . 2º PASSO De posse do usuário e senha inicial informados via pela SEC, o servidor que utilizará o sistema na escola, deve ingressar com o seu usuário e informar a senha inicial (sempre será ).

2 Feito isso, o sistema solicitará nova senha que deve ser pessoal e intransferível (observe tela abaixo): Informar nova senha. Informada a nova senha, o usuário deve confirmá-la no campo confirmação de nova senha e clicar no botão. ATENÇÂO! A nova senha deve ter o mínimo de 6 (seis) e o máximo de 20(vinte)caracteres, que podem ser letras ou números, ou letras e números. Caso o usuário opte por cadastrar uma NOVA SENHA que contenha letras, deve-se cadastrála com a tecla CAPS LOCK DESATIVADA. 3º PASSO Selecionar (ao lado esquerdo da tela) o tópico: Gestão escolar Trocar de Escola. Informar o nome da sua escola no campo escola e clicar no botão. Em seguida selecionar o nome da sua escola. 4º PASSO Objetivo: Confirmar as classes/turmas criadas para a escola. Selecionar Gestão escolar configuração anual classe, selecionar o período letivo (2010) e clicar no botão. Nesse momento o sistema vai listar as classes criadas para sua escola. Vide tela abaixo;

3 Esses botões em formato triangular servem para colocar as classes em ordem. ATENÇÃO! Caso não existam todas as classes necessárias, ou existam classes a mais, a escola deve contactar a central de atendimento, através do ramal , informar a situação e detalhar para o atendente da central as classes que necessitam ser criadas ou excluídas. ATENÇÃO 2! O campo TURMA, sinalizado na tela acima, foi gerado automaticamente pelo sistema. Como cada escola utiliza uma nomenclatura para nomear as turmas, é necessário que ela entre em contato com a central de atendimento para alterar os nomes. A central tem um prazo de até 5 (cinco) dias para atender as solicitações. Porém, nada impede que a escola prossiga com a enturmação dos alunos até que os ajustes sejam providenciados. ATENÇÃO 3! As escolas não devem parar o processo de enturmação porque não tem todas as suas classes cadastradas no sistema. A central tem um prazo de até 5(cinco) dias para cadastrar as turmas ou excluí-las. Nada impede que a escola enturme os alunos nas classes que estão corretas no sistema e posteriormente, quando as classes forem criadas, enturmem os demais alunos. - Escolas que possuem anexo: As escolas que possuem anexos, necessariamente deverão entrar em contato com a central de atendimento para solicitar a criação de classes para os seus anexos, já que esses não terão suas classes geradas automaticamente pelo sistema. 5º PASSO Objetivo: Atualizar as informações de dependências, equipamentos e sala de aula.

4 Selecione o tópico Gestão Escolar Rede Física Sala de Aula. Após atualizar as informações clicar no botão. ATENÇÃO! As informações lançadas nessa guia refletem no 6º PASSO, então cada informação lançada nas guias dependências e equipamentos devem ser atualizadas posteriormente nos dados da escola (6º PASSO). 6º PASSO Objetivo: Cadastrar e atualizar os dados da Escola. Selecionar o tópico Gestão Escolar Rede Física Escola A escola deve preencher um dos campos abaixo, como por exemplo, o código na Secretaria (que equivale ao código SEC). Feito isso, clicar no botão, selecionar a escola e clicar em. A partir deste ponto, deve-se atualizar os dados da escola e clicar em. ATENÇÃO! A escola NUNCA deve alterar os códigos sinalizados na tela acima. ATENÇÃO! As informações de quantidade de equipamentos e dependências que apresentarem a quantidade 0(zero) devem ser excluídas selecionando o botão ao lado de cada equipamento. É obrigatória a verificação pela escola. Vide tela abaixo.

5 7º PASSO Objetivo: Incluir Alunos nas Turmas (Classes) Enturmação. Selecionar os tópicos: Gestão Escolar Gestão de Alunos Movimentação Período em Formação Incluir Aluno na Classe Por Aluno. Selecionar período letivo (2010) *, nível, modalidade, submodalidade e série. Clicar em (botão de operação localizado a esquerda), o sistema mostrará a lista dos alunos da escola. Deve-se selecionar os alunos, clicar em classe/turma a qual esses alunos pertencem. e indicar a *ATENÇÃO! No caso de Tempo de Aprender, Profissional Subseqüente, PROEJA deve-se utilizar o período letivo (2010-1S). Caso a escola prefira, também é possível imprimir a lista de alunos selecionando os tópicos Gestão Escolar Gestão de Alunos consultas alunos, a partir daí deve-se indicar o período letivo (2010) e informar o nível, modalidade, submodalidade, série e clicar em. DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados na classe através dos tópicos Gestão Escolar Gestão de Alunos consultas alunos na classe, a

6 partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e no campo situação selecionar em formação, feito isso, deve-se clicar no botão. ATENÇÃO! Nesse passo a escola deve atentar para não enturmar os alunos que se matricularam e NUNCA COMPARECERAM, pois esses alunos deverão ter sua matrícula cancelada (vide 8º passo). - Escolas que possuem anexo: As escolas que possuem anexos terão na sua lista de alunos o nome dos seus alunos e o nome dos alunos do anexo também. Como no sistema a escola e seu anexo tem suas respectivas áreas de gestão, é preciso que a escola primeiro enturme seus alunos e identifique em seguida os que estudam no anexo. Identificados os alunos que estudam no anexo a escola mãe deve cancelar esses alunos para posteriormente matriculá-los na área de gestão do anexo. Para cancelar alunos, deve-se selecionar o seguinte tópico Gestão Escolar Gestão de Alunos Movimentação Período em For mação Cancelar Matrícula. No momento em que uma matrícula é cancelada a informação do aluno desaparece da área de gestão da escola, porém é possível resgatar os seus dados e incluí-lo na área de gestão do anexo selecionando os tópicos Gestão Escolar Gestão de Aluno Matricular Novo Aluno Na Classe (vide 9º passo). Quando a escola já estiver com todos os seus alunos enturmados e os alunos que pertencem aos seus anexos cancelados, ela deve selecionar o tópico Gestão escolar Trocar de Escola informar o nome do anexo da sua escola no campo escola e clicar no botão. Em seguida, selecionar o anexo com o qual deseja trabalhar. A partir daí, a escola mãe deve realizar todos os passos 4, 5 6, 7, 9,10 e 11 na área de gestão do seu anexo. 8º PASSO Objetivo: Cancelar matrícula de alunos que NUNCA compareceram a escola. Selecionar os tópicos Gestão Escolar Gestão de Alunos Movimentação Período em Formação Cancelar Matrícula. Nesse momento a escola deve selecionar o período letivo (no caso 2010), preencher o campo nome do aluno informando o nome do discente que terá a sua matricula cancelada. Em seguida, clicar no botão selecionar o aluno que terá a matrícula cancelada e clicar no botão. Após esse trâmite, deve-se informar no campo observações que aparece na tela do sistema o motivo do cancelamento e clicar no botão. Existem três motivos: 1. Aluno de anexo: deve-se informar Aluno pertence a anexo. 2. Aluno que nunca freqüentou: deve-se informar Aluno se matriculou e não frequentou. 3. Aluno pediu cancelamento da matrícula: deve-se informar Aluno solicitou cancelamento IMPORTANTE! Não confundir cancelamento com abandono.

7 9º PASSO: Objetivo: Localizar alunos no SGE Se a escola não localizar algum aluno no momento em que estiver realizando as enturmações, deve buscá-lo nos seguintes tópicos: Gestão Escolar Gestão de Aluno Matricular Novo Aluno Na Classe. Selecionar o período letivo, Tipo de Ensino, Modalidade, SubModalidade, Série e clicar no botão. Selecionar a série em que o aluno deve ser matriculado e clicar em preencher o campo nome do aluno e clicar em, selecionar o nome do aluno que pertence à escola e clicar em. A partir desse momento a escola deve confirmar os dados da matrícula, documentação, endereço (vide anexo), informar os contatos do aluno, transporte (sinalizar se é Estadual ou Municipal). DICA! Caso não consiga localizar o aluno através dos tópicos informado neste 9º passo, sugere-se pesquisar o nome do mesmo no Banco Alunos, através do site e digitar no SGE exatamente como consta no banco aluno evitando duplicidade de dados. Quando for encontrado o aluno no SGE é importante verificar se a data de nascimento do aluno e o nome da mãe conferem. DICA! As escolas conseguem visualizar os alunos enturmados nas classes através dos tópicos Gestão Escolar Gestão de Alunos consultas alunos na classe, a partir daí é necessário selecionar no campo período letivo o ano de 2010 e no campo situação indicar período em formação. 10º PASSO: Objetivo: Atualizar o Cadastro dos Alunos A escola deve atualizar os dados cadastrais de todos os alunos, tais como; - endereço (vide anexo) - dados familiares - dados Cadastrais Selecionar o tópico Gestão Escolar Gestão de Alunos Cadastro de A luno. Informar o período Letivo (2010), nome completo do aluno e clicar em, selecionar o aluno e clicar em. O sistema abrirá uma nova janela que mostra as guias essas informações devem ser atualizadas e confirmadas no botão. ATENÇÂO! É muito importante que as escolas quando estiverem atualizando a guia endereço não esqueçam de indicar a localização da residência do aluno (se urbana ou rural (vide tela abaixo). ATENÇÂO 2! No campo observação (vide tela abaixo), constará o endereço do aluno que deverá ser atualizado na guia endereço logo acima. É necessário confirmar as informações antes de atualizá-las no sistema.

8 ATENÇÂO 3! PRIORIZAR ALUNOS QUE UTILIZAM TRANSPORTE ESCOLAR E RESIDEM EM ZONA RURAL. A informação do endereço do aluno estará aqui. 11º PASSO Objetivo: solicitação e atendimento de transporte escolar. É extremamente necessário que as escolas indiquem no sistema a solicitação do transporte escolar. Para isso, devem selecionar a guia Gestão Escolar Transporte Escolar Solicitar. ATENÇÃO! Alunos atendidos pelo Salvador Card não devem fazer essa solicitação. ATENÇÃO! Antes de fazer esta solicitação é preciso que os alunos estejam enturmados. Indicar na tela apresentada pelo sistema, o período letivo, o nome da escola, preencher o nome do aluno e clicar no botão. DICA! A escola pode indicar o nome completo do aluno ou buscar por partes do nome. Ex: A escola pode buscar pelo nome completo João de Jesus Santos, ou João de Jesus, ou ainda procurar somente pela letra do alfabeto, no caso do exemplo a letra J. O sistema irá listar todos os alunos que começam com a letra j na escola.

9 O sistema irá listar o aluno procurado, deve-se então selecionar o nome do aluno para o qual é necessário solicitar transporte e clicar no botão. Em seguida, deve-se selecionar o tipo de transporte como Transporte Escolar e no campo motivo da solicitação colocar o texto RESIDE DISTANTE DA UNIDADE ESCOLAR e clicar em.

10 Após essa solicitação é necessário atender o transporte solicitado, através da guia Gestão Escolar Transporte Escolar Atender. Informar o período letivo o nome e o tipo de transporte e clicar em. O sistema listará o nome do aluno. Deve-se então, selecionar o aluno ou alunos para os quais é necessário atender o transporte e clicar no botão.

11 A tela abaixo será apresentada e a escola deverá selecionar no campo tipo de atendimento a palavra outros e informar no campo Motivo do Atendimento Reside distante da Unidade Escolar. No campo Poder público, a escola deve selecionar quem Fornece o transporte escolar, se o poder público Estadual ou Municipal. ATENÇÂO! A grande maioria dos alunos da rede estadual é atendido pelo transporte Municipal, através de convênios com o Município. Porém, em alguns casos o poder público responsável é o Estadual, portanto é necessário atenção neste momento. 12º PASSO: Objetivo: Atribuir o professor a classe. As escolas encontrarão todos os professores REDA e efetivos de sua escola, caso algum servidor não seja encontrado deve-se entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a inclusão do professor (informando o tipo de vínculo, o nº do cadastro, nome completo e escola/anexo de lotação). ATENÇÂO! Em alguns dias estarão disponíveis os servidores prestadores de serviço e Estagiários. Selecionar os tópicos Gestão de Servidores Atribuição e Remoção Atribuição Servidor à Classe. A partir daí, selecionar período letivo e função e clicar em.

12 Selecionar o professor a ser atribuído a uma classe e clicar em. O sistema apresentará uma tela com os detalhes das atribuições, o usuário da escola deve conferir as informações e se corretas clicar em.

13 A partir daí deve-se indicar o nível, modalidade, submodalidade, série, período do dia e classe a qual o servidor será atribuído, em seguida, clicar em. ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição dos seus professores. 13º PASSO: Objetivo: Atribuir o professor à disciplina. As escolas deverão vincular o professor à disciplina que ele ministra na escola. Se a escola não encontrar alguma disciplina, deve entrar em contato com a central de atendimento e solicitar a inclusão da disciplina.

14 Para atribuir o servidor a uma disciplina, deve-se selecionar Gestão de Servidores Atribuição e Remoção Atribuição Servidor disciplina. Indicar o período letivo e indicar a função, no caso docente. Feito isso, o sistema listará os docentes vinculados a escola. Vide exemplo abaixo:

15 A partir deste momento, a escola deve selecionar o docente a ser atribuído a uma disciplina e clicar no botão. A tela acima será apresentada e a escola deve selecionar a que turma o docente ministrará determinada disciplina e clicar no botão.

16 Após isso a escola deverá indicar a disciplina ministrada pelo professor e clicar no botão e em seguida clicar em. ATENÇÂO! Os anexos deverão seguir estes mesmos passos para atribuição de disciplinas aos professores. ATENÇÃO! TODAS AS INFORMAÇÕES DEVERÃO SER CADASTRADAS NO SISTEMA ATÉ O DIA 16/07/2010, PARA VALIDAÇÃO DO CENSO ESCOLAR.

17 ANEXO: Cadastro de endereço/logradouro Com o objetivo de orientar os usuários no momento de cadastrar ou atualizar o endereço dos alunos no sistema, o usuário deve obedecer aos seguintes passos: 1º Passo Digitar o CEP do endereço do aluno. 2º Passo Clicar na lupa ao lado do CEP e em seguida selecionar o endereço da lista, como no exemplo.

18 3º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, se for deve-se completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar. 4º Passo Caso a escola não possua o CEP do aluno, será necessário selecionar a UF.

19 5º Passo Em seguida, digitar o nome do município, clicar na lupa e selecionar o nome do município.

20 6º Passo Depois de selecionado o município, digitar no campo logradouro o nome do logradouro/endereço e clicar na lupa. Em seguida, selecionar o endereço do aluno na lista. ATENÇÃO! Digitar no campo logradouro somente o nome, não incluindo rua, travessa, praça e outros complementos: Ex: Travessa Abelardo Barbosa Pesquisar somente como Abelardo Barbosa, ou Abelardo, ou Barbosa, como mostra o exemplo. 7º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar.

21 8º Passo Caso o logradouro pesquisado não for encontrado, clicar na opção Novo Logradouro. 9º Passo Clicar na lupa

22 10º Passo Selecionar o Estado e preencher o campo localidade com o nome do município e clicar em consultar.

23 11º Passo Selecionar o tipo do logradouro, o titulo do logradouro e o nome do logradouro e informar no campo código o número 0 e em seguida clicar em incluir. 12º Passo O sistema informará que o logradouro foi adicionado com sucesso.

24 13º Passo Verificar se o logradouro que apareceu é realmente o logradouro do aluno, completar com o número da residência e complemento se houver. Em seguida clicar no botão confirmar.

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